Möchten Sie erweiterte Google Workspace-Funktionen für Ihr Unternehmen nutzen?
Gehen Sie diese Checkliste durch, bevor Sie zu Google Workspace wechseln:
- Google Workspace kennenlernen
- Alte E-Mails und Kalendertermine sichten
- Neue Tools vorbereiten und Training planen
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Google Workspace kennenlernen
Google Workspace macht es Ihnen leichter:
- Sofort mit Kollegen kommunizieren und zusammenarbeiten: Sie können über Videokonferenzen, E-Mails oder Chats mit Ihrem Team kommunizieren, unabhängig davon, ob die anderen Google Kalender, Gmail, Google Meet oder Google Chat verwenden.
- Dateien sicher speichern und sofort und auf jedem Gerät finden: Mit Google Drive sind Dokumente, Tabellen, Präsentationen usw. zentral gespeichert.
- Professionelle Vorlagen, Projektpläne und Präsentationen erstellen, freigeben und präsentieren: Mit Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen können Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen direkt in Ihrem Webbrowser erstellen und bearbeiten.
Wenn Sie eine andere E-Mail-App wie Microsoft Outlook verwenden, werden Sie in Gmail einige Unterschiede feststellen:
- In Gmail werden Nachrichten und die dazugehörigen Antworten in einer Konversation gruppiert. Mit diesen Konversationsthreads können Sie mehrere zusammengehörende E-Mails in einer Ansicht sehen. Neue Nachrichten befinden sich unten im Thread.
- Wenn ein Thread viele Nachrichten enthält, klicken Sie unten auf die drei Punkte, um den gesamten Thread einzublenden.
- In Gmail können Sie Nachrichten mit Labels kennzeichnen und mithilfe von Suchoperatoren suchen.
Wenn Sie zu Google Workspace wechseln, verwenden Sie im Chrome-Browser Tools wie Gmail, Google Drive und Google Docs. Chrome lässt sich anpassen, damit Sie sicher auf allen Ihren Geräten arbeiten können. Vorteile von Chrome:
- Lesezeichen und Einstellungen lassen sich auf allen verwendeten Geräten synchronisieren.
- Mit Erweiterungen aus dem Chrome Web Store können Sie zusätzliche Funktionen hinzufügen, z. B. Bildbearbeitungsprogramme oder Tools für das Projektmanagement.
Wenn Sie sich schon vor dem Wechsel Ihres Unternehmens mit dem Chrome-Browser vertraut machen möchten, laden Sie ihn jetzt herunter und verwenden Sie ihn.
Alte E-Mails und Kalendertermine sichten
Etwa 30 Tage, bevor Ihre Organisation zu Google Workspace wechselt, sollten Sie damit beginnen, Ihre E-Mails und E-Mail-Ordner durchzugehen. Überlegen Sie in Ruhe, welche Elemente in Outlook Sie wirklich behalten möchten. Hier einige weitere Tipps für den Einstieg:
- Versuchen Sie, Ihre E-Mail-Ordnerstruktur auf 10 Ordner zu beschränken, um die Migration zu vereinfachen.
- Sehen Sie die Nachrichten in Ihren Ordnern durch, auch in nicht sichtbaren verschachtelten Ordnern. Möglicherweise müssen Sie nach Nachrichten suchen.
- Löschen Sie E-Mails, die Sie nicht behalten möchten.
Gehen Sie Ihre Mailinglisten durch und entscheiden Sie, welche Listen Sie beibehalten und welche Sie löschen möchten.
Notieren Sie sich wiederkehrende Termine und wichtige Besprechungen, bevor Sie zu Google Kalender wechseln. Während der Migration werden einige wiederkehrende Termine möglicherweise nicht in Google Kalender angezeigt.
Neue Tools vorbereiten und Training planen
Wenn Sie mit der Nutzung von Google Workspace beginnen, werden Sie Dateien, E-Mails usw. erst suchen müssen, bevor Sie damit arbeiten können.
- An dem Tag, an dem Ihre Organisation zu Google Workspace wechselt, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Kontoeinstellungen zu überprüfen und sich mit Ihrem neuen Google Workspace-Konto vertraut zu machen.
- Erarbeiten Sie diesen Zeitplan gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten und den anderen Mitgliedern Ihres Teams.
Wenn Sie normalerweise nicht im Büro arbeiten, sollten Sie für die Woche der Umstellung auf Google Workspace planen, im Unternehmen vor Ort anwesend zu sein, um den persönlichen Support und die Kommunikation mit Ihren Kollegen zu vereinfachen.
Bevor Ihr Unternehmen zu Google Workspace wechselt, erkundigen Sie sich bei Ihrem Schulungsteam, welche Kurse und Ressourcen zu Google Workspace angeboten werden:
- Sehen Sie sich die Google Workspace-Schulungsressourcen Ihres Schulungsteams an. Gibt es beispielsweise eine interne Website, auf der Sie Ressourcen wie Aufzeichnungen oder Präsentationen finden?
- Wenn Ihr Schulungsteam einen gemeinsamen Kalender hat, sehen Sie sich die anstehenden Termine an und fügen Sie sie Ihrem Kalender hinzu.
- Im Google Workspace-Schulungscenter finden Sie Anleitungen, Tipps und Tricks für den Wechsel.
- Falls Ihr Schulungsteam umfassendere Kurse anbietet, melden Sie sich dafür an. Abonnieren Sie außerdem die Mailingliste, um über Neuigkeiten zu Google Workspace informiert zu werden.
Erkundigen Sie sich bei Ihrem IT-Team, ob es eine Signaturvorlage mit einem geeigneten, öffentlich gehosteten Bild gibt. Wenn eine Vorlage verfügbar ist, sollten Sie sie sich besorgen, bevor Ihre Organisation zu Google Workspace wechselt.
Wenn Ihr IT-Team keine Signaturvorlage hat, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Wenn Ihre Organisation Google Drive-Dateien extern freigeben kann, kopieren Sie die Signatur aus Ihrer alten E-Mail-App in Gmail und fügen Sie sie ein.
- Wenn Ihre Organisation Drive-Dateien nicht extern freigeben kann, bitten Sie das IT-Team Ihres Unternehmens um eine Signaturvorlage mit einer öffentlichen URL für das Bild. Wenn dies nicht möglich ist, suchen Sie auf der Website nach einem öffentlichen Bild und kopieren Sie die URL.
- Fügen Sie Ihre vorherige Signatur in ein Google-Dokument und anschließend in Gmail ein. Um auszuprobieren, ob es funktioniert hat, bitten Sie eine externe Person, das Logo in der Signatur zu prüfen.
Wenden Sie sich an Ihr Schulungsteam, um ein Unternehmenslogo zu erhalten, das Sie Ihrer neuen Gmail-Signatur hinzufügen können.
Registrieren Sie Ihr unternehmenseigenes Android- oder iOS-Gerät in der Mobilgeräteverwaltung, um auch unterwegs auf Ihr neues Google Workspace-Konto und Ihre geschäftlichen Apps zugreifen zu können.
- Fügen Sie ein Passwort hinzu, um Ihr Gerät zu schützen.
- Wenn Sie ein Android-Gerät haben, können Sie ein Arbeitsprofil einrichten, mit dem geschäftliche Apps und Daten von Ihren privaten Apps und Daten getrennt werden.
- Laden Sie genehmigte und interne Apps auf Ihr Gerät herunter.
Nächste Schritte
Google, Google Workspace sowie zugehörige Marken und Logos sind Marken von Google LLC. Alle anderen Unternehmens- und Produktnamen sind Marken der Unternehmen, mit denen sie verbunden sind.