Être opérationnel plus rapidement après une absence

Points abordés

Découvrez comment gagner en productivité lorsque vous reprenez le travail grâce aux fonctionnalités de Google Workspace.

Voici ce dont vous avez besoin

10 minutes

 Compte Google Workspace — Vous n'en avez pas ? Démarrez dès aujourd'hui votre essai de 14 jours.

Ce tutoriel vous guidera à travers les étapes suivantes

Réactiver les notifications et désactiver la réponse automatique Découvrir ce que vous avez manqué Commencer le travail

1 Réactiver les notifications et désactiver la réponse automatique

Tout développer  |  Tout réduireTout réduireTout réduire

Réactiver les notifications Google Workspace

Si vous aviez désactivé les notifications pour vos services Google Workspace pendant votre absence du bureau, réactivez-les.

Pour activer les notifications d'événement Google Agenda :

1. Dans Agenda, cliquez sur Paramètres   Paramètres.
2. À gauche, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres des événements.
3. Cliquez sur Notifications et sélectionnez une option :

   • Désactivé
   • Notifications de bureau
   • Alertes

4. (Facultatif) Si vous souhaitez que les notifications soient accompagnées d'un son, cochez l'option Activer les notifications sonores.
5. (Facultatif) Pour gérer vos notifications, sur la gauche, cliquez sur votre agenda  Notifications générales.
6. À côté de chaque type de notification, cliquez sur la flèche vers le bas , puis sélectionnez Aucune ou E-mail.

Activer ou désactiver les notifications Google Chat

Pour les messages dans Chat :

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Voir tous les paramètres.
3. En haut de la page, cliquez sur l'onglet Chat et Meet.
4. Sous "Paramètres de notification de chat", cliquez sur Gérer les paramètres de discussion.
5. Pour activer les notifications des messages Google Chat, sous "Notifications sur le bureau", cochez la case "Autoriser les notifications de chat".

Pour les messages Chat dans Gmail :

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Voir tous les paramètres.
3. En haut de la page, cliquez sur l'onglet Chat et Meet.
4. Sous "Paramètres de notification de chat", cliquez sur Gérer les paramètres de discussion.
5. Pour activer les notifications des messages Google Chat, sous "Notifications sur le bureau", cochez la case "Autoriser les notifications de chat".

Désactiver les réponses automatiques

Remarque : Pour pouvoir utiliser la réponse automatique, vous devez avoir créé votre compte depuis au moins 24 heures.

1. Ouvrez Gmail.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Afficher tous les paramètres.
3. Faites défiler la page jusqu'à la section Réponse automatique, puis sélectionnez Réponse automatique activée ou Réponse automatique désactivée.
4. Si vous avez activé la réponse automatique, saisissez les dates de votre absence, puis ajoutez un message. Indiquez ensuite les utilisateurs à qui cette réponse doit être envoyée.
5. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

2 Découvrir ce que vous avez manqué

Répondre aux nouvelles invitations à des réunions

Lorsque vous recevez une invitation à un événement, celui-ci apparaît dans votre agenda. Vous recevez également les invitations par e-mail si vous vous y êtes abonné. Si vous utilisez Gmail, vous pouvez répondre à l'invitation dans l'e-mail.

Pour répondre à une invitation :

1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement.
2. Au bas de la page, cliquez sur Oui, Non ou Peut-être à côté de la question Allez-vous participer ?.

Conseil : Pour répondre à l'événement depuis Gmail, ouvrez l'e-mail, puis cliquez sur Oui, Non ou Peut-être à côté de la question Allez-vous participer ?.

Tous les invités peuvent proposer un nouvel horaire, sauf si l'événement rassemble plus de 200 personnes ou dure toute une journée.

Créer une checklist des tâches à réaliser au retour des congés

Pour créer une tâche à partir d'un e-mail :

1. Accédez à Gmail.
2. À droite, cliquez sur Tasks .
3. Recherchez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer en tant que tâche.
4. Faites glisser et déposez l'e-mail dans le panneau latéral.
5. Pour ajouter une date et une heure, cliquez sur Date/Heure.

Vérifier les tâches importantes

Assurez-vous de n'avoir manqué aucune modification majeure apportée à des fichiers Google Drive ou à des tâches dans d'autres services Google Workspace tels que Tasks dans Agenda ou Gmail.

Il est possible d'effectuer le suivi des modifications apportées aux éléments créés ou importés dans Drive. Vous pouvez également afficher des informations spécifiques sur vos fichiers et dossiers. Pour afficher l'activité d'un fichier ou dossier spécifique, sélectionnez l'élément concerné, puis cliquez sur Informations .

Afficher l'activité dans Drive sous l'onglet "Activité" :

Vous pouvez voir les différentes modifications apportées à vos fichiers dans Drive et savoir qui en est à l'origine. Les changements suivants sont considérés comme des modifications :

• Modification d'un fichier ou ajout de commentaires
• Modification du nom d'un fichier ou d'un dossier
• Déplacement ou suppression d'un fichier ou d'un dossier
• Importation d'un nouveau fichier dans un dossier
• Partage d'un élément ou annulation du partage

Important : L'historique des versions pour Google Docs, Sheets et Slides est différent de l'historique des fichiers PDF, des images et des autres fichiers stockés dans Drive. Découvrez comment consulter l'historique des modifications apportées aux fichiers Google.

Afficher l'activité dans Drive sous l'onglet "Détails" :

1. Dans Drive, en haut du volet "Activité", cliquez sur Détails pour afficher les informations et les modifications, par exemple :

   • le type du fichier et son propriétaire ;
   • la taille du dossier et le nombre d'éléments ;
   • la personne qui a modifié, créé ou ouvert l'élément en dernier.

2. Cliquez sur Modifier  pour ajouter une description de l'élément.

Afficher Tasks dans un navigateur Web :

Vous pouvez ajouter des tâches au panneau latéral dans certaines applications Google Workspace.

1. Accédez à Gmail, à Agenda, à Chat, à Drive ou à un fichier dans Google Docs, Sheets ou Slides.
   • Important : Si vous ne voyez pas l'application Tasks, développez le panneau en cliquant sur la flèche qui se trouve en bas à droite de l'écran.
2. À droite, cliquez sur Tasks .

Conseil : Dans les espaces Gmail, vous pouvez créer, attribuer, modifier, terminer et supprimer des tâches de groupe.

Examiner les modifications apportées à vos fichiers

Pour consulter les modifications d'un coup d'œil :

1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
2. Sur la gauche, cliquez sur Mon Drive.
3. En haut à droite, cliquez sur Afficher les détails .
4. Pour voir les modifications récentes, cliquez sur Activité.
5. Pour voir l'activité relative à un fichier ou à un dossier spécifique, cliquez sur le fichier ou le dossier en question.
6. Pour voir les modifications récentes, faites défiler vers le bas la liste située sur le côté droit.

Pour afficher une version précédente d'un fichier ou la rétablir :

1. Dans Drive, ouvrez votre fichier.
2. Cliquez sur Fichier  Historique des versions  Afficher l'historique des versions.
3. Cliquez sur un horodatage pour afficher une version précédente du fichier. Sous chaque horodatage figurent les éléments suivants :
   • Les noms des personnes qui ont modifié le document
   • Une couleur, à côté du nom de chaque personne, permettant d'identifier les modifications apportées par celle-ci
4. (Facultatif) Pour revenir à la version sélectionnée, cliquez sur Restaurer cette version.

3 Commencer le travail

Se tenir informé des tâches importantes et à venir

Pour connaître les priorités actuelles ou les tâches à venir, envoyez un e-mail à votre équipe, ou un message à vos collègues dans Chat.

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
2. En haut à gauche, cliquez sur  Nouveau message.
3. Dans le champ "À", ajoutez des destinataires. Vous pouvez également ajouter des destinataires :
   • dans les champs "Cc" et "Cci" ;
   • en insérant le signe "+" ou "@mention" suivis du nom d'un contact dans la zone de texte, lorsque vous rédigez un message.
4. Ajoutez un objet.
5. Rédigez votre message.
6. Au bas de la page, cliquez sur Envoyer.

Astuce : Pour ajouter des destinataires et des groupes de contacts créés avec des libellés, cliquez sur À. 

Envoyer un message privé à une personne :

1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
2. Si le nom ne figure pas encore dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion .
3. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
   • Pour envoyer un message 1:1 à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail.
4. Cliquez sur la personne à qui le message est destiné.
5. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

Pour démarrer une conversation de groupe :

1. Accédez à Google Chat ou à votre compte Gmail.
2. Sous "Chat", cliquez sur une conversation de groupe, saisissez un message  cliquez sur Envoyer .
3. Si la conversation de groupe ne figure pas dans la section "Chat", cliquez sur Démarrer une discussion   Démarrer une conversation de groupe.
4. Saisissez un nom ou une adresse e-mail. Des suggestions s'affichent au fur et à mesure de votre saisie.
5. Cliquez sur OK .
6. Saisissez le texte voulu, puis cliquez sur Envoyer .

Consulter votre document de transition

Si vous avez créé un document de transition pour vos collègues lorsque vous étiez absent, vérifiez si des mises à jour ou des modifications y ont été apportées.

1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
2. Sur la gauche, cliquez sur Mon Drive.
3. En haut à droite, cliquez sur Afficher les détails .
4. Pour voir les modifications récentes, cliquez sur Activité.
5. Pour voir l'activité relative à un fichier ou à un dossier spécifique, cliquez sur le fichier ou le dossier en question.
6. Pour voir les modifications récentes, faites défiler vers le bas la liste située sur le côté droit.

Consulter les modifications apportées au plan de projet

Vous souhaitez afficher les tâches qui vous sont attribuées ou celles qui doivent être terminées à une date spécifique ? Créez une vue filtrée dans Sheets.

	En haut, cliquez sur Données  Vues filtrées  Créer une vue filtrée.
	Dans l'angle supérieur gauche, cliquez dans la zone affichée à côté de l'option Nom, puis indiquez le nom de la vue filtrée.
	Cliquez sur les flèches situées dans les en-têtes de colonnes et sélectionnez les options de votre choix pour trier et filtrer les données.
	(Facultatif) Pour envoyer un lien vers la vue filtrée par e-mail, copiez l'URL et collez-la dans un e-mail.
	En haut à droite, cliquez sur Fermer  pour fermer la vue filtrée. Cette dernière est enregistrée automatiquement.

 

 

 

_{Google, Google Workspace et les marques et logos associés sont des marques de Google LLC. Tous les autres noms de sociétés et de produits sont des marques des sociétés auxquelles ils sont associés.}