Как предоставить доступ к финальной версии документа

 Вы узнаете:

Как поделиться с коллегами окончательной версией документа и какие права предоставить, чтобы в нее нельзя было внести изменения.

Что вам понадобится

10 минут

Аккаунт Google Workspace. Если у вас его нет, оформите 14-дневную пробную подписку.

В этом руководстве

Подготовка Предоставление доступа к документу Последующие действия

1. Подготовка

Развернуть все  |  Свернуть всеСвернуть все

1.1. Найдите коллег с помощью Cloud Search

Решите, кому именно вы хотите предоставить доступ к файлу, а затем найдите коллег с помощью Cloud Search.

1. Войдите в Cloud Search на странице cloudsearch.google.com.

   Если вам не удается войти в Cloud Search, значит этот сервис не поддерживается в вашем аккаунте. Подробнее…
2. Выполните поиск по имени человека.
3. Чтобы отправить сообщение по электронной почте, в подсказке с результатами поиска коснитесь адреса человека.
4. Чтобы узнать, как ещё можно связаться с этим сотрудником, или посмотреть информацию о его руководителе и подчиненных, коснитесь его имени. Откроется страница с информацией профиля. 
5. На странице с информацией профиля выберите, как именно хотите связаться с этим человеком:
   • Чтобы написать по электронной почте, нажмите на значок или на адрес пользователя.
   • Чтобы организовать встречу, нажмите на значок .
   • Чтобы пообщаться в чате, нажмите на значок .
   • Чтобы начать видеовстречу, нажмите на значок .
6. Чтобы открыть страницу с информацией профиля и обратиться к руководителю или подчиненным этого человека, коснитесь имени руководителя или подчиненного.

1.2. Выберите ресурс, с которого будет открыт доступ к документу

Если документ предназначен для нескольких пользователей, то вам проще разместить его на своем Диске, а затем поделиться им.

Если в вашей организации используются общие диски, вы можете добавить документ на такой диск и он станет доступен всем, у кого есть доступ к этому общему диску.

Чтобы открыть доступ к документу для ещё более широкого круга пользователей в масштабах всей организации или сделать его общедоступным, разместите его на Google Сайтах.

Как добавить документ на Диск

На компьютере загружать файлы в личные и общие папки можно на странице drive.google.com, а также в приложении "Google Диск".

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. В левом верхнем углу страницы нажмите СоздатьЗагрузить файлы или Загрузить папку.
3. Выберите файлы или папку.

 

Как добавить документ на общий диск

Для выполнения указанных ниже действий требуются права соавтора или более высокого уровня.

Добавленные файлы принадлежат всем участникам, поэтому останутся на общем диске, даже если вы покинете команду.

1. В меню слева выберите общий диск.
2. Перетащите принадлежащий вам файл* с компьютера или из раздела "Мой диск" на общий диск или в верхней части меню Диска нажмите "Создать" и выполните одно из действий:

   • Чтобы создать файл, выберите его тип (например, документ Google).
   • Чтобы загрузить файл, нажмите Загрузить файлы, а затем найдите и откройте его.

3. Дважды нажмите на файл, чтобы открыть и отредактировать его.

*Если файл принадлежит не вам, но у вас есть права на редактирование файлов на Диске, вы можете перенести файл на общий диск (при условии, что администратор не отключил эту возможность).

Примечание. Для хранения файлов и работы с ними на компьютере используйте Google Диск для компьютеров. Подробнее о возможностях Диск для компьютеров…

 

Как добавить документ на Google Сайты

1. Перейдите в Google Сайты, после чего откройте сайт и страницу, на которую нужно добавить файл.
2. Нажмите Вставка Документы, Презентация или Таблица, чтобы выбрать файл на Диске.

Встроить можно любой документ с Диска или содержимое папки, размещенной на Диске. Изменения, внесенные в файл на Диске, автоматически синхронизируются с Сайтами.

2. Предоставление доступа к документу

2.1. Откройте доступ к документу на Диске

Как поделиться файлом или папкой с отдельными пользователями

1. Выберите нужный файл.
2. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок добавления пользователей .
3. Введите адрес электронной почты нужного пользователя или название группы Google.
4. Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
5. Вы можете добавить срок действия совместного доступа, если у вашего аккаунта есть разрешение на это.
6. Укажите, следует ли оповещать пользователей о том, что они получили доступ.
   • Если вы хотите сообщить пользователям о том, что им предоставлен доступ, установите флажок "Уведомить пользователей". Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
   • Если вы не хотите никого оповещать, снимите этот флажок.
7. Выберите Отправить или Открыть доступ.

Как предоставить доступ к файлу или папке по ссылке

1. Выберите нужный файл.
2. Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" .
3. В разделе "Общий доступ" нажмите на стрелку вниз .
4. Выберите Все, у кого есть ссылка.
5. Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
6. Нажмите Копировать ссылку.
7. Нажмите Готово.
8. Вставьте ссылку в письмо или передайте ее нужным пользователям другим способом.

Когда люди, не вошедшие в аккаунт Google, просматривают файл одновременно с вами, вместо их фото профиля отображаются значки с изображением различных животных Подробнее…

2.2. Если необходимо, настройте период доступа к документу

1. Откройте файл на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Нажмите Настройки доступа выберите пользователя, которому хотите предоставить временный доступ.
   • Если доступ к файлу этому пользователю ещё не предоставлялся, добавьте адрес электронной почты пользователя и нажмите Отправить или Открыть доступ. В правом верхнем углу документа снова нажмите Настройки доступа.
3. Рядом с именем пользователя нажмите на стрелку вниз Добавить срок действия.
4. В поле "Доступ будет закрыт" выберите дату. Обратите внимание, что от начальной до конечной даты действия доступа должно пройти не более года.
5. Нажмите Сохранить.

2.3. Запретите редакторам делиться документом и изменять настройки доступа

Изменять настройки доступа к файлу могут его владелец и пользователи с правом на редактирование. Чтобы запретить другим пользователям изменять настройки доступа к файлу, выполните следующие действия:

1. Откройте файл на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Выберите Настроить доступ или нажмите на значок "Открыть доступ" .
3. Нажмите на значок настроек в верхней части страницы.
4. Снимите флажок Пользователи с правом на редактирование смогут изменять разрешения и параметры доступа.

Примечание. Запрет на предоставление доступа к папке не распространяется на хранящиеся в ней файлы. Чтобы пользователи не могли управлять доступом к таким файлам, измените настройки для каждого из них.

2.4. Запретите комментаторам и читателям скачивать, печатать и копировать файлы

Чтобы запретить читателям и комментаторам печатать, копировать и скачивать файлы, выполните следующие действия:

1. Найдите нужный файл или папку на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Выберите файлы.
3. Выберите Настроить доступ или нажмите на значок "Открыть доступ" .
4. Нажмите на значок настроек в верхней части страницы.
5. Снимите флажок Разрешить читателям и комментаторам документа скачивать, распечатывать и копировать его.

Примечание. Вы можете запрещать пользователям копировать, скачивать и распечатывать файлы, а также делиться ими на Google Диске, в Документах, Таблицах и Презентациях, но у вас нет возможности контролировать другие способы предоставления доступа к контенту.

3. Последующие действия

3.1. Присвойте документу статус финальной версии и сделайте его доступным только для просмотра

Для удобства дальнейшего использования финальную версию документа можно переименовать, а затем отозвать все разрешения, кроме разрешения на просмотр, чтобы пользователи не могли вносить изменения.

Как переименовать файл в Документах, Таблицах или Презентациях, чтобы сохранить его в качестве финальной версии

1. Откройте файл и в верхней части страницы нажмите на его название.
2. Перед названием файла введите [Окончательная версия] или [Архивирован].
3. Нажмите Ввод.

Как сделать документ доступным только для просмотра

Если вы предоставили доступ к файлу определенным пользователям или группе:

1. На Google Диске нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите "Открыть доступ" .
2. Справа от имени пользователя или названия группы, для которых нужно изменить уровень доступа, нажмите на стрелку вниз Читатель.
3. Нажмите Сохранить.

Если вы предоставили доступ к файлу организации:

1. На Диске нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите "Открыть доступ" .
2. В разделе Показать ссылку справа нажмите на стрелку вниз Читатель.
3. Нажмите Готово.

3.2. Закройте общий доступ к документу

Как ограничить доступ к файлам на Диске

Чтобы закрыть доступ к файлу или папке, владельцем которых вы являетесь:

1. Найдите нужный файл или папку на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Откройте или выберите файл или папку.
3. Выберите Настроить доступ или нажмите на значок "Открыть доступ" .
4. Найдите пользователя, которому нужно закрыть доступ к файлу.
5. Справа от его имени нажмите на стрелку вниз Закрыть доступ.
6. Нажмите Сохранить.

Чтобы удалить ссылку на файл или папку, владельцем которых вы являетесь:

1. Найдите нужный файл или папку на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Откройте или выберите файл или папку.
3. Нажмите Настройки доступа или Поделиться Копировать ссылку .
4. В разделе "Общий доступ" нажмите на стрелку вниз .
5. Выберите Доступ ограничен.
6. Нажмите Готово.

Как ограничить доступ к файлам на общем диске

Чтобы ограничить доступ к файлу пользователям в вашем домене:

1. Найдите нужный файл или папку на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Откройте или выберите файл или папку.
3. Нажмите Настройки доступа или Поделиться Копировать ссылку .
4. В разделе "Общий доступ" нажмите на стрелку вниз .
5. Выберите Доступ ограничен.
6. Нажмите Готово.

Чтобы ограничить доступ для определенного пользователя:

1. Найдите нужный файл или папку на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Откройте или выберите файл или папку.
3. Выберите Настроить доступ или нажмите на значок "Открыть доступ" .
4. Найдите пользователя, которому нужно закрыть доступ к файлу.
5. Справа от его имени нажмите на стрелку вниз Закрыть доступ.
6. Нажмите Сохранить.

Примечание. Настройки группы могут переопределять отдельные параметры. Если вы попытаетесь закрыть доступ к файлу кому-то, кто входит в организацию или группу с доступом к этому файлу, он останется доступен данному пользователю.

3.3. Обработайте новые запросы на доступ

Если у пользователя нет доступа к вашему документу, он увидит сообщение "Требуется разрешение". Если пользователь нажмет Запросить доступ, вы получите электронное письмо с запросом на одобрение. Подробнее о том, как открыть доступ к документу…

В Google Диске просматривать запросы на одобрение доступа и управлять ими можно в разделе Действия.

3.4. Посмотрите, кто просматривал документ

Примечание. Эта возможность доступна только пользователям G Suite Business и G Suite Enterprise (при условии, что администратор G Suite установил соответствующие разрешения).

1. Откройте файл в Документах, Таблицах или Презентациях.

   Примечание. Чтобы просмотреть историю активности, необходимы права на редактирование документа.

2. Нажмите Инструменты История активности.
3. Откроется окно с вкладками, включая следующие:

   • История совместного доступа. Список пользователей, с которыми вы поделились файлом. Здесь также можно написать письмо соавторам.
   • Читатели. Список пользователей в организации, которые открывали файл.
   • Статистика просмотров. Диаграмма просмотров за выбранный период.

4. Если вы не хотите, чтобы ваша история просмотров показывалась в этом окне, нажмите Настройки конфиденциальности и выберите нужный вариант.

   • Чтобы отключить историю просмотра для всех файлов, в разделе Настройка аккаунта установите переключатель Показывать мою историю просмотра для всех документов, таблиц и презентаций в положение ВЫКЛ.
   • Чтобы отключить историю просмотра только для одного файла, в разделе Настройка документа установите переключатель Показывать мою историю просмотра этого документа в положение ВЫКЛ.

5. Нажмите Сохранить.

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}