組織が Google Workspace に移行する前に、サポートやトレーニングを受けましょう。*
1. Google Workspace について理解する
Google Workspace を使う利点は以下のとおりです。
- 同僚とのコミュニケーションや共同作業が容易 - Google カレンダー、Gmail、Google Meet、Google Chat を使用して、ビデオ会議、メール、チャットでチームと連携できます。
- どのデバイスからでもファイルを安全に保管し、必要な情報をすぐに見つけられる - ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなどをまとめて Google ドライブに保管できます。
- ビジネス用のテンプレート、プロジェクト計画書、スライドを作成、共有、固定表示できる - Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでは、ドキュメント、スプレッドシート、スライドをウェブブラウザで直接作成、編集できます。
Microsoft Outlook を使用していたユーザーが Gmail を使い始めると、以下の相違点に気付くと思います。
- Gmail では、メッセージとその返信が 1 つのスレッドにまとめられます。スレッドを使用すると、関連する複数のメッセージを 1 つにまとめて表示できます。新着メッセージはスレッドの一番下に表示されます。
- スレッドにたくさんメッセージがある場合は、メッセージの下部にある横並びの 3 つの点をクリックしてスレッド全体を表示します。
- Gmail では、メールにラベルを付けたり、検索演算子を使用してメールを検索したりできます。
組織が Google Workspace に移行する 30 日前には Chrome ブラウザにアクセスできる必要があります。Chrome ブラウザをまだお持ちでない場合は、ダウンロードしてインストールしてください。
Gmail、Google ドライブ、Google ドキュメントなどの Google Workspace ツールを使用するには、Chrome ブラウザを使用します。Chrome ブラウザをカスタマイズして、お持ちのあらゆるデバイスから安全な環境で仕事を行えます。Chrome ブラウザを使用すると、次のことができます。
- ブックマークや設定をすべてのデバイスで同期できます。
- 写真エディタやプロジェクト管理ツールなどの Chrome ウェブストア拡張機能をブラウザに追加できます。
2. 古いメールやカレンダーの予定を整理する
組織が Google Workspace に切り替える約 30 日前には、メールとメールフォルダをクリーンアップすることをおすすめします。Outlook で保持する必要のあるものについて事前に考慮するためです。その他、以下のヒントもご参照ください。
- 移行プロセスをスムーズにするために、メールのフォルダ数を 10 個以下におさえるようにします。
- ネストされたものを含め、フォルダ内のメッセージを確認します。ネストされたフォルダは表示されていない可能性があるため、場合によっては、メッセージの検索が必要になります。
- 必要のないメールを削除します。
Outlook でメーリング リストを確認し、どのリストを保持または削除するかを確認します。
Google カレンダーに切り替える前に、定期的な予定や重要な会議をメモしておきます。移行プロセス中に、定期的な予定が一部カレンダーに表示されない場合があるためです。
3. Google Workspace ツールを準備してトレーニングをスケジュールする
Google Workspace を使用すると、必要なファイルやメールを検索して見つけることができるようになります。
- 組織のツールが Google Workspace に切り替わる日は、アカウント設定を確認し、新しい Google Workspace アカウントに慣れるための時間を取ります。
- 上司と協力して、このスケジュールをチームの他のメンバーと調整します。
リモートワークをしている場合は、Google Workspace に移行する週にオフィスでの 1 対 1 のピアサポートを受けられるようスケジュールします。
Google Workspace に切り替える前にトレーニング チームに連絡して、利用可能な Google Workspace のコースとリソースを確認します。
- トレーニング チームによる Google Workspace トレーニング リソースを確認します（録画やプレゼンテーションなどの学習リソースを検索できる社内ウェブサイトの有無など）。
- トレーニング チームが共有するトレーニング用カレンダーがある場合は、今後のスケジュールを確認して適宜トレーニングを自分のカレンダーに追加します。
- Google Workspace ラーニング センターで、移行ガイド、使い方のヒントなどを確認します。
- トレーニング チームが上級トレーニングを提供している場合は登録します。メーリング リストが提供されている場合は、登録して Google Workspace の最新情報を入手します。
一般公開されている適切な画像を使った署名テンプレートがあるかどうかを IT チームに確認します。利用可能なテンプレートがある場合は、組織が Google Workspace に移行する前に入手してください。
署名テンプレートがない場合は、以下のいずれかを行います。
- 組織で Google ドライブのファイルを外部と共有できる場合は、Outlook から署名をコピーして Gmail に貼り付けます。
- 組織でドライブのファイルを外部と共有できない場合は、画像の公開 URL を使用した署名テンプレートの作成を会社の IT チームに依頼してください。それができない場合は、サイトで一般公開されている画像を見つけて URL をコピーします。
- Outlook の署名を Google ドキュメントに貼り付けてから、Gmail に貼り付けます。正しく表示されるかどうかテストするために、外部ユーザーに署名のロゴを確認してもらいます。
新しい Gmail の署名に会社のロゴを追加する場合は、ロゴについてトレーニング チームに問い合わせます。
会社所有の Android または iOS デバイスをモバイル管理に登録すると、外出先でも新しい Google Workspace アカウントや仕事用アプリにアクセスできます。
- デバイスを保護するためのパスワードを追加します。
- Android デバイスを使用している場合は、仕事用プロファイルを設定して、アプリとデータを仕事用と個人用で分けることができます。
- 使用しているデバイスで承認済みアプリと内部アプリを取得します。
4.Chrome ブラウザを使う準備をする
ブックマーク、閲覧履歴、保存したパスワードを他のブラウザから Chrome ブラウザに移行します。
ブックマークをインポートする:
- Chrome ブラウザの右上にあるその他アイコン
[ブックマーク]
- インポートするブックマークを含むプログラムを選択します。
- [インポート]
ブックマークを追加する:
- Chrome ブラウザでサイトに移動します。
- アドレスバーの右側にあるスターアイコン
をクリックします。
をクリックします。注: Gmail とカレンダーのブックマークは、会社で Google Workspace に移行する当日に設定するよう計画するとよいでしょう。
ブックマークを管理する:
- 右上のその他アイコン
- 左側でフォルダをクリックして内容を表示します。
- フォルダおよびブックマークを並べ替えるにはドラッグします。
- ブックマークの横にあるその他アイコン
パソコンやその他のデバイスにファイルや画像をダウンロードして保存できます。ファイルはデフォルトのダウンロード保存場所に保存されます。
- Chrome ブラウザの右上にあるその他アイコン
- 下部の [詳細設定] をクリックします。
- [ダウンロード] セクションに移動して、次のいずれかを行います。
- すべてのファイルのデフォルトのダウンロード場所を変更するには、[変更] をクリックして、ファイルの保存先を選択します。
- ダウンロードごとに特定の場所を選択するには、[ダウンロード前に各ファイルの保存場所を確認する] チェックボックスをオンにします。
Chrome ブラウザでは、ウェブサイト、アプリ、拡張機能から通知があるたびにアラートが表示されます。通知を受け取りたくない場合は、オフにすることができます。
- Chrome ブラウザの右上にあるその他アイコン
- 下部の [詳細設定] をクリックします。
- [プライバシーとセキュリティ] セクションで、[サイトの設定] の横にある右矢印アイコン
をクリックします。
- [通知] の横にある右矢印アイコン
- 次のいずれかを行います。
- すべての通知をブロックするには、[送信する前に確認する（推奨）] の横にあるアイコン
をクリックして無効にします。
- サイトからの通知をブロックするには、[ブロック] の横にある [追加] をクリックします。サイトを入力して [追加] をクリックします。
- サイトを許可するには、[許可] の横にある [追加] をクリックします。サイトを入力して [追加] をクリックします。
Chrome ブラウザで前回終了時に閲覧していたページを再び開くように設定できます。
- Chrome ブラウザの右上にあるその他アイコン
- 下部の [詳細設定] をクリックします。
- [プライバシーとセキュリティ] セクションで、[サイトの設定] の横にある右矢印アイコン
- [通知] の横にある右矢印アイコン
- 次のいずれかを行います。
- すべての通知をブロックするには、[送信する前に確認する（推奨）] の横にあるアイコン
- サイトからの通知をブロックするには、[ブロック] の横にある [追加] をクリックします。サイトを入力して [追加] をクリックします。
- サイトを許可するには、[許可] の横にある [追加] をクリックします。サイトを入力して [追加] をクリックします。
Cookie とデータが保存されるので、以前にログインしたウェブサイト（Gmail など）が再び開きます。これらのページに自動ログインするのを防ぐには、次の操作を行います。
- Chrome ブラウザの右上にあるその他アイコン
- 下部の [詳細設定] をクリックします。
- [プライバシーとセキュリティ] セクションで、[サイトの設定] の横にある右矢印アイコン
- [通知] の横にある右矢印アイコン
- 次のいずれかを行います。
- すべての通知をブロックするには、[送信する前に確認する（推奨）] の横にあるアイコン
- サイトからの通知をブロックするには、[ブロック] の横にある [追加] をクリックします。サイトを入力して [追加] をクリックします。
- サイトを許可するには、[許可] の横にある [追加] をクリックします。サイトを入力して [追加] をクリックします。
誤ってタブを閉じてしまった場合は、Ctrl+Shift+T キーを押せばもう一度開くことができます。
*このガイドで示す手順はパソコン専用です。
次のステップ
Google Workspace を使用して生産性の向上を図りましょう。1 日目のチェックリストをご覧ください。
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