Avant de passer à Google Workspace, suivez cette checklist :
- Comprendre Google Workspace
- Supprimer les anciens e-mails et événements d'agenda
- Se préparer aux nouveaux outils et prévoir une formation
- Se préparer à utiliser le navigateur Chrome
Comprendre Google Workspace
Google Workspace vous permet d'effectuer différentes actions :
- Communiquer et collaborer instantanément avec vos collègues : échangez avec les membres de votre équipe par visioconférence, e-mail ou chat, qu'ils utilisent Google Agenda, Gmail, Google Meet ou Google Chat.
- Stocker vos fichiers de manière sécurisée et les retrouver immédiatement sur n'importe quel appareil : conservez vos documents, feuilles de calcul, présentations et bien d'autres fichiers dans l'interface unique de Google Drive.
- Créer, partager et présenter des modèles de document professionnels, des plans de projet et des diapositives : Google Docs, Sheets et Slides vous permettent de créer et de modifier des documents, des feuilles de calcul et des diapositives directement dans votre navigateur Web.
Si vous utilisiez auparavant une autre application de messagerie, comme Microsoft Outlook, vous remarquerez que Gmail présente quelques différences :
- Gmail regroupe un message et ses réponses dans un fil de discussion unique. Les fils de discussion vous permettent d'afficher plusieurs messages associés dans une seule vue. Les nouveaux messages s'affichent dans la partie inférieure du fil de discussion.
- Si un fil de discussion contient de nombreux messages, cliquez sur les trois points au bas de l'écran pour tous les afficher.
- Dans Gmail, vous pouvez marquer les messages à l'aide de libellés, puis les retrouver en utilisant des opérateurs de recherche.
Vous devez disposer du navigateur Chrome 30 jours avant le passage de votre organisation à Google Workspace. Téléchargez-le et installez-le si besoin.
Vous utiliserez le navigateur Chrome pour accéder aux outils Google Workspace, comme Gmail, Google Drive et Google Docs. Vous pouvez le personnaliser et travailler en toute sécurité sur tous vos appareils. Avec le navigateur Chrome, vous pouvez :
- synchroniser vos favoris et vos paramètres sur tous vos appareils ;
- ajouter les extensions du Chrome Web Store à votre navigateur, telles que des éditeurs de photos et des outils de gestion de projets.
Supprimer les anciens e-mails et événements d'agenda
Nous suggérons de commencer à trier vos e-mails et dossiers d'e-mails environ 30 jours avant que votre organisation ne passe à Google Workspace. Réfléchissez bien à ce que vous souhaitez réellement conserver dans Outlook. Voici quelques conseils supplémentaires pour vous aider à démarrer :
- Pour un processus de migration plus fluide, essayez de conserver la structure de vos dossiers de messagerie dans 10 dossiers au maximum.
- Vérifiez les messages de vos dossiers, y compris ceux des dossiers imbriqués, qui peuvent ne pas être visibles. Vous devrez peut-être rechercher des messages.
- Supprimez les e-mails que vous n'avez pas besoin de conserver.
Examinez vos listes de diffusion pour identifier celles à conserver et celles à supprimer.
Notez les événements périodiques et les réunions importantes avant de passer à Google Agenda. Lors du processus de migration, certaines réunions périodiques peuvent ne pas apparaître dans Agenda.
Se préparer aux nouveaux outils et prévoir une formation
Avec Google Workspace, recherchez facilement les fichiers, les e-mails et les autres éléments dont vous avez besoin.
- Le jour où votre organisation passe à Google Workspace, prenez le temps de vous familiariser avec votre nouveau compte et d'en examiner les paramètres.
- Voyez avec votre responsable pour que les autres membres de votre équipe puissent faire de même.
Si vous travaillez à distance, prévoyez un temps dédié à l'assistance personnalisée au bureau la semaine où votre entreprise passe à Google Workspace.
Avant que votre entreprise ne passe à Google Workspace, contactez votre équipe de formation pour connaître les formations et ressources Google Workspace disponibles :
- Examinez les ressources de formation Google Workspace de votre équipe de formation. Par exemple, existe-t-il un site Web interne où vous pouvez trouver des ressources pédagogiques, telles que des enregistrements ou des présentations ?
- Si votre équipe de formation a partagé un calendrier de formation, consultez les dates à venir et ajoutez-les à votre agenda.
- Consultez le Centre de formation Google Workspace pour obtenir des guides de transition, des conseils et astuces et bien plus encore.
- Si votre équipe de formation le propose, nous vous recommandons d'assister à une formation avancée et de vous inscrire à la liste de diffusion pour vous tenir informé des nouveautés de Google Workspace.
Contactez votre équipe informatique pour obtenir un modèle de signature avec une image hébergée publiquement. Si un modèle existe, assurez-vous de l'obtenir avant le passage de votre organisation à Google Workspace.
Si aucun modèle de signature n'est disponible, voici d'autres options qui pourraient vous intéresser :
- Si votre organisation peut partager des fichiers Google Drive en externe, copiez et collez la signature de votre ancienne application de messagerie dans Gmail.
- Si votre organisation ne peut pas partager de fichiers Drive en externe, demandez à l'équipe informatique de votre entreprise un modèle de signature contenant une URL publique permettant d'afficher l'image. Si ce n'est pas possible, recherchez une image publique sur le site et copiez l'URL.
- Collez la signature de votre ancienne application dans un document Google Docs, puis dans Gmail. Pour vérifier si cela fonctionne, demandez à une personne externe de valider le logo dans la signature.
Contactez votre équipe de formation pour obtenir le logo de votre entreprise et l'ajouter à votre nouvelle signature Gmail.
Pour accéder à votre nouveau compte Google Workspace et à vos applications professionnelles lors de vos déplacements, enregistrez un appareil Android ou iOS détenu par l'entreprise dans la gestion des appareils mobiles.
- Ajoutez un mot de passe pour protéger votre appareil.
- Si vous possédez un appareil Android, vous pouvez configurer un profil professionnel qui sépare vos applications et données professionnelles et personnelles.
- Bénéficiez d'applications internes et approuvées sur votre appareil.
Se préparer à utiliser le navigateur Chrome
Transférez vos favoris, votre historique de navigation et vos mots de passe enregistrés depuis d'autres navigateurs vers Chrome.
Importer les favoris :
Ajouter des favoris :
Remarque : Vous pouvez planifier la configuration des favoris Gmail et Agenda le jour où votre entreprise passe à Google Workspace.
Gérer les favoris :
- En haut à droite, cliquez sur Plus
Favoris
- À gauche, cliquez sur un dossier pour afficher son contenu.
- Faites glisser un dossier ou un favori à l'emplacement souhaité.
- À côté d'un favori, cliquez sur Plus
Pour enregistrer un fichier (y compris une image) sur votre ordinateur ou votre appareil, téléchargez-le. Il sera enregistré dans votre emplacement de téléchargement par défaut.
Le navigateur Chrome vous alerte lorsque des sites Web, des applications ou des extensions tentent de vous envoyer des notifications. Si vous ne souhaitez pas recevoir de notifications, vous pouvez les désactiver.
Vous pouvez configurer le navigateur Chrome pour qu'il rouvre les pages que vous étiez en train de consulter au moment où vous l'avez quitté.
Vos cookies et vos données sont enregistrés. Par conséquent, tous les sites Web auxquels vous vous êtes connecté auparavant, tels que Gmail, s'ouvrent à nouveau. Si vous ne voulez pas vous connecter automatiquement à ces pages, procédez comme suit :
- Ouvrez votre navigateur Chrome.
- En haut à droite, cliquez sur Plus
- En bas de l'écran, cliquez sur Paramètres avancés.
- Dans la section Confidentialité et sécurité, cliquez sur Paramètres du site.
- Cliquez sur Cookies.
- Activez l'option Ne conserver les données locales que jusqu'à ce que je quitte ma session de navigation.
Si vous avez fermé un onglet par inadvertance, vous pouvez le rouvrir en appuyant sur Ctrl+Maj+T.
Étapes suivantes
Google, Google Workspace et les marques et logos associés sont des marques de Google LLC. Tous les autres noms de sociétés et de produits sont des marques des sociétés auxquelles ils sont associés.