En la segunda mitad del 2024, podrás elegir qué usuarios o grupos quieres que respondan a tus formularios. Con este lanzamiento, los propietarios de formularios ya no podrán enviarlos a los usuarios de dominios de confianza a través de este ajuste de formulario, ni recibir sus respuestas. Para comprobar si tienes dominios de confianza habilitados en tu dominio, ve a la consola de administración.
En lugar de compartir contenido con dominios de confianza, con las nuevas opciones para compartir, los propietarios de formularios de tu dominio tendrán más control sobre quién puede acceder a formularios de Google y responder a ellos. Por ejemplo, los propietarios de formularios podrán añadir usuarios específicos, un grupo de personas concretas o audiencias objetivo de tus dominios de confianza para que puedan responder a los formularios.
¿Qué va a cambiar?
Podrás seleccionar quién quieres que responda a tus formularios de la misma forma que puedes compartir otros archivos de Google Drive. Actualizaremos este artículo y compartiremos más información sobre cómo añadir usuarios o grupos para que respondan a tus formularios cuando estén disponibles las funciones actualizadas.
Formularios nuevos
Cuando tenga lugar el lanzamiento (en la segunda mitad del 2024), solo los formularios que se creen a partir de entonces tendrán el nuevo control pormenorizado para indicar quién puede responder a ellos.
Los propietarios de formularios podrán compartir cada formulario que creen desde ese momento con usuarios específicos, un grupo de personas concretas o con una audiencia objetivo.
Formularios ya creados
Después del lanzamiento (en la segunda mitad del 2024), empezaremos a actualizar automáticamente los formularios que ya estuvieran creados para ajustarlos a la nueva experiencia. Una vez que se hayan actualizado, los propietarios de esos formularios ya creados podrán compartirlos con determinadas personas, con un grupo de personas concretas o con una audiencia objetivo para que los usuarios de los dominios de confianza puedan seguir respondiendo a ellos.
La actualización de formularios para ajustarlos a la nueva experiencia tardará un tiempo en completarse. Después del lanzamiento (en la segunda mitad del 2024), hasta que tus formularios no se hayan actualizado automáticamente, los usuarios de tus dominios de confianza no podrán responder a ellos y solo podrás solicitar respuestas a los usuarios de tu dominio. Sin embargo, en el momento del lanzamiento (en la segunda mitad del 2024), en lugar de esperar a que se aplique la actualización automática, los propietarios de los formularios pueden actualizarlos manualmente, lo que les permitirá añadir usuarios, grupos o audiencias objetivo específicos para que puedan responder a ellos.
Nota: Proporcionaremos instrucciones más detalladas sobre cómo actualizar los formularios manualmente cuando se aproxime la fecha del lanzamiento en el 2024.
Si los propietarios de formularios deciden no actualizarlos manualmente y quieren que los usuarios ajenos a su dominio puedan seguir respondiendo a ellos durante el periodo de transición, también tienen la opción de hacer públicos los formularios.
¿Qué debo hacer?
Empieza a planificar el cambio para que la transición se lleve a cabo sin contratiempos en tu organización. Para prepararte de cara al lanzamiento, consulta qué puedes hacer antes y después.
Antes del lanzamiento
Para asegurarte de que los usuarios de los dominios de confianza que tienes configurados puedan seguir respondiendo a los formularios de tu organización, te recomendamos que hagas lo siguiente:
- Tú o el propietario del formulario debéis crear grupos de Google con los usuarios que necesiten acceder a los formularios pertinentes. Una vez implementado este cambio, los propietarios de los formularios deben compartirlos con esos grupos.
- Si tienes licencias de Google Workspace que lo permitan, puedes configurar audiencias objetivo en tus dominios que contengan a los usuarios afectados de los dominios de confianza que tengas configurados. Cuando se haya implementado este cambio, los propietarios de los formularios podrán compartirlos con esas audiencias objetivo.
- Importante: Para crear una audiencia objetivo con usuarios de un dominio de confianza, el administrador debe crear un grupo con todos los usuarios del dominio de confianza. Solo puedes crear audiencias objetivo con usuarios que tengan las siguientes cuentas:
- Business Standard y Business Plus
- Enterprise
- Education Standard y Education Plus
- Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus
- Organizaciones sin ánimo de lucro
- G Suite Business
- Importante: Para crear una audiencia objetivo con usuarios de un dominio de confianza, el administrador debe crear un grupo con todos los usuarios del dominio de confianza. Solo puedes crear audiencias objetivo con usuarios que tengan las siguientes cuentas:
Después de que se hayan actualizado los formularios
Para asegurarte de que los usuarios ajenos a tu dominio puedan responder a los formularios, tu organización debe permitir que se comparta contenido de forma externa. Una vez que se permita, los propietarios de los formularios pueden compartirlos de varias formas:
- Añadiendo usuarios y grupos de Google para permitirles que respondan a los formularios.
- Aplicando audiencias objetivo a los formularios.
- Cuando se asignan formularios a alumnos a través de Google Classroom, Google Classroom añade automáticamente a los alumnos para que puedan responder a los formularios, aunque no pertenezcan al dominio del profesor. Más información sobre cómo invitar a alumnos a tu clase
Preguntas frecuentes
¿Qué ocurre si no hago nada?
Los usuarios de dominios de confianza ya no podrán acceder a formularios ya creados que estén restringidos por dominio. Tu formulario se migrará automáticamente en algún momento después del lanzamiento, pero el propietario deberá compartirlo con un grupo, con personas concretas o con una audiencia objetivo de esos dominios de confianza. De lo contrario, el propietario del formulario deberá actualizarlo manualmente (daremos más información en el futuro) y, a continuación, añadir los usuarios, grupos o audiencias objetivo pertinentes para que puedan responder a ellos.
¿Cómo me aseguro de que los usuarios puedan seguir respondiendo a los formularios de mi dominio?
Los usuarios de dominios de confianza no podrán responder a los formularios que estén restringidos por dominio. Consulta qué pasos puedes seguir para asegurarte de que los usuarios tengan la posibilidad de responder a ellos.
¿Cómo puedo compartir formularios fuera de un dominio?
En el caso de los formularios nuevos: tras el lanzamiento, los propietarios de los formularios podrán compartirlos fuera de su dominio añadiendo usuarios, grupos o audiencias objetivo para que puedan responder a ellos.
En el caso de los formularios ya creados: después del lanzamiento, los propietarios de los formularios deberán asegurarse de que sus formularios están actualizados y, a continuación, añadir a los usuarios, los grupos o las audiencias objetivo para que puedan responderlos.
¿Cómo pueden los propietarios de formularios de mi dominio hacerlos públicos antes del lanzamiento?
Antes del lanzamiento, los propietarios de formularios de tu dominio podrán cambiar el acceso a los formularios para que cualquier persona que tenga el enlace pueda responder a ellos. Más información sobre cómo controlar el acceso a los formularios
Importante: Esto significa que cualquier persona que tenga el enlace al formulario podrá responder, pero es la mejor forma de asegurarse de que los usuarios de los dominios de confianza no pierdan el acceso a los formularios pertinentes.
¿Cómo pueden los propietarios de formularios de mi dominio hacerlos públicos después del lanzamiento?
Después del lanzamiento, los propietarios de formularios de tu dominio podrán cambiar el acceso a los formularios para que cualquier persona que tenga el enlace pueda responder a ellos. Consulta más información sobre cómo compartir un archivo públicamente. Ten en cuenta que este artículo no incluirá información sobre cómo añadir usuarios o grupos que respondan a los formularios hasta después del lanzamiento en el 2024.
¿Puedo obtener una lista de los formularios cuya opción para compartir sea Dominios de confianza? ¿Cómo puedo actualizar la lista de acceso después del lanzamiento?
- Comprueba si tienes algún dominio de confianza configurado en la consola de administración.
- Los propietarios de formularios de tu dominio deberán comprobar todos sus formularios activos para actualizar los usuarios que pueden responder a ellos. Pueden actualizar los formularios manualmente o esperar a que todos se actualicen automáticamente.
- Puedes revisar los eventos de registro de Drive para localizar los formularios activos. Más información sobre los eventos de registro de Drive
- Puedes usar la API de Drive para actualizar la lista de acceso después del lanzamiento. Más información sobre cómo usar la API de Drive para gestionar el uso compartido