Dateifreigabe überprüfen

Sie sind Administrator und möchten nach einem vertraulichen Dokument suchen, das extern oder für zu viele Personen freigegeben wurde?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Dateien finden, die von einem bestimmten Nutzer in Ihrer Organisation extern freigegeben wurde.

Hinweis: Einige Funktionen des Sicherheits-Prüftools, z. B. im Hinblick auf Gmail- und Google Drive-Daten, sind in der Cloud Identity Premiumversion oder in Enterprise Standard nicht verfügbar. Weitere Informationen

Ihr Zugriff auf das Sicherheits-Prüftool

• Unterstützte Versionen für das Sicherheits-Prüftool sind Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus und Enterprise Essentials Plus.
• Administratoren mit der Cloud Identity Premiumversion, Frontline Standard, Enterprise Standard und Education Standard können das Prüftool ebenfalls verwenden, allerdings nur für einen Teil der Datenquellen.
• Ob Sie im Prüftool eine Suche ausführen können, hängt von Ihrer Google-Version, Ihren Administratorberechtigungen und der Datenquelle ab. Wenn Sie im Prüftool nicht nach einer bestimmten Datenquelle suchen können, verwenden Sie stattdessen die Seite „Audit und Prüfung“. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Verbesserte Audit- und Prüfungsmöglichkeiten.
• Hinweis: Sie können im Prüftool eine Suche für alle Nutzer ausführen, unabhängig von ihrer Google-Version.

Dateifreigabe überprüfen

1. Prüfung beginnen

1. Melden Sie sich im Prüftool an.
2. Klicken Sie im Menü Datenquelle auf Drive-Protokollereignisse.
3. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen.
4. Klicken Sie im Menü Bedingung auf Sichtbarkeit ändern.
5. Achten Sie darauf, dass die Bedingung auf Extern festgelegt ist.
6. Klicken Sie auf BEDINGUNG HINZUFÜGEN.
7. Klicken Sie im Menü Bedingung auf Akteur.
8. Geben Sie in das Feld Nutzer den Namen des Nutzers ein, der die Datei freigegeben hat, z. B. [e-mail]. 
9. Klicken Sie auf BEDINGUNG HINZUFÜGEN.
10. Klicken Sie im Menü Bedingung auf Datum.
11. Ändern Sie die Bedingung in Nach.
12. Geben Sie in das Feld Datum das frühestmögliche Datum und die Uhrzeit für die Dateifreigabe ein.
13. Klicken Sie auf SUCHEN.

2. Suchergebnisse aufrufen und exportieren

Nachdem Sie die Schritte oben abgeschlossen haben, werden die Suchergebnisse unten auf der Seite in einer Tabelle angezeigt. Dort finden Sie folgende Angaben: das Datum und die Uhrzeit der externen Dateifreigabe, die Dokument-ID, den Dokumenttyp, die Sichtbarkeit, den Titel, den Ereignistyp (z. B. Nutzerzugriff ändern), den Nutzernamen des Akteurs und den Eigentümer des Dokuments.

Der Akteur ist der Nutzer, der die Sichtbarkeit des Dokuments geändert hat.

Wenn Sie die Suchergebnisse im Ordner „Meine Ablage“ speichern möchten, klicken Sie oben in der Tabelle auf Alle exportieren. 

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Suchergebnisse im Prüftool aufrufen.