休暇後に仕事の遅れを取り戻す

内容

休暇明けの作業効率アップに役立つ Google Workspace の機能の使い方。

必要なもの

10 分

 Google Workspace アカウント - アカウントをお持ちでない場合は、14 日間の試用版をご利用ください。

このチュートリアルの内容

通知と不在通知をリセットする 不在中の状況を確認する 業務を再開する

1  通知と不在通知をリセットする

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Google Workspace の通知をオンに戻す

不在中に Google Workspace サービスの通知をオフにしていた場合は、通知を再びオンにします。

Google カレンダーの予定の通知をオンにするには:

1. カレンダーを開き、設定アイコン 設定] をクリックします。
2. 左側の [全般] セクションで、[通知設定] をクリックします。
3. [通知] をクリックし、次のいずれかを選択します。
   • オフ
   • デスクトップ通知
   • アラート
4. （省略可）通知が届いたときに音が鳴るようにするには、[通知音を鳴らす] チェックボックスをオンにします。
5. （省略可）通知を管理するには、左側のカレンダー [その他の通知] をクリックします。
6. 各項目の隣にある下矢印 をクリックし、[なし] または [メール] を選択します。

Google Chat の通知をオンまたはオフにする

Chat のメッセージの場合:

1. パソコンで Gmail を開きます。
2. 右上の設定アイコン [すべての設定を表示] をクリックします。

3. 画面上部の [チャットと Meet] タブをクリックします。

Gmail の設定に移動

4. [チャットの設定] の横の [チャットの設定を管理] をクリックします。
5. Google Chat メッセージの通知をオンにするには、[デスクトップ通知] セクションで [チャットの通知を許可する] の横にあるチェックボックスをオンにします。

Gmail の Chat メッセージの場合:

1. パソコンで Gmail を開きます。
2. 右上の設定アイコン [すべての設定を表示] をクリックします。

3. 画面上部の [チャットと Meet] タブをクリックします。

Gmail の設定に移動

4. [チャットの設定] の横の [チャットの設定を管理] をクリックします。
5. Google Chat メッセージの通知をオンにするには、[デスクトップ通知] セクションで [チャットの通知を許可する] の横にあるチェックボックスをオンにします。

不在通知をオフにする

注: アカウントが作成されてから少なくとも 24 時間経過していないと、不在通知は使用できません。

1. Gmail を開きます。
2. 右上にある設定アイコン [すべての設定を表示] をクリックします。
3. [不在通知] までスクロールし、[不在通知 ON] または [不在通知 OFF] を選択します。
4. 不在通知をオンにした場合は、不在になる日付を入力してメッセージを追加します。次に、不在通知を受け取る相手を選択します。
5. 下部の [変更を保存] をクリックします。

2  不在中の状況を確認する

届いた会議招待状に返信する

予定に招待されると、その予定がカレンダーに表示されます。メール通知に登録している場合は、招待メールも届きます。Gmail を使用している場合は、招待メールから出欠の返事を行うことができます。

招待に返答するには:

1. カレンダーのグリッドで、予定をクリックします。
2. 下部の [参加しますか？] の横にある [はい]、[いいえ]、[未定] のいずれかをクリックします。

ヒント: Gmail から予定に返答するには、メールを開き、[参加しますか？] の横にある [はい]、[いいえ]、[未定] のいずれかをクリックします。

ゲストが 200 人を超える予定または終日の予定を除き、すべてのゲストが新しい日時を提案できます。

休暇明けのタスクのチェックリストを作成する

メールからタスクを作成するには:

1. Gmail を開きます。
2. 右側の ToDo リスト アイコン をクリックします。
3. タスクとして保存するメールを見つけます。
4. そのメールをサイドパネルにドラッグ＆ドロップします。
5. 日時を追加するには、[日時] をクリックします。

重要な ToDo リストの項目を確認する

Google ドライブのファイルで行われた重要な変更や、カレンダーや Gmail の ToDo リストなど、他の Google Workspace サービスの ToDo リスト項目を見逃していないかを確認します。

ドライブで作成したアイテムやアップロードしたアイテムの変更をトラッキングできます。また、ファイルやフォルダの特定の情報を表示することもできます。特定のファイルまたはフォルダのアクティビティを表示するには、目的のファイルまたはフォルダを選択して詳細を表示アイコン をクリックします。

[履歴] タブでドライブのアクティビティを確認するには:

ドライブのファイルに加えられた変更の内容と変更を加えたユーザーの履歴にアクセスできます。誰かが次の操作を行うと、変更履歴に表示されます。

• ファイルの編集やコメントの追加
• ファイルまたはフォルダの名前変更
• ファイルやフォルダの移動または削除
• フォルダへの新しいファイルのアップロード
• アイテムの共有や共有停止

重要: Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドの変更履歴は、ドライブに保存された .pdf ファイルや画像などのファイルの履歴とは異なります。詳しくは、Google 形式のファイルの変更履歴にアクセスする方法についての記事をご覧ください。

[詳細] タブでドライブのアクティビティを確認するには:

1. ドライブの上部にある [履歴] パネルで [詳細] をクリックすると、次のような情報や変更が表示されます。

   • ファイル形式とオーナー
   • フォルダのサイズとアイテムの数
   • アイテムを最後に変更、作成、または開いた人物

2. 編集アイコン をクリックして、アイテムの説明を入力します。

ウェブブラウザで ToDo リストを表示するには:

Google Workspace の一部のアプリでは、サイドパネルにタスクを追加できます。

1. Gmail、Google カレンダー、Chat、Google ドライブのどれか一つを開くか、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかでファイルを開きます。
   • 重要: ToDo リスト アプリが見当たらない場合は、画面右下の矢印をクリックしてパネルを開いてください。
2. 右側の ToDo リスト アイコン をクリックします。

ヒント: Gmail のスペースでは、グループのタスクを作成、割り当て、編集、完了、削除できます。

ファイルの変更点を確認する

変更箇所を一目で確認するには:

1. パソコンで drive.google.com にアクセスします。
2. 左側の [マイドライブ] をクリックします。
3. 右上の情報アイコン をクリックします。
4. 確認する内容に応じて、次のように操作します。
   • 最近の変更を確認するには、次のどちらかを行います。
     1. [履歴] をクリックする。
     2. 右側のバーを下にスクロールする。
   • 特定のファイルまたはフォルダに対する操作履歴を確認するには、そのファイルまたはフォルダをクリックします。

以前のバージョンを表示する、または以前のバージョンに戻すには:

1. ドライブで、ファイルを開きます。
2. [ファイル] [変更履歴] [変更履歴を表示] をクリックします。
3. タイムスタンプをクリックして、ファイルの以前の版を表示します。タイムスタンプの下には次の項目が表示されます。
   • ドキュメントを編集したユーザーの名前。
   • 色（各ユーザー名の横）。ユーザーが編集した内容がこの色で表示されます。
4. （省略可）この版に戻すには、[この版を復元] をクリックします。

3  作業の開始

重要な業務や今後の業務に関する最新の情報を入手する

チームにメールを送信したり同僚に Chat でメッセージを送信したりして、現在の優先事項や今後の計画を確認してください。

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 左上にある「メールを作成」アイコン をクリックします。
3. [宛先] に宛先を追加します。次の項目に宛先を追加することもできます。
   • [Cc] と [Bcc]
   • メッセージを作成する際に、テキスト欄に「+」または「@」記号に続けて連絡先の名前を入力して宛先を追加することもできます。
4. 件名を追加します。
5. メッセージを入力します。
6. ページの下部にある [送信] をクリックします。

ヒント: 個人の宛先やラベルを使用して作成した連絡先のグループを追加するには、[宛先] をクリックします。

他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには

1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
2. [チャット] セクションに相手の名前が表示されていない場合は、チャットを開始アイコン をクリックします。
3. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
   • 組織外のユーザーに 1 対 1 のメッセージを送信するには、相手のメールアドレスを入力します。
4. メッセージを送信する相手をクリックします。
5. メッセージを入力してから、送信アイコン をクリックします。

グループの会話を開始するには:

1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
2. [チャット] で既存のグループの会話をクリックし、メッセージを入力 送信アイコン をクリックします。
3. [チャット] タブにグループの会話が表示されない場合は、「チャットを開始」アイコン [グループの会話を開始] をクリックします。
4. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
5. 完了アイコン をクリックします。
6. メッセージを入力してから、送信アイコン をクリックします。

引き継ぎドキュメントを確認する

不在時に対応してもらえるよう、同僚に引き継ぎドキュメントを作成していた場合は、ドキュメントに更新や変更があるかを確認します。

1. パソコンで drive.google.com にアクセスします。
2. 左側の [マイドライブ] をクリックします。
3. 右上の情報アイコン をクリックします。
4. 確認する内容に応じて、次のように操作します。
   • 最近の変更を確認するには、次のどちらかを行います。
     1. [履歴] をクリックする。
     2. 右側のバーを下にスクロールする。
   • 特定のファイルまたはフォルダに対する操作履歴を確認するには、そのファイルまたはフォルダをクリックします。

プロジェクト計画の更新を確認する

自分に割り当てられたタスクを確認したり、期限別にタスクを表示したりするときは、スプレッドシートでフィルタ表示を作成します。

	上部にある [データ] [フィルタ表示] [新しいフィルタ表示を作成] をクリックします。
	左上にある [名前] の横をクリックして、フィルタ表示の名前を入力します。
	列見出しの矢印をクリックし、データの並べ替えや絞り込みの項目を選択します。
	（省略可）フィルタ表示へのリンクをメールで送信するには、URL をコピーしてメールに貼り付けます。
	右上にある閉じるアイコン  をクリックしてフィルタ表示を閉じます。フィルタ表示が自動的に保存されます。

 

 

 

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