課程內容
如何運用 Google Workspace 功能在您返回工作崗位時提升工作效率。 |
需求條件:
10 分鐘
Google Workspace 帳戶:還沒有帳戶嗎?立即開始 14 天試用期。
教學課程內容
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1 重設通知與休假回覆 |
如果您在離開辦公室時關閉了 Google Workspace 服務通知,可以重新開啟通知。
開啟 Google 日曆活動通知:
- 在 Google 日曆中依序按一下「設定」圖示 [設定]。
- 在左側的 [一般] 之下點選 [活動設定]。
- 按一下 [通知] 並選取其中一個選項:
- 關閉
- 桌面通知
- 快訊
- (選用) 如要設定收到通知時的音效,請勾選 [播放通知音效] 方塊。
- (選用) 如要管理您的通知,請在左側依序按一下您的日曆 [一般通知]。
- 在每個選項旁邊按一下向下箭頭 ,然後選取 [無]或 [電子郵件]。
如何開啟或關閉 Google Chat 通知:
在 Chat 中的訊息:
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示 「查看所有設定」。
- 按一下頂端的「即時通訊和 Meet」分頁標籤。
- 按一下「即時通訊通知設定」下方的「管理即時通訊設定」。
- 如要開啟 Google Chat 訊息通知,請在「桌面通知」下方,勾選「允許即時通訊通知」旁邊的方塊。
在 Gmail 中的 Chat 訊息:
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示 「查看所有設定」。
- 按一下頂端的「即時通訊和 Meet」分頁標籤。
- 按一下「即時通訊通知設定」下方的「管理即時通訊設定」。
- 如要開啟 Google Chat 訊息通知,請在「桌面通知」下方,勾選「允許即時通訊通知」旁邊的方塊。
注意:建立未滿 24 小時的帳戶無法使用休假回覆。
- 開啟 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示 [查看所有設定]。
- 向下捲動至「休假回覆」,然後選取 [開啟休假回覆] 或 [關閉休假回覆]。
- 如果您已開啟休假回覆,請輸入您不在的日期並新增訊息,然後選取會收到回覆的對象。
- 按一下底部的 [儲存變更]。
2 掌握休假期間未接收到的資訊 |
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回覆新的會議邀請
您收到的活動邀請會顯示在日曆中。如果已訂閱電子郵件通知,則也會透過電子郵件收到通知。如果您使用的是 Gmail,可以透過電子郵件邀請函來回覆邀請。
回覆邀請:
- 在日曆方格中按一下該活動。
- 在底部的「是否參加」旁邊按一下 [是]、[否] 或 [不確定]。
提示:如要透過 Gmail 回覆活動邀請,請開啟相關電子郵件,並在「是否參加?」旁邊點選 [是]、[否] 或 [不確定]。
除了全天活動或是擁有超過 200 位邀請對象的活動以外,所有邀請對象都可以建議新時間。
透過電子郵件建立工作:
- 前往 Gmail。
- 按一下右側的「Tasks」圖示 。
- 找出要儲存為工作項目的電子郵件。
- 將電子郵件拖曳到側邊面板。
- 如要新增日期和時間,請按一下「日期/時間」。
請確認您並未忽略任何 Google 雲端硬碟檔案的重要變更,也沒有錯過其他 Google Workspace 服務 (例如日曆或 Gmail 中的 Tasks) 中的待辦事項。
您可以針對在雲端硬碟中建立或上傳至雲端硬碟的項目追蹤變更,也可以查看關於檔案及資料夾的特定資訊。如要查看特定檔案或資料夾的活動,請選取該檔案或資料夾,然後按一下「資訊」圖示 。
在「活動」分頁查看雲端硬碟活動:
你可以存取雲端硬碟檔案的變更情形,並追蹤對檔案進行變更的使用者。如果有人執行下列操作,檔案就會發生變更:
- 編輯檔案或在檔案中加註
- 變更檔案或資料夾的名稱
- 移動或移除檔案或資料夾
- 將新檔案上傳到資料夾中
- 共用或取消共用某個檔案或資料夾
重要事項:Google 文件、試算表和簡報的版本記錄,與儲存在雲端硬碟的 .pdf 檔案、圖片和其他檔案的紀錄並不相同。瞭解如何存取 Google 檔案的變更紀錄。
在「詳細資料」分頁查看雲端硬碟活動:
- 在雲端硬碟中的「活動」窗格頂端,按一下 [詳細資料] 即可查看各項資訊和變更,例如:
- 檔案類型和擁有者。
- 檔案大小和項目數量。
- 上次修改、建立或開啟項目的使用者。
- 按一下「編輯」圖示 即可新增項目說明。
在網路瀏覽器上檢視 Tasks:
提示:您可以在 Gmail 聊天室中建立、指派、編輯、完成及刪除群組工作。
查看異動概要
- 在電腦上前往 drive.google.com。
- 按一下左側的 [我的雲端硬碟]。
- 按一下右上方的「資訊」圖示 。
- 如要查看近期異動,請點選「活動」。
- 如要查看特定檔案或資料夾的活動,請點選該檔案或資料夾。
- 如要查看近期異動,請在畫面右側向下捲動。
查看或還原成先前的版本:
- 開啟雲端硬碟中的檔案。
- 依序按一下 [檔案] [版本記錄] [查看版本記錄]。
- 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示:
- 編輯文件的使用者名稱。
- 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色,系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
- (選用) 如要還原成這個版本,請點選 [還原這個版本]。
注意:您必須具備「擁有者」或「可以編輯」權限才能查看版本記錄。
3 開始工作 |
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如要瞭解目前必須優先處理哪些工作或近期計畫,請傳送電子郵件詢問您的團隊成員,或在 Chat 中傳送訊息詢問同事。
- 在電腦上前往 Gmail。
- 按一下左上方的 [撰寫] 圖示 。
- 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以透過以下方式新增收件者:
- 在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
- 撰寫郵件內文時,在文字欄位中輸入「+」或「@」符號,後面加上聯絡人的名稱。
- 新增主旨。
- 撰寫郵件內文。
- 按一下頁面底部的 [傳送]。
提示:如要新增個別收件者,以及透過標籤所建立的聯絡人群組,請按一下「收件者:」。
傳送即時訊息給使用者:
- 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
- 如果在「Chat」下方找不到名稱,請按一下「發起即時通訊」圖示 。
- 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
- 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士,請輸入對方的電子郵件地址。
- 按一下你要傳送訊息的對象。
- 輸入要傳送的訊息,然後點選「傳送」圖示 。
發起群組對話:
- 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
- 在「Chat」下方,按一下現有群組對話並輸入訊息內容 按一下「傳送」圖示 。
- 如果在「Chat」下方找不到群組對話,請依序按一下「發起即時通訊」圖示 [發起群組對話]。
- 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時,畫面上會顯示相關建議。
- 按一下「完成」圖示 。
- 輸入要傳送的訊息,然後按一下「傳送」圖示 。
如果您在休假前為同事建立了工作代理說明文件,請確認同事是否更新或變更了文件內容。
- 在電腦上前往 drive.google.com。
- 按一下左側的 [我的雲端硬碟]。
- 按一下右上方的「資訊」圖示 。
- 如要查看近期異動,請點選「活動」。
- 如要查看特定檔案或資料夾的活動,請點選該檔案或資料夾。
- 如要查看近期異動,請在畫面右側向下捲動。
想直接查看指派給您或在特定日期截止的工作項目嗎?請在 Google 試算表中建立篩選器檢視畫面。
依序按一下頂端的 [資料] [篩選器檢視畫面] [建立新的篩選器檢視畫面]。 | |
在左上角的 [名稱] 旁邊按一下,然後為篩選器檢視畫面輸入名稱。 | |
按一下欄標題中的箭頭,然後選取選項,即可為資料進行排序及篩選。 | |
(選用) 如要透過電子郵件傳送篩選器檢視畫面的連結,請複製網址,然後貼到電子郵件中。 | |
按一下右上角的「關閉」圖示 即可關閉篩選器檢視畫面。系統會自動儲存您的篩選器檢視畫面。 |
Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。