Советы по редактированию файлов и совместной работе над ними

Содержание

Советы по созданию и редактированию файлов

• Как создавать файлы с помощью ссылок
• Голосовой ввод
• Как делиться ссылками для создания копий файлов
• Как отправить электронное письмо соавторам
• Как добавлять блоки и умные чипы

Как отслеживать изменения файлов и комментарии

• Как отслеживать, кто вносит изменения в файл
• Как посмотреть или восстановить предыдущую версию документа
• Как настроить уведомления о действиях с файлами в Chat или Gmail
• Как настроить уведомления об изменениях в таблице
• Как искать комментарии и работать с ними
• Как показать решенные комментарии для сторонних файлов (не Google)

Развернуть все  |  Свернуть все

Советы по созданию и редактированию файлов

Как создавать файлы с помощью ссылок

Создание новых файлов в Google Документах, Таблицах, Презентациях и Формах можно ускорить, воспользовавшись URL.

Инструкции

Как открыть новый файл Google в браузере

Введите в браузере один из указанных ниже URL.

• docs.new
• sheets.new
• slides.new
• forms.new

Откроется пустой файл, и вы сможете сразу приступить к работе.

Откроется пустой файл, и вы сможете сразу приступить к добавлению контента.

 

 

Голосовой ввод

Только для браузера Chrome, требуется микрофон

Вводить и редактировать текст в Google Документах или заметки докладчика в Google Презентациях можно с помощью голосовых команд. Все, что вы скажете, будет преобразовано в текст.

• Продиктуйте заметку, правку или комментарий прямо на ходу, и они будут добавлены в документ.
• С помощью голосовых команд также можно изменять шрифт, добавлять таблицы, вставлять ссылки и многое другое.

Инструкции

Как ввести текст в Google Документах

1. Убедитесь, что микрофон работает.
2. Откройте документ Google в браузере Chrome.
3. Нажмите Инструменты Голосовой ввод. Появится значок микрофона.
4. Нажмите на него, когда будете готовы говорить.
5. Произнесите текст четко, спокойно и достаточно громко. О том, как добавить знаки препинания, рассказано ниже.
6. Чтобы завершить ввод, нажмите на значок микрофона ещё раз.

Как продиктовать заметки докладчика в Google Презентациях

1. Убедитесь, что микрофон работает.
2. Откройте презентацию Google в браузере Chrome.
3. Нажмите Инструменты Голосовой ввод заметок докладчика. Откроются заметки и появится значок микрофона.
4. Нажмите на него, когда будете готовы говорить.
5. Произнесите текст четко, спокойно и достаточно громко. О том, как добавить знаки препинания, рассказано ниже.
6. Чтобы завершить ввод, нажмите на значок микрофона ещё раз.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.

 

 

Как делиться ссылками для создания копий файлов

Хотите, чтобы другие пользователи могли копировать ваши документы, таблицы, презентации и формы одним нажатием? Это очень просто! Достаточно немного изменить ссылку на нужный файл.

• Создавайте шаблоны файлов, например коммерческих предложений, планов или презентаций. Участники вашей команды смогут без труда скопировать их, чтобы сохранить единый стиль документов.
• Разрешите коллегам создавать копии ваших презентаций, отчетов и других файлов, чтобы они могли адаптировать их под свои задачи.

Инструкции

Как разрешить копировать файлы в Документах, Таблицах, Презентациях и Формах

1. На компьютере перейдите на сайт Google Документов, Таблиц, Презентаций или Форм.
2. Откройте нужный файл.
3. В меню выберите Файл Создать копию.
4. Введите название копии и выберите, где ее сохранить.
   • При необходимости установите флажок Скопировать комментарии и советы. Советы и закрытые комментарии будут добавлены в создаваемую копию.
5. Нажмите ОК.

 

 

Как отправить электронное письмо соавторам

Недоступно при использовании функции "Редактирование файлов Office"

Отправляйте соавторам электронные письма прямо из файлов Google Документов, Таблиц и Презентаций. Если вы работаете над файлом на общем диске, можно отправить сообщение сразу всем его участникам.

• Задавайте вопросы о файле.
• Подпишитесь на обновления цепочки писем, в которой много комментариев.
• Добавляйте копии файлов прямо в электронные письма.

Инструкции

1. Откройте файл в Документах, Таблицах или Презентациях.
2. Нажмите ФайлЭлектронная почтаНаписать соавторам.
3. Если вы работаете над файлом на общем диске, можно отправить сообщение сразу всем его участникам, установив флажок Участники.
4. При необходимости измените адреса электронной почты или тему.
5. Добавьте сообщение.
6. Если вы хотите получить копию письма, установите флажок Я хочу получить копию.
7. Нажмите Отправить.

 

 

Как добавлять блоки и умные чипы

Добавляйте умные чипы в файлы Google Документов, чтобы указывать сведения:

• о других пользователях и их адресах электронной почты в Gmail или Workspace;
• об иных файлах Google Документов, Таблиц и Презентаций;
• о датах или мероприятиях из Google Календаря;
• о местах и маршрутах на карте.

Чтобы посмотреть дополнительную информацию, наведите указатель мыши на умный чип или нажмите на него.

Вы также можете вставлять чипы-плейсхолдеры, трекеры времени и раскрывающиеся списки и использовать блоки для отслеживания работы в проектах, файлах и т. д.

Transforming collaboration in Google Workspace with smart canvas

Инструкции

Как добавлять умные чипы с информацией о людях, файлах, датах и мероприятиях

1. Откройте файл в Google Документах на компьютере.
2. Введите "@" в любом месте документа или нажмите на кнопку "@" в пустой строке.
3. Выберите нужный вариант из списка. Также можно ввести буквы, числа или символы, чтобы вам были предложены лишь подходящие варианты.
   • Примечание. Чтобы добавить умный чип пользователя, начните вводить имя или адрес электронной почты нужного человека. Если вы хотите добавить себя, введите @я.
   • Примечание. Чтобы добавить умный чип файла, введите название нужного файла или связанные с ним ключевые слова.
4. Чтобы добавить умный чип, доступный соавтору для заполнения, выберите "Чип-плейсхолдер". Затем выберите, какие данные может ввести соавтор.
5. Чтобы посмотреть дополнительные сведения, наведите указатель мыши на чип.

Внимание! Если в умном чипе упомянуть других пользователей, им не будет автоматически предоставлен доступ к вашему документу. Чтобы открыть доступ к документу другим пользователям, необходимо поделиться им с ними.

В Google Документах можно добавлять и настраивать чипы с раскрывающимся списком, в котором отображается несколько вариантов. Вы также можете использовать элементы для добавления шаблонов таблиц, которые помогают отслеживать работу в проектах, файлах и т. д.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.

Как отслеживать изменения файлов и комментарии

Как отслеживать, кто вносит изменения в файл

Недоступно при использовании функции "Редактирование файлов Office"

Если над одним документом работает несколько пользователей, бывает сложно отследить, кто и когда внес те или иные изменения. Вы можете отслеживать изменения, внесенные в файлы, к которым вы предоставили доступ, определяя правки и их авторов.

Инструкции

Как узнать, кто просматривал файл или кому вы предоставили к нему доступ

Доступность этой возможности зависит от версии Google Workspace и разрешений, заданных администратором. Кто мой администратор?

Примечание. Эта возможность доступна только пользователям G Suite Business и G Suite Enterprise (при условии, что администратор G Suite установил соответствующие разрешения).

1. Откройте файл в Документах, Таблицах или Презентациях.

   Примечание. Чтобы просмотреть историю активности, необходимы права на редактирование документа.

2. Нажмите Инструменты История активности.
3. Откроется окно с вкладками, включая следующие:

   • История совместного доступа. Список пользователей, с которыми вы поделились файлом. Здесь также можно написать письмо соавторам.
   • Читатели. Список пользователей в организации, которые открывали файл.
   • Статистика просмотров. Диаграмма просмотров за выбранный период.

4. Если вы не хотите, чтобы ваша история просмотров показывалась в этом окне, нажмите Настройки конфиденциальности и выберите нужный вариант.

   • Чтобы отключить историю просмотра для всех файлов, в разделе Настройка аккаунта установите переключатель Показывать мою историю просмотра для всех документов, таблиц и презентаций в положение ВЫКЛ.
   • Чтобы отключить историю просмотра только для одного файла, в разделе Настройка документа установите переключатель Показывать мою историю просмотра этого документа в положение ВЫКЛ.

5. Нажмите Сохранить.

Как узнать, кто комментировал, изменял, перемещал файл или предоставлял к нему доступ

Вы можете посмотреть действия с файлами, находящимися в разделе "Мой диск" или на общем диске.

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. В левой части страницы выберите Мой диск.
3. В правом верхнем углу экрана нажмите на значок информации .
4. Чтобы посмотреть недавние изменения, нажмите Действия.
5. Чтобы увидеть правки, внесенные в определенный файл или папку, нажмите на нужный объект.
6. Чтобы увидеть более ранние изменения, прокрутите вниз список в правой части экрана.

 

 

Как посмотреть или восстановить предыдущую версию документа

Возможно, раньше вам приходилось хранить несколько черновиков документа на случай, если потребуется одна из его старых версий. На Google Диске все черновики хранятся в одном файле, поэтому вы без труда можете посмотреть и при необходимости восстановить любую предыдущую версию документа.

• В любое время просматривайте, удаляйте и скачивайте файлы или восстанавливайте предыдущие версии.
• Работайте с любой версией файла когда и где угодно.
• Просматривайте комментарии к предыдущим версиям.
• Поддерживайте порядок в папках, избавившись от многочисленных черновиков.

Инструкции

Как просматривать файлы Документов, Таблиц и Презентаций и восстанавливать их предыдущие версии

Примечание. Для просмотра истории версий необходим уровень доступа Владелец или Редактор.

1. Откройте файл на Диске.
2. Нажмите Файл История версий Смотреть историю версий.
3. Выберите время изменения, чтобы открыть предыдущую версию файла. Под временной отметкой показаны следующие сведения:
   • имена пользователей, работавших над документом;
   • квадратики напротив имен: каждому пользователю присваивается отдельный цвет, которым выделяются внесенные им правки.
4. Чтобы сделать активной одну из предыдущих версий, выберите ее и нажмите Восстановить эту версию.

Примечание. Смотреть историю изменений может только владелец документа или пользователи, у которых есть права на редактирование.

Как загрузить на Диск новую версию файла

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. Нажмите на нужный файл.
3. В правом верхнем углу нажмите на значок "Другие действия" Управлять версиями Загрузить новую версию.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.

 

 

Как настроить уведомления о действиях с файлами в Chat или Gmail

В Google Chat и Gmail можно получать информацию из других сервисов с помощью приложений. Чтобы получать в Chat уведомления о действиях на вашем Диске, используйте приложение "Google Диск".

Инструкции

Как включить уведомления Диска в Chat или Gmail

По умолчанию уведомления в приложениях включены. Если вы выключили уведомления ранее:

1. Откройте Chat или Gmail.
2. Отправьте любое сообщение (например, "привет") приложению "Google Диск".
3. В ответе нажмите Включить уведомления.

После этого вы будете получать в прямой переписке сообщения о следующих событиях на Диске:

• вам предоставлен доступ к файлу или папке;
• вас упомянули в комментарии, или вам назначена задача;
• пользователь запрашивает доступ к принадлежащему вам файлу;
• место для хранения данных скоро закончится.

Примечание. Чтобы удалить сообщение приложения, в чате наведите указатель на сообщение и нажмите "Удалить" .

Как отключить уведомления Диска в Chat или Gmail

1. Отправьте любое сообщение (например, "привет") приложению "Google Диск".
2. В ответ на его сообщение нажмите Отключить уведомления.

Чтобы снова включить уведомления, отправьте ещё одно сообщение приложению "Google Диск".

 

 

Как настроить уведомления об изменениях в таблице

Если вы хотите узнавать о вносимых в таблицу изменениях, настройте уведомления по электронной почте.

Вы всегда будете в курсе обновлений и сможете узнать, к кому обратиться за подробностями.

Инструкции

Как настроить уведомления по электронной почте

1. Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
2. В верхней части страницы нажмите ИнструментыНастройки уведомленийНастроить уведомления.
3. В открывшемся окне выберите действия, о которых будут приходить уведомления. Доступные варианты:
   • Внесены изменения. Каждый раз, когда кто-то вносит исправления в таблицу, мы будем оповещать вас об этом.
   • Отправлена форма. Вы будете получать уведомления о том, что тот или иной пользователь заполняет форму.
4. В открывшемся окне выберите способ получения уведомлений. Доступные варианты:
   • Сообщения электронной почты – ежедневная сводка. Вы будете раз в день получать письмо с информацией об изменениях, внесенных в течение дня.
   • Сообщение электронной почты – мгновенное. Получение отдельного письма при каждом изменении.
5. Нажмите Сохранить.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.

 

 

Как искать комментарии и работать с ними

С помощью поиска на Google Диске вы можете находить назначенные вам нерешенные комментарии и работать с ними.

Инструкции

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. Слева нажмите Действия.
3. Рядом с комментарием нажмите Открыть комментарий.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.

 

 

Как показать решенные комментарии для сторонних файлов (не Google)

На Google Диске можно показывать и скрывать решенные комментарии в файлах Microsoft Office, Adobe PDF и других форматов, включая изображения, прямо в области предварительного просмотра.

Инструкции

Как показывать и скрывать решенные комментарии для сторонних файлов (не Google)

Примечание. Чтобы показать или скрыть комментарии, помеченные как решенные, в файле должен быть хотя бы один активный комментарий и один решенный или непривязанный комментарий.

1. Откройте Диск и войдите со своим именем пользователя и паролем.
2. Дважды нажмите на изображение или файл другого формата (не Google), например Microsoft Office или PDF.
3. В правом верхнем углу окна нажмите на значок "Ещё"Показать комментарии.
4. Чтобы скрыть комментарии, нажмите на значок "Ещё"Скрыть комментарии.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}