Tipps zur Verwaltung wichtiger oder vertraulicher E-Mails

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E-Mails mit dem Modus „Vertraulich“ schützen

Sie möchten E-Mails mit vertraulichen Inhalten versenden? In Gmail haben Sie mit dem Modus "Vertraulich" die Möglichkeit, vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Sie können ein Ablaufdatum für Nachrichten festlegen, den Zugriff auf Nachrichten und Anhänge jederzeit aufheben sowie verhindern, dass Empfänger Inhalte weiterleiten, kopieren, ausdrucken und herunterladen.

Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe

 

Erfahren, wenn der Empfänger Ihre Nachricht öffnet

Diese Funktion muss von Ihrem Administrator aktiviert werden. Wenn Sie Administrator sind, lesen Sie den Hilfeartikel Lesebestätigungen für Nutzer verfügbar machen.

Wenn Sie jemandem eine wichtige E-Mail senden, können Sie mithilfe einer Lesebestätigung sehen, wann sie geöffnet wurde. Alle Adressaten in den Feldern „An“ und „Cc“ werden um eine Lesebestätigung gebeten, außer Mitglieder von Mailinglisten und Aliasse. Im Feld „Bcc“ eingetragene Empfänger erhalten keine derartige Aufforderung.

Weitere Informationen

Lesebestätigung anfordern

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Klicken Sie auf Schreiben.
3. Verfassen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt.
4. Klicken Sie rechts unten auf "Weitere Optionen"   Lesebestätigung anfordern.
5. Senden Sie die Nachricht.

Lesebestätigung senden

Wenn Sie eine Nachricht erhalten, für die eine Lesebestätigung angefordert wurde, und Ihre Organisation möchte, dass Sie vor dem Senden zustimmen:

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Überprüfen Sie Ihre E-Mails wie gewohnt.
3. Wenn Ihnen angezeigt wird, dass der Absender eine Lesebestätigung angefordert hat, wählen Sie eine der beiden Optionen aus:
   • Wenn Sie den Erhalt der E-Mail gleich quittieren möchten, klicken Sie auf Bestätigungen senden.
   • Wenn Sie die Bestätigung erst später senden möchten, klicken Sie auf Später. Beim nächsten Öffnen der Nachricht werden Sie noch einmal gebeten, die Bestätigung zu senden.

Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe

 

Einer Nachricht Wichtigkeitsmarkierungen hinzufügen

In Gmail wird anhand verschiedener Anzeichen entschieden, welche Nachrichten automatisch als wichtig markiert werden. Sie können Wichtigkeitsmarkierungen auch selbst hinzufügen oder entfernen.

Weitere Informationen

Wichtigkeitsmarkierungen verwenden

Neben E-Mails, die Gmail als wichtig einstuft, sehen Sie eine gelbe Wichtigkeitsmarkierung . Ist die Markierung farblos, so bedeutet dies, dass die Nachricht als nicht wichtig eingestuft wurde.

Mithilfe des Suchoperators is:important können Sie in Gmail gezielt nach wichtigen Nachrichten suchen.

Sie können auch auf die Wichtigkeitsmarkierung einer Nachricht klicken, um die Nachricht selbst als wichtig zu kennzeichnen.

Weitere Informationen in der Gmail-Hilfe

 

E-Mails in der Betreffzeile als wichtig kennzeichnen

Sie möchten, dass dringende oder terminrelevante E-Mails möglichst rasch vom Team bearbeitet werden? Dann können Sie Empfänger darauf hinweisen, dass eine Nachricht ihre Aufmerksamkeit erfordert. Dafür fügen Sie einfach einen entsprechenden Hinweis im Betreff Ihrer Nachricht hinzu.

Weitere Informationen

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie auf Schreiben.
3. Fügen Sie Empfänger hinzu.
4. Fügen Sie im Feld Betreff ein Schlagwort hinzu, z. B.:
   • [DRINGEND]
   • [ANTWORT BIS 1. DEZ.]
   • [GENEHMIGUNG ERFORDERLICH]
     Hinweis: Sie können ein rotes Ausrufezeichen an den Anfang des Betreffs setzen, um von Ihnen versendete E-Mails als wichtig zu kennzeichnen.
5. Verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf Senden.

 

E-Mails als dringend oder wichtig kennzeichnen

Um Nachrichten als dringend oder wichtig zu kennzeichnen, können Sie in Gmail Labels erstellen.

Weitere Informationen

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"   Alle Einstellungen anzeigen..
3. Klicken Sie auf den Tab Labels.
4. Scrollen Sie zu „Labels“ und klicken Sie auf Neues Label erstellen.
5. Geben Sie einen Labelnamen ein, z. B. DRINGEND oder WICHTIG, und klicken Sie auf Erstellen.

 

E-Mails automatisch als dringend oder wichtig kennzeichnen

Wenn Sie E-Mails von bestimmten Personen priorisieren möchten, können Sie Nachrichten von diesen E-Mail-Adressen herausfiltern und mit entsprechenden Labels versehen lassen.

Weitere Informationen

Nachrichten eines bestimmten Absenders herausfiltern und mit Labels versehen

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie oben im Suchfeld auf „Suchoptionen anzeigen“ .
3. Geben Sie in das Feld Von die E-Mail-Adresse der Person ein, deren E-Mails mit einem Label versehen werden sollen.
4. Klicken Sie unten im Suchfenster auf Filter erstellen.
5. Setzen Sie ein Häkchen bei „Label anwenden“. Wählen Sie dann das Label DRINGEND oder WICHTIG aus, oder erstellen Sie ein eigenes.
6. Klicken Sie auf Filter erstellen.

Nachrichten, die Sie von diesem Absender erhalten, werden automatisch als DRINGEND oder WICHTIG markiert.

 

E-Mails nach Priorität sortieren

Sie können in Gmail E-Mails sortieren und priorisieren lassen. Richten Sie einfach einen sortierten Eingang ein. Ihre E-Mails werden automatisch in drei Bereiche unterteilt: „Wichtig und ungelesen“, „Markiert“ und „Alles andere“.  

Weitere Informationen

Den sortierten Eingang aktivieren

1. Öffnen Sie Gmail auf dem Computer.
2. Um Ihren Posteingang zu konfigurieren, klicken Sie rechts oben auf das Symbol für Einstellungen .
3. Wählen Sie im Abschnitt „Art des Posteingangs“ die Option Sortierter Eingang aus.
4. Wenn Sie die Einstellung für den sortierten Eingang anpassen möchten, klicken Sie auf Anpassen . 
5. Wählen Sie die Posteingangsbereiche aus, die angezeigt werden sollen,  Änderungen speichern.

Sortierten Eingang trainieren

In Gmail werden Nachrichten anhand einer Reihe von Kriterien als wichtig markiert, unter anderem:

• An wen Sie E-Mails senden und wie oft Sie dieser Person E-Mails senden
• Welche E-Mails Sie öffnen
• Welche E-Mails Sie beantworten
• Schlüsselwörter in E-Mails, die Sie normalerweise lesen
• Welche E-Mails Sie markieren, archivieren oder löschen

Wenn Sie wissen möchten, warum eine Nachricht als wichtig eingestuft wurde, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Wichtigkeitsmarkierung , um sich den Grund dafür anzeigen zu lassen.

Hinweis: Wenn eine bestimmte Nachricht fälschlicherweise als wichtig eingeordnet wurde, können Sie die Einstufung korrigieren, indem Sie auf die Wichtigkeitsmarkierung  klicken. So lernt das Programm, welche E-Mails Ihnen wichtig sind.

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