Trong nửa cuối năm 2024, bạn sẽ có thể chọn cá nhân hoặc nhóm người trả lời biểu mẫu. Trong lần triển khai này, chủ sở hữu biểu mẫu sẽ không thể tiếp tục gửi biểu mẫu cho người dùng và nhận câu trả lời của họ trong các miền đáng tin cậy thông qua chế độ cài đặt này của biểu mẫu. Để kiểm tra xem bạn đã cho phép các miền đáng tin cậy trên miền của mình hay chưa, hãy chuyển đến Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
Thay vì chia sẻ với các miền đáng tin cậy, chủ sở hữu biểu mẫu trong miền của bạn sẽ có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với những người có thể truy cập và trả lời các biểu mẫu tạo bằng Google Biểu mẫu nhờ chế độ cài đặt mới về cách chia sẻ. Ví dụ: chủ sở hữu biểu mẫu sẽ có thể thêm những người dùng, nhóm người dùng và/hoặc nhóm đối tượng mục tiêu cụ thể trong các miền đáng tin cậy làm người trả lời biểu mẫu.
Thay đổi sắp tới
Bạn sẽ có thể chọn người trả lời như cách mà bạn đang làm để chia sẻ các tệp khác trên Google Drive. Chúng tôi sẽ cập nhật bài viết này và chia sẻ thêm thông tin về cách thêm người trả lời vào biểu mẫu của bạn sau khi ra mắt các tính năng đã nâng cấp.
Đối với biểu mẫu mới
Tại thời điểm triển khai (nửa cuối năm 2024), chỉ những biểu mẫu mới tạo mới được dùng chế độ kiểm soát chi tiết mới, đó là chọn những người có thể trả lời biểu mẫu.
Chủ sở hữu biểu mẫu sẽ có thể chia sẻ biểu mẫu của mình với những người dùng, nhóm người dùng hoặc nhóm đối tượng mục tiêu cụ thể cho từng biểu mẫu mới trong tương lai.
Đối với các biểu mẫu hiện có
Sau khi triển khai tính năng này (nửa cuối năm 2024), chúng tôi sẽ bắt đầu nâng cấp tự động các biểu mẫu hiện có lên phiên bản mới. Sau khi biểu mẫu của bạn được nâng cấp, chủ sở hữu biểu mẫu có thể chia sẻ với những người dùng, nhóm người dùng hoặc nhóm đối tượng mục tiêu cụ thể để người dùng trong các miền đáng tin cậy vẫn có thể trả lời những biểu mẫu hiện có.
Quá trình nâng cấp biểu mẫu lên phiên bản mới sẽ cần chút thời gian để hoàn tất. Sau khi chúng tôi triển khai (nửa cuối năm 2024) và trước khi bạn được nâng cấp tự động, người dùng trong các miền đáng tin cậy của bạn sẽ không thể trả lời các biểu mẫu có liên quan và bạn sẽ chỉ có thể thu thập câu trả lời của người dùng trong miền của bạn. Tuy nhiên, tại thời điểm triển khai (nửa cuối năm 2024), thay vì đợi biểu mẫu được tự động nâng cấp, chủ sở hữu biểu mẫu có thể nâng cấp biểu mẫu theo cách thủ công để có thể thêm những người dùng, nhóm người dùng hoặc nhóm đối tượng mục tiêu cụ thể làm người trả lời.
Lưu ý: Chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết hơn về cách nâng cấp biểu mẫu theo cách thủ công khi gần đến ngày triển khai vào năm 2024.
Nếu chủ sở hữu biểu mẫu chọn không nâng cấp theo cách thủ công và muốn tiếp tục cho phép người dùng bên ngoài miền của họ trả lời biểu mẫu trong giai đoạn chuyển đổi, thì có một lựa chọn khác là họ có thể đặt biểu mẫu ở chế độ công khai.
Việc bạn cần làm
Bắt đầu lên kế hoạch cho thay đổi này để đảm bảo tổ chức của bạn chuyển đổi suôn sẻ. Để chuẩn bị cho đợt triển khai sắp tới của chúng tôi, hãy xem những việc bạn có thể làm trước và sau thời điểm triển khai.
Trước thời điểm triển khai
Để đảm bảo rằng người dùng trong những miền đáng tin cậy mà bạn đã thiết lập có thể tiếp tục trả lời những biểu mẫu của tổ chức của bạn, bạn nên làm những việc sau đây:
- Bạn hoặc chủ sở hữu biểu mẫu nên tạo nhóm trên Google Groups, trong đó gồm những người dùng cần truy cập vào các biểu mẫu có liên quan. Sau khi chúng tôi áp dụng thay đổi này, chủ sở hữu biểu mẫu cần phải chia sẻ biểu mẫu của họ với các nhóm này.
- Nếu giấy phép Google Workspace của bạn cho phép, bạn có thể thiết lập các nhóm đối tượng mục tiêu cho (những) miền có người dùng bị ảnh hưởng thuộc các miền đáng tin cậy mà bạn đã thiết lập. Sau khi chúng tôi áp dụng thay đổi này, chủ sở hữu biểu mẫu có thể chia sẻ biểu mẫu của họ với các nhóm đối tượng mục tiêu đó.
- Quan trọng: Để tạo nhóm đối tượng mục tiêu từ những người dùng thuộc một miền đáng tin cậy, quản trị viên phải tạo nhóm có tất cả người dùng thuộc miền đáng tin cậy. Bạn chỉ có thể tạo nhóm đối tượng mục tiêu từ những người dùng có các tài khoản sau đây:
- Business Standard và Business Plus
- Enterprise
- Education Standard và Education Plus
- Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus.
- Google Workspace for Nonprofits
- G Suite Business
- Quan trọng: Để tạo nhóm đối tượng mục tiêu từ những người dùng thuộc một miền đáng tin cậy, quản trị viên phải tạo nhóm có tất cả người dùng thuộc miền đáng tin cậy. Bạn chỉ có thể tạo nhóm đối tượng mục tiêu từ những người dùng có các tài khoản sau đây:
Sau khi biểu mẫu được nâng cấp
Để đảm bảo rằng người dùng bên ngoài miền của bạn có thể trả lời các biểu mẫu thuộc miền của bạn, tổ chức của bạn phải cho phép chia sẻ ra bên ngoài. Sau khi cho phép chia sẻ ra bên ngoài, chủ sở hữu biểu mẫu có thể chia sẻ biểu mẫu của họ theo một số cách như sau:
- Thêm người dùng và nhóm trên Google Groups làm người trả lời biểu mẫu.
- Áp dụng các nhóm đối tượng mục tiêu cho biểu mẫu.
- Khi bạn giao biểu mẫu tạo bằng Google Biểu mẫu cho học viên thông qua Google Lớp học, Google Lớp học sẽ tự động thêm danh sách học viên vào danh sách người trả lời của biểu mẫu, ngay cả khi họ không thuộc miền của giáo viên. Tìm hiểu thêm về cách mời học viên vào lớp của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không làm gì cả?
Người dùng trong các miền đáng tin cậy sẽ không thể tiếp tục truy cập vào những biểu mẫu hiện có mà bị hạn chế về miền. Biểu mẫu của bạn sẽ được tự động di chuyển vào một lúc nào đó sau thời điểm triển khai. Tuy nhiên, chủ sở hữu biểu mẫu cần chia sẻ biểu mẫu của mình với những người dùng, nhóm người dùng hoặc nhóm đối tượng mục tiêu cụ thể trong các miền đáng tin cậy đó. Nếu không, chủ sở hữu biểu mẫu sẽ phải nâng cấp biểu mẫu theo cách thủ công (chi tiết sẽ được chia sẻ sau), sau đó thêm người dùng, nhóm người dùng hoặc nhóm đối tượng mục tiêu thích hợp làm người trả lời.
Làm cách nào để đảm bảo người dùng vẫn có thể trả lời biểu mẫu trong miền của tôi?
Người dùng thuộc các miền đáng tin cậy sẽ không thể trả lời những biểu mẫu bị hạn chế về miền. Hãy tìm hiểu những việc bạn có thể làm để đảm bảo người dùng vẫn có thể trả lời biểu mẫu.
Làm cách nào để chia sẻ biểu mẫu ra bên ngoài miền?
Đối với các biểu mẫu mới: Sau thời điểm triển khai, chủ sở hữu biểu mẫu có thể chia sẻ biểu mẫu ra bên ngoài miền của họ bằng cách thêm người dùng, nhóm người dùng hoặc nhóm đối tượng mục tiêu làm người trả lời cho biểu mẫu của họ.
Đối với các biểu mẫu hiện có: Sau thời điểm triển khai, chủ sở hữu biểu mẫu cần đảm bảo nâng cấp biểu mẫu, rồi thêm người dùng, nhóm người dùng hoặc nhóm đối tượng mục tiêu làm người trả lời cho biểu mẫu của họ.
Chủ sở hữu biểu mẫu trong miền của tôi làm cách nào để đặt biểu mẫu ở chế độ công khai trước thời điểm triển khai?
Trước thời điểm triển khai, chủ sở hữu biểu mẫu trong miền của bạn có thể thay đổi quyền truy cập vào biểu mẫu để bất kỳ ai có đường liên kết cũng có thể trả lời biểu mẫu. Tìm hiểu thêm về cách kiểm soát quyền truy cập vào biểu mẫu.
Quan trọng: Điều này có nghĩa là bất kỳ ai có đường liên kết đến biểu mẫu cũng có thể trả lời biểu mẫu đó. Tuy nhiên, đây là cách tốt nhất để đảm bảo người dùng trong các miền đáng tin cậy không mất quyền truy cập vào các biểu mẫu liên quan.
Chủ sở hữu biểu mẫu trong miền của tôi làm cách nào để đặt biểu mẫu ở chế độ công khai sau thời điểm triển khai?
Sau thời điểm triển khai, chủ sở hữu biểu mẫu trong miền của bạn có thể thay đổi quyền truy cập vào biểu mẫu để bất kỳ ai có đường liên kết cũng có thể trả lời biểu mẫu. Tìm hiểu thêm về cách chia sẻ tệp công khai. Xin lưu ý rằng bài viết này sẽ không có thông tin về cách thêm người trả lời cho đến sau thời điểm triển khai vào năm 2024.
Tôi có thể lấy danh sách các biểu mẫu được chia sẻ với miền đáng tin cậy không? Làm cách nào để cập nhật danh sách truy cập của các biểu mẫu đó sau thời điểm triển khai?
- Hãy kiểm tra xem bạn có thiết lập miền đáng tin cậy trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên hay chưa.
- Chủ sở hữu biểu mẫu trong miền của bạn sẽ cần phải kiểm tra từng biểu mẫu còn hoạt động của họ để cập nhật những người dùng có thể trả lời. Họ có thể nâng cấp biểu mẫu theo cách thủ công hoặc chờ cho đến khi tất cả biểu mẫu được nâng cấp tự động.
- Bạn có thể kiểm tra các sự kiện trong nhật ký Drive để tìm các biểu mẫu còn hoạt động. Tìm hiểu thêm về sự kiện trong nhật ký Drive.
- Bạn có thể sử dụng API Drive để cập nhật danh sách truy cập sau thời điểm triển khai. Tìm hiểu thêm về cách sử dụng API Drive để quản lý chế độ chia sẻ tại đây.