Vorbereitung auf den Wechsel zur Google Workspace

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G Suite-Dienste auf verschiedenen Geräten Für einen reibungslosen Wechsel zur Google Workspace stehen Ihnen zahlreiche Schulungs- und Unterstützungsangebote zur Verfügung.

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1. Informationen zur Google Workspace

Kästchen Die Google Workspace und die neuen Tools kennenlernen

Die Google Workspace bietet folgende Vorteile:

  • Sofort mit Kollegen kommunizieren und zusammenarbeiten: Sie können über Videokonferenzen, E-Mails oder Chats mit Ihrem Team kommunizieren, unabhängig davon, ob die anderen Google Kalender, Gmail, Google Meet oder Google Chat verwenden.
  • Dateien sicher speichern und sofort und auf jedem Gerät finden: Mit Google Drive sind Dokumente, Tabellen, Präsentationen und mehr zentral gespeichert.
  • Professionelle Vorlagen, Projektpläne und Präsentationen erstellen, freigeben und präsentieren: Mit Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen können Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen direkt in Ihrem Webbrowser erstellen und bearbeiten.

Weitere Informationen

Kästchen Gmail kennenlernen

Wenn Sie bisher Microsoft Outlook genutzt haben, werden Sie in Gmail einige Unterschiede feststellen.

  • In Gmail werden Nachrichten und die dazugehörigen Antworten in einer Konversation gruppiert. Mit diesen Konversationsthreads können Sie mehrere zusammengehörende E-Mails in einer Ansicht sehen. Neue Nachrichten befinden sich unten im Thread.
  • Wenn ein Thread viele Nachrichten enthält, klicken Sie unten auf die drei Punkte, um den gesamten Thread einzublenden.
  • In Gmail können Sie Nachrichten mit Labels kennzeichnen und mithilfe von Suchoperatoren suchen.

Weitere Informationen

Kästchen Google Chrome herunterladen

Sie müssen 30 Tage vor der Umstellung Ihres Unternehmens auf die Google Workspace Zugriff auf den Chrome-Browser haben. Wenn Sie den Chrome-Browser noch nicht installiert haben, laden Sie ihn herunter und installieren Sie ihn.

Sie benötigen Chrome, um Google Workspace-Tools wie Gmail, Google Drive und Google Docs zu verwenden. Der Browser lässt sich anpassen, damit Sie damit sicher auf allen Ihren Geräten arbeiten können. Vorteile von Chrome:

  • Lesezeichen und Einstellungen lassen sich auf allen verwendeten Geräten synchronisieren.
  • Mit Erweiterungen aus dem Chrome Web Store können Sie zusätzliche Funktionen hinzufügen, z. B. Bildbearbeitungsprogramme oder Tools für das Projektmanagement.

2. Alte E-Mails und Kalendertermine sichten

Kästchen E-Mails und E-Mail-Ordner organisieren

Etwa 30 Tage, bevor Ihre Organisation zur Google Workspace wechselt, sollten Sie damit beginnen, Ihre E-Mails und E-Mail-Ordner durchzugehen. Überlegen Sie in Ruhe, was in Outlook Sie wirklich behalten möchten. Hier einige weitere Tipps für den Einstieg:

  • Versuchen Sie, Ihre E-Mail-Ordnerstruktur auf 10 Ordner zu beschränken, um die Migration zu vereinfachen.
  • Sehen Sie die Nachrichten in Ihren Ordnern durch, auch in nicht sichtbaren verschachtelten Ordnern. Möglicherweise müssen Sie nach Nachrichten suchen.
  • Löschen Sie E-Mails, die Sie nicht behalten möchten.

Weitere Informationen

Kästchen Mailinglisten prüfen

Gehen Sie Ihre Mailinglisten in Outlook durch und entscheiden Sie, welche Listen Sie beibehalten und welche Sie löschen möchten.

Kästchen In Ihrem Kalender nach wiederkehrenden Terminen suchen

Notieren Sie sich wiederkehrende Termine und wichtige Besprechungen, bevor Sie zu Google Kalender wechseln. Während der Migration werden einige wiederkehrende Termine möglicherweise nicht in Google Kalender angezeigt.

3. Nutzung der Google Workspace-Tools vorbereiten und Schulungen planen

Kästchen Arbeitsabläufe auf die Umstellung abstimmen

Wenn Sie mit der Nutzung der Google Workspace beginnen, werden Sie Dateien, E-Mails usw. erst suchen müssen, bevor Sie damit arbeiten können.

Kästchen Am Tag der Umstellung auf die Google Workspace Zeit für die Einarbeitung im Kalender blockieren
  • An dem Tag, an dem Ihre Organisation zur Google Workspace wechselt, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Kontoeinstellungen anzusehen und sich mit Ihrem neuen Google Workspace-Konto vertraut zu machen.
  • Erarbeiten Sie diesen Zeitplan gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten und den anderen Mitgliedern Ihres Teams.
Kästchen Vor Ort arbeiten, um persönlichen Support zu erleichtern

Wenn Sie normalerweise nicht im Büro arbeiten, sollten Sie für die Woche der Umstellung auf die Google Workspace planen, im Unternehmen vor Ort anwesend zu sein, um persönlichen Support und die Kommunikation mit Ihren Kollegen zu vereinfachen.

Kästchen Schulungen und Ressourcen zur Google Workspace suchen

Bevor Ihr Unternehmen zur Google Workspace wechselt, erkundigen Sie sich bei Ihrem Schulungsteam, welche Kurse und Ressourcen zur Google Workspace angeboten werden:

  • Sehen Sie sich die Google Workspace-Schulungsressourcen Ihres Schulungsteams an. Gibt es beispielsweise eine interne Website, auf der Sie Ressourcen wie Aufzeichnungen oder Präsentationen finden?
  • Wenn Ihr Schulungsteam einen gemeinsamen Kalender hat, sehen Sie sich die anstehenden Termine an und fügen Sie diese Ihrem Kalender hinzu.
  • Im Google Workspace-Schulungscenter finden Sie Anleitungen, Tipps und Tricks zur Umstellung.
  • Falls Ihr Schulungsteam umfassendere Kurse anbietet, melden Sie sich dafür an. Abonnieren Sie außerdem die Mailingliste, um über Neuigkeiten zur Google Workspace informiert zu werden.
Kästchen E-Mail-Signatur aktualisieren

Erkundigen Sie sich bei Ihrem IT-Team, ob es eine Signaturvorlage mit einem geeigneten, öffentlich gehosteten Bild gibt. Wenn eine Vorlage verfügbar ist, stellen Sie sicher, dass Sie sie erhalten, bevor Ihre Organisation zur Google Workspace wechselt.

Wenn Ihr IT-Team keine Signaturvorlage hat, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Wenn Ihre Organisation Google Drive-Dateien extern freigeben kann, kopieren Sie die Signatur aus Outlook und fügen Sie sie in Gmail ein.
  • Wenn Ihre Organisation Drive-Dateien nicht extern freigeben kann, bitten Sie das IT-Team Ihres Unternehmens um eine Signaturvorlage mit einer öffentlichen URL für das Bild. Wenn dies nicht möglich ist, suchen Sie auf der Website nach einem öffentlichen Bild und kopieren Sie die URL.
  • Fügen Sie Ihre Outlook-Signatur in ein Google-Dokument und anschließend in Gmail ein. Um auszuprobieren, ob es funktioniert hat, bitten Sie eine externe Person, das Logo in der Signatur zu prüfen.

Wenden Sie sich an Ihr Schulungsteam, um ein Unternehmenslogo zu erhalten, das Sie in Ihrer neuen Gmail-Signatur hinzufügen können.

Kästchen Android- oder Apple iOS -Gerät für den Zugriff auf die Google Workspace einrichten

Registrieren Sie Ihr unternehmenseigenes Android- oder iOS-Gerät in der Mobilgeräteverwaltung, um auch unterwegs auf Ihr neues Google Workspace-Konto und Ihre geschäftlichen Apps zugreifen zu können.

  • Fügen Sie ein Passwort hinzu, um Ihr Gerät zu schützen.
  • Wenn Sie ein Android-Gerät haben, können Sie ein Arbeitsprofil einrichten, mit dem geschäftliche Apps und Daten von Ihren privaten Apps und Daten getrennt werden.
  • Laden Sie genehmigte und interne Apps auf Ihr Gerät herunter.

4. Auf die Verwendung von Chrome vorbereiten

Kästchen Lesezeichen aus anderen Browsern als Chrome importieren und verwalten

Migrieren Sie Ihre Lesezeichen, den Browserverlauf und gespeicherte Passwörter aus anderen Browsern in den Chrome-Browser.

So importieren Sie Lesezeichen:

  1. Klicken Sie in Chrome rechts oben auf das Dreipunkt-Menü "" und dann Lesezeichen und dann Lesezeichen und Einstellungen importieren.
  2. Wählen Sie das Programm aus, aus dem Sie Lesezeichen importieren möchten.
  3. Klicken Sie auf Importieren und dann Fertig.

So fügen Sie Lesezeichen hinzu:

  1. Rufen Sie im Chrome-Browser eine Website auf.
  2. Klicken Sie in der Adressleiste rechts auf den Stern Markieren.

Hinweis: Planen Sie an dem Tag, an dem Ihr Unternehmen zur Google Workspace wechselt, Zeit dafür ein, Gmail- und Google Kalender-Lesezeichen einzurichten.

So verwalten Sie die Lesezeichen:

  1. Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü "" und dann Lesezeichen und dann Lesezeichen-Manager.
  2. Klicken Sie links auf einen Ordner, um sich dessen Inhalt anzusehen.
  3. Sie können Lesezeichen und Ordner per Drag-and-drop neu anordnen.
  4. Wenn Sie ein Lesezeichen bearbeiten oder löschen möchten, klicken Sie daneben auf das Dreipunkt-Menü "" und wählen Sie die entsprechende Option aus.
Kästchen Speicherort für Downloads festlegen

Sie können Dateien und Bilder auf Ihren Computer und andere Geräte herunterladen. Diese werden im Standardordner für Downloads gespeichert.

  1. Klicken Sie in Chrome rechts oben auf das Dreipunkt-Menü "" und dann auf Einstellungen.
  2. Klicken Sie unten auf Erweitert.
  3. Gehen Sie zum Abschnitt Downloads. Jetzt haben Sie zwei Möglichkeiten:
    • Wenn Sie auf Ändern klicken, können Sie einen neuen Standardspeicherort für alle Downloads angeben.
    • Wenn Sie das Kästchen neben Vor dem Download von Dateien nach dem Speicherort fragen anklicken, werden Sie bei jedem Download gebeten, den Speicherort anzugeben.

Weitere Informationen

Kästchen Chrome-Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren

Im Chrome-Browser erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn Websites, Apps oder Erweiterungen versuchen, Ihnen Benachrichtigungen zu senden. Wenn Sie keine Benachrichtigungen erhalten möchten, können Sie sie deaktivieren.

  1. Klicken Sie in Chrome rechts oben auf das Dreipunkt-Menü "" und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie unten auf Erweitert.
  3. Klicken Sie im Bereich Datenschutz und Sicherheit neben Inhaltseinstellungen auf den Rechtspfeil "".
  4. Klicken Sie neben Benachrichtigungen auf den Rechtspfeil "".
  5. Jetzt haben Sie drei Möglichkeiten:
    • Wenn alle Benachrichtigungen blockiert werden sollen, klicken Sie neben Vor dem Senden nachfragen (empfohlen) auf den Schieberegler, um ihn in die Position "Ein" "" zu bewegen.
    • Sollen nur die Benachrichtigungen einer bestimmten Website blockiert werden, klicken Sie neben Blockieren auf Hinzufügen. Geben Sie dann die Adresse der Website ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
    • Möchten Sie Benachrichtigungen einer Website erhalten, klicken Sie neben Zulassen auf Hinzufügen. Geben Sie dann die Adresse der Website ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
KästchenZuletzt angesehene Seiten öffnen

Sie können Chrome so einrichten, dass beim Start die Seiten angezeigt werden, die vor dem Schließen geöffnet waren.

  1. Klicken Sie in Chrome rechts oben auf das Dreipunkt-Menü "" und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie unten auf Erweitert.
  3. Klicken Sie im Bereich Datenschutz und Sicherheit neben Inhaltseinstellungen auf den Rechtspfeil "".
  4. Klicken Sie neben Benachrichtigungen auf den Rechtspfeil "".
  5. Jetzt haben Sie drei Möglichkeiten:
    • Wenn alle Benachrichtigungen blockiert werden sollen, klicken Sie neben Vor dem Senden nachfragen (empfohlen) auf den Schieberegler, um ihn in die Position "Ein" "" zu bewegen.
    • Sollen nur die Benachrichtigungen einer bestimmten Website blockiert werden, klicken Sie neben Blockieren auf Hinzufügen. Geben Sie dann die Adresse der Website ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
    • Möchten Sie Benachrichtigungen einer Website erhalten, klicken Sie neben Zulassen auf Hinzufügen. Geben Sie dann die Adresse der Website ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

Ihre Cookies und Daten werden gespeichert, sodass alle Websites, auf denen Sie sich zuvor angemeldet haben, z. B. Gmail, wieder geöffnet werden. Wenn Sie nicht automatisch bei diesen Seiten angemeldet werden möchten, gehen Sie so vor:

  1. Klicken Sie in Chrome rechts oben auf das Dreipunkt-Menü "" und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie unten auf Erweitert.
  3. Klicken Sie im Bereich Datenschutz und Sicherheit neben Inhaltseinstellungen auf den Rechtspfeil "".
  4. Klicken Sie neben Benachrichtigungen auf den Rechtspfeil "".
  5. Jetzt haben Sie drei Möglichkeiten:
    • Wenn alle Benachrichtigungen blockiert werden sollen, klicken Sie neben Vor dem Senden nachfragen (empfohlen) auf den Schieberegler, um ihn in die Position "Ein" "" zu bewegen.
    • Sollen nur die Benachrichtigungen einer bestimmten Website blockiert werden, klicken Sie neben Blockieren auf Hinzufügen. Geben Sie dann die Adresse der Website ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
    • Möchten Sie Benachrichtigungen einer Website erhalten, klicken Sie neben Zulassen auf Hinzufügen. Geben Sie dann die Adresse der Website ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
Kästchen Geschlossene Tabs wieder öffnen

Wenn Sie einen Tab versehentlich geschlossen haben, können Sie ihn wieder öffnen, indem Sie Strg + Umschalttaste + T drücken.

Weitere Informationen

Sie möchten produktiv mit der Google Workspace arbeiten? Sehen Sie sich die Checkliste für Tag 1 an.


Google, die Google Workspace sowie zugehörige Marken und Logos sind Marken von Google LLC. Alle anderen Unternehmens- und Produktnamen sind Marken der Unternehmen, mit denen sie verbunden sind.

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