Cómo invitar a grupos a los eventos del calendario

Para invitar a muchas personas a la vez a un evento de forma rápida, puedes usar los Grupos. Ten en cuenta que si invitas a grupos, pueden participar hasta 100,000 personas.  

Cómo invitar a un grupo a un evento 

Tanto los miembros del grupo como las personas que se unan a él más tarde verán el evento en su calendario. A los que abandonen el grupo se les quitará el evento del calendario.

  1. En tu computadora, ingresa la dirección de correo electrónico del grupo como lo harías para agregar a un invitado.
  2. Para ver las respuestas de los miembros del grupo en la lista de invitados, haz clic en la flecha Flecha hacia derecha que aparece junto al grupo Personas.
  3. Si no ves el ícono de grupo y la flecha, significa que no tienes permiso para ver la lista de miembros del grupo.

Nota: Para evitar el correo no deseado, el Calendario de Google limita el número de invitaciones que pueden enviarse a usuarios externos. Este límite varía según la acción y generalmente está entre 100 y 300 invitados.

Cómo ver las respuestas

Si eres el organizador del evento o tienes derechos de edición sobre él, podrás ver las respuestas de los miembros del grupo. 

La lista de invitados se actualizará con los miembros del grupo para eventos próximos, pero no cambiará después de un evento. Si tu evento tiene más de 200 invitados, los cambios en la cantidad de miembros del grupo tardarán 24 horas en aplicarse.

Eventos recurrentes

Si creas un nuevo evento recurrente, se actualizará la lista de invitados con los cambios que se produzcan en el grupo. 

Si creaste un evento recurrente antes de agosto de 2017: Para asegurarte de que se actualice la lista de invitados del Calendario con los cambios que se produzcan entre los miembros del grupo, cancela el evento y vuelve a crearlo. 

Cómo ver y exportar la lista de confirmación de asistencia para grupos de más de 200 miembros

Si creas un evento para grupos grandes, puedes ver y descargar las respuestas de los invitados, las direcciones de correo electrónico y las notas agregadas. No se pueden transferir estos eventos a otro propietario ni mover a un calendario diferente

Para seguir estos pasos, necesitarás tener derechos de edición en un evento de 200 personas o más.

  1. En la computadora, abre el evento en el calendario original donde se creó.
  2. Selecciona Exportar las respuestas de los invitados a Hojas de cálculo. A partir de la lista de confirmación de asistencia más reciente, Hojas de cálculo de Google creará otra. 
  3. Para actualizar la información, repite el paso 2. Cuando se exporte, aparecerá una nueva pestaña al comienzo de la Hoja de cálculo original con la información más actualizada. 

Nota: Solo verás el estado de confirmación de asistencia de los miembros de grupos que tengas permisos para ver.

Solución de problemas

No puedo responder Sí, Tal vez o No y no se agregó el evento a mi calendario

Si no puedes responder cuando haces clic en los vínculos de la invitación, significa que el organizador del evento no tiene permiso para ver a los miembros del grupo.

En ese caso, para agregar el evento al calendario, debes hacer clic en Agregar al calendario, en la parte superior de la invitación. Ten en cuenta que el organizador del evento no recibirá ninguna confirmación de asistencia.

No puedo ver a los miembros del grupo ni sus respuestas en un evento

Esto significa que ni tú ni el organizador tienen permiso para ver a los miembros del grupo o que el grupo tiene más de 200 invitados. Lee más arriba para descubrir cómo se cuentan los invitados. 

No puedo modificar el evento ni invitar a más personas

Los invitados no pueden modificar el evento ni invitar a más personas. Si deseas permisos para editar, consúltalo con el creador del evento.