Partager un document final

 Points abordés

Comment partager la version finale d'un document avec des collègues Comment définir des autorisations pour éviter que des modifications soient apportées à un document final

Voici ce dont vous avez besoin

10 minutes

 Compte Google Workspace — Vous n'en avez pas ? Démarrez dès aujourd'hui votre essai de 14 jours.

Ce tutoriel vous guidera à travers les étapes suivantes

Avant de partager le document final Partager le document Après avoir partagé le document

1 Avant de partager le document final

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1.1 Rechercher des collaborateurs à l'aide de Cloud Search

Choisissez avec qui vous voulez partager le fichier et recherchez vos collaborateurs à l'aide de Cloud Search.

1. Connectez-vous à Cloud Search à l'adresse suivante : cloudsearch.google.com.

   Si vous n'arrivez pas à vous connecter, cela signifie que Cloud Search n'est pas disponible avec votre compte. En savoir plus
2. Saisissez le nom d'une personne dans le champ de recherche.
3. Dans la fiche de résultats, cliquez sur son adresse e-mail pour lui envoyer un e-mail.
4. Pour obtenir davantage d'options de contact ou d'informations sur ses relations hiérarchiques, cliquez sur le nom de la personne concernée afin d'ouvrir la page d'informations de son profil. 
5. Sur cette page, cliquez sur le moyen de contact que vous voulez utiliser :
   • Pour envoyer un e-mail, cliquez sur E-mail  ou sur l'adresse e-mail de la personne.
   • Pour organiser une réunion, cliquez sur Planifier .
   • Pour démarrer une discussion, cliquez sur Hangout .
   • Pour démarrer un appel vidéo, cliquez sur Appel vidéo .
6. Pour ouvrir la page d'informations du profil du responsable ou des collaborateurs directs de la personne concernée et les contacter, cliquez sur leur nom.

1.2 Choisir comment partager le document

Si vous souhaitez partager votre document avec seulement quelques personnes spécifiques, ajoutez-le à votre Drive et partagez-le depuis ce dernier.

Si votre organisation utilise des Drive partagés, vous pouvez ajouter le document à votre Drive partagé et le partager avec toutes les personnes qui ont accès à ce Drive.

Pour partager le document avec l'ensemble de votre organisation ou pour le rendre public, ajoutez-le à Google Sites.

Pour ajouter le document à Drive :

Sur votre ordinateur, vous pouvez importer des fichiers à partir de drive.google.com ou de votre bureau dans des dossiers privés ou partagés.

1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
2. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau  Importer un fichier ou Importer un dossier.
3. Choisissez le fichier ou le dossier que vous souhaitez importer.

 

Ajouter le document à un Drive partagé :

Exige au moins un accès Contributeur.

L'équipe devient propriétaire de tous les fichiers que vous ajoutez. Vos fichiers resteront dans le Drive partagé, même si vous le quittez.

1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive partagé.
2. Faites glisser un fichier (dont vous êtes le propriétaire*) de votre ordinateur ou de Mon Drive vers un Drive partagé. Vous pouvez également cliquer sur Nouveau  en haut de Drive, puis sélectionner l'une des options suivantes :

   • Pour créer un fichier, sélectionnez le type de fichier à créer (Google Docs, par exemple).
   • Pour importer un fichier, cliquez sur Importer un fichier, puis accédez au fichier et ouvrez-le.

3. Double-cliquez sur un fichier pour l'ouvrir et le modifier.

* Si vous n'êtes pas le propriétaire du fichier, mais que vous disposez d'un accès Éditeur dans Drive, vous pouvez le déplacer vers un dossier partagé si votre administrateur a activé cette option.

Remarque : Pour stocker et accéder à des fichiers sur votre ordinateur de bureau, utilisez Google Drive pour ordinateur. Pour en savoir plus, consultez Que pouvez-vous faire avec Drive pour ordinateur ?

 

Ajouter le document à Sites :

1. Accédez à Google Sites, puis ouvrez le site et la page sur lesquels vous souhaitez ajouter le fichier.
2. Cliquez sur Insérer Docs, Présentations ou Feuilles de calcul pour sélectionner un fichier de votre Drive.

Intégrez les contenus d'un dossier stocké dans Drive ou n'importe quel fichier à partir de Drive. Les modifications que vous apportez à vos fichiers dans Drive sont automatiquement répercutées dans Sites.

2 Partager le document

2.1 Partager le document à partir de Drive

Pour partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques :

1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
3. Saisissez l'adresse e-mail ou le groupe Google avec lesquels vous souhaitez partager le fichier.
4. Pour choisir le rôle que doivent avoir les utilisateurs dans votre fichier, sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
5. Si votre compte est éligible, vous pouvez ajouter une date d'expiration de l'accès.
6. Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
   • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un élément avec eux, cochez la case "Envoyer une notification". Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
   • Si vous ne souhaitez pas informer les utilisateurs, décochez la case.
7. Cliquez sur Envoyer ou sur Partager.

Pour partager un lien vers un fichier ou un dossier :

1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
3. Sous "Accès général", cliquez sur la flèche vers le bas .
4. Sélectionnez Tous les utilisateurs disposant du lien.
5. Pour choisir le rôle que doivent avoir les utilisateurs, sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
6. Cliquez sur Copier le lien.
7. Cliquez sur OK.
8. Collez le lien dans un e-mail ou à l'endroit où vous voulez le partager.

Lorsque des personnes qui ne sont pas connectées à un compte Google consultent votre fichier, elles sont désignées par des noms d'animaux anonymes. En savoir plus sur les animaux anonymes.

2.2 (Facultatif) Définir une date d'expiration pour votre document

1. Ouvrez un fichier dans Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
2. Cliquez sur Partager  recherchez l'utilisateur auquel vous souhaitez accorder des autorisations temporaires.
   • Si vous n'avez pas encore partagé le fichier avec cette personne, ajoutez son adresse e-mail et cliquez sur Envoyer ou sur Partager. En haut à droite du document, cliquez à nouveau sur Partager.
3. À côté du nom de la personne, cliquez sur la flèche vers le bas   Ajouter une date d'expiration
4. À côté de "Expiration d'accès", cliquez sur la date d'expiration voulue (un an maximum à compter de la date actuelle).
5. Cliquez sur Enregistrer.

2.3 Empêcher les éditeurs de repartager un fichier et de modifier les autorisations d'accès

Si vous partagez un fichier, le propriétaire et toutes les personnes autorisées à le modifier peuvent modifier ses autorisations et le partager à leur tour. Pour empêcher d'autres utilisateurs de partager votre fichier :

1. Ouvrez le fichier dans Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
2. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
3. En haut, cliquez sur Paramètres .
4. Décochez la case Les éditeurs peuvent modifier les autorisations et partager des documents.

Important : Si vous empêchez le partage d'un dossier, cela s'applique uniquement au dossier. Pour empêcher le partage des fichiers qu'il contient, vous devez modifier ce paramètre pour les fichiers.

2.4 Empêcher les commentateurs et les lecteurs de télécharger, d'imprimer et de copier des fichiers

Pour empêcher les lecteurs et les commentateurs d'imprimer, de copier ou de télécharger votre fichier :

1. Recherchez le fichier ou le dossier dans Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
2. Sélectionnez le ou les fichiers dont vous souhaitez restreindre le partage.
3. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
4. En haut, cliquez sur "Paramètres" .
5. Décochez la case Les lecteurs et les commentateurs peuvent voir apparaître l'option permettant de télécharger, d'imprimer et de copier du contenu.

Important : Vous pouvez limiter le partage, l'impression, le téléchargement et la copie des fichiers dans Google Drive, Docs, Sheets et Slides, mais vous ne pouvez pas empêcher les utilisateurs de partager le contenu de ces fichiers par d'autres moyens.

3 Après avoir partagé le document

3.1 Indiquer qu'un document est en version finale et le passer en lecture seule

Vous pouvez renommer un document afin d'indiquer qu'il s'agit de la version finale, puis définir son accès en lecture seule. Les utilisateurs peuvent consulter le document, mais pas le modifier.

Pour renommer votre document dans Docs, Sheets ou Slides afin d'indiquer qu'il s'agit de la version finale :

1. Ouvrez le fichier, puis cliquez sur son nom en haut.
2. Faites précéder le nom du fichier de la mention [Final] ou [Archivé].
3. Appuyez sur la touche Entrée.

Pour passer le document en lecture seule :

Si vous avez partagé le fichier avec certaines personnes ou un groupe :

1. Dans Google Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis sélectionnez Partager .
2. À droite du nom de la personne ou du groupe que vous souhaitez modifier, cliquez sur la flèche vers le bas   Lecteur.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous avez partagé le fichier avec votre organisation :

1. Dans Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis sélectionnez Partager .
2. Sous Obtenir le lien, cliquez sur la flèche vers le bas affichée à droite   Lecteur.
3. Cliquez sur OK.

3.2 Désactiver le partage du document

Dans Drive :

Pour annuler le partage d'un fichier ou d'un dossier qui vous appartient :

1. Recherchez le fichier ou le dossier dans Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
2. Ouvrez ou sélectionnez le fichier ou le dossier souhaité.
3. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
4. Recherchez la personne avec laquelle vous ne souhaitez plus partager le fichier ou le dossier.
5. À côté de son nom, cliquez sur la flèche vers le bas   Supprimer l'accès.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer un lien vers un fichier ou un dossier qui vous appartient, procédez comme suit :

1. Recherchez le fichier ou le dossier dans Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
2. Ouvrez ou sélectionnez le fichier ou le dossier souhaité.
3. Cliquez sur Partager  ou Partager   Copier le lien .
4. Sous "Accès général", cliquez sur la flèche vers le bas .
5. Sélectionnez Limité.
6. Cliquez sur OK.

Depuis un Drive partagé :

Pour annuler le partage de fichiers avec votre organisation :

1. Recherchez le fichier ou le dossier dans Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
2. Ouvrez ou sélectionnez le fichier ou le dossier souhaité.
3. Cliquez sur Partager  ou Partager   Copier le lien .
4. Sous "Accès général", cliquez sur la flèche vers le bas .
5. Sélectionnez Limité.
6. Cliquez sur OK.

Pour annuler le partage de fichiers avec des personnes :

1. Recherchez le fichier ou le dossier dans Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
2. Ouvrez ou sélectionnez le fichier ou le dossier souhaité.
3. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
4. Recherchez la personne avec laquelle vous ne souhaitez plus partager le fichier ou le dossier.
5. À côté de son nom, cliquez sur la flèche vers le bas   Supprimer l'accès.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Des paramètres de groupe peuvent ignorer les paramètres individuels. Ainsi, lorsque vous tentez d'annuler le partage d'un fichier avec une personne appartenant à une organisation ou à un groupe ayant accès à ce fichier, cette personne peut encore y accéder.

3.3 Gérer les nouvelles demandes d'accès

Si une personne n'a pas accès à votre document, le message "Autorisation nécessaire" s'affiche. Elle peut alors cliquer sur Demander l'accès, et vous recevrez un e-mail vous invitant à lui accorder cet accès. Si vous souhaitez partager le document avec cet utilisateur, suivez les instructions de la section Partager le document.

Dans Google Drive, vous pouvez consulter et gérer les demandes d'accès sur la page Activité.

3.4 Savoir qui a consulté le document

1. Ouvrez le fichier dans Docs, Sheets ou Slides.

   Remarque : Vous devez disposer du niveau d'accès "modification autorisée" au niveau du fichier pour afficher les données du tableau de bord des activités.

2. Cliquez sur Outils  Tableau de bord des activités.
3. La fenêtre affiche les informations suivantes concernant les activités associées à votre fichier :

   • Onglet Partagé avec : affiche les contacts avec lesquels vous avez partagé le fichier. Il permet également de leur envoyer des e-mails.
   • Onglet Tous les lecteurs (organisation) : affiche les contacts appartenant à votre organisation qui ont consulté le fichier.
   • Onglet Tendance du nombre de vues : affiche un graphique du nombre de vues dans le temps.

4. (Facultatif) Si vous ne souhaitez pas que votre historique de consultation s'affiche dans le tableau de bord des activités, cliquez sur Paramètres de confidentialité, puis sélectionnez une option :

   • Désactiver l'historique de consultation pour tous les fichiers : dans Paramètres du compte, désactivez l'option Afficher mon historique de consultation pour tous les fichiers Docs, Sheets et Slides.
   • Désactiver l'historique de consultation pour un seul document : dans Paramètre du document, désactivez l'option Afficher mon historique de consultation pour ce document.

5. Cliquez sur Enregistrer.

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