Ab der zweiten Jahreshälfte 2024 haben Sie die Möglichkeit, Einzelpersonen oder Gruppen für das Ausfüllen von Formularen festzulegen. Als Folge dieser Einführung ist es Eigentümern von Formularen nicht mehr möglich, Formulare über diese Formulareinstellung an Nutzer in vertrauenswürdigen Domains zu senden bzw. Antworten von ihnen zu erhalten. Informationen dazu, ob in Ihrer Domain vertrauenswürdige Domains aktiviert sind, finden Sie in der Admin-Konsole.
Statt Formulare für vertrauenswürdige Domains insgesamt freizugeben, ermöglichen die neuen Freigabeeinstellungen den Eigentümern von Formularen in Ihren Domains mehr Kontrolle darüber, wer Google-Formulare aufrufen und sie ausfüllen kann. Beispielsweise haben Eigentümer von Formularen damit die Möglichkeit, bestimmte Personen, eine Gruppe von Personen und/oder Zielgruppen aus Ihren vertrauenswürdigen Domains zum Ausfüllen von Formularen hinzuzufügen.
Was ändert sich?
Personen, die Formulare ausfüllen dürfen, können Sie auf die gleiche Weise festlegen, wie Sie derzeit andere Google Drive-Dateien teilen. Sobald die neuen Funktionen verfügbar sind, aktualisieren wir diesen Artikel. Sie erhalten dann weitere Informationen darüber, wie Sie Personen hinzufügen können, die Ihre Formulare ausfüllen dürfen.
Für neue Formulare
Nach der Einführung in der zweiten Jahreshälfte 2024 gibt es nur für neu erstellte Formulare die Möglichkeit, im Detail festzulegen, wer die Formulare ausfüllen kann.
Eigentümer von Formularen können dann jedes neue weitergeleitete Formular für bestimmte Personen, eine Gruppe von Personen oder eine Zielgruppe freigeben.
Für vorhandene Formulare
Nach der Einführung in der zweiten Jahreshälfte 2024 werden wir damit beginnen, Ihre vorhandenen Formulare automatisch auf die neue Version umzustellen. Wenn das Upgrade abgeschlossen ist, können Eigentümer von Formularen diese für bestimmte Personen, eine Gruppe von Personen oder eine Zielgruppe freigeben, sodass Nutzer in vertrauenswürdigen Domains weiterhin vorhandene Formulare ausfüllen können.
Das Upgrade von Formularen auf die neue Version wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach der Einführung (im 2. Halbjahr 2024) und vor dem automatischen Upgrade können Nutzer in Ihren vertrauenswürdigen Domains relevante Formulare nicht mehr ausfüllen und Sie können nur noch Antworten von Nutzern in Ihrer Domain anfordern. Nach der Einführung in der zweiten Jahreshälfte 2024 haben Eigentümer von Formularen aber die Möglichkeit, ihre Formulare manuell zu aktualisieren, anstatt auf das automatische Upgrade zu warten. So können sie bestimmte Personen, Gruppen oder Zielgruppen hinzufügen, die die Formulare ausfüllen dürfen.
Hinweis: Sie erhalten von uns kurz vor dem Einführungszeitpunkt im Jahr 2024 detailliertere Informationen dazu, wie Sie Ihre Formulare manuell aktualisieren.
Wenn die Eigentümer von Formularen kein manuelles Upgrade ausführen und in einer Übergangsphase Nutzern außerhalb der Domain weiterhin die Möglichkeit bieten möchten, ihre Formulare auszufüllen, können sie ihre Formulare veröffentlichen.
Was muss ich tun?
Planen Sie die Umstellung, damit sie für Ihre Organisation reibungslos verläuft. Hier erfahren Sie, welche Maßnahmen Sie vor und nach dem Einführungszeitpunkt dazu ergreifen können.
Vor der Einführung
Damit Nutzer in Ihren konfigurierten vertrauenswürdigen Domains weiterhin die Formulare Ihrer Organisation ausfüllen können, empfehlen wir Folgendes:
- Sie oder der Eigentümer des Formulars sollten Google Groups-Gruppen erstellen, zu denen die Nutzer gehören, die Zugriff auf die relevanten Formulare benötigen. Nach Einführung der Änderung sollten die Eigentümer der Formulare diese für die erstellten Gruppen freigeben.
- Wenn Sie Google Workspace-Lizenzen haben, die dies zulassen, können Sie für Ihre Domains Zielgruppen konfigurieren, die die betreffenden Nutzer aus Ihren vertrauenswürdigen Domains enthalten. Nach der Einführung dieser Änderung können Eigentümer von Formularen ihre Formulare für diese Zielgruppen freigeben.
- Wichtig: Um eine Zielgruppe aus Nutzern in einer vertrauenswürdigen Domain zu erstellen, muss der Administrator eine Gruppe mit allen Nutzern in der jeweiligen vertrauenswürdigen Domain anlegen. Sie können Zielgruppen nur mit Nutzern erstellen, die folgende Konten haben:
- Business Standard und Business Plus
- Enterprise
- Education Standard und Education Plus
- Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus
- Nonprofit-Organisationen
- G Suite Business
- Wichtig: Um eine Zielgruppe aus Nutzern in einer vertrauenswürdigen Domain zu erstellen, muss der Administrator eine Gruppe mit allen Nutzern in der jeweiligen vertrauenswürdigen Domain anlegen. Sie können Zielgruppen nur mit Nutzern erstellen, die folgende Konten haben:
Nach dem Upgrade Ihrer Formulare
Damit Nutzer außerhalb Ihrer Domain Formulare Ihrer Domain ausfüllen können, muss Ihre Organisation die externe Freigabe zulassen. Wenn die externe Freigabe zulässig ist, können Eigentümer von Formularen ihr Formular auf verschiedene Arten freigeben:
- Sie fügen Nutzer und Google Groups-Gruppen als Teilnehmer zum Ausfüllen von Formularen hinzu.
- Sie wenden Zielgruppen auf Formulare an.
- Wenn Schülern oder Studenten Formulare über Google Classroom zugewiesen werden, wird von Google Classroom automatisch die Teilnehmerliste der Schüler oder Studenten den Personen hinzugefügt, die das Formular ausfüllen können, auch wenn sich die Schüler oder Studenten nicht in der Domain der Lehrkraft befinden. Weitere Informationen dazu, wie Sie Schüler/Studenten zu Ihrem Kurs hinzufügen können
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn die Nutzer nichts unternehmen?
Vorhandene Formulare mit Domaineinschränkung sind für Nutzer in vertrauenswürdigen Domains nicht mehr zugänglich. Ihr Formular wird irgendwann nach der Einführung automatisch migriert. Der Eigentümer des Formulars muss es aber dann für eine Gruppe, bestimmte Personen oder eine Zielgruppe aus diesen vertrauenswürdigen Domains freigeben, damit es genutzt werden kann. Alternativ kann der Eigentümer das Formular manuell aktualisieren (Details folgen) und dann die entsprechenden Nutzer, Gruppen oder Zielgruppen zum Ausfüllen des Formulars hinzufügen.
Wie kann ich dafür sorgen, dass Nutzer weiterhin Formulare in meiner Domain ausfüllen können?
Nutzer in vertrauenswürdigen Domains können keine Formulare mit Domaineinschränkung ausfüllen. Wie Sie dafür sorgen, dass Nutzer weiterhin Formulare ausfüllen können, erfahren Sie hier.
Wie kann ich Formulare außerhalb einer Domain freigeben?
Neue Formulare: Nach der Einführung können die Eigentümer von Formularen diese außerhalb ihrer Domain freigeben. Dazu müssen Sie Nutzer, Gruppen oder Zielgruppen entsprechend hinzufügen.
Vorhandene Formulare: Nach der Einführung müssen die Eigentümer von Formularen dafür sorgen, dass das jeweilige Formular aktualisiert wird, und dann Nutzer, Gruppen oder Zielgruppen hinzufügen, die ihre Formulare ausfüllen dürfen.
Wie können Eigentümer von Formularen in meiner Domain ein Formular vor der Einführung veröffentlichen?
Vor der Einführung können Eigentümer von Formularen in Ihrer Domain den Zugriff auf ein Formular so ändern, dass alle Nutzer mit dem Link die Möglichkeit haben, das Formular auszufüllen. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriff steuern und überwachen.
Wichtig: Das bedeutet, dass jeder, der einen Link zum Formular hat, dieses ausfüllen kann. So lässt sich aber am besten verhindern, dass Nutzer in vertrauenswürdigen Domains den Zugriff auf relevante Formulare verlieren.
Wie veröffentlichen Eigentümer von Formularen in meiner Domain diese nach der Einführung?
Nach der Einführung können Eigentümer von Formularen in Ihrer Domain den Zugriff auf ein Formular so ändern, dass alle Nutzer mit dem Link die Möglichkeit haben, das Formular auszufüllen. Weitere Informationen finden Sie unter Dateien öffentlich freigeben. Beachten Sie, dass dieser Artikel keine Informationen zum Hinzufügen von Personen vor der Einführung im Jahr 2024 enthält.
Kann ich eine Liste mit Formularen abrufen, die vertrauenswürdige Domains als Freigabeziel verwenden? Wie aktualisiere ich die Zugriffsliste nach der Einführung?
- Prüfen Sie, ob in der Admin-Konsole konfigurierte vertrauenswürdige Domains vorhanden sind.
- Eigentümer von Formularen in Ihrer Domain müssen alle ihre aktiven Formulare prüfen, um neu festzulegen, welche Nutzer sie ausfüllen können. Sie haben die Möglichkeit, die Formulare entweder manuell zu aktualisieren oder zu warten, bis alle Formulare automatisch umgestellt werden.
- Sie können in den Drive-Protokollereignissen nach aktiven Formularen suchen. Weitere Informationen finden Sie unter Drive-Protokollereignisse.
- Sie können mit der Drive API die Zugriffsliste nach der Einführung aktualisieren. Weitere Informationen über die Verwendung der Drive API zur Verwaltung der Freigabe finden Sie unter Dateien, Ordner und Ablagen freigeben.