แชร์เอกสารเวอร์ชันสุดท้าย

 สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้มีดังนี้

วิธีแชร์เอกสารเวอร์ชันสุดท้ายกับเพื่อนร่วมงาน และวิธีตั้งค่าสิทธิ์เข้าถึงเพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงเอกสารเวอร์ชันสุดท้าย

สิ่งที่ต้องมี

10 นาที

บัญชี Google Workspace หากยังไม่มี ให้เริ่มช่วงทดลองใช้ 14 วันได้เลย

ในบทแนะนำนี้

ก่อนแชร์เอกสารเวอร์ชันสุดท้าย แชร์เอกสาร หลังจากแชร์เอกสาร

1 ก่อนแชร์เอกสารเวอร์ชันสุดท้าย

ขยายทั้งหมด  |  ยุบทั้งหมดยุบทั้งหมด

1.1 ใช้ Cloud Search ค้นหาเพื่อนร่วมงาน

เลือกว่าต้องการแชร์ไฟล์กับใครบ้างและค้นหาเพื่อนร่วมงานโดยใช้ Cloud Search

1. ลงชื่อเข้าใช้ Cloud Search ได้ที่ cloudsearch.google.com

   หากคุณไม่สามารถลงชื่อเข้าใช้ได้ บัญชีของคุณจะไม่มี Cloud Search เรียนรู้เพิ่มเติม
2. ค้นหาผู้คนจากชื่อ
3. ในบัตรผลการค้นหา ให้คลิกอีเมลของบุคคลที่ต้องการเพื่อส่งอีเมล
4. หากต้องการดูตัวเลือกการติดต่ออื่นๆ หรือข้อมูลสายบังคับบัญชาเพิ่มเติม ให้คลิกชื่อบุคคลที่ต้องการเพื่อเปิดหน้าข้อมูลโปรไฟล์ 
5. ในหน้าข้อมูลโปรไฟล์ ให้คลิกวิธีที่ต้องการใช้ติดต่อ
   • หากต้องการส่งอีเมล ให้คลิกอีเมล หรืออีเมลของบุคคลนั้น
   • หากต้องการจัดประชุม ให้คลิกกำหนดการ
   • หากต้องการแชท ให้คลิก Hangout
   • หากต้องการเริ่มวิดีโอคอล ให้คลิกวิดีโอคอล
6. หากต้องการเปิดหน้าข้อมูลโปรไฟล์และติดต่อผู้จัดการหรือผู้ใต้บังคับบัญชาของบุคคลนั้น ให้คลิกชื่อผู้จัดการหรือผู้ใต้บังคับบัญชา

1.2 เลือกว่าจะแชร์เอกสารจากแหล่งใด

หากจะแชร์กับคนที่ต้องการเท่านั้น คุณก็สามารถเพิ่มเอกสารลงในไดรฟ์ของคุณเองและแชร์จากไดรฟ์ได้เลย

หากองค์กรใช้ไดรฟ์ที่แชร์ คุณก็สามารถเพิ่มเอกสารลงในไดรฟ์ที่แชร์แล้วแชร์กับทุกคนที่เข้าถึงไดรฟ์ที่แชร์ได้

หากต้องการแชร์เอกสารกับองค์กรในวงที่กว้างขึ้นหรือแชร์กับสาธารณะ ให้เพิ่มลงใน Google Sites

วิธีเพิ่มเอกสารในไดรฟ์

อัปโหลดจาก drive.google.com หรือจากเดสก์ท็อปได้ในคอมพิวเตอร์ของคุณเอง คุณจะอัปโหลดไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ส่วนตัวหรือโฟลเดอร์ที่แชร์ก็ได้

1. ไปที่ drive.google.com ในคอมพิวเตอร์
2. คลิกใหม่   อัปโหลดไฟล์หรืออัปโหลดโฟลเดอร์ที่ด้านซ้ายบน
3. เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการอัปโหลด

 

วิธีเพิ่มเอกสารในไดรฟ์ที่แชร์

ต้องมีสิทธิ์เข้าถึงแบบผู้ให้ข้อมูลร่วมกันเป็นอย่างน้อย

ไฟล์ที่คุณเพิ่มจะเป็นของทีม ถ้าคุณออกจากไดรฟ์ที่แชร์ ไฟล์ของคุณจะยังคงอยู่

1. ที่ด้านซ้าย ให้คลิกไดรฟ์ที่แชร์
2. ลากไฟล์ที่มีอยู่ (ที่คุณเป็นเจ้าของ*) จากคอมพิวเตอร์หรือจากไดรฟ์ของฉันไปยังไดรฟ์ที่แชร์ หรือคลิกใหม่ ที่ด้านบนของไดรฟ์แล้วเลือกตัวเลือกดังต่อไปนี้

   • หากต้องการสร้างไฟล์ ให้เลือกประเภทไฟล์ที่ต้องการสร้าง เช่น Google เอกสาร
   • ถ้าต้องการอัปโหลดไฟล์ ให้คลิกการอัปโหลดไฟล์ จากนั้นนำทางไปยังไฟล์แล้วเปิดขึ้นมา

3. ดับเบิลคลิกไฟล์เพื่อเปิดแล้วแก้ไข

*หากคุณไม่ได้เป็นเจ้าของไฟล์แต่มีสิทธิ์การเข้าถึงระดับผู้แก้ไขในไดรฟ์ คุณจะสามารถย้ายไฟล์ดังกล่าวไปยังไดรฟ์ที่แชร์หากผู้ดูแลระบบของคุณอนุญาตให้ใช้ตัวเลือกนี้

หมายเหตุ: หากต้องการใช้และเข้าถึงไฟล์ในเดสก์ท็อปของคุณ ให้ใช้ Google ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อคุณจะทำอะไรได้บ้างกับ ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป

 

วิธีเพิ่มเอกสารใน Sites

1. ไปที่ Google Sites แล้วเปิดเว็บไซต์และหน้าเว็บที่คุณต้องการเพิ่มไฟล์
2. คลิกแทรก เอกสาร สไลด์ หรือชีตเพื่อเลือกไฟล์ในไดรฟ์

ฝังไฟล์จากไดรฟ์หรือเนื้อหาจากโฟลเดอร์ที่เก็บไว้ในไดรฟ์ หากคุณเปลี่ยนแปลงไฟล์ในไดรฟ์ การเปลี่ยนแปลงนั้นจะแสดงใน Sites โดยอัตโนมัติ

2 แชร์เอกสาร

2.1 แชร์เอกสารจากไดรฟ์

วิธีแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์กับบุคคลที่ต้องการ

1. เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์
2. คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
3. ป้อนอีเมลหรือกลุ่มใน Google Groups ที่ต้องการแชร์ด้วย
4. หากต้องการกำหนดบทบาทในไฟล์ให้กับบุคคล ให้เลือกผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น หรือผู้มิสิทธิ์แก้ไข
5. หากบัญชีมีสิทธิ์ คุณจะสามารถเพิ่มวันที่หมดอายุของสิทธิ์เข้าถึงได้
6. เลือกเพื่อแจ้งบุคคลที่แชร์
   • หากต้องการแจ้งให้บุคคลทราบว่าคุณแชร์ไฟล์ด้วย โปรดเลือกช่องถัดจาก "แจ้งบุคคลอื่น" ซึ่งหากคุณแจ้ง อีเมลของบุคคลที่คุณป้อนจะรวมอยู่ในอีเมลนี้ด้วย
   • หากไม่ต้องการแจ้ง ให้ยกเลิกการเลือกช่องนี้
7. คลิกส่งหรือแชร์

วิธีแชร์ลิงก์ไปยังไฟล์หรือโฟลเดอร์

1. เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์
2. คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
3. คลิกลูกศรลง ในส่วน "สิทธิ์เข้าถึงทั่วไป"
4. เลือกทุกคนที่มีลิงก์
5. หากต้องการกำหนดบทบาทให้กับบุคคล ให้เลือกผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น หรือเอดิเตอร์
6. คลิกคัดลอกลิงก์
7. คลิกเสร็จสิ้น
8. วางลิงก์นั้นในอีเมลหรือที่ใดก็ได้ที่ต้องการแชร์

ระบบจะแสดงผู้คนที่ไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google เป็นรูปสัตว์ที่ไม่ระบุชื่อในไฟล์ของคุณ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปสัตว์ที่ไม่ระบุชื่อ

2.2 (ไม่บังคับ) ตั้งค่าวันหมดอายุสำหรับเอกสาร

1. เปิดไฟล์ใน Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
2. คลิกแชร์ ค้นหาผู้ใช้ที่ต้องการให้สิทธิ์ชั่วคราว
   • หากยังไม่ได้แชร์ไฟล์กับบุคคลนั้น ให้เพิ่มอีเมลของผู้ใช้ แล้วคลิกส่งหรือแชร์ คลิกแชร์ที่ด้านขวาบนของเอกสาร
3. ถัดจากชื่อของบุคคลดังกล่าว ให้คลิกลูกศรลง เพิ่มวันที่หมดอายุ
4. ข้าง "สิทธิ์เข้าถึงหมดอายุ" ให้คลิกวันที่เพื่อกำหนดวันที่หมดอายุ จากนั้นเลือกวันที่ไม่เกิน 1 ปีนับจากวันที่ปัจจุบัน
5. คลิกบันทึก

2.3 ป้องกันไม่ให้ผู้แก้ไขแชร์ซ้ำและเปลี่ยนสิทธิ์การเข้าถึง

หากคุณแชร์ไฟล์ไว้ เจ้าของและผู้ที่มีสิทธิ์แก้ไขจะเปลี่ยนสิทธิ์และแชร์ไฟล์ได้ ให้ดำเนินการดังนี้หากต้องการป้องกันไม่ให้คนอื่นแชร์ไฟล์ของคุณ

1. เปิดไฟล์ใน Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
2. คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
3. คลิกการตั้งค่า ที่ด้านบน
4. ยกเลิกการเลือกผู้มีสิทธิ์แก้ไขจะเปลี่ยนสิทธิ์และแชร์ได้

สำคัญ: หากป้องกันไม่ให้แชร์โฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง การตั้งค่าดังกล่าวจะมีผลเฉพาะกับตัวโฟลเดอร์เท่านั้น หากต้องการป้องกันไม่ให้แชร์ไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ คุณจะต้องเปลี่ยนการตั้งค่าของไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ด้วย

2.4 ป้องกันไม่ให้ผู้แสดงความคิดเห็นและผู้ดูดาวน์โหลด พิมพ์ หรือคัดลอกไฟล์

วิธีป้องกันไม่ให้ผู้มีสิทธิ์อ่านและผู้แสดงความคิดเห็นพิมพ์ คัดลอก หรือดาวน์โหลดไฟล์ได้

1. ค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
2. เลือกไฟล์ที่ต้องการจำกัดอย่างน้อย 1 ไฟล์
3. คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
4. คลิกการตั้งค่า ที่ด้านบน
5. ยกเลิกการเลือกผู้มีสิทธิ์อ่านและผู้แสดงความคิดเห็นจะดูตัวเลือกในการดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอกได้

สำคัญ: คุณมีสิทธิ์จำกัดวิธีที่ผู้ใช้แชร์ พิมพ์ ดาวน์โหลด และคัดลอกภายใน Google ไดรฟ์ เอกสาร ชีต และสไลด์ได้ แต่จะหยุดวิธีที่คนอื่นแชร์เนื้อหาไฟล์ในลักษณะอื่นไม่ได้

3 หลังจากแชร์เอกสาร

3.1 ทำเครื่องหมายเอกสารว่าเป็นเวอร์ชันสุดท้ายและตั้งค่าเป็นดูอย่างเดียว

คุณจะเปลี่ยนชื่อเอกสารเพื่อทำเครื่องหมายว่าเป็นเวอร์ชันสุดท้ายแล้วเปลี่ยนสิทธิ์เป็นไฟล์ประเภทดูอย่างเดียวได้ ผู้ใช้จะดูเนื้อหาได้แต่จะแก้ไขไม่ได้

วิธีเปลี่ยนชื่อเอกสารใน Google เอกสาร, ชีต หรือสไลด์เพื่อทำเครื่องหมายว่าเป็นเวอร์ชันสุดท้าย

1. เปิดไฟล์ จากนั้นที่ด้านบนให้คลิกที่ชื่อไฟล์
2. หน้าชื่อไฟล์ ให้ป้อน [Final] หรือ [Archived]
3. กด Enter

วิธีเปลี่ยนเอกสารเป็นแบบดูอย่างเดียว

หากคุณแชร์ไฟล์กับเฉพาะบุคคลหรือกลุ่ม ให้ทำดังนี้

1. ใน Google ไดรฟ์ ให้คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือกแชร์
2. ทางด้านขวาของบุคคลหรือกลุ่มที่คุณต้องการเปลี่ยน ให้คลิกลูกศรลง ผู้มีสิทธิ์อ่าน
3. คลิกบันทึก

หากคุณแชร์ไฟล์กับองค์กร ให้ทำดังนี้

1. ในไดรฟ์ คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือกแชร์
2. ในส่วนรับลิงก์ ให้คลิกลูกศรลงทางด้านขวา ผู้มีสิทธิ์อ่าน
3. คลิกเสร็จสิ้น

3.2 หยุดแชร์เอกสาร

จากไดรฟ์

วิธีหยุดแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณเป็นเจ้าของ

1. ค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
2. เปิดหรือเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์
3. คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
4. ค้นหาบุคคลที่ต้องการหยุดแชร์ด้วย
5. ทางด้านขวาของชื่อบุคคลดังกล่าว ให้คลิกลูกศรลง นำสิทธิ์เข้าถึงออก
6. คลิกบันทึก

วิธีนำลิงก์ไปยังไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณเป็นเจ้าของออก

1. ค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
2. เปิดหรือเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์
3. คลิกแชร์ หรือไอคอนแชร์ คัดลอกลิงก์
4. คลิกลูกศรลง ในส่วน "สิทธิ์เข้าถึงทั่วไป"
5. เลือกถูกจำกัด
6. คลิกเสร็จสิ้น

จากไดรฟ์ที่แชร์ให้ทำดังนี้

วิธีเลิกแชร์ไฟล์กับองค์กรของคุณ

1. ค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
2. เปิดหรือเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์
3. คลิกแชร์ หรือไอคอนแชร์ คัดลอกลิงก์
4. คลิกลูกศรลง ในส่วน "สิทธิ์เข้าถึงทั่วไป"
5. เลือกถูกจำกัด
6. คลิกเสร็จสิ้น

วิธีเลิกแชร์ไฟล์กับบุคคลอื่น

1. ค้นหาไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์, Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
2. เปิดหรือเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์
3. คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
4. ค้นหาบุคคลที่ต้องการหยุดแชร์ด้วย
5. ทางด้านขวาของชื่อบุคคลดังกล่าว ให้คลิกลูกศรลง นำสิทธิ์เข้าถึงออก
6. คลิกบันทึก

หมายเหตุ: การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างการตั้งค่าของแต่ละบุคคลได้ ดังนั้นหากคุณพยายามเลิกแชร์ไฟล์กับบุคคลที่เป็นสมาชิกขององค์กรหรือกลุ่มที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ บุคคลนี้ก็จะยังเข้าถึงไฟล์ได้

3.3 จัดการคำขอสิทธิ์เข้าถึงใหม่

หากบุคคลอื่นเข้าถึงเอกสารของคุณไม่ได้ บุคคลดังกล่าวจะเห็นข้อความ "คุณต้องได้รับอนุญาต" โดยจะคลิกขอรับสิทธิ์เข้าถึงได้และคุณจะได้รับอีเมลขออนุมัติ หากต้องการแชร์เอกสารกับบุคคลนั้น ให้ทำตามวิธีการในหัวข้อแชร์เอกสาร

ใน Google ไดรฟ์ คุณจะดูและจัดการคำขอเข้าถึงได้ในส่วนกิจกรรม

3.4 ตรวจสอบผู้ที่ดูเอกสาร

หมายเหตุ: ฟีเจอร์นี้ใช้ได้เฉพาะผู้ใช้ G Suite Business และ Enterprise เท่านั้น (เมื่ออนุญาตสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ G Suite)

1. ให้เปิดไฟล์ใน เอกสาร ชีต หรือสไลด์

   หมายเหตุ: คุณจะต้องมีสิทธิ์แก้ไขไฟล์เพื่อดูข้อมูลหน้าแดชบอร์ดกิจกรรม

2. คลิกเครื่องมือหน้าแดชบอร์ดกิจกรรม
3. คุณจะดูข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมในไฟล์รวมถึงข้อมูลต่อไปนี้ได้

   • แท็บแชร์กับ: แสดงคนที่คุณแชร์ไฟล์ด้วย นอกจากนี้คุณยังส่งอีเมลถึงผู้ทำงานร่วมกันได้เช่นกัน
   • แท็บผู้ชมทั้งหมด (องค์กร): แสดงบุคคลในองค์กรของคุณที่ดูไฟล์แล้ว
   • แท็บเทรนด์ผู้ชม: แสดงแผนภูมิของผู้ชมในช่วงเวลาหนึ่ง

4. (ไม่บังคับ) หากคุณไม่ต้องการให้ประวัติการดูปรากฏในหน้าแดชบอร์ดกิจกรรม ให้คลิกการตั้งค่าความเป็นส่วนตัว และเลือกตัวเลือกดังนี้

   • ปิดประวัติการดูสำหรับทุกไฟล์: ใต้การตั้งค่าบัญชี ปิดแสดงประวัติการดูของฉันสำหรับไฟล์เอกสาร ชีต และ สไลด์ ทั้งหมด
   • ปิดประวัติการดูสำหรับไฟล์เดียว: ใต้การตั้งค่าเอกสาร ปิดแสดงประวัติการดูของฉันสำหรับเอกสารนี้

5. คลิกบันทึก

_{Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง}