Ehdolliset ilmoitukset

Sheetsin ehdollisilla ilmoituksilla voit vaikuttaa paremmin siihen, milloin Sheets-ilmoituksia lähetetään ja kenelle. Näin tiimi voi viestiä tehokkaammin. Ehdollisten ilmoitusten avulla voit pitää eri sidosryhmät ajan tasalla Sheets-dokumenttien tärkeistä muutoksista. Luomalla sääntöjä voit valita tilanteet, joissa laskentataulukosta lähetetään ilmoituksia. Tällä hetkellä sähköposti-ilmoitukset voit asettaa lähetettäväksi, kun tiettyä solun arvoa muutetaan.

Ehdollisten ilmoitusten käyttöönotto

1. Avaa tietokoneella laskentataulukko Google Sheetsissä.
2. Klikkaa yläreunasta Työkalut Ehdolliset ilmoitukset.
3. Klikkaa Lisää sääntö.
   1. Huom. Säännöille lisätään oletusnimet automaattisesti. Voit kuitenkin päivittää säännön nimen tekstieditorilla.
      
      
4. Sinulla on Tässä sarakkeessa ‑kohdassa kaksi vaihtoehtoa:
   1. Valitse sarake, joka aktivoi toiminnon kohdassa Kun tapahtuu seuraavaa kuvatun tapahtuman perusteella.
   2. Valitse oma väli (esim. yksittäinen solu, valittu väli sarakkeesta tai koko sarake), joka aktivoi toiminnon kohdassa Kun tapahtuu seuraavaa kuvatun tapahtuman perusteella.
      • Vinkki: Kun valitset sarakkeesta oman välin, samankokoista väliä pitää käyttää myös ehdoille ja sähköposteille.
5. [Valinnainen] Klikkaa Lisää ehto, jos haluat asettaa aktivoitumiselle lisäehdon.
   • Lisää esimerkiksi ehto Teksti on tarkalleen ja kirjoita tekstiksi "Completed". Tällöin ilmoitus aktivoituu, kun solun arvoksi tulee "Completed".
   • Voit myös valita ehdolle toisen sarakkeen tai välin. Toiminto suoritetaan vain, jos sekä triggeri että ehto täyttyvät.
6. Valitse "Tee sitten näin" ‐kohdasta jokin seuraavista vaihtoehdoista:
   • Kirjoita kukin sähköposti manuaalisesti: Lisää nimet tai sähköpostiosoitteet.
   • Valitse sarake, jossa on sähköpostiosoitteita: Valitse sarake, joka sisältää sähköpostiosoitteita tai henkilöpaloja.
     • Jos valitset triggerille oman välin, sähköpostivälin on oltava saman kokoinen kuin väli, jonka arvojen muuttumista seurataan.
     • Jos esimerkiksi valitset solun arvon muuttumiselle yhden solun, myös sähköpostiväliksi pitää valita yksi solu.

Vinkki: Lisääminen soluvalikosta:

1. Klikkaa taulukossa olevaa solua kakkospainikkeella.
2. Klikkaa Lisää ehdollinen ilmoitus .

Sähköposti-ilmoitus

Ilmoitukset luodaan automaattisesti triggeriehtojen (solun arvon muutosten) perusteella.

• Sähköposti-ilmoitus sisältää vastaanottajan pääsyoikeustasosta riippuen seuraavia tietoja:
  • triggerisarakkeen ensimmäisen rivin sekä viereisten solujen arvot
  • muuttuneen solun sekä viereisten solujen arvot
  • muutoksen tehnyt käyttäjä
  • aiempi arvo ja uusi arvo
  • ilmoitukset aktivoinut väli ja sen viereiset sarakkeet.

Esimerkkejä:

1. Käytössä on tällainen tapahtumaseuranta:
   
2. Näin luot ehdollisen ilmoituksen, joka ilmoittaa valituille henkilöille, kun jokin arvo muuttuu sarakkeessa B (Status):

Jos solu B2 muuttuu, ilmoitus näyttää tältä:

Huom. Ilmoitukset eivät välttämättä tule näkyviin heti. Kun sääntö on aktivoitunut, odotamme muutaman minuutin ja yhdistämme useat muutokset yhteen sähköpostiviestiin ennen ilmoituksen lähettämistä.

Ilmoitukset eivät välttämättä aktivoidu oikein, jos arvo muuttuu seuraavasti:

• Arvon muoto: Ilmoituksia ei välttämättä lähetetä, jos solun arvon muoto muuttuu (esim. desimaalien muuttuminen). Jos solun arvo oli alun perin esimerkiksi 2,5 ja luku pyöristetään arvoon 3, tämä tulkitaan muodon muuttumiseksi eikä ilmoitus aktivoidu.
• Ulkoiset viittaukset: Jos solu tai soluväli perustuu ulkoisista lähteistä, kuten tietokannoista tai muista dokumenteista, peräisin olevaan dataan, ilmoitukset eivät välttämättä aktivoidu oikein, kun ulkoinen data muuttuu. Jos jokin sarake on esimerkiksi linkitetty toisessa tiedostossa olevaan sarakkeeseen (IMPORTRANGE-kaavalla), alkuperäisen tiedostosarakkeen arvon muuttuminen ei aktivoi ilmoitusta.
• Muuttuvat funktiot: Muuttuvat funktiot lasketaan uudelleen aina, kun laskentataulukkoon tehdään muutoksia. Siksi ilmoitukset eivät välttämättä aktivoidu oikein. Jos esimerkiksi solussa on TÄMÄ.PÄIVÄ()-kaava (esim. =TÄMÄ.PÄIVÄ()+1)) ja arvo muuttuu dokumentin ollessa suljettuna, ilmoitus ei aktivoidu.

Aktivoitumishistorian katsominen

Näin selvität laskentataulukon ehdolliset ilmoitukset 30 viime päivän ajalta:

1. Avaa tietokoneella laskentataulukko Google Sheetsissä.
2. Valitse Työkalut Ehdolliset ilmoitukset.
3. Valitse Näytä aktivoitumishistoria.

• Kun ehdollinen ilmoitus luodaan ja ehdot on vahvistettu ja täyttyvät, aktivoitumishistorian sivupalkki rekisteröi merkinnän. Merkintä kertoo ilmoituksen aktivoitumistilan.
  • Kullakin kirjatulla tapahtumalla voi olla jokin kolmesta tilasta:
    • Onnistunut suoritus: On tärkeää ymmärtää, että säännön suoritukset ja ilmoitustapahtumat eroavat toisistaan. Ilmoitukset eivät välttämättä tule näkyviin heti. Kun sääntö on aktivoitunut, odotamme muutaman minuutin ja yhdistämme useat muutokset yhteen sähköpostiviestiin ennen ilmoituksen lähettämistä. Odotusjakson aikana käyttäjä voi kumota toimintonsa. Tässä tapauksessa aktivoitumishistoriassa näkyy merkintä suorituksen onnistumisesta. Ilmoitusta ei kuitenkaan lähetetä, koska muutos kumottiin odotusjakson aikana.
    • Epäonnistunut suoritus
    • osittainen.
• Voit perehtyä ongelmatilanteisiin tarkemmin suodattamalla tietoja ilmoitussäännön nimen tai tilan mukaan.

Ehdollisten ilmoitusten tilauksen peruuttaminen

Näin peruutat tilauksen tiettyä laskentataulukkoa koskevista ehdollisista ilmoituksista:

1. Valitse sopiva vaihtoehto:
   • Klikkaa ilmoituksen alatunnisteesta Tee muutoksia Googlen lähettämiin ilmoituksiin.
   • Klikkaa valikosta Työkalut Ilmoitusasetukset Ehdolliset ilmoitukset.
2. Valitse "Ehdolliset ilmoitukset" ‐kohdasta Ei mitään.

Palautteen antaminen ehdollisista ilmoituksista

Jos sinulla on ongelmia ominaisuuden käytössä tai haluaisit ilmoittaa kehitysehdotuksesta, voit lähettää meille palautetta. Näin voimme kehittää ehdollisia ilmoituksia entistä paremmiksi.

Lähetä palautetta valitsemalla jokin seuraavista vaihtoehdoista:

• Valitse "Ehdolliset ilmoitukset" ‐sivupalkista yläpeukku tai alapeukku .
• Avaa lyhyt kysely klikkaamalla ilmoituksen alatunnisteesta Kyllä tai Ei.
  
  
   
• Lähetä palautetta täyttämällä tämä lomake.

Jos haluat antaa yleistä palautetta, klikkaa taulukon yläreunasta Ohje Auta kehittämään Sheetsiä.