Chcesz skorzystać z zaawansowanych funkcji Google Workspace w swojej firmie?
Wypróbuj Google Workspace już dziś.
Zanim przejdziesz na Google Workspace, wykonaj czynności opisane na tej liście kontrolnej, aby…
- dowiedzieć się więcej o Google Workspace
- uporządkować starą pocztę i wydarzenia w kalendarzu
- przygotować się do korzystania z nowych narzędzi i zaplanować szkolenia
Rozwiń wszystko | Zwiń wszystko
Informacje o Google Workspace
W czym może Ci pomóc Google Workspace:
- Błyskawiczna komunikacja i współpraca – komunikuj się ze swoim zespołem za pomocą spotkań wideo, e-maili i czatów, korzystając z możliwości, jakie dają Kalendarz Google, Gmail, Google Meet czy Google Chat.
- Bezpieczne przechowywanie plików i błyskawiczne znajdowanie potrzebnych rzeczy z dowolnego urządzenia – przechowuj dokumenty, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i inne pliki w jednym miejscu, czyli na Dysku Google.
- Tworzenie, udostępnianie i przedstawianie profesjonalnych szablonów, planów projektów i prezentacji – w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google możesz tworzyć i edytować dokumenty, arkusze kalkulacyjne i prezentacje bezpośrednio w przeglądarce.
Jeśli przechodzisz z innej aplikacji do poczty e-mail, takiej jak Microsoft Outlook, po rozpoczęciu korzystania z Gmaila zauważysz kilka różnic:
- Gmail grupuje wiadomości i odpowiedzi na nie w 1 wątku. Wątki umożliwiają wyświetlanie wielu powiązanych wiadomości w jednym widoku. Nowe wiadomości będą widoczne u dołu wątku.
- Jeśli wątek zawiera wiele wiadomości, kliknij 3 kropki u dołu, by zobaczyć cały wątek.
- W Gmailu możesz oznaczać wiadomości etykietami, a do ich znajdowania używać operatorów wyszukiwania.
Po przejściu na Google Workspace możesz korzystać z przeglądarki Chrome i korzystać z takich narzędzi jak Gmail, Dysk Google czy Dokumenty Google. Możesz dostosować Chrome i używać do bezpiecznej pracy na wszystkich swoich urządzeniach. Przeglądarka Chrome umożliwia:
- Synchronizowanie zakładek i ustawień na wszystkich urządzeniach.
- dodawanie do przeglądarki nowych funkcji w formie rozszerzeń z Chrome Web Store, takich jak edytory zdjęć i narzędzia do zarządzania projektami.
Aby zapoznać się z przeglądarką Chrome, zanim Twoja firma przejdzie na nową usługę, pobierz ją i zacznij z niej korzystać już teraz.
Porządkowanie starej poczty i wydarzeń w kalendarzu
Na około 30 dni przed przejściem organizacji na Google Workspace warto zacząć porządkować e-maile i foldery poczty. Zastanowienie się nad tym, co naprawdę chcesz zachować w Outlooku, wymaga czasu. Oto kilka dodatkowych wskazówek na początek:
- Spróbuj ograniczyć strukturę poczty do 10 folderów, by migracja przebiegła sprawniej.
- Sprawdź wiadomości w folderach (w tym w folderach zagnieżdżonych, które mogą być niewidoczne). Może być konieczne wyszukanie niektórych wiadomości.
- Usuń e-maile, których nie musisz zachować.
Przejrzyj listy adresowe, aby zdecydować, które musisz zachować, a które usunąć.
Zanim zaczniesz korzystać z Kalendarza Google, zapisz sobie wydarzenia cykliczne i ważne spotkania. Podczas migracji niektóre spotkania cykliczne mogą się nie pojawiać w Kalendarzu.
Przygotuj się do korzystania z nowych narzędzi i zaplanuj szkolenie
W Google Workspace możesz znajdować pliki, e-maile i inne elementy, wyszukując najpierw odpowiednie informacje.
- Zarezerwuj sobie czas w dniu przejścia organizacji na Google Workspace, aby zapoznać się ze swoim nowym kontem i sprawdzić jego ustawienia.
- Wraz z menedżerem ustal harmonogram dla innych członków zespołu.
Jeśli pracujecie zdalnie, zaplanujcie czas w tygodniu, w którym firma przechodzi na Google Workspace, na indywidualne rozmowy w biurze na temat nowej usługi.
Zanim Twoja firma przejdzie na Google Workspace, skontaktuj się z zespołem do spraw szkoleń, aby dowiedzieć się, jakie kursy i materiały na temat Google Workspace są dostępne:
- Przejrzyj materiały szkoleniowe na temat Google Workspace przekazane przez zespół do spraw szkoleń. Może na przykład istnieje wewnętrzna strona internetowa, na której można znaleźć materiały szkoleniowe, takie jak nagrania lub prezentacje?
- Jeśli zespół do spraw szkoleń prowadzi udostępniany kalendarz, sprawdź nadchodzące daty i dodaj je do swojego kalendarza.
- Odwiedź Centrum edukacji Google Workspace, w którym znajdziesz między innymi przewodniki, porady i wskazówki dotyczące przejścia na Google Workspace.
- Jeśli zespół do spraw szkoleń oferuje taką możliwość, zapisz się na szkolenie zaawansowane i dopisz się do listy adresowej, aby otrzymywać informacje o nowościach w Google Workspace.
Skontaktuj się z zespołem IT, aby sprawdzić, czy dostępny jest szablon podpisu z odpowiednią, hostowaną publicznie grafiką. Jeśli tak, dopilnuj, by zespół Ci go przesłał, jeszcze zanim organizacja przejdzie na Google Workspace.
Jeśli zespół IT nie ma takiego szablonu, oto co możesz zrobić:
- Jeśli Twoja organizacja może udostępniać pliki z Dysku Google zewnętrznie, skopiuj podpis z wcześniej używanej aplikacji do poczty e-mail i wklej go w Gmailu.
- Jeśli Twoja organizacja nie może udostępniać plików z Dysku zewnętrznie, poproś zespół IT w firmie o szablon podpisu z publicznym adresem URL grafiki. Jeśli nie jest to możliwe, wyszukaj publiczną grafikę na stronie i skopiuj jej URL.
- Wklej swój poprzedni podpis do dokumentu Google, a potem do Gmaila. Aby sprawdzić, czy logo w podpisie prawidłowo się wyświetla, wyślij testowego e-maila i poproś adresata, by to potwierdził.
Skontaktuj się z zespołem do spraw szkoleń w sprawie logo firmy, aby dodać je do nowego podpisu w Gmailu.
Zarejestruj należące do firmy urządzenie z Androidem lub iOS w systemie zarządzania urządzeniami mobilnymi, aby z dowolnego miejsca mieć dostęp do nowego konta Google Workspace i aplikacji służbowych.
- Dodaj hasło, aby zabezpieczyć urządzenie.
- Jeśli masz urządzenie z Androidem, możesz skonfigurować profil służbowy, który oddzieli aplikacje i dane służbowe od prywatnych.
- Pobierz na urządzenie zatwierdzone i wewnętrzne aplikacje.
Dalsze kroki
Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.