Как использовать условные уведомления

Вы можете создать правила, в соответствии с которыми при изменении ячейки в Google Таблицах будут отправляться уведомления по электронной почте.

• Выберете, при изменении каких ячеек активируются эти уведомления.
• Укажите адреса электронной почты, на которые будет отправлено уведомление.
• Уведомление будет отправлено от имени пользователя, который настроил или последним редактировал правило.

Как настроить условные уведомления

В Google Таблицах можно настроить правила, в соответствии с которыми при изменении значения ячейки в выбранном диапазоне или столбце будут отправляться уведомления по электронной почте.

Важно! Условные уведомления доступны только в некоторых рабочих или учебных аккаунтах. В настоящее время эта функция не поддерживает адреса электронной почты, относящиеся к группам, и получателей, которые пользуются почтовыми приложениями, отличными от Gmail, например Outlook и Yahoo. Если условные уведомления вам недоступны, обратитесь к администратору.

1. Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
2. В верхней части страницы нажмите Инструменты Условные уведомления.
   • Совет. Чтобы получить доступ к условным уведомлениям прямо из ячейки, нажмите на нее правой кнопкой мыши.
3. Нажмите Добавить правило.
4. При необходимости введите его название в текстовом редакторе.
5. Выбрать таблицу можно в разделе "В этой таблице".
6. В разделе "В этом столбце" выберите столбец или произвольный диапазон.
7. Чтобы добавить в правило дополнительное условие, нажмите Добавить условие.
   • Например, чтобы создать правило, которое активирует уведомление, когда значение ячейки меняется на "Выполнено", выберите Текст в точности и введите "Выполнено" в текстовом поле.

     Примечание. Вы также можете выбрать другой столбец или диапазон для своего условия. Уведомление отправляется только в том случае, если сработал триггер и выполнено условие правила.

8. Чтобы добавить адреса электронной почты, на которые отправляются уведомления, в разделе "Затем выполнить следующее действие" выберите нужный вариант:
   • Введите каждый адрес электронной почты вручную. Введите имена пользователей или адреса электронной почты в текстовом поле ниже.
   • Выберите столбец с адресами электронной почты. Выберите столбец, содержащий адреса электронной почты или имена пользователей.

     Примечания

     • Если при настройке правила выбран произвольный диапазон, размер диапазона адресов электронной почты должен совпадать с размером диапазона ячеек, в которых отслеживается изменение значений. Например, если вы выберете одну ячейку со значением, вам нужно будет выбрать одну ячейку для диапазона адресов электронной почты.
     • Поддерживаются только личные или корпоративные адреса в Gmail.

Пример настройки правила и содержания уведомления

1. У вас есть трекер "Планирование мероприятий", и вы настроили условное уведомление для пользователей из столбца "Кому назначено" при изменении значения в столбце "Статус". На панели Добавить правило:
   • выберите столбец "Статус", в котором будут отслеживаться изменения значений ячеек;
   • укажите, что адреса получателей уведомлений находятся в столбце с адресами электронной почты;
   • в качестве такого столбца выберите столбец "Кому назначено".

     

2. Когда пользователи (в данном случае – из столбца "Кому назначено") получат уведомление, оно, в зависимости от уровня доступа каждого получателя, может содержать:
   • значение первой строки столбца триггера и соседние ячейки;
   • значение ячейки, которое изменилось, и соседние ячейки;
   • имя пользователя, который внес изменение;
   • предыдущее и новое значение;
   • диапазон, который активировал уведомления, и соседние столбцы.

Примечание. Уведомления могут приходить с задержкой. В одном электронном письме может быть список с несколькими изменениями.

Как посмотреть историю срабатывания

Если условия активации уведомления выполнены, в истории срабатывания появится статус операции. История содержит данные за последние 30 дней.

• Завершенные запуски: правило сработало, однако уведомление могло быть отправлено не сразу. Если изменения были отменены, уведомление не отправлялось.
• Незавершённые и частичные запуски: при отправке уведомлений произошли ошибки.

Чтобы посмотреть историю условных уведомлений для таблицы за последние 30 дней, выполните следующие действия:

1. Откройте таблицу и выберите Инструменты Условные уведомления.
2. Нажмите Посмотреть историю срабатывания.

Чтобы устранить неполадки, отфильтруйте уведомления по названию правила или статусу.

Уведомления могут срабатывать некорректно в следующих случаях:

• Изменение формата значения. К таким случаям относятся изменения, связанные с десятичным знаком, например при изменении значения с 2,5 на 2.50.
• Изменения во внешних источниках. Если данные находятся во внешнем источнике, например в подключенных таблицах или других документах, изменения не приведут к активации уведомлений. Например, у вас есть столбец, который связан с другим столбцом файла (с формулой IMPORTRANGE).
• Использование пересчитываемых функций. Значения этих функций пересчитываются при любом изменении таблицы. Как следствие, могут быть пропущены изменения, происходящие в закрытом документе. Например, если у вас есть ячейка с формулой СЕГОДНЯ() (например, =СЕГОДНЯ()+1) и значение изменяется, пока документ закрыт, уведомление не активируется.

Как отключить условные уведомления

Вы можете отключить условные уведомления для определенной таблицы.

1. Есть два способа сделать это:
   • В нижнем колонтитуле уведомления, полученного по электронной почте, нажмите Вы можете изменить настройки уведомлений от Google.
   • Откройте таблицу и выберите Инструменты Настройки уведомлений Условные уведомления.
2. В разделе "Условные уведомления" выберите Нет.

Совет. Если вы считаете, что таблица, упомянутая в уведомлении, нарушает наши правила, нажмите Пожаловаться.

Информация по теме

• Как настроить уведомления