改用 Google Workspace 之前，請先完成這份檢查清單，以便...
瞭解 Google Workspace
Google Workspace 能提供以下協助：
- 與同事即時溝通交流及協同合作：無論同事使用的是 Google 日曆、Gmail、Google Meet 或是 Google Chat，您都可以透過視訊會議、電子郵件或即時通訊與團隊成員取得聯繫。
- 安全地存放檔案，並透過任何裝置迅速找出所需資料：透過 Google 雲端硬碟集中存放文件、試算表、簡報等資料。
- 建立、分享及呈現專業範本、專案計畫和簡報：您可以在網路瀏覽器上透過 Google 文件、試算表和簡報來建立及編輯相應類型的檔案。
如果您是從其他電子郵件應用程式 (例如 Microsoft Outlook) 改用 Google Workspace，您會在開始使用 Gmail 時注意到一些差異：
- Gmail 會將郵件和回覆列為單一會話群組 (會話串)，方便您在同一個畫面中查看多封相關郵件，新郵件會顯示在會話串底部。
- 如果會話串的郵件較多，只要按一下底部的 3 個圓點圖示，即可查看完整會話串內容。
- 使用 Gmail 時，您還可以為郵件加上標籤，並透過搜尋運算子尋找郵件。
改用 Google Workspace 後，您可以在 Chrome 瀏覽器中使用 Gmail、Google 雲端硬碟和 Google 文件等工具。您可以自訂 Chrome 設定，並在所有裝置上安全地處理工作。您可以透過 Chrome 瀏覽器執行下列操作：
- 在所有裝置上同步處理書籤和設定。
- 透過 Chrome 線上應用程式商店擴充功能讓瀏覽器功能更豐富，例如將相片編輯器和專案管理工具加入瀏覽器。
如要在貴公司改用 Chrome 瀏覽器之前，先熟悉 Chrome 的各項功能，請立即下載並開始使用 Chrome 瀏覽器。
清除舊郵件和日曆活動
建議您大約在貴機構改用 Google Workspace 的 30 天前，著手清理電子郵件和電子郵件資料夾。您需要花點時間思考 Outlook 中有哪些真正需要保留的資料。您可以按照下列提示進行處理：
- 盡量讓電子郵件資料夾結構維持在 10 個資料夾，以利遷移作業順利進行。
- 檢查資料夾中的郵件，包含系統可能不會顯示的巢狀資料夾。您可能需要使用搜尋功能尋找郵件。
- 刪除不需要保留的電子郵件。
檢查郵寄清單，確認需要保留或刪除哪些清單。
改用 Google 日曆前，請先記下週期性活動以及重要會議。資料遷移期間，有些週期性會議可能不會顯示在 Google 日曆中。
準備使用新工具並安排訓練課程
開始使用 Google Workspace 後，您可以透過搜尋找到所需的檔案、電子郵件以及其他資料。
- 在貴機構正式改用 Google Workspace 那天，預留時間檢查您的帳戶設定，讓自己熟悉新的 Google Workspace 帳戶。
- 配合您的主管進行相關作業，並與其他團隊成員協調作業時程。
如果您是遠距工作人員，請在公司改用 Google Workspace 當週，安排時間前往貴機構辦公室進行 1:1 同儕支援。
在貴公司改用 Google Workspace 之前，請與訓練團隊聯絡，瞭解可取得的 Google Workspace 課程和資源：
- 查看訓練團隊提供的 Google Workspace 訓練資源。舉例來說，貴公司是否設有提供學習資源 (例如錄製的影音內容或簡報) 的內部網站？
- 如果訓練團隊有共用的訓練日曆，請查看即將到來的訓練日期，並將訓練活動加入您的日曆。
- 探索 Google Workspace 學習中心，取得遷移指南、提示與秘訣及更多資源。
- 如果訓練團隊提供進階訓練，您可以報名參加，並申請加入郵寄清單，以便接收 Google Workspace 更新資訊。
請洽詢 IT 團隊，瞭解貴公司是否提供簽名範本及開放使用的合適圖片。如果有可用的範本，請務必在貴機構改用 Google Workspace「之前」取得該範本。
如果 IT 團隊沒有簽名範本，您可以採用下列其他做法：
- 如果貴機構開放與外部人士共用 Google 雲端硬碟檔案，請複製原電子郵件應用程式的簽名並貼到 Gmail。
- 如果貴機構不開放與外部人士共用雲端硬碟檔案，可以請貴公司的 IT 團隊提供含有圖片公開網址的簽名範本。如果這個做法不可行，您也可以從網站中搜尋可公開存取的圖片並複製圖片網址。
- 將您先前的簽名貼到 Google 文件中，然後再貼到 Gmail。您必須測試這個做法是否可行。建議請機構外部人士為您確認簽名中的標誌能否正常顯示。
請洽詢訓練團隊，瞭解如何將公司標誌加入新的 Gmail 簽名中。
只要為公司擁有的 Android 或 iOS 裝置註冊行動管理服務，就能隨時隨地存取新的 Google Workspace 帳戶和工作應用程式。
- 新增密碼以保護您的裝置。
- 如果您擁有 Android 裝置，就可以建立工作資料夾，以便區隔工作和個人的應用程式與資料。
- 在裝置上取得核准的內部應用程式。
後續步驟
Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。