在假期結束後讓工作快速步上軌道

課程內容

如何運用 Google Workspace 功能在您返回工作崗位時提升工作效率。

需求條件：

10 分鐘

 Google Workspace 帳戶：還沒有帳戶嗎？立即開始 14 天試用期。

教學課程內容

重設通知與休假回覆 掌握休假期間未接收到的資訊 開始工作

1  重設通知與休假回覆

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重新開啟 Google Workspace 通知

如果您在離開辦公室時關閉了 Google Workspace 服務通知，可以重新開啟通知。

開啟 Google 日曆活動通知：

1. 在 Google 日曆中依序按一下「設定」圖示 [設定]。
2. 在左側的 [一般] 之下點選 [活動設定]。
3. 按一下 [通知] 並選取其中一個選項：

   • 關閉
   • 桌面通知
   • 快訊

4. (選用) 如要設定收到通知時的音效，請勾選 [播放通知音效] 方塊。
5. (選用) 如要管理您的通知，請在左側依序按一下您的日曆 [一般通知]。
6. 在每個選項旁邊按一下向下箭頭 ，然後選取 [無]或 [電子郵件]。

如何開啟或關閉 Google Chat 通知：

在 Chat 中的訊息：

1. 在電腦上開啟 Gmail。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 「查看所有設定」。
3. 按一下頂端的「即時通訊和 Meet」分頁標籤。
4. 按一下「即時通訊通知設定」下方的「管理即時通訊設定」。
5. 如要開啟 Google Chat 訊息通知，請在「桌面通知」下方，勾選「允許即時通訊通知」旁邊的方塊。

在 Gmail 中的 Chat 訊息：

1. 在電腦上開啟 Gmail。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示 「查看所有設定」。
3. 按一下頂端的「即時通訊和 Meet」分頁標籤。
4. 按一下「即時通訊通知設定」下方的「管理即時通訊設定」。
5. 如要開啟 Google Chat 訊息通知，請在「桌面通知」下方，勾選「允許即時通訊通知」旁邊的方塊。

關閉休假回覆

注意：建立未滿 24 小時的帳戶無法使用休假回覆。

1. 開啟 Gmail。
2. 依序按一下右上方的「設定」圖示  [查看所有設定]。
3. 向下捲動至「休假回覆」，然後選取 [開啟休假回覆] 或 [關閉休假回覆]。
4. 如果您已開啟休假回覆，請輸入您不在的日期並新增訊息，然後選取會收到回覆的對象。
5. 按一下底部的 [儲存變更]。

2 掌握休假期間未接收到的資訊

回覆新的會議邀請

您收到的活動邀請會顯示在日曆中。如果已訂閱電子郵件通知，則也會透過電子郵件收到通知。如果您使用的是 Gmail，可以透過電子郵件邀請函來回覆邀請。

回覆邀請：

1. 在日曆方格中按一下該活動。
2. 在底部的「是否參加」旁邊按一下 [是]、[否] 或 [不確定]。

提示：如要透過 Gmail 回覆活動邀請，請開啟相關電子郵件，並在「是否參加？」旁邊點選 [是]、[否] 或 [不確定]。

除了全天活動或是擁有超過 200 位邀請對象的活動以外，所有邀請對象都可以建議新時間。

建立收假後的工作檢查清單

透過電子郵件建立工作：

1. 前往 Gmail。
2. 按一下右側的「Tasks」圖示 。
3. 找出要儲存為工作項目的電子郵件。
4. 將電子郵件拖曳到側邊面板。
5. 如要新增日期和時間，請按一下「日期/時間」。

查看重要待辦事項

請確認您並未忽略任何 Google 雲端硬碟檔案的重要變更，也沒有錯過其他 Google Workspace 服務 (例如日曆或 Gmail 中的 Tasks) 中的待辦事項。

您可以針對在雲端硬碟中建立或上傳至雲端硬碟的項目追蹤變更，也可以查看關於檔案及資料夾的特定資訊。如要查看特定檔案或資料夾的活動，請選取該檔案或資料夾，然後按一下「資訊」圖示 。

在「活動」分頁查看雲端硬碟活動：

你可以存取雲端硬碟檔案的變更情形，並追蹤對檔案進行變更的使用者。如果有人執行下列操作，檔案就會發生變更：

• 編輯檔案或在檔案中加註
• 變更檔案或資料夾的名稱
• 移動或移除檔案或資料夾
• 將新檔案上傳到資料夾中
• 共用或取消共用某個檔案或資料夾

重要事項：Google 文件、試算表和簡報的版本記錄，與儲存在雲端硬碟的 .pdf 檔案、圖片和其他檔案的紀錄並不相同。瞭解如何存取 Google 檔案的變更紀錄。

在「詳細資料」分頁查看雲端硬碟活動：

1. 在雲端硬碟中的「活動」窗格頂端，按一下 [詳細資料] 即可查看各項資訊和變更，例如：

   • 檔案類型和擁有者。
   • 檔案大小和項目數量。
   • 上次修改、建立或開啟項目的使用者。

2. 按一下「編輯」圖示 即可新增項目說明。

在網路瀏覽器上檢視 Tasks：

您可以在部分 Google Workspace 應用程式的側邊面板中新增工作。

1. 前往 Gmail、Google 日曆、Chat、雲端硬碟，或是在 Google 文件、試算表或簡報中開啟檔案。
   • 重要事項：如果找不到 Tasks 應用程式，請按一下畫面右下方的箭頭以展開面板。
2. 按一下右側的「Tasks」圖示 。

提示：您可以在 Gmail 聊天室中建立、指派、編輯、完成及刪除群組工作。

查看檔案異動

查看異動概要

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 按一下左側的 [我的雲端硬碟]。
3. 按一下右上方的「資訊」圖示 。
4. 如要查看近期異動，請點選「活動」。
5. 如要查看特定檔案或資料夾的活動，請點選該檔案或資料夾。
6. 如要查看近期異動，請在畫面右側向下捲動。

查看或還原成先前的版本：

1. 開啟雲端硬碟中的檔案。
2. 依序按一下 [檔案] [版本記錄] [查看版本記錄]。
3. 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示：
   • 編輯文件的使用者名稱。
   • 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色，系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
4. (選用) 如要還原成這個版本，請點選 [還原這個版本]。

注意：您必須具備「擁有者」或「可以編輯」權限才能查看版本記錄。

3  開始工作

瞭解重要工作和近期工作的現況

如要瞭解目前必須優先處理哪些工作或近期計畫，請傳送電子郵件詢問您的團隊成員，或在 Chat 中傳送訊息詢問同事。

1. 在電腦上前往 Gmail。
2. 按一下左上方的 [撰寫] 圖示 。
3. 在「收件者」欄位中加入收件者。你也可以透過以下方式新增收件者：
   • 在「副本」和「密件副本」欄位中加入收件者。
   • 撰寫郵件內文時，在文字欄位中輸入「+」或「@」符號，後面加上聯絡人的名稱。
4. 新增主旨。
5. 撰寫郵件內文。
6. 按一下頁面底部的 [傳送]。

提示：如要新增個別收件者，以及透過標籤所建立的聯絡人群組，請按一下「收件者：」。

傳送即時訊息給使用者：

1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
2. 如果在「Chat」下方找不到名稱，請按一下「發起即時通訊」圖示 。
3. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
   • 如要傳送 1:1 訊息給機構外部人士，請輸入對方的電子郵件地址。
4. 按一下你要傳送訊息的對象。
5. 輸入要傳送的訊息，然後點選「傳送」圖示 。

發起群組對話：

1. 前往 Google Chat 或 Gmail 帳戶。
2. 在「Chat」下方，按一下現有群組對話並輸入訊息內容 按一下「傳送」圖示 。
3. 如果在「Chat」下方找不到群組對話，請依序按一下「發起即時通訊」圖示 [發起群組對話]。
4. 輸入名稱或電子郵件地址。當你輸入文字時，畫面上會顯示相關建議。
5. 按一下「完成」圖示 。
6. 輸入要傳送的訊息，然後按一下「傳送」圖示 。

查看工作代理說明文件

如果您在休假前為同事建立了工作代理說明文件，請確認同事是否更新或變更了文件內容。

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 按一下左側的 [我的雲端硬碟]。
3. 按一下右上方的「資訊」圖示 。
4. 如要查看近期異動，請點選「活動」。
5. 如要查看特定檔案或資料夾的活動，請點選該檔案或資料夾。
6. 如要查看近期異動，請在畫面右側向下捲動。

查看專案計畫更新內容

想直接查看指派給您或在特定日期截止的工作項目嗎？請在 Google 試算表中建立篩選器檢視畫面。

	依序按一下頂端的 [資料] [篩選器檢視畫面] [建立新的篩選器檢視畫面]。
	在左上角的 [名稱] 旁邊按一下，然後為篩選器檢視畫面輸入名稱。
	按一下欄標題中的箭頭，然後選取選項，即可為資料進行排序及篩選。
	(選用) 如要透過電子郵件傳送篩選器檢視畫面的連結，請複製網址，然後貼到電子郵件中。
	按一下右上角的「關閉」圖示 即可關閉篩選器檢視畫面。系統會自動儲存您的篩選器檢視畫面。

 

 

 

_{Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。}