הזמנת קבוצות לאירועים ביומן

תוכלו להשתמש בקבוצות Google כדי להזמין לאירוע הרבה אנשים בבת אחת. כשמשתמשים בקבוצות, אפשר להזמין עד 100,000 אורחים.  

הזמנת קבוצה לאירוע

חשוב לדעת: כדי למנוע ספאם, מספר ההזמנות שניתן לשלוח באמצעות יומן Google לאורחים חיצוניים מוגבל. המגבלה משתנה בהתאם לפעולה, אבל בדרך כלל היא בין 100-300 אורחים.

כשמזמינים קבוצה לאירוע, הוא יופיע ביומן של חברי הקבוצה. האירוע גם יופיע ביומן של מי שיצטרף לקבוצה מאוחר יותר.אם מישהו יעזוב את הקבוצה, האירוע יוסר מהיומן שלו.

  1. במחשב, מזינים את כתובת האימייל של הקבוצה באותה דרך שבה מוסיפים אורחים.
  2. כדי לבדוק את התשובות של חברי הקבוצה ברשימת האורחים, לוחצים על סמל החץ חץ ימינה שליד סמל הקבוצה אנשים.
  3. אם סמל הקבוצה או סמל החץ לא מוצגים, אין לכם הרשאה לראות את הרשימה של חברי הקבוצה.
טיפ: אם יש לכם את ההרשאה "הצגת החברים" בקבוצה מסוימת ב-Google ותזמינו אותה לאירוע שיצרתם, כל אחד מחברי הקבוצה יקבל הזמנה אישית באימייל לאירוע.

הצגת התשובות

אם אתם המארגנים של האירוע, או אם יש לכם הרשאת עריכה לאירוע, תוכלו לבדוק את התשובות של חברי הקבוצה.

באירועים עתידיים, רשימת האורחים תתעדכן בהתאם לשינויים בחברי הקבוצה, אבל היא לא תשתנה אחרי שהאירוע יחלוף. אם לאירוע הוזמנו יותר מ-200 אורחים, שינויים בחברי הקבוצה יעודכנו ברשימת האורחים תוך 24 שעות.

אירועים חוזרים

כשתיצרו אירוע חוזר חדש, רשימת האורחים תתעדכן בהתאם לשינויים בקבוצה. אם חברי הקבוצה החדשים בחרו לקבל עדכונים באימייל, תישלח להם הודעה באימייל על כל האירועים החוזרים העתידיים.

אם יצרתם אירוע חוזר לפני אוגוסט 2017: כדי לוודא שרשימת האורחים ביומן Google תמשיך להתעדכן בהתאם לשינויים שיהיו בחברי הקבוצה, בטלו את האירוע וצרו אותו מחדש.

הצגה וייצוא של רשימת התשובות להזמנות בקבוצות המכילות יותר מ-200 אנשים

חשוב לדעת: אם הקבוצה מכילה יותר מ-200 חברים, תצטרכו הרשאת עריכה כדי לבצע את הפעולות הבאות.

כשיוצרים אירוע לקבוצות גדולות, אפשר לייצא רשימה עם התשובות להזמנות, כתובות האימייל של האורחים וכל ההערות שנוספו.אי אפשר להעביר אירועים לקבוצות גדולות לבעלים או ליומן אחר.

  1. במחשב, פותחים את האירוע ביומן המקורי שבו הוא נוצר.
  2. לוחצים על ייצוא התשובות של האורחים ל-Sheets. תיווצר רשימה ב-Google Sheets עם התשובות העדכניות של האורחים.
  3. כדי לעדכן אותה בהמשך, תוכלו לחזור על שלב 2. תיווצר כרטיסייה חדשה בתחילת הגיליון המקורי עם המידע העדכני ביותר.

חשוב לדעת: תוכלו לבדוק את התשובות להזמנות רק אם יש לכם הרשאה לראות מי חבר בקבוצה.

פתרון בעיות

אין לי אפשרות לענות 'כן', 'לא' או 'אולי' והאירוע לא נוסף ליומן שלי

אם אתם לא מצליחים ללחוץ על הקישורים שבהזמנה כדי לענות אם תשתתפו באירוע, למארגן האירוע אין הרשאה לראות מי חבר בקבוצה.

כדי להוסיף את האירוע ליומן שלכם, תצטרכו ללחוץ על הקישור הוספה ליומן בראש ההזמנה. מארגן האירוע לא יקבל את התשובה שלכם להזמנה.
אני לא רואה את חברי הקבוצה באירוע או את התשובות שלהם להזמנה
אם אתם לא רואים את חברי הקבוצה באירוע או את התשובות שלהם להזמנה, לכם או למארגן האירוע אין הרשאה לראות מי חבר בקבוצה, או שבקבוצה יש יותר מ-200 חברים. תוכלו לקרוא למעלה איך מייצאים את רשימת האורחים.
אין לי אפשרות לשנות את האירוע או להזמין אליו אורחים נוספים
אורחים לא יכולים לשנות את האירוע או להזמין אורחים נוספים. עם זאת, תוכלו לבקש מיוצר האירוע שייתן לכם הרשאת עריכה.