Groepen uitnodigen voor agenda-afspraken

Via Google Groepen kun je snel veel mensen in één keer uitnodigen voor een afspraak. Als je groepen uitnodigt, kun je maximaal 100.000 gasten hebben.  

Een groep uitnodigen voor een afspraak 

Belangrijk: Google Agenda beperkt het aantal uitnodigingen dat je kunt sturen tot een maximum van 100-300 gasten om spam te voorkomen.

Huidige leden van een groep kunnen een afspraak bekijken in hun agenda. 

  1. Ga naar Google Agenda.
  2. Voer het e-mailadres van een groep in op dezelfde manier als je andere gasten toevoegt

Tip: Als je het toegangsniveau 'Leden weergeven' voor een groep hebt en een groepsafspraak maakt, krijgt elk lid een e-mail met een uitnodiging.

Als je geen rechten voor 'Leden weergeven' hebt, ontvangt de groep een uitnodiging. Als je de afspraak wilt weergeven in de agenda van een gebruiker, moet elke gebruiker de uitnodiging accepteren vanuit de uitnodigingsmail.

Antwoorden bekijken

Je kunt de reacties in de groep bekijken als je:

  • de organisator van de afspraak bent,
  • bewerkingsrechten voor de afspraak hebt.
  1. Ga naar Google Agenda.
  2. Klik naast de groep Groep op de pijl Verzenden om de antwoorden te bekijken.
    • Als het groepsicoon en de pijl niet worden weergegeven, heb je geen toestemming om de ledenlijst van de groep te bekijken.

Voor geplande afspraken komt de gastenlijst overeen met het groepslidmaatschap. Dit wordt niet gewijzigd nadat een afspraak is afgelopen. Als er meer dan 200 gasten zijn uitgenodigd voor de afspraak, duurt het 24 uur voordat lidmaatschapswijzigingen van kracht worden.

Terugkerende afspraken

Als je een terugkerende afspraak wilt maken, wordt de gastenlijst geüpdatet op basis van wijzigingen in de groep. Als nieuwe groepsleden e-mailmeldingen hebben ingeschakeld, krijgen ze een e-mailmelding voor alle toekomstige terugkerende afspraken.

Als je vóór augustus 2017 een terugkerende afspraak hebt gemaakt: annuleer de afspraak en maak deze opnieuw om ervoor te zorgen dat je gastenlijst in Agenda in de toekomst blijft overeenkomen met het groepslidmaatschap. 

Reactielijst voor groepen met meer dan 200 leden bekijken en exporteren

Belangrijk: Je hebt bewerkingsrechten voor een afspraak van 200 mensen of meer nodig om deze stappen te volgen.

Als je een afspraak voor grote groepen maakt, kun je reacties, e-mailadressen en eventuele toegevoegde notities van gasten bekijken en downloaden. Afspraken voor grote groepen kunnen niet worden overgedragen aan een andere eigenaar of verplaatst naar een andere agenda.

  1. Open op je computer de afspraak in de oorspronkelijke agenda waarin de afspraak is gemaakt.
  2. Selecteer Gastreacties exporteren naar Spreadsheets. Google Spreadsheets maakt een lijst van de meest recente reacties. 
  3. Herhaal stap 2 hierboven om de informatie te updaten. Bij het exporteren wordt een nieuw tabblad aan het begin van de oorspronkelijke spreadsheet gemaakt met de meest actuele informatie.

Opmerking: Je kunt alleen de reactiestatus zien van leden van groepen die je mag bekijken.

Problemen oplossen

Ik kan niet reageren met Ja, Misschien of Nee en de afspraak is niet toegevoegd aan mijn agenda

Als je niet kunt reageren door op links in de uitnodiging te klikken, betekent dit dat de organisator geen rechten heeft om de leden van de groep te bekijken.

Als je de afspraak wilt toevoegen aan je agenda, moet je op Toevoegen aan agenda klikken in het bovenste gedeelte van de uitnodiging. De organisator van de afspraak ontvangt geen reactie.
Ik kan groepsleden in een afspraak, of hun reacties, niet bekijken
Dit betekent dat je geen rechten hebt (of dat de organisator geen rechten heeft) om groepsleden te bekijken of dat de groep in totaal meer dan 200 gasten bevat. Bekijk hierboven meer informatie over hoe dit wordt geteld. 
Ik kan de afspraak niet aanpassen of meer mensen uitnodigen voor de afspraak
Gasten kunnen de afspraak niet aanpassen of meer mensen uitnodigen. Neem contact op met de maker van de afspraak om bewerkingsrechten te krijgen.
Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?