プロジェクトを計画、管理する

内容

プロジェクトのライフサイクル全体における、コミュニケーション方法とコラボレーション方法のベスト プラクティス。

必要なもの

10 分

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このチュートリアルの内容

プロジェクトを設定する プロジェクト ファイルを保存する プロジェクト計画を作成 プロジェクト ファイルを共有する プロジェクトを管理する

1  プロジェクトを設定する

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メールグループを作成する

1. Google グループにログインします。
2. 上部の [グループを作成] をクリックします。
3. グループの情報を入力し、設定を選択します。 おすすめの設定は次のとおりです。
   • 会話を閲覧できるユーザー: チームメンバーのみ（プロジェクトのコミュニケーションを非公開にする場合）。
   • グループ メンバー: プロジェクト チームの各メンバーのメールアドレス。
   • グループ マネージャー: 後からチームへの追加が必要になる可能性があるチームメンバーのメールアドレス。
   • メンバーを直接追加: このオプションをオンにすると、グループに参加するユーザーを指定できます。
4. [グループを作成] をクリックします。

新しいグループにメールを送信する際は、そのグループが有効になるまで数分ほどお待ちください。グループが有効になる前にメールを送信すると、メールを配信できなかったことを示す通知が届くことがあります。

詳しくは Google グループのヘルプセンターをご覧ください

スペースを作成する

Google Chat でスペースを作成し、手軽に会話してチームでアイデアを出し合えます。スペースでファイルを共有することも可能です。

チーム カレンダーやプロジェクト カレンダーを作成する

チームの会議やメンバーの休暇予定を管理するチーム カレンダーを作成したり、プロジェクトのマイルストーンや期日を管理するプロジェクト カレンダーを作成したりできます。どちらのカレンダーも同じ手順で作成できます。

カレンダーを作成する

新しいカレンダーはブラウザでのみ作成できます。Google カレンダー アプリでは作成できません。作成した新しいカレンダーは、ブラウザとアプリの両方に表示されます。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 左側の [他のカレンダー] の横で、「他のカレンダーを追加」アイコン  [新しいカレンダーを作成] をクリックします。
3. カレンダーの名前と説明を追加します。
4. [カレンダーを作成] をクリックします。
5. カレンダーを共有する場合は、左側のバーで共有するカレンダーをクリックし、[特定のユーザーとの共有] を選択します。

詳しくは、Google カレンダー ヘルプセンターをご覧ください

カレンダーをチームと共有する

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。Google カレンダー アプリでカレンダーを共有することはできません。
2. 画面左側に [マイカレンダー] セクションが表示されます。展開するには、下矢印 をクリックします。
3. 共有するカレンダーにカーソルを合わせ、その他アイコン [設定と共有] をクリックします。
4. [特定のユーザーまたはグループと共有する] で [ユーザーやグループを追加] をクリックします。
5. ユーザーまたは Google グループのメールアドレスを追加します。プルダウン メニューを使用して権限設定を変更します。詳しくは、アクセス権限についての記事をご覧ください。
6. [送信] をクリックします。
7. メールで送信したリンクを相手がクリックすると、このカレンダーが相手のカレンダー リストに表示されるようになります。詳しくは、他のユーザーの Google カレンダーを追加するをご覧ください。

ヒント: 自分がオーナーではないカレンダーを共有するには、そのカレンダーのオーナーに「変更および共有の管理権限」を付与してもらう必要があります。

詳しくは、Google カレンダー ヘルプセンターをご覧ください

プロジェクト計画を作成

共有スプレッドシートを使って、チームでプロジェクト タスクの追跡、更新、共同編集を行えます。詳しくは、スプレッドシートでプロジェクト計画を作成する方法をご覧ください。

定期的な進捗会議を設定する

定期的なチーム会議のスケジュールを設定し、メンバー全員の状況を把握してプロジェクト計画のタスクを更新できるようにします。チーム カレンダーで会議を作成し、チームの Google グループ メールアドレスを使って全員に招待状を一括送信します。詳しくは、会議を計画、開催するをご覧ください。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 左上の作成アイコン  をクリックします。
3. 予定のタイトルや詳細情報を追加します。
4. [繰り返さない] の横にある下向き矢印  をクリックします。
5. 予定を繰り返す間隔と終了日を選択します。
6. 右上の [保存] をクリックします。

チームのウェブサイトを作成する

組織内の全員がチームの情報、プロジェクト、各種リソースを確認できるように、チーム専用のサイトを作成します。詳しくは、Google サイト スタートガイドをご覧ください。

2  プロジェクト ファイルを保存する

プロジェクト フォルダを作成する

Google ドライブを使用して、プロジェクトの計画、仕様、議事録をマイドライブ内または共有ドライブ内の共有プロジェクト フォルダに保存します。

マイドライブにフォルダを作成する

1. ドライブを開いて [マイドライブ] をクリックします。
2. フォルダを作成する場所に移動します。
3. [新規] [フォルダ] をクリックします。
4. フォルダに名前を付けて、[作成] をクリックします。

マイドライブのフォルダにファイルを移動するには

1. ファイルを選択します。
2. その他アイコン 移動アイコン をクリックします。
3. フォルダを選択し、[移動] または [ここに移動] をクリックします。

左側にある [マイドライブ] にファイルやフォルダをドラッグすることもできます。

共有ドライブ

まだ作成していない場合は、共有ドライブを作成してメンバーを追加します。メンバー全員に、少なくとも投稿者のアクセス権を付与し、ファイルを共同編集できるようにします。詳しくは、共有ドライブのベスト プラクティスをご覧ください。次に、共有ドライブにフォルダを作成して、ファイルを追加します。 

共有ドライブにフォルダを作成する

1. ドライブを開いて [共有ドライブ] をクリックします。
2. フォルダを作成する場所に移動します。
3. [新規] [フォルダ] をクリックします。
4. フォルダに名前を付けて、[作成] をクリックします。

注:

• マイドライブや他の共有ドライブに保存済みのフォルダを共有ドライブに移動するには、管理者にお問い合わせください。
• サブフォルダのアクセス権は、最上位フォルダのアクセス権と同じにする必要があります。

パソコンにある既存のフォルダを共有ドライブにアップロードするには

1. 左側で共有ドライブ フォルダをクリックします。
2. パソコンで、既存のフォルダを共有ドライブにドラッグします。または、[ 新規] [フォルダのアップロード] をクリックします。目的のフォルダに移動して開きます。

共有ドライブにファイルを移動するには

マイドライブから共有ドライブにファイルを移動したり、共有ドライブ間でファイルを移動したりするには、ファイルを移動先の共有ドライブにドラッグします。フォルダを移動する場合は、管理者にお問い合わせください。

マイドライブから共有ドライブにファイルを移動するには、投稿者、コンテンツ管理者、管理者のいずれかのアクセス権限を持つ、共有ドライブのメンバーである必要があります。

共有ドライブには、別のドライブ、パソコン、モバイル デバイスなど、どこからでも自分がオーナーのファイルを移動できます。

マイドライブ内のファイルのオーナーではないものの、編集権限（またはそれ以上の権限）を持っているユーザーは、次に該当する場合にそのファイルを共有ドライブに移動できる可能性があります。

• 管理者がこのオプションを有効にしている。
• ファイルのオーナーが、移動先共有ドライブのメンバーである。
• 移動先共有ドライブのメンバーであり、投稿者、コンテンツ管理者、管理者のいずれかのアクセス権限がある。

上記に該当しない場合は、ファイルを共有ドライブに移動するようオーナーに依頼する必要があります。

共有ドライブ間でファイルを移動するには、移動元共有ドライブの管理者アクセスの権限と、移動先共有ドライブの投稿者アクセス以上の権限が必要です。

共有ドライブからファイルまたはフォルダを移動するには、共有ドライブに対する管理者のアクセス権限が必要です。マイドライブ内のフォルダにファイルまたはフォルダを移動するには、親フォルダに対する編集者のアクセス権限が必要です。

既存のプロジェクト ファイルを見つけて移動する

プロジェクトの仕様書やプレゼンテーションなど、既存のプロジェクト ファイルをドライブで探し、これらのファイルをプロジェクト フォルダに移動します。

ドライブ内のファイルまたはフォルダを検索するには

1. ドライブの検索ボックスに単語または語句を入力します。
   すばやく検索できるよう、テキストの入力を開始すると検索キーワードの候補が表示されます。
2. 候補をクリックして開くか、検索アイコン をクリックして、検索結果一覧を表示します。

詳細検索オプションを使用するには

1. 検索ボックスの右にある下矢印アイコン をクリックします。
   オプション（複数の組み合わせも可）を選択して、結果を絞り込みます。
   • 種類 - ファイルの種類で検索します。

     注: Google サイトでは、（公開されているものではなく）ドラフトのサイトであなたに閲覧または編集権限があるもののみが表示されます。

   • オーナー - ファイルのオーナーで検索します。
   • 場所 - 場所で検索します（[ゴミ箱] または [スター付き] のアイテムも含まれます）。検索できるのは、[マイドライブ] または [共有ドライブ] 内のフォルダだけです。
   • 更新日 - 最近変更されたアイテムを検索します（自分以外のユーザーによる変更も含む）。
   • アイテム名 - ファイル名の中の語句を検索します。
   • 含まれている語句 - 特定の単語を含むファイルを検索します。
   • 共有対象 - ファイルにアクセスできるユーザーを検索します。
   • フォローアップ - 提案を含む自分がオーナーであるファイルや、自分にアクション アイテムが割り当てられているファイルを検索します。
2. [検索] をクリックします。

マイドライブのフォルダにファイルを移動するには

1. ファイルを選択します。
2. その他アイコン 移動アイコン をクリックします。
3. フォルダを選択し、[移動] または [ここに移動] をクリックします。

左側にある [マイドライブ] にファイルやフォルダをドラッグすることもできます。

会議メモのテンプレートを作成する

会議メモのテンプレートを選択してカスタマイズし、共有プロジェクト フォルダに保存します。

1. パソコンで Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイトのいずれかにアクセスします。
2. 右上の [テンプレート ギャラリー] をクリックします。
3. 使用するテンプレートをクリックします。
4. テンプレートのコピーが開きます。

ヒント: 横に [アドオン] と表示されたテンプレートを選択した場合は、アドオンのインストールが必要になることがあります。詳しくは、アドオンについての記事をご覧ください。

プロジェクト ファイルを会議に添付する

会議の招待状に会議メモやプロジェクト計画などのファイルを追加します。

1. カレンダーを開きます。
2. カレンダーのグリッドで会議をクリックします。
3. 編集アイコン をクリックします。
4. [予定の詳細] で添付ファイルを追加アイコン  をクリックします。
5. ファイルに移動してクリックします。
6. [選択] をクリックします。

3  プロジェクト計画を作成するには

プロジェクト計画を作成してタスクを追加する

スプレッドシートにタスクを追加して、全体像がわかるプロジェクト計画を作成します。作成したプロジェクト計画を、共有ドライブまたは共有ドライブ フォルダに追加します。

1. Google ドライブで、[ 新規] [Google スプレッドシート] [空白のスプレッドシート] をクリックします。
2. [無題のスプレッドシート] をクリックし、プロジェクト計画書の新しいタイトルを入力します。
3. 列見出しを追加します。たとえばプロジェクトのタスクを追跡する場合、タスクの担当者、期限、ステータス、コメントの列を作成します。
4. シートにコンテンツを追加してプロジェクト計画を追跡します。シートを共有すると、共有相手もコンテンツを追加できるようになります。

詳細については、スプレッドシートで動的なプロジェクト計画を作成するをご覧ください。

タスクの説明を追加する

列見出しやタスクに説明が必要な場合は、説明用のメモを追加します。

1. メモを追加する列またはセルを選択します。
2. [挿入] [メモ] を選択します。
3. 説明を入力します。
4. メモ以外の場所をクリックして閉じます。

選択肢を追加する

リストから選択肢を選べるようにします。たとえば、プロジェクト計画を使って進捗状況を管理するには、[ステータス] 列を作成して、[未処理]、[処理中]、[完了] などの選択肢を用意します。

	選択肢を追加する列を選択します。
	[データ] [データの入力規則] をクリックします。
	[条件] の横で [リストを直接指定] を選択します。
	有効な項目をカンマで区切って入力します。
	[保存] をクリックします。
	（省略可）選択肢を確認するには、その列の下のセルで矢印をクリックします。

進捗管理を追加する

条件付き書式ルールを使用すると、プロジェクト タスクの進捗状況が一目でわかります。たとえば、完了したタスクを未処理または処理中のタスクと区別できるように色を追加します。

1. Google スプレッドシートでファイルを開き、書式ルールを適用する列を選択します。
2. [表示形式] [条件付き書式] を選択します。
3. ルールを設定します。この例では、完了、未処理、処理中のそれぞれのタスクに異なる色を割り当てます。

	[単一色] タブにある [セルの書式設定の条件] で、[次を含むテキスト] を選択します。
	[次を含むテキスト] の下のボックスに、「完了」と入力します。
	[書式設定のスタイル] で、背景やテキストに色を付けるかどうかを選択します。
	テキストや背景にカスタムの色を割り当てるには、テキストの色アイコン または塗りつぶしアイコン をクリックします。必要に応じて、テキストと背景のそれぞれの色を指定できます。
	さらにルールを追加する場合は、[条件を追加] をクリックし、同様の手順を踏みます。たとえば、未開始のタスクに赤色の背景色を割り当てたり、進行中のタスクにオレンジ色の背景色を割り当てたりします。
	[完了] をクリックします。

通知を受け取る

メール通知を使用すると、プロジェクトの更新やステータスの変更を常に把握することができます。自分のプロジェクト計画に変更が加えられると、いつ誰がどのような変更を行ったかを知らせる通知が届きます。通知の頻度を選択することもできます。

通知を追加する

1. スプレッドシートで、[ツール] [通知ルール] を選択します。
2. 通知メールの配信のタイミングと頻度を選択します。
3. [保存] をクリックします。
4. [完了] をクリックします。

4  プロジェクト ファイルを共有する

プロジェクト フォルダを共有する

チームの Chat スペースでフォルダやファイルを共有するには

1. Chat または Gmail を開きます。
2. [スペース] でチームのスペースをクリックします。
3. スペースの上部にある [ファイルを共有] をクリックします。
4. マイドライブや共有ドライブ内のフォルダまたはファイルに移動します。
5. [選択] をクリックします。
6. スペースで、送信アイコン をクリックします。
7. [スペースのメンバーと共有] の横で権限を選択します。
8. [送信] をクリックします。

マイドライブのフォルダをチームで共有するには

グループでフォルダを共有すると、メンバー全員に同じレベルのアクセス権が付与されます。チームメンバーに編集者のアクセス権を付与し、ファイルを共同編集できるようにします。

共有ドライブのフォルダをチームで共有するには

共有ドライブに追加したフォルダやファイルは、自動的に共有ドライブのメンバーと共有されます。

1. Chat または Gmail を開きます。
2. ドライブで [マイドライブ] をクリックし、共有するフォルダを選択します。
3. 共有アイコン をクリックします。
4. チームのメールアドレスを入力します。
5. 右側で権限を [編集者] に設定します。
6. [送信] をクリックします。

レビューのためにプロジェクト ファイルを共有する

準備を終えたら、確認のためにプロジェクト計画をチームと共有します。プロジェクト ファイルには、プロジェクト計画、予定リスト、プレゼンテーションなどが含まれます。ファイルを共有するときは、コメントを追加したりコンテンツを更新したりできるように、閲覧者（コメント可）または編集者アクセス権限を付与します。

次に、チームメンバー（またはチーム用に作成したグループ）とプロジェクト計画を共有します。

チャットルームでファイルを共有するには、プロジェクト フォルダを共有するをご覧ください。

オーナー権限または編集権限のあるファイルを共有する

1. 共有するファイルを選択します。
2. [共有] または共有アイコン をクリックします。
3. [ユーザーやグループと共有] に、共有相手のメールアドレスを入力します。

   注: 組織でビジターとのドキュメント共有がオンになっている場合は、Google アカウントを持っていないユーザーを招待して、Google ドライブのファイルやフォルダを共同で編集することができます。詳しくは、ドキュメントをビジターと共有するをご覧ください。

4. ファイルに対するユーザーの権限を変更する場合は、下矢印アイコン [閲覧者]、[閲覧者（コメント可）]、[編集者] をクリックします。
5. 通知を送信するかどうかを選択します。
   • ファイルを共有した相手に通知する場合は、[通知] チェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
   • 共有した相手に通知しない場合は、[通知] チェックボックスをオフにします。
6. [共有] または [送信] をクリックします。

通知の送信を選択した場合は、ファイルの共有相手全員にリンクが記載されたメールが届きます。編集者権限を持つチームメンバーは次の操作を行えます。

• タスク、担当者、期限などの内容を追加または更新する。
• 特定のユーザー宛てのコメントを挿入する。
• スプレッドシートのコンテンツをフィルタする。
• スプレッドシートでタスクのステータスや説明用のメモを更新する。

コメントを追加

1. ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかで、コメントを追加するテキストを選択します。
2. コメント追加アイコン をクリックします。
3. ボックスにコメントを入力します。
4. （省略可）特定のユーザー宛てにコメントを付けるには、プラス記号（+）の後に相手のメールアドレスを入力します。追加できるユーザーの数に制限はありません。ファイルへのリンクとコメント内容を含むメールが、各ユーザーに送信されます。
5. （省略可）コメントを特定のユーザーに割り当てるには、[割り当て先] のチェックボックスをオンにします。
6. [コメント] または [割り当て] をクリックします。

注: ファイル内のコメント数が上限に達した場合は、コメントをコピーすることなくファイルのコピーを作成できます。

5  プロジェクトを管理する

タスクの最新のステータスを入手する

プロジェクト計画のステータスを更新する

1. Google スプレッドシートで、プロジェクト計画書を開きます。
2. 自分のタスクの横で、ステータスを変更します。

チーム会議の前に最新のステータスを送信する

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 目的の予定をクリックします。
3. ゲストの人数の横にあるオプションを選択します。
   • ゲストとチャット : 新規または既存のチャットが開きます。チャットには、職場や学校組織で Chat が有効になっているゲストのみ追加されます。
   • ゲストにメールを送信 : 新しいメールが開きます。招待されているゲスト全員がメールの宛先に追加されます。

チーム会議中に最新のステータスを確認する

チーム会議でプロジェクト計画を表示すると、すべての参加者がリアルタイムで各自のステータスを更新できます。

1. Meet を開き、ビデオ会議に参加します。
2. 画面下部にある画面を共有アイコン  をクリックし、共有する範囲を選択します。
   • あなたの全画面
   • ウィンドウ
   • タブ
3. [共有] をクリックします。
4. 画面共有を終了するには、[画面共有を停止] クリックします。

グループのメールを使用して最新のステータスを確認する

グループのメールアドレスを使用して全員にメールを一括送信し、プロジェクト計画の各自のタスクを更新するよう依頼します。

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 左上にある「メールを作成」アイコン をクリックします。
3. [宛先] に宛先を追加します。次の項目に宛先を追加することもできます。
   • [Cc] と [Bcc]
   • メッセージを作成する際に、テキスト欄に「+」または「@」記号に続けて連絡先の名前を入力して宛先を追加することもできます。
4. 件名を追加します。
5. メッセージを入力します。
6. ページの下部にある [送信] をクリックします。

ヒント: 個人の宛先やラベルを使用して作成した連絡先のグループを追加するには、[宛先] をクリックします。

チャットを使用して最新のステータスを確認する

チームメンバーにチャット メッセージを送信し、最新のステータスを確認します。

他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには:

1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
2. [チャット] セクションに相手の名前が表示されていない場合は、チャットを開始アイコン をクリックします。
3. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
   • 組織外のユーザーに 1 対 1 のメッセージを送信するには、相手のメールアドレスを入力します。
4. メッセージを送信する相手をクリックします。
5. メッセージを入力してから、送信アイコン をクリックします。

グループにダイレクト メッセージを送信するには

1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
2. [チャット] で既存のグループの会話をクリックし、メッセージを入力 送信アイコン をクリックします。
3. [チャット] タブにグループの会話が表示されない場合は、「チャットを開始」アイコン [グループの会話を開始] をクリックします。
4. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
5. 完了アイコン をクリックします。
6. メッセージを入力してから、送信アイコン をクリックします。

プロジェクトのタイムラインを変更する

タイムライン、要件、リソースが変更された場合は、プロジェクトのドキュメントを更新します。新しいタイムラインに合わせて会議時間を変更したり、新しいチームメンバーを会議に追加したりする必要がある場合は、チーム カレンダーで予定を更新します。

既存の予定を更新する

1. カレンダーを開きます。
2. カレンダーのグリッドで、予定をクリックします。
3. 編集アイコン をクリックします。
4. 時刻または日付をクリックして変更します。
5. 必要に応じて新しいゲストを追加します。
6. [保存] をクリックします。
7. 定期的な予定の場合は、更新する予定を選択して [OK] をクリックします。
8. [送信] をクリックします。

 

変更についてチームメンバーに通知する

プロジェクトの日程やマイルストーンが変更された場合は、メールを使用してすべてのチームメンバーにすばやく通知します。

Gmail でメンバーに通知する

各メンバーのメールアドレスを 1 件ずつメールに追加するのではなく、グループのメールアドレスを入力します。

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 左上にある「メールを作成」アイコン をクリックします。
3. [宛先] に宛先を追加します。次の項目に宛先を追加することもできます。
   • [Cc] と [Bcc]
   • メッセージを作成する際に、テキスト欄に「+」または「@」記号に続けて連絡先の名前を入力して宛先を追加することもできます。
4. 件名を追加します。
5. メッセージを入力します。
6. ページの下部にある [送信] をクリックします。

ヒント: 個人の宛先やラベルを使用して作成した連絡先のグループを追加するには、[宛先] をクリックします。

共有ドライブのメンバーにメールを送信

1. 左側で共有ドライブをクリックします。
2. 上部の共有ドライブ名の横にある下矢印 [メンバーにメールを送信] をクリックします。
3. 件名を変更し、メッセージを入力します。
4. （省略可）特定のアクセスレベルを持つメンバーのみにメールを送信する場合や、自分自身にメールのコピーを送信する場合は、該当するチェックボックスをオンにします。
5. [送信] をクリックします。

共有ドライブへのリンクがメールに記載されます。

共有ファイルを仕上げる

プロジェクトの共同編集が完了したら、今後は他の共同編集者が最終的なファイルを編集できないように、共有設定を変更したり、ファイルをアーカイブしたりできます。

詳細については、最終的なドキュメントを共有するをご覧ください。

プロジェクトの終了レポートを作成する

プロジェクトが完了したら、まとめとしてプレゼンテーションを作成し、チームと共有して共同編集することができます。

プレゼンテーションを作成するには、スライド スタートガイドをご覧ください。プレゼンテーションのヒントについては、効果的な提案書作成のための Google Workspace 活用法トップ 10をご覧ください。

_{Google、Google Workspace、および関連するマークとロゴは、Google LLC の商標です。その他すべての企業名および商品名は、関連各社の商標または登録商標です。}