ตรวจสอบการแชร์ไฟล์

ในฐานะผู้ดูแลระบบ G Suite คุณอาจต้องการค้นหาเอกสารที่มีความละเอียดอ่อนที่มีการแชร์กับภายนอกหรือแชร์กันในวงกว้างเกินไป

โปรดทำตามวิธีการในบทความนี้เพื่อตรวจสอบไฟล์ที่แชร์กับภายนอกโดยผู้ใช้คนหนึ่งขององค์กร

1. เริ่มต้นการตรวจสอบ
  1. ลงชื่อเข้าใช้เพื่อใช้งานเครื่องมือตรวจสอบ
  2. คลิกเหตุการณ์ในบันทึกของไดรฟ์จากเมนูแหล่งข้อมูล
  3. คลิกเพิ่มเงื่อนไข
  4. คลิกเปลี่ยนการเปิดเผยจากเมนูเงื่อนไข
  5. ตั้งเงื่อนไขเป็นภายนอก
  6. คลิกเพิ่มเงื่อนไข
  7. คลิกผู้ดำเนินการจากเมนูเงื่อนไข
  8. ป้อนชื่อผู้ใช้ที่แชร์ไฟล์ลงในช่องผู้ใช้ เช่น user@example.com 
  9. คลิกเพิ่มเงื่อนไข
  10. คลิกวันที่จากเมนูเงื่อนไข
  11. เปลี่ยนเงื่อนไขเป็นหลังจาก
  12. ป้อนวันที่และเวลาที่น่าจะมีการแชร์ไฟล์กับภายนอกเป็นครั้งแรกลงในช่องวันที่
  13. คลิกค้นหา
2. ดูและส่งออกผลการค้นหา

หลังจากทำขั้นตอนข้างต้นเสร็จแล้ว ผลการค้นหาจะแสดงในตารางที่ด้านล่างของหน้า โดยตารางจะแสดงวันที่และเวลาที่มีการแชร์ไฟล์กับภายนอก รหัสเอกสาร ประเภทเอกสาร การเปิดเผย ชื่อ ประเภทเหตุการณ์ (เช่น เปลี่ยนการเข้าถึงของผู้ใช้ ) ชื่อผู้ใช้ของผู้ดำเนินการ และเจ้าของเอกสาร

(ผู้ดำเนินการคือผู้ใช้ที่เปลี่ยนการเปิดเผยเอกสารในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง)

หากต้องการบันทึกผลการค้นหาไว้ในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของฉัน ให้คลิกปุ่ม "ส่งออก" file_download_grey600_24dp.png ที่ด้านบนของตาราง 

โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมในหัวข้อดูผลการค้นหาในเครื่องมือตรวจสอบ

ข้อมูลนี้มีประโยชน์ไหม
เราจะปรับปรุงได้อย่างไร