Sebelum beralih ke Google Workspace, selesaikan checklist berikut untuk...
- Memahami Google Workspace
- Membersihkan email dan acara kalender lama
- Mempersiapkan alat baru dan menjadwalkan pelatihan
Memahami Google Workspace
Google Workspace membantu Anda:
- Berkomunikasi dan berkolaborasi langsung dengan rekan kerja Anda—Bangun komunikasi dengan tim melalui rapat video, email, atau chat menggunakan Google Kalender, Gmail, Google Meet, dan Google Chat.
- Menyimpan file dengan aman dan menemukan hal yang Anda butuhkan secara langsung, di perangkat apa saja—Menyimpan dokumen, spreadsheet, presentasi, dan lainnya di satu tempat dengan Google Drive.
- Membuat, membagikan, dan menampilkan template profesional, rencana project, dan kumpulan slide—Dengan Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide, Anda dapat membuat dan mengedit dokumen, spreadsheet, dan Slide langsung di browser web.
Jika beralih dari aplikasi email lain, seperti Microsoft Outlook, Anda akan melihat beberapa perbedaan saat mulai menggunakan Gmail:
- Gmail mengelompokkan pesan dan balasannya dalam satu rangkaian percakapan. Anda dapat menggunakan rangkaian percakapan untuk melihat beberapa pesan terkait dalam satu tampilan. Anda akan melihat pesan baru di bagian bawah rangkaian pesan.
- Jika rangkaian pesan memiliki banyak pesan, klik 3 titik di bagian bawah untuk melihat seluruh rangkaian pesan.
- Di Gmail, Anda dapat memberi tag pada pesan dengan label dan menggunakan operator penelusuran untuk menemukan pesan.
Saat beralih ke Google Workspace, Anda akan bekerja di Browser Chrome untuk menggunakan alat seperti Gmail, Google Drive, dan Google Dokumen. Anda dapat menyesuaikannya dan bekerja dengan aman di seluruh perangkat. Dengan Browser Chrome, Anda dapat:
- Menyinkronkan bookmark dan setelan di seluruh perangkat Anda.
- Menambahkan ekstensi Chrome Web Store, seperti editor foto dan alat pengelolaan proyek, ke fungsi browser.
Untuk membiasakan diri dengan Browser Chrome sebelum perusahaan Anda beralih, download dan mulai gunakan sekarang.
Membersihkan email dan acara kalender lama
Sekitar 30 hari sebelum organisasi Anda beralih ke Google Workspace, sebaiknya bersihkan email dan folder email Anda. Pertimbangkan baik-baik apa yang perlu Anda simpan di Outlook. Berikut beberapa tips untuk memulai:
- Cobalah untuk membatasi struktur folder email Anda menjadi maksimal 10 folder agar proses migrasi lebih lancar.
- Periksa pesan dalam folder Anda, termasuk folder bertingkat yang mungkin tidak terlihat. Anda mungkin perlu menelusuri pesan.
- Hapus pesan email yang tidak perlu Anda simpan.
Tinjau milis dan lihat milis mana yang perlu disimpan atau dihapus.
Catat acara rutin dan rapat penting sebelum Anda beralih ke Google Kalender—selama proses migrasi, beberapa rapat rutin mungkin tidak muncul di Kalender.
Mempersiapkan alat baru dan menjadwalkan pelatihan
Saat mulai menggunakan Google Workspace, Anda akan menemukan file, pesan email, dan lainnya dengan menelusuri apa yang Anda butuhkan.
- Pada hari organisasi Anda beralih ke Google Workspace, luangkan waktu untuk meninjau setelan akun Anda dan membiasakan diri dengan akun Google Workspace yang baru.
- Bekerja samalah dengan manajer Anda untuk mengoordinasikan jadwal ini dengan anggota tim lainnya.
Jika Anda bekerja dari jarak jauh, jadwalkan waktu ke kantor untuk mendapatkan bantuan dari personel dukungan maupun dari rekan kerja pada minggu saat perusahaan Anda beralih ke Google Workspace.
Sebelum perusahaan Anda beralih ke Google Workspace, hubungi tim pelatihan untuk melihat kursus dan referensi Google Workspace apa yang tersedia:
- Tinjau referensi pelatihan Google Workspace dari tim pelatihan Anda. Misalnya, apakah ada situs internal yang menyediakan materi pembelajaran, seperti rekaman atau presentasi?
- Jika tim pelatihan Anda memiliki kalender pelatihan bersama, lihat jadwal yang akan datang dan tambahkan tanggal tersebut ke kalender Anda.
- Jelajahi Pusat Pembelajaran Google Workspace ini untuk mengetahui panduan, tips dan trik, serta referensi lainnya tentang peralihan ke Google Workspace.
- Jika ditawarkan oleh tim pelatihan, daftarkan diri Anda ke pelatihan lanjutan dan ke milis untuk mengetahui info terbaru seputar Google Workspace.
Hubungi tim IT Anda untuk memeriksa apakah mereka memiliki template tanda tangan dengan gambar yang sesuai yang dihosting secara publik. Jika template tersedia, pastikan Anda mendapatkannya sebelum organisasi beralih ke Google Workspace.
Jika tim IT Anda tidak memiliki template tanda tangan, berikut beberapa opsi lainnya:
- Jika organisasi Anda dapat berbagi file Google Drive secara eksternal, salin dan tempel tanda tangan dari aplikasi email lama ke Gmail.
- Jika organisasi Anda tidak dapat berbagi file Drive secara eksternal, minta gambar template tanda tangan tersebut kepada tim IT perusahaan Anda dengan URL publik. Atau, jika tidak memungkinkan, telusuri gambar publik dari situs dan salin URL.
- Tempel tanda tangan Anda sebelumnya ke Google Dokumen, lalu tempelkan ke Gmail. Anda harus menguji untuk melihat apakah cara ini berhasil, jadi minta orang luar untuk memverifikasi logo tersebut di tanda tangan.
Hubungi tim pelatihan mengenai logo perusahaan agar Anda dapat menambahkannya ke tanda tangan Gmail baru.
Daftarkan perangkat Android atau iOS milik perusahaan di pengelolaan seluler untuk mengakses akun Google Workspace dan aplikasi kerja baru Anda kapan saja di mana saja.
- Tambahkan sandi untuk melindungi perangkat.
- Jika memiliki perangkat Android, Anda dapat menyiapkan profil kerja yang memisahkan aplikasi dan data kerja dari aplikasi dan data pribadi.
- Dapatkan aplikasi internal yang disetujui di perangkat Anda.
Langkah berikutnya
Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.