Používání podmíněných oznámení

Můžete vytvořit pravidla pro zasílání oznámení e‑mailem, když se v Tabulkách Google změní buňka.

• Můžete vybrat, které změny hodnoty buňky tato oznámení spustí.
• Můžete vybrat, které e-mailové adresy budou oznámení dostávat.
• Oznámení bude odesláno jménem uživatele, který pravidlo nastavil nebo naposledy upravil.

Nastavení podmíněných oznámení

V Tabulkách Google můžete nastavit pravidla, která budou odesílat oznámení e‑mailem, když se změní hodnoty buněk ve vlastním rozsahu nebo sloupci.

Důležité: Podmíněná oznámení jsou k dispozici pouze v některých pracovních nebo školních účtech. Pokud možnost používat podmíněná oznámení nevidíte, obraťte se na administrátora.

1. V počítači otevřete tabulku v Tabulkách Google.
2. Nahoře klikněte na Nástroje Podmíněná oznámení.
   • Tip: Přístup k podmíněným oznámením přímo z buňky získáte kliknutím pravým tlačítkem do libovolné buňky.
3. Klikněte na Přidat pravidlo.
4. [Volitelné] Pokud chcete pravidlo pojmenovat, v textovém editoru zadejte název.
5. [Volitelné] V části „V této tabulce“ vyberte tabulku.
6. V části „V tomto sloupci“ vyberte sloupec nebo vlastní rozsah.
7. [Volitelné] Pokud chcete pro pravidlo nastavit další kritéria, klikněte na Přidat podmínku.
   • Pokud chcete například vytvořit pravidlo, které odešle oznámení, když se hodnota buňky změní na „Dokončeno“, vyberte Text je přesně a do textového pole zadejte „Dokončeno“.

     Tip: Pro podmínku můžete také vybrat jiný sloupec nebo rozsah. Oznámení se odešle pouze v případě, že jsou splněny jak spouštěč pravidla, tak podmínka.

8. Pokud chcete přidat e‑mailové adresy, na které se mají oznámení zasílat, v části „Pak provést následující akci“ vyberte možnost:
   • Ručně zadejte každý e‑mail a do textového pole níže zadejte jména nebo e‑mailové adresy.
   • Vyberte sloupec s e‑maily a pak vyberte sloupec, který obsahuje e‑mailové adresy nebo lidi.

     Tipy:

     • Pokud pro pravidlo vyberete vlastní rozsah, velikost rozsahu e‑mailů musí být stejná jako velikost vlastního rozsahu se změnami hodnoty buňky. Pokud například pro změny hodnoty buňky vyberete jednu buňku, musíte vybrat jednu buňku i pro rozsah e‐mailů.
     • Přidat můžete jen jednotlivé e-maily z Gmailu nebo Workspace.

Příklad nastavení pravidla a oznámení:

1. Máte sledování úkolů pro „Plánování událostí“ a nastavili jste podmíněné oznámení, které má upozorňovat lidi ve sloupci „Příjemce“, když se změní hodnota ve sloupci „Stav“. V části Přidat pravidla vyberte následující:
   • Pokud se má oznámení zobrazit při změně hodnoty buňky, vyberte sloupec Stav.
   • V případě příjemců e-mailů vyberte sloupec s e-maily.
   • Pokud chcete odeslat e-mailové oznámení, vyberte sloupec Příjemce.

     

2. Příjemci (v tomto příkladu ve sloupci „Příjemce“) obdrží oznámení. V závislosti na úrovni přístupu příjemce k tabulce může e‑mail s oznámením obsahovat:
   • Hodnota prvního řádku sloupce pravidla plus přilehlé buňky
   • Hodnota buňky, která se změnila, plus přilehlé buňky
   • Jméno uživatele, který provedl změnu
   • Předchozí hodnota a nová hodnota
   • Rozsah, který spustil oznámení, a přilehlé sloupce

Tip: Oznámení e‑mailem nemusí být okamžitá a více změn může být sloučeno do jednoho e‑mailu.

Jak najít historii spuštění

Po splnění spouštěcích podmínek zaznamená historie spuštění jejich stav. Historie spuštění bude k dispozici po dobu 30 dnů.

• Úspěšná spuštění: Pravidlo bylo spuštěno, ale oznámení nemusí být odesláno okamžitě nebo vůbec, pokud byly změny vráceny zpět
• Neúspěšná a částečná spuštění: Označuje problémy s procesem oznámení.

Historii podmíněných oznámení za posledních 30 dní můžete najít takto:

1. V tabulce klikněte na Nástroje Podmíněná oznámení.
2. Klikněte na Zobrazit historii pravidla.

Pokud chcete vyřešit problémy, můžete filtrovat podle názvu nebo stavu pravidla.

Oznámení se nemusí spouštět podle očekávání v těchto případech:

• Změní se formát hodnoty: To zahrnuje změny desetinných míst (například z 2,5 na 3).
• Změní se externí data: Pokud vaše data pocházejí z externích zdrojů, jako jsou připojené tabulky nebo jiné dokumenty, změny v nich nespustí oznámení. Příkladem je sloupec, který odkazuje na sloupec v jiném souboru (se vzorcem IMPORTRANGE).
• Používají se proměnlivé funkce: Tyto funkce se přepočítávají s každou změnou listu, což může způsobit, že v oznámení budou chybět aktualizace, ke kterým dojde, když je dokument zavřený. Pokud máte například buňku se vzorcem DNES() (např. =DNES()+1)) a hodnota se změní, když máte dokument zavřený, oznámení se nespustí.

Odhlášení odběru podmíněných oznámení

Odběr podmíněných oznámení pro konkrétní tabulku odhlásíte takto.

1. Můžete přejít na:
   • Zápatí e-mailového oznámení: Klikněte na Změňte oznámení, která vám Google zasílá.
   • Tabulka: Klikněte na Nástroje Nastavení oznámení Podmíněná oznámení.
2. V části „Podmíněná oznámení“ vyberte možnost Žádné.

Tip: Pokud chcete tabulku nahlásit jako obtěžující, klikněte v e-mailu s oznámením na Nahlásit.

Související zdroje

• Správa oznámení