חשוב לדעת: כדי להוסיף חדרי ישיבות או משאבים אחרים לאירועים, צריך חשבון של מוסד לימודים או של מקום עבודה. איך מוסיפים חדרים לאירועים?
כשאתם מבקשים להזמין חדר ישיבות לאירוע ביומן Google, לפעמים הבקשה שלכם נדחית מסיבה כלשהי. הדחייה יכולה להגיע מייד או בשלב מאוחר יותר.
כדאי לדעת:
- כשהבקשה להזמנת חדר ישיבות נדחית, למארגן האירוע נשלח אימייל. למשתתפים לא נשלח אימייל, אבל הם יכולים לראות את הסטטוס של הזמנת החדר באירוע עצמו.
- אם האירוע הוא ביומן משני, לאף אחד לא נשלח אימייל, אבל אפשר לבדוק באירוע אם בקשת ההזמנה אושרה או נדחתה.
- אם אתם מעדכנים אירוע שהוזמן אליו חדר ורוצים לשנות את השעה, כדאי לבדוק אם החדר פנוי בשעה החדשה או להזמין חדר אחר.
- אם אתם משנים את שעת האירוע, החדר משוחרר בשעה המקורית ונעשים ניסיונות אוטומטיים להזמין אותו שוב לשעה החדשה. הזמנה מחדש אוטומטית עלולה להיכשל מאותן סיבות כמו הזמנת חדר חדש.
- בחלק מהחשבונות של מוסד לימודים או מקום עבודה, האדמין יכול להפעיל הגדרה שקובעת שחדרים דומים יוזמנו אוטומטית אם הבקשה להזמנת החדר נדחית.
- באירועים עם פחות מ-20 משתתפים, פרטי החדר החדש יישלחו באימייל למארגן האירוע ולמשתתפים.
- באירועים עם יותר מ-20 משתתפים, פרטי החדר החדש יישלחו באימייל רק למארגן וליוצר האירוע.
מה הסיבות לכך שהבקשה להזמנת החדר נדחתה
החדר לא פנוי בשעה המבוקשתאם החדר כבר הוזמן לאירוע אחר באותה שעה, הבקשה להזמנת החדר נדחית מיידית. הבקשות להזמנת חדרים לאירועים יכולות להידחות במקרים הבאים:
- המשתמש שינה את השעה של אירוע שהוזמן אליו חדר, והחדר לא פנוי בשעה החדשה.
- משתמש אחר מנסה להזמין את החדר לאירוע אחר באותה שעה.
במקרה של אירועים חוזרים, כדאי לוודא שהחדר פנוי לפחות לחצי מהאירועים, ואם הוא לא פנוי, שהוא לא פנוי פחות מ-8 פעמים.
כדאי לדעת: כדי שזה לא יקרה, כשאתם עורכים אירוע חוזר, אפשר ללחוץ על חדרים לאירועים עתידיים בקטע "חדרים".
אם האדמין הפעיל את ההגדרה לשחרור חדרים, וכל המוזמנים מלבד אחד דוחים את ההזמנה לאירוע, החדר משוחרר אוטומטית. איך האדמין יכול לשחרר חדרי ישיבות שלא בשימוש ביומן?
אם לא דחיתם את ההזמנה לאירוע, הוא יהיה מודגש. ההדגשה תיעלם אם:
- מוזמן אחר ישנה את אישור ההשתתפות שלו ל"אולי" או "כן".
- יתווסף מוזמן חדש.
אם אין לכם הרשאה, החדר מופיע כלא פנוי ברשימת החדרים.
הבקשה להזמנת החדר תידחה אם:
- תשנו את שעת האירוע אחרי שהאדמין של החדר הסיר את ההרשאה שלכם.
- משתתף בלי הרשאה להזמין את החדר ישנה את שעת האירוע.
אם אתם צריכים להזמין את החדר, אתם יכולים לבקש מהאדמין שלכם:
- לשנות את הרשאות השיתוף של החדר לאפשרות "לראות את כל הפרטים של האירועים".
- לתת לכם הרשאה להזמין את החדר.
מנהלי משאבים יכולים להסיר הזמנת חדר גם אם המארגן או המשתתפים לא שינו את האירוע. למנהלי המשאבים יש את ההרשאות הבאות:
- ההרשאה "לשנות אירועים": להסיר חדרים מאירועים קיימים.
- ההרשאה "לבצע שינויים ולנהל את השיתוף": למחוק את יומן המשאבים.
רק האדמין יכול לתת למישהו את התפקיד מנהל משאבים.