Au second semestre 2024, vous pourrez choisir des utilisateurs ou des groupes comme personnes interrogées pour vos formulaires. Les propriétaires de formulaires ne pourront plus en envoyer aux utilisateurs des domaines approuvés ni recevoir de réponses de leur part en utilisant ce paramètre. Pour savoir si vous avez défini des domaines approuvés sur votre domaine, accédez à la Console d'administration.
Plutôt que de partager leurs formulaires Google Forms avec des domaines approuvés, les propriétaires pourront contrôler plus précisément quels utilisateurs sont autorisés à y accéder et à y répondre grâce à de nouveaux paramètres de partage. Par exemple, ils pourront ajouter des utilisateurs individuels, un groupe de personnes spécifiques et/ou des audiences cibles de vos domaines approuvés comme personnes interrogées.
Qu'est-ce qui change ?
Vous pourrez sélectionner les personnes interrogées via la méthode que vous employez pour partager d'autres fichiers Google Drive actuellement. Nous mettrons cet article à jour et vous expliquerons comment ajouter des personnes interrogées à vos formulaires lorsque cette nouvelle fonctionnalité sera disponible.
Pour les nouveaux formulaires
Au moment du lancement (au second semestre 2024), vous pourrez définir plus précisément les personnes interrogées, uniquement pour les nouveaux formulaires que vous créez.
Les propriétaires de formulaires pourront partager chaque nouveau formulaire avec des utilisateurs spécifiques, un groupe de personnes ou une audience cible.
Pour les formulaires existants
Après le lancement (au second semestre 2024), nous commencerons à intégrer automatiquement cette nouvelle fonctionnalité aux formulaires existants. Une fois les formulaires existants mis à niveau, les propriétaires pourront les partager avec des utilisateurs spécifiques, un groupe de personnes ou une audience cible afin que les membres des domaines approuvés puissent continuer à y répondre.
Cette mise à niveau pourra prendre un certain temps. Après le lancement (au second semestre 2024) et avant cette mise à niveau automatique, les utilisateurs de vos domaines approuvés ne pourront plus répondre aux formulaires concernés. Seuls les utilisateurs de votre domaine seront autorisés à le faire. Toutefois, lors du lancement (au second semestre 2024), les propriétaires pourront mettre à niveau manuellement leurs formulaires plutôt que d'attendre la mise à niveau automatique, et ainsi ajouter des utilisateurs spécifiques, des groupes ou des audiences cibles comme personnes interrogées.
Remarque : Nous vous fournirons des instructions plus détaillées sur la façon de mettre à niveau manuellement vos formulaires peu avant la date de lancement en 2024.
Si les propriétaires de formulaires décident de ne pas effectuer la mise à niveau manuellement, mais souhaitent que les utilisateurs externes à leur domaine puissent continuer à répondre aux formulaires pendant la période de transition, ils pourront aussi rendre leurs formulaires publics.
Que dois-je faire ?
Préparez-vous au changement afin d'assurer une transition en douceur pour votre organisation. Découvrez les actions que vous pouvez effectuer avant et après le lancement.
Avant le lancement
Pour que les utilisateurs des domaines approuvés que vous avez configurés puissent continuer à répondre aux formulaires de votre organisation, nous vous recommandons de prendre les mesures suivantes :
- Vous ou le propriétaire des formulaires devez créer des groupes Google rassemblant les utilisateurs qui doivent accéder aux formulaires concernés. Une fois la nouvelle fonctionnalité déployée, le propriétaire devra partager les formulaires avec ces groupes.
- Si vous disposez de licences Google Workspace appropriées, vous pouvez configurer des audiences cibles pour vos domaines, lesquelles incluront les utilisateurs concernés des domaines approuvés déjà configurés. Une fois la nouvelle fonctionnalité déployée, les propriétaires de formulaires pourront les partager avec ces audiences cibles.
- Important : Pour créer une audience cible à partir d'utilisateurs d'un domaine approuvé, l'administrateur doit créer un groupe incluant tous les membres du domaine approuvé. Vous pourrez uniquement ajouter dans les audiences cibles des utilisateurs disposant des comptes suivants :
- Business Standard et Business Plus
- Entreprise
- Education Standard et Education Plus
- Enterprise Essentials et Enterprise Essentials Plus
- Nonprofits
- G Suite Business
- Important : Pour créer une audience cible à partir d'utilisateurs d'un domaine approuvé, l'administrateur doit créer un groupe incluant tous les membres du domaine approuvé. Vous pourrez uniquement ajouter dans les audiences cibles des utilisateurs disposant des comptes suivants :
Une fois vos formulaires mis à niveau
Pour que les utilisateurs externes à votre domaine puissent répondre aux formulaires de votre domaine, votre organisation doit autoriser le partage externe. Une fois le partage externe autorisé, les propriétaires peuvent partager leurs formulaires de plusieurs manières :
- En ajoutant des utilisateurs et des groupes Google comme personnes interrogées aux formulaires.
- En appliquant des audiences cibles aux formulaires
- Quand des formulaires sont attribués à des élèves par le biais de Google Classroom, Google Classroom ajoute automatiquement la liste des élèves aux personnes interrogées, même s'ils n'appartiennent pas au domaine de l'enseignant. Découvrez comment inviter des élèves à votre cours.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si je ne fais rien ?
Les formulaires existants limités au domaine ne seront plus accessibles aux utilisateurs des domaines approuvés. Ils seront mis à niveau automatiquement après le lancement, mais les propriétaires devront les partager avec un groupe de personnes, des utilisateurs spécifiques ou une audience cible dans ces domaines approuvés. Sinon, ils devront les mettre à niveau manuellement (instructions à venir), puis ajouter les utilisateurs, groupes ou audiences cibles appropriés comme personnes interrogées.
Comment m'assurer que les utilisateurs peuvent toujours répondre aux formulaires de mon domaine ?
Les utilisateurs des domaines approuvés ne pourront pas répondre aux formulaires limités au domaine. Découvrez la procédure à suivre pour vous assurer qu'ils puissent tout de même y répondre.
Comment partager des formulaires en dehors d'un domaine ?
Pour les nouveaux formulaires : après le lancement, les propriétaires pourront partager leurs formulaires en dehors de leur domaine en ajoutant des utilisateurs, des groupes ou des audiences cibles comme personnes interrogées.
Pour les formulaires existants : après le lancement, les propriétaires devront s'assurer que leurs formulaires ont été mis à niveau, puis ajouter des utilisateurs, des groupes ou des audiences cibles comme personnes interrogées.
Comment les propriétaires de formulaires de mon domaine peuvent-ils rendre un formulaire public avant le lancement ?
Avant le lancement, les propriétaires de formulaires de votre domaine pourront modifier l'accès à un formulaire afin que tous les utilisateurs disposant du lien puissent y répondre. Découvrez comment contrôler l'accès aux formulaires.
Important : Cela signifie que toute personne disposant d'un lien vers le formulaire peut y répondre. Il s'agit cependant du meilleur moyen de s'assurer que les utilisateurs des domaines approuvés ne perdent pas l'accès aux formulaires concernés.
Comment les propriétaires de formulaires de mon domaine peuvent-ils rendre un formulaire public après le lancement ?
Après le lancement, les propriétaires de formulaires de votre domaine pourront modifier l'accès à un formulaire afin que tous les utilisateurs disposant du lien puissent y répondre. Découvrez comment partager publiquement un fichier. Notez que cet article ne contiendra aucune information sur l'ajout de personnes interrogées avant le lancement de la fonctionnalité en 2024.
Puis-je obtenir la liste des formulaires dont le partage est défini sur "Domaines approuvés" ? Comment mettre à jour leurs paramètres d'accès après le lancement ?
- Vérifiez si vous avez configuré des domaines approuvés dans la Console d'administration.
- Les propriétaires de formulaires de votre domaine devront consulter chacun de leurs formulaires actifs pour modifier les utilisateurs autorisés à y répondre. Ils peuvent le faire manuellement ou attendre que tous les formulaires soient mis à niveau automatiquement.
- Vous pouvez consulter les événements de journaux Drive pour trouver les formulaires actifs. En savoir plus sur les événements de journaux Drive
- Vous pouvez utiliser l'API Drive pour actualiser les paramètres d'accès après le lancement. En savoir plus sur l'utilisation de l'API Drive pour gérer le partage