Próximo lançamento: escolha quem pode responder aos seus formulários

No segundo semestre de 2024, será possível escolher pessoas ou grupos para responder formulários. Como parte desse lançamento, os proprietários de formulários não poderão mais enviar e receber respostas de usuários emdomínios confiáveis por esta configuração de formulário. Para verificar se os domínios confiáveis estão ativados no seu domínio, acesse o Admin Console.

Em vez de compartilhar com domínios confiáveis, os proprietários de formulários no seu domínio terão mais controle sobre quem pode acessar e responder aos Formulários Google com as novas configurações de compartilhamento. Por exemplo, os proprietários de formulários vão poder adicionar pessoas específicas, um grupo de pessoas específicas e/ou segmentar públicos-alvo dos seus domínios confiáveis para responder.

O que está sendo alterado?

Você poderá selecionar participantes da mesma forma que compartilha outros arquivos do Google Drive. Assim que os recursos atualizados estiverem disponíveis, vamos atualizar este artigo e compartilhar mais informações sobre como adicionar participantes aos formulários.

Para novos formulários

No momento do lançamento (segundo semestre de 2024), apenas os formulários recém-criados terão o novo controle granular sobre quem pode responder aos formulários. 

Os proprietários de formulários vão poder compartilhar os formulários com pessoas específicas, grupos ou público-alvo.

Para formulários já criados

Após o lançamento (segundo semestre de 2024), vamos começar a fazer upgrade automático dos seus formulários para a nova experiência. Depois do upgrade de formulários, os proprietários podem compartilhar com pessoas específicas, com um grupo de pessoas ou com um público-alvo para que os usuários em domínios confiáveis ainda possam responder a formulários já criados.

O upgrade dos formulários para a nova experiência vai levar algum tempo para ficar pronto. Após o lançamento (segundo semestre de 2024) e antes do upgrade automático, os usuários nos seus domínios confiáveis não vão poder responder a formulários relevantes, e você só poderá solicitar respostas de usuários no seu domínio. No entanto, no lançamento (segundo semestre de 2024), em vez de esperar o upgrade automático dos formulários, os proprietários vão poder fazer o upgrade manual, o que permite adicionar pessoas, grupos ou públicos-alvo específicos como participantes. 

Observação: vamos fornecer instruções mais detalhadas sobre como fazer upgrade manual dos formulários antes da data de lançamento em 2024.

Se os proprietários dos formulários optarem por não fazer upgrade manualmente e quiserem continuar permitindo que usuários fora do domínio respondam aos formulários no período de transição, outra opção será tornar os formulários públicos.

O que eu preciso fazer?

Comece a planejar a mudança para facilitar a transição da organização. Para se preparar para o futuro lançamento, confira as ações você pode realizar antes e depois dele.

Antes do lançamento

Para garantir que os usuários nos domínios confiáveis configurados continuem respondendo aos formulários da sua organização, recomendamos o seguinte:

  • Você ou o proprietário do formulário deve criar Grupos do Google contendo os usuários que precisam acessar os formulários relevantes. Depois que essa alteração for lançada, os proprietários de formulários vão precisar compartilhar os formulários com esses grupos. 
  • Se você tiver licenças do Google Workspace que permitam, configure públicos-alvo para seus domínios com os usuários afetados dos domínios confiáveis configurados. Depois que essa alteração for lançada, os proprietários de formulários vão poder compartilhar formulários com esses públicos-alvo.
    • Importante: para criar um público-alvo de usuários em um domínio confiável, o administrador precisa criar um grupo com todos os usuários em um domínio confiável. Só é possível criar públicos-alvo com usuários que têm as seguintes contas:
      • Business Standard e Business Plus
      • Empresarial
      • Education Standard e Education Plus
      • Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus.
      • Organizações sem fins lucrativos
      • G Suite Business

Após o upgrade dos formulários

Para que os usuários de fora do domínio possam responder aos formulários do seu domínio, a organização precisa permitir o compartilhamento externo. Depois que o compartilhamento externo for permitido, os proprietários de formulários vão poder compartilhar eles de várias formas:

  • Adicione usuários e Grupos do Google como participantes dos formulários. 
  • Aplique públicos-alvo a formulários. 
  • Quando os Formulários Google são atribuídos a estudantes pelo Google Sala de aula, ele adiciona automaticamente a lista de estudantes aos participantes, mesmo que eles estejam fora do domínio do professor. Saiba mais sobre como adicionar estudantes em sua turma.

Perguntas frequentes

E se eu não fizer nada?

Os formulários restritos a um domínio não estarão mais acessíveis a usuários em domínios confiáveis. Seu formulário será migrado automaticamente após o lançamento, mas o proprietário vai precisar compartilhar ele com um grupo de pessoas, pessoas específicas ou um público-alvo nesses domínios confiáveis. Caso contrário, o proprietário do formulário vai precisar fazer upgrade do formulário manualmente (mais detalhes em breve) e adicionar os usuários, grupos ou públicos-alvo adequados como participantes.

Como posso garantir que os usuários ainda possam responder a formulários no meu domínio?

Os usuários em domínios confiáveis não poderão responder a formulários restritos ao domínio. Acompanhe as etapas para garantir que os usuários ainda consigam responder.

Como posso compartilhar formulários fora de um domínio? 

Para novos formulários: após o lançamento, os proprietários de formulários vão poder compartilhar formulários fora do domínio adicionando usuários, grupos ou públicos-alvo como responsáveis pelos formulários.

Para formulários já criados: após o lançamento, os proprietários de formulários vão ter que fazer upgrade do formulário e, em seguida, adicionar usuários, grupos ou públicos-alvo como participantes dos formulários.

Como os proprietários de formulários em meu domínio tornam um formulário público antes do lançamento? 

Antes do lançamento, os proprietários de formulários no seu domínio ainda podem alterar o acesso a um formulário para que qualquer pessoa com o link possa responder ao formulário. Saiba mais sobre como controlar o acesso aos formulários.

Importante: isso significa que qualquer pessoa com um link para o formulário pode responder, mas é a melhor maneira de garantir que os usuários em domínios confiáveis não percam o acesso a formulários relevantes.

Como os proprietários de formulários em meu domínio tornam um formulário público depois do lançamento?

Depois do lançamento, os proprietários de formulários no seu domínio vão poder alterar o acesso a um formulário para que qualquer pessoa com o link possa responder ao formulário. Saiba mais sobre como compartilhar um arquivo publicamente. Este artigo só vai incluir informações sobre como adicionar participantes depois do lançamento em 2024. 

É possível ter uma lista de formulários que usam domínios confiáveis como alvo de compartilhamento? Como atualizo a lista de acesso após o lançamento?

  • Verifique se você tem domínios confiáveis configurados no Admin Console.
  • Os proprietários de formulários no seu domínio vão precisar verificar cada um dos formulários ativos para atualizar quais pessoas podem responder. Eles podem atualizar manualmente os formulários ou aguardar até que todos eles sejam atualizados automaticamente.
  • Você pode analisar os eventos de registro do Drive para encontrar formulários ativos. Saiba mais sobre os eventos de registro do Drive.
  • Use a API Drive para atualizar a lista de acesso após o lançamento. Saiba como usar a API Drive para gerenciar o compartilhamento.

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