Définir les autorisations de partage des utilisateurs de Data Studio

En tant qu'administrateur Google Workspace ou Cloud Identity, vous pouvez contrôler la façon dont les utilisateurs de votre organisation partagent des éléments Data Studio. Cela vous permet de sécuriser l'utilisation de Data Studio conformément aux règles de votre organisation.

Avant de commencer (facultatif)

Si vous souhaitez définir des autorisations par département ou par domaine

Cette fonctionnalité est disponible dans les éditions G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, G Suite Essentials, G Suite Business, G Suite for Education et G Suite pour les associations. Comparer les éditions

Les propriétaires d'éléments peuvent les partager en fonction des autorisations que vous définissez pour leur unité organisationnelle ou leur groupe. En général, vous choisissez les autorisations pour des unités organisationnelles ou votre domaine. Ensuite, vous pouvez personnaliser les autorisations des groupes d'utilisateurs au sein des unités organisationnelles ou entre elles.

  1. Ajoutez une unité organisationnelle pour chaque département ou domaine. Pour connaître la procédure à suivre, consultez l'article Ajouter une unité organisationnelle.
  2. Déplacez les comptes utilisateur vers vos unités organisationnelles. Pour connaître la procédure à suivre, consultez l'article Placer des comptes utilisateur dans une autre unité organisationnelle.
  3. Définissez des autorisations de partage pour chaque unité organisationnelle à l'aide des instructions ci-dessous.
  4. (Facultatif) Définissez l'autorisation de partage pour les groupes.

Si des propriétaires d'éléments changent d'unité organisationnelle ou de groupe, ou si la propriété d'un élément est transférée à une personne qui fait partie d'une autre unité organisationnelle ou d'un autre groupe, les autorisations de partage de l'élément sont celles de la nouvelle unité organisationnelle ou du nouveau groupe. Si vous modifiez la priorité des groupes, vous pouvez également modifier les autorisations de partage du propriétaire d'un élément. En savoir plus sur les groupes

Les utilisateurs ne peuvent en aucun cas contourner les autorisations de partage définies pour les propriétaires d'éléments. Ces paramètres de partage prévalent même si ceux en vigueur dans leur unité organisationnelle ou groupe sont moins stricts.

Définir des autorisations de partage

Par défaut, les éléments détenus par les utilisateurs de votre unité organisationnelle peuvent être partagés avec tout le monde. Vous pouvez définir des paramètres de partage plus restreints à l'aide des options ci-dessous.

Restreindre le partage en dehors de votre organisation

Vous pouvez empêcher les utilisateurs de partager ou de recevoir des éléments Data Studio en dehors de votre organisation :

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis Google Workspace puis Drive et Docs.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.

    Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Standard et Business Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade et Education Plus, G Suite Business, Google Workspace for Nonprofits, Essentials.  Comparer votre édition

  5. Sous Partage en dehors de votre organisation, désactivez le partage et sélectionnez les options requises :
    Option Description
    DÉSACTIVÉ

    Empêche les utilisateurs de partager des éléments Data Studio avec des personnes extérieures à votre organisation via des invitations, des liens et des pièces jointes à des e-mails.

    Autoriser les utilisateurs de votre organisation à accéder aux éléments créés à l'extérieur de votre organisation

    (Facultatif) Si cette case est décochée, les utilisateurs ne peuvent pas effectuer l'action suivante :

    • Ouvrir des éléments partagés avec eux par des personnes appartenant à des domaines non approuvés

    Si vous cochez cette case, les utilisateurs pourront ouvrir les éléments externes partagés avec votre organisation, mais ils ne pourront les partager qu'au sein de votre organisation.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant ce délai, les anciens et nouveaux paramètres peuvent s'appliquer par intermittence.

Restreindre le partage en dehors des domaines de confiance

Cette fonctionnalité est disponible dans les éditions G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, G Suite Essentials, G Suite Business, G Suite for Education et G Suite pour les associations. Comparer les éditions

Vous pouvez limiter le partage de fichiers aux domaines de confiance uniquement. Pour être approuvés, les domaines doivent être des domaines Google Workspace.

Clients Cloud Identity : si votre organisation dispose d'une combinaison de licences Cloud Identity et Google Workspace pour ses utilisateurs, la configuration des domaines de confiance pour les utilisateurs Google Workspace s'applique également aux utilisateurs disposant de licences Cloud Identity.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis Google Workspace puis Drive et Docs.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.

    Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Standard et Business Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade et Education Plus, G Suite Business, Google Workspace for Nonprofits, Essentials.  Comparer votre édition

    1. Sous Partage en dehors de votre organisation, activez les domaines de confiance et sélectionnez les options requises :
      Option Description
      Domaines de confiance ACTIVÉS

      Permet aux utilisateurs de l'unité organisationnelle ou du groupe spécifiés de partager des éléments avec les utilisateurs des domaines Google Workspace externes de confiance.

      Autoriser les utilisateurs de votre organisation à accéder aux éléments créés à l'extérieur des domaines autorisés

      (Facultatif) Permet aux utilisateurs d'effectuer les opérations suivantes :

      • Afficher ou modifier des éléments partagés avec eux par des personnes appartenant à des domaines non approuvés

      Si vous décochez cette case, les utilisateurs ne pourront accéder aux éléments que s'ils sont partagés par des personnes appartenant à des domaines de confiance.

  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Ajoutez des domaines Google Workspace de confiance à la liste des domaines approuvés. Cette liste est automatiquement disponible pour toutes les unités organisationnelles et tous les groupes de votre organisation.

La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant ce délai, les anciens et nouveaux paramètres peuvent s'appliquer par intermittence.

Autoriser le partage avec des utilisateurs spécifiques en dehors de votre organisation

Vous pouvez autoriser les utilisateurs à inviter des personnes extérieures à votre organisation à accéder aux éléments partagés.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis Google Workspace puis Drive et Docs.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.

    Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Standard et Business Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade et Education Plus, G Suite Business, Google Workspace for Nonprofits, Essentials.  Comparer votre édition

  5. Sous Partage en dehors de votre organisation, activez le partage externe :

    Option Description
    PARTAGE EXTERNE ACTIVÉ Permet aux utilisateurs d'inviter des personnes externes à votre organisation à consulter ou modifier des éléments partagés.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant ce délai, les anciens et nouveaux paramètres peuvent s'appliquer par intermittence.

Autoriser le partage avec tous les internautes

Vous pouvez autoriser les utilisateurs à rendre des éléments Data Studio publics sur le Web.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis Google Workspace puis Drive et Docs.
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Pour appliquer le paramètre à tous les utilisateurs, vérifiez que l'unité organisationnelle racine est sélectionnée. Sinon, sélectionnez une unité organisationnelle enfant ou un groupe de configuration.

    Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Standard et Business Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade et Education Plus, G Suite Business, Google Workspace for Nonprofits, Essentials.  Comparer votre édition

  5. Sous Partage en dehors de votre organisation, activez le partage public :

    Option Description
    PARTAGE PUBLIC ACTIVÉ Permet aux utilisateurs de sélectionner des paramètres de partage qui rendent les fichiers visibles à tous les internautes en tant que fichiers publics ou non répertoriés. En savoir plus sur les personnes avec lesquelles vous pouvez partager des liens
  6. Cliquez sur Enregistrer.

La prise en compte des modifications peut prendre jusqu'à 24 heures. Pendant ce délai, les anciens et nouveaux paramètres peuvent s'appliquer par intermittence.

Vérifier les modifications

Il est préférable d'attendre 24 heures avant de vérifier que les modifications apportées aux paramètres de partage ont été prises en compte. Pendant ce délai, les anciens et nouveaux paramètres peuvent être appliqués indifféremment.

Conséquences de la résiliation de votre abonnement Google Workspace

Si vous résiliez votre abonnement Google Workspace, vos rapports Data Studio resteront disponibles. Tant que vous conservez votre compte Cloud Identity, les restrictions de partage restent inchangées.

Si vous résiliez votre abonnement Workspace Essentials alors que l'adresse e-mail de votre compte est validée, et que vous choisissez de supprimer des utilisateurs en sélectionnant "Autoriser les utilisateurs à conserver leurs données et supprimer le compte de mon organisation", toutes les restrictions de partage au niveau de l'organisation que vous avez créées dans la console d'administration Google seront rétablies.

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