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Préparer le passage à Google Workspace

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Divers appareils affichant des services G SuiteBénéficiez d'aide et de formations avant que votre organisation ne passe à Google Workspace*.

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1. Comprendre Google Workspace

Case à cocherApprenez à connaître Google Workspace et vos nouveaux outils

Google Workspace vous permet d'effectuer différentes actions :

  • Communiquer et collaborer instantanément avec vos collègues : échangez avec les membres de votre équipe par visioconférence, e-mail ou chat, qu'ils utilisent Google Agenda, Gmail, Google Meet ou Google Chat.
  • Stocker vos fichiers de manière sécurisée et les retrouver immédiatement sur n'importe quel appareil : conservez vos documents, feuilles de calcul, présentations et bien d'autres fichiers dans l'interface unique de Google Drive.
  • Créer, partager et présenter des modèles de document professionnels, des plans de projet et des diapositives : Google Docs, Sheets et Slides vous permettent de créer et de modifier des documents, des feuilles de calcul et des diapositives directement dans votre navigateur Web.

En savoir plus

Case à cocherDécouvrez Gmail

Si vous aviez l'habitude d'utiliser Microsoft Outlook, vous remarquerez que Gmail présente quelques différences.

  • Gmail regroupe un message et ses réponses dans un fil de discussion unique. Les fils de discussion vous permettent d'afficher plusieurs messages associés dans une seule vue. Les nouveaux messages s'affichent dans la partie inférieure du fil de discussion.
  • Si un fil de discussion contient de nombreux messages, cliquez sur les trois points au bas de l'écran pour tous les afficher.
  • Dans Gmail, vous pouvez marquer les messages à l'aide de libellés, puis les retrouver en utilisant des opérateurs de recherche.

En savoir plus

Case à cocherTéléchargez le navigateur Chrome

Vous devez disposer du navigateur Chrome 30 jours avant le passage de votre organisation à Google Workspace. Téléchargez-le et installez-le si besoin.

Vous utiliserez le navigateur Chrome pour accéder aux outils Google Workspace, comme Gmail, Google Drive et Google Docs. Vous pouvez le personnaliser et travailler en toute sécurité sur tous vos appareils. Avec le navigateur Chrome, vous pouvez :

  • synchroniser vos favoris et vos paramètres sur tous vos appareils ;
  • ajouter les extensions du Chrome Web Store à votre navigateur, telles que des éditeurs de photos et des outils de gestion de projets.

2. Supprimer les anciens e-mails et événements d'agenda

Case à cocherOrganisez vos e-mails et vos dossiers de messagerie

Nous suggérons de commencer à trier vos e-mails et dossiers d'e-mails environ 30 jours avant que votre organisation ne passe à Google Workspace. Réfléchissez bien à ce que vous souhaitez réellement conserver dans Outlook. Voici quelques conseils supplémentaires pour vous aider à démarrer :

  • Pour un processus de migration plus fluide, essayez de conserver la structure de vos dossiers de messagerie dans 10 dossiers au maximum.
  • Vérifiez les messages de vos dossiers, y compris ceux des dossiers imbriqués, qui peuvent ne pas être visibles. Vous devrez peut-être rechercher des messages.
  • Supprimez les e-mails que vous n'avez pas besoin de conserver.

En savoir plus

Case à cocherExaminez vos listes de diffusion

Examinez vos listes de diffusion dans Outlook pour identifier celles à conserver et celles à supprimer.

Case à cocherVérifiez si votre agenda contient des réunions périodiques

Notez les événements périodiques et les réunions importantes avant de passer à Google Agenda. Lors du processus de migration, certaines réunions périodiques peuvent ne pas apparaître dans Agenda.

3. Préparer l'utilisation des outils Google Workspace et prévoir une formation

Case à cocherApprenez à travailler à l'aide des recherches

Avec Google Workspace, recherchez facilement les fichiers, les e-mails et les autres éléments dont vous avez besoin.

Case à cocherPrévoyez du temps libre dans votre agenda le jour du passage de votre organisation à Google Workspace.
  • Le jour où votre organisation passe à Google Workspace, prenez le temps de vous familiariser avec votre nouveau compte et d'en examiner les paramètres.
  • Voyez avec votre responsable pour que les autres membres de votre équipe puissent faire de même.
Case à cocherBénéficiez d'une assistance personnalisée au bureau

Si vous travaillez à distance, prévoyez un temps dédié à l'assistance personnalisée au bureau la semaine où votre entreprise passe à Google Workspace.

Case à cocherTrouvez des formations et des ressources Google Workspace

Avant que votre entreprise ne passe à Google Workspace, contactez votre équipe de formation pour connaître les formations et ressources Google Workspace disponibles :

  • Examinez les ressources de formation Google Workspace de votre équipe de formation. Par exemple, existe-t-il un site Web interne où vous pouvez trouver des ressources pédagogiques, telles que des enregistrements ou des présentations ?
  • Si votre équipe de formation a partagé un calendrier de formation, consultez les dates à venir et ajoutez-les à votre agenda.
  • Accédez au Centre de formation Google Workspace pour obtenir des guides de transition, des conseils et astuces et bien plus encore.
  • Si votre équipe de formation le propose, nous vous recommandons d'assister à une formation avancée et de vous inscrire à la liste de diffusion pour vous tenir informé des nouveautés de Google Workspace.
Case à cocherVérifiez votre signature d'e-mail

Contactez votre équipe informatique pour obtenir un modèle de signature avec une image hébergée publiquement. Si un modèle existe, assurez-vous de l'obtenir avant le passage de votre organisation à Google Workspace.

Si aucun modèle de signature n'est disponible, voici d'autres options qui pourraient vous intéresser :

  • Si votre organisation peut partager des fichiers Google Drive en externe, copiez et collez la signature d'Outlook dans Gmail.
  • Si votre organisation ne peut pas partager de fichiers Drive en externe, demandez à l'équipe informatique de votre entreprise un modèle de signature contenant une URL publique permettant d'afficher l'image. Si ce n'est pas possible, recherchez une image publique sur le site et copiez l'URL.
  • Collez votre signature Outlook dans un document Google Docs, puis dans Gmail. Pour vérifier si cela fonctionne, demandez à une personne externe de valider le logo dans la signature.

Contactez votre équipe de formation pour obtenir le logo de votre entreprise et l'ajouter à votre nouvelle signature Gmail.

Case à cocherConfigurez votre appareil Android ou Apple iOS pour accéder à Google Workspace

Pour accéder à votre nouveau compte Google Workspace et à vos applications professionnelles lors de vos déplacements, enregistrez un appareil Android ou iOS détenu par l'entreprise dans la gestion des appareils mobiles.

  • Ajoutez un mot de passe pour protéger votre appareil.
  • Si vous possédez un appareil Android, vous pouvez configurer un profil professionnel qui sépare vos applications et données professionnelles et personnelles.
  • Bénéficiez d'applications internes et approuvées sur votre appareil.

4. Se préparer à utiliser le navigateur Chrome

Case à cocherImportez et gérez vos favoris à partir de navigateurs autres que Chrome

Transférez vos favoris, votre historique de navigation et vos mots de passe enregistrés depuis d'autres navigateurs vers Chrome.

Importer les favoris :

  1. En haut à droite du navigateur Chrome, cliquez sur Plus "" puis Favoris puis Importer les favoris et les paramètres.
  2. Sélectionnez le programme contenant les favoris à importer.
  3. Cliquer sur Importer puis Terminé.

Ajouter des favoris :

  1. Dans le navigateur Chrome, accédez à un site.
  2. À droite de la barre d'adresse, cliquez sur Ajouter aux favoris Important.

Remarque : Vous pouvez planifier la configuration des favoris Gmail et Agenda le jour où votre entreprise passe à Google Workspace.

Gérer les favoris :

  1. En haut à droite, cliquez sur Plus "" puis Favoris puis Gestionnaire de favoris.
  2. À gauche, cliquez sur un dossier pour afficher son contenu.
  3. Faites glisser un dossier ou un favori à l'emplacement souhaité.
  4. À côté d'un favori, cliquez sur Plus "" et sélectionnez une option pour le modifier, le supprimer ou le personnaliser.
Case à cocherDéfinissez un emplacement de téléchargement

Pour enregistrer un fichier (y compris une image) sur votre ordinateur ou votre appareil, téléchargez-le. Il sera enregistré dans votre emplacement de téléchargement par défaut.

  1. Dans le navigateur Chrome, cliquez sur Plus "" Paramètres en haut à droite.
  2. En bas de l'écran, cliquez sur Paramètres avancés.
  3. Accédez à la section Téléchargements et sélectionnez une option :
    • Pour modifier l'emplacement de téléchargement par défaut de tous les fichiers, cliquez sur Modifier et sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer vos fichiers.
    • Pour choisir un emplacement spécifique lors de chaque téléchargement, cochez l'option Toujours demander où enregistrer les fichiers.

En savoir plus

Case à cocherActivez ou désactivez les notifications du navigateur Chrome

Le navigateur Chrome vous alerte lorsque des sites Web, des applications ou des extensions tentent de vous envoyer des notifications. Si vous ne souhaitez pas recevoir de notifications, vous pouvez les désactiver.

  1. Dans le navigateur Chrome, cliquez sur Plus "" puis Paramètres en haut à droite.
  2. Au bas de l'écran, cliquez sur Paramètres avancés.
  3. Dans la section Confidentialité et sécurité, à côté de Paramètres du site, cliquez sur la flèche vers la droite "".
  4. À côté de Notifications, cliquez sur la flèche vers la droite "".
  5. Sélectionnez une option :
    • Pour bloquer toutes les notifications, cliquez sur le bouton Désactiver "" à côté de l'option Demander l'autorisation avant d'envoyer (recommandé).
    • Pour bloquer une notification provenant d'un site, cliquez sur Ajouter à côté de Bloquer. Saisissez l'URL du site, puis cliquez sur Ajouter.
    • Pour autoriser un site, cliquez sur Ajouter à côté de Autoriser. Saisissez l'URL du site, puis cliquez sur Ajouter.
Case à cocherReprenez vos activités là où vous vous êtes arrêté

Vous pouvez configurer le navigateur Chrome pour qu'il rouvre les pages que vous étiez en train de consulter au moment où vous l'avez quitté.

  1. Dans le navigateur Chrome, cliquez sur Plus "" puis Paramètres en haut à droite.
  2. Au bas de l'écran, cliquez sur Paramètres avancés.
  3. Dans la section Confidentialité et sécurité, à côté de Paramètres du site, cliquez sur la flèche vers la droite "".
  4. À côté de Notifications, cliquez sur la flèche vers la droite "".
  5. Sélectionnez une option :
    • Pour bloquer toutes les notifications, cliquez sur le bouton Désactiver "" à côté de l'option Demander l'autorisation avant d'envoyer (recommandé).
    • Pour bloquer une notification provenant d'un site, cliquez sur Ajouter à côté de Bloquer. Saisissez l'URL du site, puis cliquez sur Ajouter.
    • Pour autoriser un site, cliquez sur Ajouter à côté de Autoriser. Saisissez l'URL du site, puis cliquez sur Ajouter.

Vos cookies et vos données sont enregistrés. Par conséquent, tous les sites Web auxquels vous vous êtes connecté auparavant, tels que Gmail, s'ouvrent à nouveau. Si vous ne voulez pas vous connecter automatiquement à ces pages, procédez comme suit :

  1. Dans le navigateur Chrome, cliquez sur Plus "" puis Paramètres en haut à droite.
  2. Au bas de l'écran, cliquez sur Paramètres avancés.
  3. Dans la section Confidentialité et sécurité, à côté de Paramètres du site, cliquez sur la flèche vers la droite "".
  4. À côté de Notifications, cliquez sur la flèche vers la droite "".
  5. Sélectionnez une option :
    • Pour bloquer toutes les notifications, cliquez sur le bouton Désactiver "" à côté de l'option Demander l'autorisation avant d'envoyer (recommandé).
    • Pour bloquer une notification provenant d'un site, cliquez sur Ajouter à côté de Bloquer. Saisissez l'URL du site, puis cliquez sur Ajouter.
    • Pour autoriser un site, cliquez sur Ajouter à côté de Autoriser. Saisissez l'URL du site, puis cliquez sur Ajouter.
Case à cocherRouvrez un onglet fermé

Si vous avez fermé un onglet par inadvertance, vous pouvez le rouvrir en appuyant sur Ctrl+Maj+T.

* Les instructions de ce guide ne concernent que les ordinateurs de bureau.

Étapes suivantes

Vous souhaitez améliorer vos performances dans Google Workspace ? Consultez la checklist du jour 1.

 


Google, Google Workspace et les marques et logos associés sont des marques de Google LLC. Tous les autres noms de sociétés et de produits sont des marques des sociétés auxquelles ils sont associés.

 

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