En la segunda mitad de 2024, podrás elegir qué personas o grupos pueden responder tus formularios. Como parte de este lanzamiento, los propietarios de formularios ya no podrán enviar formularios a usuarios de dominios de confianza ni recibir respuestas de ellos mediante este parámetro de configuración de formularios. Para comprobar si tienes habilitados los dominios de confianza en tu dominio, visita la Consola del administrador.
En vez de compartir archivos con dominios de confianza, la nueva configuración de uso compartido permitirá que los propietarios de formularios de tu dominio tengan más control sobre quiénes pueden acceder a Formularios de Google y responderlos. Por ejemplo, los propietarios de los formularios podrán agregar a personas específicas, a un grupo de personas específicas o a usuarios objetivo de sus dominios de confianza como personas que respondan el formulario.
¿Qué cambios implementaremos?
Podrás seleccionar personas de la misma manera en que actualmente puedes compartir otros archivos de Google Drive. Actualizaremos este artículo y compartiremos más información para agregar personas que respondan a tus formularios una vez que estén disponibles las funciones actualizadas.
Para formularios nuevos
En el momento del lanzamiento (segunda mitad de 2024), solo los formularios creados recientemente tendrán el nuevo control detallado sobre quién puede responder a los formularios.
A partir de ese período en adelante, los propietarios de los formularios podrán compartir su formulario con personas específicas, con un grupo de personas o con usuarios objetivo.
Para formularios existentes
Después del lanzamiento (segunda mitad de 2024), comenzaremos a actualizar automáticamente tus formularios existentes a la nueva experiencia. Una vez que se actualicen, los propietarios podrán compartir contenido con personas específicas, con un grupo de personas o con usuarios objetivo para que los usuarios de los dominios de confianza puedan responder los formularios existentes.
La actualización de los formularios a la nueva experiencia tardará algún tiempo en completarse. Después del lanzamiento (segunda mitad de 2024) y antes de que se realice la actualización automática, los usuarios de tus dominios de confianza no podrán responder los formularios relevantes y solo podrás solicitar respuestas a los usuarios de tu dominio. Sin embargo, cuando ocurra el lanzamiento (segunda mitad de 2024), en vez de esperar que los formularios se actualicen automáticamente, los propietarios podrán actualizarlos de forma manual, lo que les permitirá agregar personas, grupos o usuarios objetivo específicos como personas que respondan.
Nota: Proporcionaremos instrucciones más detalladas para actualizar los formularios de forma manual cerca de la fecha de lanzamiento de 2024.
Si los propietarios de formularios deciden no actualizarlos de forma manual y quieren permitir que usuarios ajenos a su dominio los respondan durante el período de transición, otra opción es hacerlos públicos.
¿Qué debo hacer?
Comienza a planificar el cambio y garantiza una transición sin problemas para tu organización. Para prepararte para el próximo lanzamiento, consulta las acciones que puedes realizar antes y después del lanzamiento.
Antes del lanzamiento
Para asegurarte de que los usuarios de tus dominios de confianza configurados puedan seguir respondiendo a los formularios de tu organización, te recomendamos hacer lo siguiente:
- Tú o el propietario del formulario deben crear Grupos de Google con los usuarios que necesitan acceso a los formularios relevantes. Después de que se implemente este cambio, los propietarios de los formularios deberán compartirlos con estos grupos.
- Si tienes licencias de Google Workspace que lo permitan, puedes configurar usuarios objetivo para los dominios que contengan a los usuarios afectados de tus dominios de confianza configurados. Después de que se implemente este cambio, los propietarios de los formularios podrán compartir sus formularios con los usuarios objetivo.
- Importante: Para crear usuarios objetivo a partir de usuarios de un dominio de confianza, el administrador debe crear un grupo con todos los usuarios de ese dominio. Solo puedes crear usuarios objetivo con usuarios que tengan las siguientes cuentas:
- Business Standard y Business Plus
- Enterprise
- Education Standard y Education Plus
- Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus
- Nonprofits
- G Suite Business
- Importante: Para crear usuarios objetivo a partir de usuarios de un dominio de confianza, el administrador debe crear un grupo con todos los usuarios de ese dominio. Solo puedes crear usuarios objetivo con usuarios que tengan las siguientes cuentas:
Después de actualizar tus formularios
Para garantizar que los usuarios ajenos a tu dominio puedan responder los formularios del dominio, tu organización debe permitir el uso compartido externo. Después de hacerlo, los propietarios de formularios pueden compartir un formulario de varias maneras:
- Agrega usuarios y Grupos de Google como personas que respondan a los formularios.
- Aplica usuarios objetivo a los formularios.
- Cuando los formularios se asignan a estudiantes por medio de Google Classroom, este servicio agrega automáticamente la lista de estudiantes a las personas que pueden responderlos, incluso si están fuera del dominio del profesor. Más información para invitar estudiantes a tu clase.
Preguntas frecuentes
¿Qué sucede si no hago nada?
Los usuarios de dominios de confianza ya no podrán acceder a los formularios existentes que estén restringidos por dominios. Los formularios se migrarán automáticamente en algún momento después del lanzamiento, pero los propietarios deberán compartirlos con un grupo de personas, personas específicas o usuarios objetivo de esos dominios de confianza. De lo contrario, los propietarios de los formularios deberá actualizarlos manualmente (más detalles próximamente) y, luego, agregar los usuarios, los grupos o los usuarios objetivo correspondientes como personas que responden.
¿Cómo puedo asegurarme de que los usuarios puedan responder los formularios de mi dominio?
Los usuarios de dominios de confianza no podrán responder formularios restringidos por dominio. Descubre qué pasos puedes realizar para asegurarte de que los usuarios puedan seguir respondiendo.
¿Cómo puedo compartir formularios fuera de un dominio?
Para formularios nuevos: Después del lanzamiento, los propietarios de los formularios pueden compartir sus formularios fuera de sus dominios agregando usuarios, grupos o usuarios objetivo como personas que responden.
Para formularios existentes: Después del lanzamiento, los propietarios de formularios deberán asegurarse de actualizar sus formularios y, luego, agregar usuarios, grupos o usuarios objetivo como personas que responden.
¿Cómo pueden los propietarios de formularios de mi dominio hacer público un formulario antes del lanzamiento?
Antes del lanzamiento, los propietarios de formularios en tu dominio podrán cambiar el acceso a un formulario para que cualquier persona que tenga el vínculo pueda responderlo. Más información para controlar el acceso a los formularios.
Importante: Esto significa que cualquier persona que tenga un vínculo al formulario podrá responderlo, pero es la mejor manera de garantizar que los usuarios de dominios de confianza no pierdan el acceso a formularios relevantes.
¿Cómo pueden los propietarios de formularios de mi dominio hacer público un formulario después del lanzamiento?
Después del lanzamiento, los propietarios de formularios en tu dominio podrán cambiar el acceso a un formulario para que cualquier persona que tenga el vínculo pueda responderlo. Más información para compartir un archivo de forma pública. Ten en cuenta que este artículo no incluirá información para agregar persona que respondan hasta después del lanzamiento de 2024.
¿Puedo obtener una lista de los formularios que usan los dominios de confianza como un objetivo de uso compartido? ¿Cómo actualizo su lista de acceso después del lanzamiento?
- Verifica si tienes dominios de confianza configurados en la Consola del administrador.
- Los propietarios de los formularios en tu dominio deberán revisar cada uno de sus formularios activos para actualizar qué personas pueden responder. Pueden actualizar los formularios de forma manual o esperar hasta que todos se actualicen automáticamente.
- Puedes revisar los eventos de registro de Drive para encontrar formularios activos. Más información sobre los eventos de registro de Drive.
- Puedes usar la API de Drive para actualizar la lista de acceso después del lanzamiento. Más información para administrar el uso compartido con la API de Drive.