הזמנת קבוצות לאירועים ביומן

תוכלו להשתמש בקבוצות Google כדי להזמין לאירוע הרבה אנשים בבת אחת. כשמשתמשים בקבוצות, אפשר להזמין עד 100,000 אורחים.  

איך מזמינים קבוצה לאירוע? 

חשוב לדעת: כדי למנוע ספאם, יכול להיות שמספר ההזמנות שאפשר לשלוח באמצעות יומן Google יוגבל בהתאם לסוג החשבון. כאן תוכלו לקרוא את כללי השימוש ביומן Google

כשמזמינים קבוצה לאירוע, הוא מופיע ביומן של מי שחבר בה כרגע.

1. נכנסים ליומן Google.
2. מזינים את כתובת האימייל של הקבוצה באותה דרך שבה מוסיפים משתתפים.

טיפים:

• אם יש לכם את ההרשאה 'הצגת חברי הקבוצה' בקבוצה מסוימת ותזמינו אותה לאירוע שיצרתם, כל אחד מחברי הקבוצה יקבל הזמנה אישית באימייל לאירוע.
• אם אין לכם את ההרשאה 'הצגת חברי הקבוצה', ההזמנה תישלח לקבוצה. כל מוזמן יצטרך לאשר את ההזמנה באימייל כדי שהאירוע יופיע ביומן שלו.
• אם תזמינו קבוצה גדולה לאירוע, תראו בפרטי האירוע שההזמנה עדיין נשלחת עד שכל משתתף יוזמן.

הצגת התשובות

מי יכול לראות את אישורי ההשתתפות של חברי הקבוצה?

• מארגן האירוע
• מי שיש לו הרשאות עריכה לאירוע

1. נכנסים ליומן Google.
2. כדי לבדוק את התשובות, לוחצים על סמל החץ שליד סמל הקבוצה .
   • אם סמל הקבוצה או סמל החץ לא מוצגים, אין לכם הרשאה לראות את הרשימה של חברי הקבוצה.

אם יהיה שינוי ברשימת חברי הקבוצה, רשימת המשתתפים תתעדכן באירועים עתידיים. היא לא תתעדכן באירועים שכבר הסתיימו. אם לאירוע הוזמנו יותר מ-200 משתתפים, שינויים ברשימת חברי הקבוצה יעודכנו ברשימת המשתתפים תוך 24 שעות.

אירועים חוזרים

כשתיצרו אירוע חוזר חדש, רשימת האורחים תתעדכן בהתאם לשינויים בקבוצה. אם חברי הקבוצה החדשים בחרו לקבל עדכונים באימייל, תישלח להם הודעה באימייל על כל האירועים החוזרים העתידיים.

רוצים לדעת איך משביתים את קבלת העדכונים באימייל על אירועים חדשים?

אם יצרתם אירוע חוזר לפני אוגוסט 2017: כדי לוודא שרשימת האורחים ביומן Google תמשיך להתעדכן בהתאם לשינויים שיהיו בחברי הקבוצה, בטלו את האירוע וצרו אותו מחדש.

הצגה וייצוא של רשימת התשובות להזמנות בקבוצות המכילות יותר מ-200 אנשים

חשוב לדעת: אם הקבוצה מכילה יותר מ-200 חברים, תצטרכו הרשאת עריכה כדי לבצע את הפעולות הבאות.

כשיוצרים אירוע לקבוצות גדולות, אפשר לייצא רשימה עם התשובות להזמנות, כתובות האימייל של האורחים וכל ההערות שנוספו. אי אפשר להעביר אירועים שמיועדים לקבוצות גדולות לבעלים או ליומנים אחרים.

1. פותחים במחשב את האירוע ביומן המקורי שבו הוא נוצר.
2. לוחצים על ייצוא התשובות של האורחים ל-Sheets. תיווצר רשימה ב-Google Sheets עם התשובות העדכניות של האורחים.
3. כדי לעדכן אותה בהמשך, תוכלו לחזור על שלב 2. תיווצר כרטיסייה חדשה בתחילת הגיליון המקורי עם המידע העדכני ביותר.

חשוב לדעת: תוכלו לבדוק את התשובות להזמנות רק אם יש לכם הרשאה לראות מי חבר בקבוצה.

פתרון בעיות

אין לי אפשרות לענות 'כן', 'לא' או 'אולי' והאירוע לא נוסף ליומן שלי

אם אתם לא מצליחים ללחוץ על הקישורים שבהזמנה כדי לענות אם תשתתפו באירוע, למארגן האירוע אין הרשאה לראות מי חבר בקבוצה.

כדי להוסיף את האירוע ליומן שלכם, תצטרכו ללחוץ על הקישור הוספה ליומן בראש ההזמנה. מארגן האירוע לא יקבל את התשובה שלכם להזמנה.

אני לא רואה את חברי הקבוצה באירוע או את התשובות שלהם להזמנה

אם אתם לא רואים את חברי הקבוצה באירוע או את התשובות שלהם להזמנה, לכם או למארגן האירוע אין הרשאה לראות מי חבר בקבוצה, או שבקבוצה יש יותר מ-200 חברים. תוכלו לקרוא למעלה איך מייצאים את רשימת האורחים.

אין לי אפשרות לשנות את האירוע או להזמין אליו אורחים נוספים

אורחים לא יכולים לשנות את האירוע או להזמין אורחים נוספים. עם זאת, תוכלו לבקש מיוצר האירוע שייתן לכם הרשאת עריכה.