במחצית השנייה של שנת 2024 תוכלו לבחור באנשים מסוימים או בקבוצות מסוימות, ולתת להם את האפשרות להשיב לטפסים שלכם. כחלק מההשקה של התכונה החדשה, בעלי טפסים לא יוכלו יותר לשלוח טפסים למשתמשים או לקבל תשובות ממשתמשים שנמצאים בדומיינים מהימנים באמצעות הגדרת הטופס הזו. כדי לבדוק אם בדומיין שלכם מופעלת התכונה 'דומיינים מהימנים', עליכם להיכנס למסוף Admin.
במקום לשתף עם דומיינים מהימנים, בעלי טפסים בדומיין שלכם יוכלו להשתמש בהגדרות שיתוף חדשות כדי לקבוע מי יכול לגשת לטפסים שלהם ב-Google Forms ולהשיב להם. לדוגמה, בעלי טפסים יוכלו להגדיר אנשים ספציפיים, קבוצה של אנשים ספציפיים ו/או משתמשי יעד בדומיינים המהימנים כאנשים שיכולים להשיב לטופס.
מה משתנה?
תוכלו לבחור את המשיבים באותו האופן שבו אתם יכולים כיום לשתף קובצי Google Drive אחרים. אנחנו נעדכן את המאמר הזה ונשתף מידע נוסף על הוספת משיבים לטפסים שלכם ברגע שהתכונות המשודרגות יהיו זמינות.
לטפסים חדשים
במועד ההשקה (במחצית השנייה של שנת 2024), האפשרות לשלוט באופן ספציפי על מי שיכול להגיב לטפסים תהיה זמינה רק בטפסים חדשים.
משתמשים שייצרו טפסים חדשים יוכלו לשתף את הטופס שלהם עם אנשים ספציפיים, עם קבוצת אנשים או עם משתמשי יעד.
לטפסים קיימים
לאחר ההשקה (במחצית השנייה של שנת 2024), נתחיל לשדרג באופן אוטומטי את הטפסים הקיימים לממשק החדש. לאחר השדרוג, בעלי טפסים יוכלו לשתף את הטפסים עם אנשים ספציפיים, עם קבוצת אנשים או עם משתמשי יעד, כדי שמשתמשים בדומיינים מהימנים יוכלו עדיין להשיב לטפסים קיימים.
שדרוג הטפסים לממשק החדש יימשך זמן מה. לאחר ההשקה (במחצית השנייה של שנת 2024) ולפני השדרוג האוטומטי, משתמשים בדומיינים המהימנים שלכם לא יוכלו להשיב לטפסים הרלוונטיים. את הבקשות לתשובות תוכלו לשלוח רק למשתמשים בדומיין שלכם. עם זאת, במהלך ההשקה (במחצית השנייה של שנת 2024), במקום לחכות לשדרוג האוטומטי, בעלי טפסים יוכלו לשדרג את הטפסים שלהם באופן ידני וכך תהיה להם אפשרות להוסיף אנשים, קבוצות או משתמשי יעד ספציפיים כמשיבים.
הערה: אנחנו נספק הוראות מפורטות יותר לשדרוג ידני של טפסים לפני מועד ההשקה ב-2024.
במהלך תקופת המעבר, אם בעלי טפסים יבחרו שלא לשדרג את הטפסים שלהם באופן ידני וירצו להמשיך לאפשר למשתמשים מחוץ לדומיין שלהם להגיב לטפסים, תהיה להם אפשרות לפרסם את הטפסים כ'גלויים לכולם'.
מה צריך לעשות?
מומלץ להתכונן לקראת השינוי כדי להבטיח שהמעבר יהיה חלק עבור הארגון. כהכנה להשקה הקרובה, חשוב לקרוא על הפעולות שכדאי לבצע לפני ואחרי ההשקה.
לפני ההשקה
כדי לוודא שהמשתמשים בדומיינים המהימנים שהגדרתם יוכלו להמשיך להשיב לטפסים של הארגון, מומלץ לבצע את הפעולות הבאות:
- אתם או הבעלים של הטפסים צריכים ליצור קבוצות Google שמכילות את המשתמשים שצריכים גישה לטפסים. אחרי ההשקה, בעלי הטפסים יוכלו לשתף את הטפסים שלהם עם הקבוצות האלה.
- אם יש לכם רישיונות ל-Google Workspace שמאפשרים זאת, תוכלו להגדיר משתמשי יעד עבור הדומיינים שלכם שכוללים את המשתמשים מהדומיינים המהימנים שהגדרתם שהושפעו מהשינוי. אחרי ההשקה, בעלי הטפסים יוכלו לשתף את הטפסים עם משתמשי היעד האלה.
- חשוב: כדי ליצור משתמשי יעד ממשתמשים בדומיין מהימן, האדמין צריך ליצור קבוצה שכוללת את כל המשתמשים מהדומיין המהימן. אפשר ליצור משתמשי יעד רק ממשתמשים שיש להם את החשבונות הבאים:
- Business Standard ו-Business Plus
- Enterprise
- Education Standard ו-Education Plus
- Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus.
- Nonprofits (עמותות)
- G Suite Business
- חשוב: כדי ליצור משתמשי יעד ממשתמשים בדומיין מהימן, האדמין צריך ליצור קבוצה שכוללת את כל המשתמשים מהדומיין המהימן. אפשר ליצור משתמשי יעד רק ממשתמשים שיש להם את החשבונות הבאים:
לאחר שדרוג הטפסים
כדי להבטיח שמשתמשים מחוץ לדומיין יוכלו להשיב לטפסים מהדומיין שלכם, הארגון צריך לאפשר שיתוף חיצוני. אחרי שהארגון יאפשר שיתוף חיצוני, בעלי טפסים יוכלו לשתף את הטפסים בכמה דרכים:
- הוספת משתמשים וקבוצות Google כמשיבים לטפסים.
- החלת משתמשי יעד על טפסים.
- כשטופס יוקצה לתלמידים דרך Google Classroom, מערכת Google Classroom תוסיף את רשימת התלמידים באופן אוטומטי למשיבים של הטופס, אפילו אם הם מחוץ לדומיין של המורה. מידע נוסף על הזמנת תלמידים לכיתה
שאלות נפוצות
מה יקרה אם לא אעשה דבר?
משתמשים בדומיינים מהימנים לא יוכלו יותר לגשת לטפסים קיימים שמוגבלים לדומיין. הטפסים ישודרגו באופן אוטומטי מאוחר יותר לאחר ההשקה, אבל בעלי הטפסים יצטרכו לשתף אותם עם קבוצה של אנשים, עם אנשים מסוימים או עם משתמשי יעד בדומיינים המהימנים האלה. אחרת, בעלי הטפסים יצטרכו לשדרג אותם באופן ידני (פרטים נוספים יפורסמו בעתיד) ולאחר מכן להוסיף כמשיבים את המשתמשים, הקבוצות או משתמשי היעד המתאימים.
איך אוכל לוודא שהמשתמשים עדיין יכולים להגיב לטפסים בדומיין שלי?
משתמשים בדומיינים מהימנים לא יוכלו להשיב לטפסים שמוגבלים לדומיין. מה אפשר לעשות כדי לוודא שהמשתמשים עדיין יכולים להשיב לטפסים?
איך אפשר לשתף טפסים עם גורמים מחוץ לדומיין?
לטפסים חדשים: אחרי ההשקה, בעלי טפסים יוכלו לשתף את הטפסים שלהם עם גורמים מחוץ לדומיין באמצעות הגדרה של משתמשים, קבוצות או משתמשי יעד כמשיבים.
לטפסים קיימים: אחרי ההשקה, בעלי טפסים יצטרכו לוודא שהטופס שלהם שודרג ואז להגדיר משתמשים, קבוצות או משתמשי יעד כמשיבים בטופס.
איך בעלי טפסים בדומיין שלי יכולים להגדיר טופס כ'גלוי לכולם' לפני ההשקה?
לפני ההשקה, בעלי טפסים בדומיין שלכם יכולים לשנות את הגישה לטופס שלהם כך שכל מי שיש לו את הקישור יכול להשיב לטופס. איך שולטים בגישה לטופס?
חשוב: המשמעות היא שכל מי שיש לו קישור לטופס יכול להשיב לו, אבל זו הדרך הטובה ביותר לוודא שמשתמשים בדומיינים מהימנים לא יאבדו את הגישה לטפסים שרלוונטיים להם.
איך בעלי טפסים בדומיין שלי יוכלו להגדיר טופס כ'גלוי לכולם' אחרי ההשקה?
אחרי ההשקה, בעלי טפסים בדומיין שלכם יוכלו לשנות את הגישה לטופס שלהם כדי שכל מי שיש לו את הקישור יוכל להשיב לטופס. איך לשתף קובץ באופן גלוי לכולם? לתשומת ליבכם: המאמר הזה לא יכלול מידע על הוספת משיבים לפני ההשקה ב-2024.
האם אפשר לקבל רשימה של טפסים שהוגדרו בשבילם דומיינים מהימנים כיעד לשיתוף? איך אפשר לעדכן את רשימת הגורמים שיש להם גישה אל הטפסים לאחר ההשקה?
- בודקים אם הגדרתם דומיינים מהימנים במסוף Admin.
- בעלי הטפסים בדומיין צריכים לבדוק את כל אחד מהטפסים הפעילים שלהם כדי לעדכן אילו אנשים יכולים להשיב להם. בעלי הטפסים יכולים לשדרג את הטפסים באופן ידני או להמתין עד שכל הטפסים ישודרגו באופן אוטומטי.
- כדי לאתר את הטפסים הפעילים, אפשר לבדוק אירועים ביומן של Drive. מידע נוסף על אירועים ביומן של Drive
- אפשר להשתמש ב-Drive API כדי לעדכן את רשימת הגישה אחרי ההשקה. מידע נוסף על השימוש ב-Drive API לניהול השיתוף