Google Workspace로 전환하기 전에 다음 체크리스트를 완료하세요.
Google Workspace 이해하기
Google Workspace에서는 다음과 같은 기능을 제공합니다.
- 동료와 즉각적으로 소통 및 공동작업하기: Google Calendar, Gmail, Google Meet, Google Chat 등의 사용 여부와 관계없이 팀원과 화상 회의, 이메일, 채팅으로 연락할 수 있습니다.
- 모든 기기에서 파일을 안전하게 저장하고 필요한 항목을 신속하게 찾기: Google 드라이브를 사용하여 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 등을 모두 한 곳에 보관할 수 있습니다.
- 전문 템플릿, 프로젝트 계획, 슬라이드 자료를 만들고 공유하고 발표하기: Google Docs, Sheets, Slides를 사용하면 웹브라우저에서 바로 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션을 만들고 수정할 수 있습니다.
Microsoft Outlook과 같은 다른 이메일 앱에서 전환하는 경우 Gmail 사용을 시작하면 몇 가지 차이점을 발견할 수 있습니다.
- Gmail에서는 메일과 그에 대한 답장을 하나의 대화목록으로 그룹화합니다. 대화목록을 사용하여 여러 개의 관련 메일을 한 번에 볼 수 있으며 대화목록 하단에 새 메시지가 표시됩니다.
- 대화목록에 메시지가 많은 경우 하단의 점 3개를 클릭하여 전체 대화목록을 확인합니다.
- Gmail에서는 메시지에 라벨을 태그하고 검색 연산자를 사용하여 메시지를 찾을 수 있습니다.
Google Workspace로 전환하면 Chrome 브라우저에서 Gmail, Google Drive, Google Docs와 같은 도구를 사용하게 되며, Chrome을 맞춤설정하여 모든 기기에서 안전하게 작업할 수 있습니다. Chrome 브라우저로 다음과 같은 작업을 할 수 있습니다.
- 북마크와 설정을 모든 기기에서 동기화합니다.
- 사진 편집기, 프로젝트 관리 도구와 같은 Chrome 웹 스토어 확장 프로그램으로 브라우저에 기능을 추가합니다.
회사에서 Chrome 브라우저로 전환하기 전에 Chrome 브라우저에 익숙해지려면 지금 다운로드하여 사용해 보세요.
기존 메일 및 캘린더 일정 정리하기
조직에서 Google Workspace로 전환하기 약 30일 전에 이메일과 이메일 폴더 정리를 시작하는 것이 좋습니다. Outlook에서 꼭 보관해야 할 항목에 대해 생각해 보아야 합니다. 다음은 정리를 시작하기 위한 몇 가지 도움말입니다.
- 원활한 이전을 위해 이메일 폴더 구조를 10개 폴더로 유지합니다.
- 표시되지 않을 수 있는 중첩 폴더를 비롯하여 현재 가지고 있는 폴더 내 메일을 확인합니다. 메일을 검색해야 할 수도 있습니다.
- 보관할 필요가 없는 이메일 메시지를 삭제합니다.
메일링 리스트를 검토한 다음 유지하거나 삭제해야 목록을 확인합니다.
이전 절차 중에 일부 반복 회의가 캘린더에 표시되지 않을 수 있으므로 Google 캘린더로 전환하기 전에 반복 일정과 중요한 회의를 적어둡니다.
새 도구 준비 및 교육 예약하기
Google Workspace 사용을 시작하면 필요한 항목을 검색하여 파일, 이메일 메시지 등을 찾을 수 있습니다.
- 조직에서 Google Workspace로 전환하는 당일에는 시간을 할애하여 계정 설정을 검토하고 새 Workspace 계정에 익숙해질 수 있도록 합니다.
- 관리자와 협력하여 팀의 다른 구성원과 이 일정을 조정하세요.
원격 근무를 하는 경우 회사에서 Google Workspace로 전환하는 주에 조직의 사무실에서 1:1 및 동료 지원 시간을 갖도록 예약하세요.
회사에서 Google Workspace로 전환하기 전에 교육팀에 문의하여 활용할 수 있는 Google Workspace 과정 및 리소스를 확인하세요.
- 교육팀에서 제공하는 Google Workspace 교육 리소스를 검토합니다. 예를 들어 녹화 파일 또는 프레젠테이션과 같은 학습 리소스를 찾을 수 있는 내부 웹사이트가 있는지 확인합니다.
- 교육팀에 공유 교육 캘린더가 있는 경우 교육 예정일을 확인하고 캘린더에 추가합니다.
- 이 Google Workspace 학습 센터에서 전환 가이드, 도움말 및 유용한 정보 등을 살펴보세요.
- 교육팀에서 제공하는 경우 고급 교육에 등록하고 메일링 리스트에 가입하여 Google Workspace 업데이트에 대해 들어보세요.
IT팀에 문의하여 적절한 공개 호스팅 이미지가 포함된 서명 템플릿이 있는지 확인합니다. 사용 가능한 템플릿이 있는 경우 조직에서 Google Workspace로 전환하기 전에 템플릿을 가져와야 합니다.
다음은 IT팀에 서명 템플릿이 없는 경우 사용할 수 있는 몇 가지 다른 옵션입니다.
- 조직에서 Google Drive 파일을 외부에 공유할 수 있는 경우 기존 이메일 앱의 서명을 복사하여 Gmail에 붙여넣습니다.
- 조직에서 Drive 파일을 외부에 공유할 수 없는 경우 회사의 IT팀에 이미지의 공개 URL이 포함된 서명 템플릿을 요청합니다. 이미지를 포함한 서명 템플릿이 없는 경우 사이트에서 공개 이미지를 검색하여 URL을 복사하세요.
- 이전 서명을 Google 문서에 붙여넣은 다음 Gmail에 붙여넣습니다. 이 기능이 제대로 작동하는지 테스트해야 하므로 외부인에게 서명에서 로고를 확인해 달라고 요청하세요.
새 Gmail 서명에 추가할 수 있도록 회사 로고에 대해 교육팀에 문의하세요.
모바일 관리에서 회사 소유의 Android 또는 iOS 기기를 등록하면 이동 중에도 새 Google Workspace 계정 및 업무용 앱에 액세스할 수 있습니다.
- 비밀번호를 추가하여 기기를 보호하세요.
- Android 기기 사용자는 업무용 앱 및 데이터와 개인용 앱 및 데이터를 분리하는 업무용 프로필을 설정할 수 있습니다.
- 기기에서 승인된 앱 및 내부 앱을 다운로드하세요.
다음 단계
Google, Google Workspace 및 관련 마크와 로고는 Google LLC의 상표입니다. 기타 모든 회사명 및 제품명은 해당 업체의 상표입니다.