在假期結束後讓工作快速步上軌道

課程內容

如何運用 Google Workspace 功能在您返回工作崗位時提升工作效率。

事前準備

10 分鐘

 Google Workspace 帳戶：還沒有帳戶嗎？立即開始 14 天試用期。

教學課程內容

重設通知與休假回覆 掌握休假期間未接收到的資訊 開始工作

1  重設通知與休假回覆

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重新開啟 Google Workspace 通知

如果您在離開辦公室時關閉了 Google Workspace 服務通知，可以重新開啟通知。

開啟 Google 日曆活動通知：

1. 在 Google 日曆中依序按一下「設定」圖示 。
2. 在左側的「一般」下方，按一下「通知設定」。
3. 按一下「通知」並選取其中一個選項：
   • 關閉
   • 桌面通知
   • 快訊
4. (選用) 如要設定收到通知時的音效，請勾選 [播放通知音效] 方塊。
5. (選用) 如要管理您的通知，請在左側依序按一下您的日曆 「其他通知」。
6. 在每個選項旁邊按一下向下箭頭 ，然後選取 [無]或 [電子郵件]。

如何開啟或關閉 Google Chat 通知：

在 Chat 中的訊息：

1. 在電腦上開啟 Gmail。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 「查看所有設定」。

3. 按一下頂端的「即時通訊和 Meet」分頁標籤。

前往 Gmail 設定

4. 按一下「即時通訊通知設定」旁的「管理即時通訊設定」。
5. 如要開啟 Google Chat 訊息通知，請在「桌面通知」下方，勾選「允許即時通訊通知」旁邊的方塊。

在 Gmail 中的 Chat 訊息：

1. 在電腦上開啟 Gmail。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 「查看所有設定」。

3. 按一下頂端的「即時通訊和 Meet」分頁標籤。

前往 Gmail 設定

4. 按一下「即時通訊通知設定」旁的「管理即時通訊設定」。
5. 如要開啟 Google Chat 訊息通知，請在「桌面通知」下方，勾選「允許即時通訊通知」旁邊的方塊。

關閉休假回覆

注意：建立未滿 24 小時的帳戶無法使用休假回覆。

1. 開啟 Gmail。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示  [查看所有設定]。
3. 向下捲動至「休假回覆」，然後選取 [開啟休假回覆] 或 [關閉休假回覆]。
4. 如果您已開啟休假回覆，請輸入您不在的日期並新增訊息，然後選取會收到回覆的對象。
5. 按一下底部的 [儲存變更]。

2 掌握休假期間未接收到的資訊

回覆新的會議邀請

您收到的活動邀請會顯示在日曆中。如果已訂閱電子郵件通知，則也會透過電子郵件收到通知。如果您使用的是 Gmail，可以透過電子郵件邀請函來回覆邀請。

回覆邀請：

1. 在日曆方格中按一下該活動。
2. 在底部的「是否參加」旁邊按一下 [是]、[否] 或 [不確定]。

提示：如要透過 Gmail 回覆活動邀請，請開啟相關電子郵件，並在「是否參加？」旁邊點選 [是]、[否] 或 [不確定]。

除了全天活動或是擁有超過 200 位邀請對象的活動以外，所有邀請對象都可以建議新時間。

建立收假後的工作檢查清單

透過電子郵件建立工作：

1. 前往 Gmail。
2. 按一下右側的「Tasks」圖示 。
3. 找出要儲存為工作項目的電子郵件。
4. 將電子郵件拖曳到側邊面板。
5. 如要新增日期和時間，請按一下「日期/時間」。

查看重要待辦事項

請確認您並未忽略任何 Google 雲端硬碟檔案的重要變更，也沒有錯過其他 Google Workspace 服務 (例如日曆或 Gmail 中的 Tasks) 中的待辦事項。

您可以針對在雲端硬碟中建立或上傳至雲端硬碟的項目追蹤變更，也可以查看關於檔案及資料夾的特定資訊。如要查看特定檔案或資料夾的活動，請選取該檔案或資料夾，然後按一下「資訊」圖示 。

在「活動」分頁查看雲端硬碟活動：

你可以存取雲端硬碟檔案的變更情形，並追蹤對檔案進行變更的使用者。如果有人執行下列操作，檔案就會發生變更：

• 編輯檔案或在檔案中加註
• 變更檔案或資料夾的名稱
• 移動或移除檔案或資料夾
• 將新檔案上傳到資料夾中
• 共用或取消共用某個檔案或資料夾

重要事項：Google 文件、試算表和簡報的版本記錄，與儲存在雲端硬碟的 .pdf 檔案、圖片和其他檔案的紀錄並不相同。瞭解如何存取 Google 檔案的變更紀錄。

在「詳細資料」分頁查看雲端硬碟活動：

1. 在雲端硬碟中的「活動」窗格頂端，按一下 [詳細資料] 即可查看各項資訊和變更，例如：

   • 檔案類型和擁有者。
   • 檔案大小和項目數量。
   • 上次修改、建立或開啟項目的使用者。

2. 按一下「編輯」圖示 即可新增項目說明。

在網路瀏覽器上檢視 Tasks：

您可以在部分 Google Workspace 應用程式的側邊面板中新增工作。

1. 前往 Gmail、Google 日曆、Chat、雲端硬碟，或是在 Google 文件、試算表或簡報中開啟檔案。
   • 重要事項：如果找不到 Tasks 應用程式，請按一下畫面右下方的箭頭以展開面板。
2. 按一下右側的「Tasks」圖示 。

提示：您可以在 Gmail 聊天室中建立、指派、編輯、完成及刪除群組工作。

查看檔案異動

查看異動概要

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 按一下左側的 [我的雲端硬碟]。
3. 按一下右上方的「資訊」圖示 。
4. 選擇下列任一做法：
   • 如要查看近期變更，請選擇下列任一做法：
     1. 按一下「活動」。
     2. 向下捲動右側畫面。
   • 如要查看特定檔案或資料夾的活動，請點選該檔案或資料夾。

查看或還原成先前的版本：

1. 開啟雲端硬碟中的檔案。
2. 依序按一下 [檔案] [版本記錄] [查看版本記錄]。
3. 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示：
   • 編輯文件的使用者名稱。
   • 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色，系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
4. (選用) 如要還原成這個版本，請點選 [還原這個版本]。

注意：您必須具備「擁有者」或「可以編輯」權限才能查看版本記錄。

3  開始工作

瞭解重要工作和近期工作的現況

如要瞭解目前必須優先處理哪些工作或近期計畫，請傳送電子郵件詢問您的團隊成員，或在 Chat 中傳送訊息詢問同事。

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 按一下左上方的 [撰寫郵件]。
3. 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
   • 如要隱藏建議的收件者，請在對方的個人資料相片上按一下滑鼠右鍵，然後點選「隱藏建議」。
   • 如要尋找已隱藏的建議收件者，請輸入對方名稱，然後按一下「顯示隱藏的建議」。
4. 新增主旨。
5. 撰寫郵件內文。
   • 撰寫郵件內文時，也可以在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，並加上聯絡人名稱來新增收件者。
6. 按一下郵件底部的「傳送」。

提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。

傳送即時訊息給使用者：

1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
2. 如果在「Chat」下方找不到名稱，請按一下「發起即時通訊」圖示 。
3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
   • 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士，請輸入對方的電子郵件地址。
4. 按一下你要傳送訊息的對象。
5. 輸入要傳送的訊息，然後點選「傳送」圖示 。

發起群組對話：

1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
2. 在「Chat」下方，按一下現有群組對話並輸入訊息內容 按一下「傳送」圖示 。
3. 如果在「Chat」下方找不到群組對話，請依序按一下「發起即時通訊」圖示 [發起群組對話]。
4. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
5. 按一下「完成」圖示 。
6. 輸入要傳送的訊息，然後按一下「傳送」圖示 。

查看工作代理說明文件

如果您在休假前為同事建立了工作代理說明文件，請確認同事是否更新或變更了文件內容。

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 按一下左側的 [我的雲端硬碟]。
3. 按一下右上方的「資訊」圖示 。
4. 選擇下列任一做法：
   • 如要查看近期變更，請選擇下列任一做法：
     1. 按一下「活動」。
     2. 向下捲動右側畫面。
   • 如要查看特定檔案或資料夾的活動，請點選該檔案或資料夾。

查看專案計畫更新內容

想直接查看指派給您或在特定日期截止的工作項目嗎？請在 Google 試算表中建立篩選器檢視畫面。

	依序按一下頂端的 [資料] [篩選器檢視畫面] [建立新的篩選器檢視畫面]。
	在左上角的 [名稱] 旁邊按一下，然後為篩選器檢視畫面輸入名稱。
	按一下欄標題中的箭頭，然後選取選項，即可為資料進行排序及篩選。
	(選用) 如要透過電子郵件傳送篩選器檢視畫面的連結，請複製網址，然後貼到電子郵件中。
	按一下右上角的「關閉」圖示 即可關閉篩選器檢視畫面。系統會自動儲存您的篩選器檢視畫面。

 

 

 

_{Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。}