Ehdolliset ilmoitukset

Voit luoda sääntöjä sähköposti-ilmoitusten lähettämiseksi, kun solu muuttuu Google Sheetsissä.

• Voit valita, mitkä solun arvon muutokset aktivoivat nämä ilmoitukset.
• Voit valita, mihin sähköpostiosoitteisiin ilmoitus lähetetään.
• Ilmoitus lähetetään sen käyttäjän puolesta, joka on luonut säännön tai muokannut sitä viimeksi.

Ehdollisten ilmoitusten käyttöönotto

Voit luoda Google Sheetsissä sääntöjä, jotka lähettävät sähköposti-ilmoituksia, kun solujen arvot muuttuvat tietyllä välillä tai tietyssä sarakkeessa.

Tärkeää: Ehdolliset ilmoitukset ovat vain tiettyjen työ- tai koulutilien käytettävissä. Jos et löydä ehdollisten ilmoitusten valintaa, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.

1. Avaa tietokoneella laskentataulukko Google Sheetsissä.
2. Klikkaa yläreunasta Työkalut Ehdolliset ilmoitukset.
   • Vinkki: Klikkaa hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa solua päästäksesi ehdollisiin ilmoituksiin suoraan solusta.
3. Klikkaa Lisää sääntö.
4. [Valinnainen] Nimeä sääntö kirjoittamalla nimi tekstieditoriin.
5. [Valinnainen] Valitse taulukko "Tässä taulukossa" ‑kohdasta.
6. Valitse sarake tai oma väli "Tässä sarakkeessa" ‑kohdasta.
7. [Valinnainen] Jos haluat määrittää säännölle muita ehtoja, klikkaa Lisää ehto.
   • Jos haluat esimerkiksi luoda säännön, joka lähettää ilmoituksen, kun solun arvo muuttuu valmiiksi, valitse Teksti on tarkalleen ja kirjoita tekstikenttään "Valmis".

     Vinkki: Voit myös valita ehdolle toisen sarakkeen tai välin. Ilmoitus lähetetään vain, kun sekä säännön käynnistin että ehto täyttyvät.

8. Lisää sähköpostiosoitteet, joihin ilmoitukset lähetetään, valitsemalla "Tee sitten näin" ‑kohdasta vaihtoehto:
   • Kirjoita kukin sähköpostiosoite manuaalisesti ja lisää sitten nimet tai sähköpostiosoitteet alla olevaan tekstikenttään.
   • Valitse sarake, jossa on sähköpostiosoitteita, ja valitse sitten sarake, joka sisältää sähköpostiosoitteita tai käyttäjiä.

     Vinkkejä:

     • Jos valitset säännölle oman välin, sähköpostivälin koon on oltava sama kuin oman välin koko, jossa solujen arvo muuttuu. Jos esimerkiksi valitset solun arvon muuttumiselle yhden solun, myös sähköpostiväliksi pitää valita yksi solu.
     • Voit lisätä ainoastaan Gmail- tai Workspace-sähköposteja.

Esimerkki ilmoituksesta ja säännön luomisesta:

1. Sinulla on "Tapahtuman suunnittelu" ‑niminen seurantatiedosto ja olet luonut ehdollisen ilmoituksen ilmoittamaan Tehtävänsaaja-sarakkeessa oleville käyttäjille, kun Tila-sarakkeen arvo muuttuu. Valitse Lisää sääntöjä ‑kohdasta seuraavat:
   • Solun arvon muutos: Valitse Tila-sarake.
   • Sähköpostin vastaanottajat: Valitse sarake, jossa on sähköpostiosoitteita.
   • Sähköposti-ilmoitus: Valitse Tehtävänsaaja-sarake.

     

2. Vastaanottajat (tässä esimerkissä Tehtävänsaaja-sarakkeessa olevat käyttäjät) saavat ilmoituksen. Vastaanottajan laskentataulukon pääsyoikeustason perusteella sähköposti-ilmoitus voi sisältää seuraavat:
   • aktivoivan sarakkeen ensimmäisen rivin sekä viereisten solujen arvot
   • muuttuneen solun sekä viereisten solujen arvot
   • muutoksen tehneen käyttäjän nimi
   • aiempi arvo ja uusi arvo
   • ilmoitukset aktivoinut väli ja sen viereiset sarakkeet.

Vinkki: Sähköposti-ilmoitukset eivät välttämättä tule näkyviin heti, ja useita muutoksia voidaan koota yhteen sähköpostiin.

Haun tekeminen aktivoitumishistoriasta

Kun aktivoitumisehdot täyttyvät, aktivoitumishistoria tallentaa sen tilan. Aktivoitumishistoria säilyy 30 päivää.

• Onnistuneet suoritukset: Sääntö käynnistyi, mutta ilmoitusta ei ehkä lähetetä heti tai ollenkaan, jos muutokset kumottiin.
• Epäonnistuneet ja osittaiset suoritukset: Ilmoitusprosessiin liittyviä ongelmia.

Näin selvität laskentataulukon ehdolliset ilmoitukset 30 viime päivän ajalta:

1. Klikkaa laskentataulukosta Työkalut Ehdolliset ilmoitukset.
2. Valitse Näytä aktivoitumishistoria.

Vianmääritystä varten voit suodattaa säännön nimen tai tilan mukaan.

Ilmoitukset eivät välttämättä aktivoidu odotetulla tavalla seuraavissa tilanteissa:

• Arvojen muodon muutokset: Tämä sisältää muutokset desimaalipisteisiin (esim. 2,5:stä 3:een).
• Ulkoisen datan muutokset: Jos data tulee ulkoisista lähteistä, kuten yhdistetyistä taulukoista tai muista asiakirjoista, muutokset eivät käynnistä ilmoituksia. Jos sinulla on esimerkiksi sarake, joka linkittyy toiseen tiedostosarakkeeseen (IMPORTRANGE-kaavalla).
• Käytössä on muuttuvia funktioita: Nämä funktiot laskevat uudelleen jokaisen laskentataulukon muutoksen yhteydessä, jolloin ilmoitukset saattavat jättää huomiotta päivitykset, jotka tapahtuvat dokumentin ollessa suljettuna. Jos esimerkiksi solussa on TODAY()-kaava (esim. =TODAY()+1) ja arvo muuttuu dokumentin ollessa suljettuna, ilmoitus ei aktivoidu.

Ehdollisten ilmoitusten tilauksen peruminen

Näin perut tietyn laskentataulukon ehdollisten ilmoitusten tilauksen:

1. Tee jokin seuraavista.
   • Klikkaa sähköposti-ilmoituksen alaviitteestä Tee muutoksia Googlen lähettämiin ilmoituksiin.
   • Klikkaa laskentataulukosta Työkalut Ilmoitusasetukset Ehdolliset ilmoitukset.
2. Valitse "Ehdolliset ilmoitukset" ‐kohdasta Ei mitään.

Vinkki: Jos haluat tehdä laskentataulukosta väärinkäyttöilmoituksen sähköposti-ilmoituksen kautta, klikkaa Tee ilmoitus.

Lisätietoa

• Ilmoitusten hallinnointi