เคล็ดลับในการจัดการอีเมลที่สำคัญหรือมีความละเอียดอ่อน

ขยายทั้งหมด  |  ยุบทั้งหมด

ปกป้องอีเมลด้วยโหมดข้อมูลลับ

ต้องการส่งเนื้อหาที่ละเอียดอ่อนให้กับผู้อื่นใช่ไหม เมื่อใช้โหมดข้อมูลลับใน Gmail แล้ว จะช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนไม่ให้มีการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาตได้ โดยคุณกำหนดวันที่หมดอายุของข้อความ เพิกถอนการเข้าถึงข้อความและไฟล์แนบได้ตลอดเวลา พร้อมทั้งปิดใช้การเข้าถึงของผู้รับในการส่งต่อ คัดลอก พิมพ์ และดาวน์โหลดเนื้อหา

ดูวิธีการได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของ Gmail

 

คุณจะทราบเมื่อผู้รับเปิดอ่านอีเมลของคุณ

ฟีเจอร์นี้ต้องให้ผู้ดูแลระบบเปิดใช้งาน หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบ โปรดดูหัวข้อตั้งค่าให้ใบตอบรับการอ่านพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้

หากส่งอีเมลสำคัญถึงใครสักคน คุณจะรู้ว่ามีการเปิดอ่านอีเมลหรือไม่โดยตั้งค่าใบตอบรับการอ่าน คำขอการอ่านจะส่งไปยังผู้รับทุกคนในช่อง "ถึง" และ "สำเนา" แต่จะไม่ส่งถึงผู้รับในช่อง "สำเนาลับ" และในรายชื่ออีเมล หรืออีเมลแทน

ดูวิธีการ

ขอใบตอบรับการอ่าน

1. เปิด Gmail ในคอมพิวเตอร์
2. คลิกเขียน
3. เขียนอีเมลตามปกติ
4. คลิกตัวเลือกเพิ่มเติมที่ด้านล่างขวา   ขอใบตอบรับการอ่าน
5. ส่งข้อความ

ส่งกลับใบตอบรับการอ่าน

หากคุณได้รับข้อความที่ขอใบตอบรับการอ่าน และองค์กรต้องการให้คุณอนุมัติก่อน ให้ทำตามขั้นตอนดังนี้

1. เปิด Gmail ในคอมพิวเตอร์
2. ตรวจสอบอีเมลตามปกติ
3. หากข้อความแจ้งว่าผู้ส่งขอใบตอบรับการอ่าน ให้เลือกตัวเลือกดังนี้
   • หากต้องการส่งใบตอบรับทันที ให้คลิกส่งใบตอบรับ
   • หากต้องการส่งใบตอบรับภายหลัง ให้คลิกไม่ใช่ตอนนี้ ระบบจะขอให้คุณส่งใบตอบรับเมื่อคุณเปิดข้อความดังกล่าวในครั้งถัดไป

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของ Gmail

 

เพิ่มเครื่องหมายความสำคัญลงในข้อความ

Gmail ใช้สัญญาณหลายอย่างในการตัดสินว่าข้อความใดควรทำเครื่องหมายว่าสำคัญโดยอัตโนมัติ คุณยังเพิ่มหรือนำเครื่องหมายความสำคัญออกด้วยตนเองได้เช่นกัน

ดูวิธีการ

วิธีใช้เครื่องหมายความสำคัญ

คุณจะเห็นเครื่องหมายความสำคัญสีเหลือง ข้างอีเมลที่ Gmail คิดว่าสำคัญ หากระบบไม่ได้ทำเครื่องหมายว่าอีเมลนั้นสำคัญ เครื่องหมายนั้นจะไม่มีสี

หากต้องการดูอีเมลที่ทำเครื่องหมายว่าสำคัญทั้งหมด ให้ค้นหา is:importantใน Gmail

คุณยังสามารถคลิกเครื่องหมายความสำคัญของข้อความเพื่อทำเครื่องหมายข้อความว่าสำคัญได้ด้วยตัวเอง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของ Gmail

 

เน้นย้ำความสำคัญของอีเมลในช่องเรื่อง

หากต้องการส่งข้อความอีเมลเร่งด่วนหรือข้อความที่มีกำหนดเวลาให้ทีม คุณบอกให้ผู้รับทราบได้ว่าต้องดำเนินการกับข้อความนั้นๆ เพียงเพิ่มหัวเรื่องที่เหมาะสมในช่อง "เรื่อง" ของอีเมลเพื่อเน้นย้ำคำขอของคุณ

ดูวิธีการ

1. เปิด Gmail
2. คลิก เขียน
3. เพิ่มผู้รับ
4. ในช่องเรื่อง ให้เพิ่มคำอธิบาย เช่น
   • [ด่วน]
   • [ตอบก่อน 1 ธ.ค.]
   • [ต้องอนุมัติ]
     หมายเหตุ: คุณสามารถวางเครื่องหมายตกใจสีแดง ด้านหน้าข้อบ่งชี้เพื่อทำเครื่องหมายอีเมลที่ส่งว่าสำคัญได้
5. เขียนข้อความแล้วคลิกส่ง

 

ติดป้ายกำกับอีเมลว่า "ด่วน" หรือ "สำคัญ"

คุณสามารถสร้างป้ายกำกับใน Gmail เพื่อจัดหมวดหมู่ข้อความว่า "ด่วน" หรือ "สำคัญ" ได้

ดูวิธีการ

1. เปิด Gmail
2. ที่ด้านขวาบน ให้คลิกการตั้งค่า ดูการตั้งค่าทั้งหมด
3. คลิกแท็บป้ายกำกับ
4. เลื่อนไปที่ส่วนป้ายกำกับ แล้วคลิกสร้างป้ายกำกับใหม่
5. ป้อนชื่อป้ายกำกับ เช่น ด่วนหรือสำคัญ แล้วคลิกสร้าง

 

ติดป้ายกำกับอีเมลว่า "ด่วน" หรือ "สำคัญ" โดยอัตโนมัติ

หากต้องการจัดลำดับความสำคัญอีเมลจากผู้ส่งบางราย คุณสามารถตั้งค่าให้ Gmail กรองอีเมลเหล่านั้นและติดป้ายกำกับตามที่คุณต้องการได้

ดูวิธีการ

กรองและติดป้ายกำกับอีเมลจากผู้ส่งบางราย

1. เปิด Gmail
2. คลิกแสดงตัวเลือกการค้นหา  ในช่องค้นหาด้านบน
3. ในช่องจาก ให้ป้อนอีเมลของบุคคลที่คุณต้องการติดป้ายกำกับอีเมล
4. คลิกสร้างตัวกรองที่ด้านล่างของหน้าต่างค้นหา
5. เลือกช่องเพื่อใช้ป้ายกำกับ จากนั้นเลือกหรือสร้างป้ายกำกับว่า "ด่วน" หรือ "สำคัญ"
6. คลิกสร้างตัวกรอง

ข้อความที่ได้รับจากผู้ส่งดังกล่าวจะได้รับการติดป้ายกำกับว่า "ด่วน" หรือ "สำคัญ" โดยอัตโนมัติ

 

จัดเรียงอีเมลตามลำดับความสำคัญ

คุณยังสามารถใช้ Gmail จัดเรียงและจัดลำดับความสำคัญของอีเมลให้คุณได้ ง่ายๆ เพียงตั้งค่ากล่องจดหมายสำคัญ อีเมลจะแบ่งออกเป็น 3 ส่วนโดยอัตโนมัติ ได้แก่ สำคัญและยังไม่อ่าน ติดดาว และอื่นๆ  

ดูวิธีการ

วิธีการเปิดกล่องจดหมายสำคัญ

1. ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
2. หากต้องการกำหนดค่ากล่องจดหมาย ให้ไปที่ด้านขวาบนแล้วคลิกการตั้งค่า
3. ในส่วน "ประเภทกล่องจดหมาย" ให้เลือกกล่องจดหมายสำคัญ
4. หากต้องการปรับแต่งการตั้งค่ากล่องจดหมายสำคัญ ให้คลิกปรับแต่ง 
5. เลือกส่วนของกล่องจดหมายที่ต้องการแสดง  บันทึกการเปลี่ยนแปลง

ฝึกใช้กล่องจดหมายสำคัญ

Gmail ใช้สัญญาณบ่งชี้หลายอย่างในการตัดสินและทำเครื่องหมายข้อความว่า "สำคัญ" โดยอัตโนมัติ รวมถึงสัญญาณต่อไปนี้

• ผู้ที่คุณส่งอีเมลถึงและความถี่ที่คุณส่งอีเมลถึงบุคคลเหล่านั้น
• อีเมลที่คุณเปิด
• อีเมลที่คุณตอบกลับ
• คำหลักที่อยู่ในอีเมลที่คุณมักอ่าน
• อีเมลที่คุณติดดาว เก็บ หรือลบ

หากต้องการดูเหตุผลที่ระบบทำเครื่องหมายอีเมลว่าสำคัญ ให้วางเมาส์เหนือเครื่องหมายความสำคัญนั้น

หมายเหตุ: หากระบบทำเครื่องหมายอีเมลว่าสำคัญ แต่คุณไม่ต้องการ โปรดคลิกเครื่องหมายดังกล่าว เพื่อเปลี่ยนแปลง การทำเช่นนี้จะช่วยให้ Gmail เรียนรู้เกี่ยวกับอีเมลที่คุณคิดว่าสำคัญ

_{Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง}