Google Workspace 效率提升指南
本頁面包含以下內容：
透過收件匣建立活動
在電子郵件中，您可以新增 Google 日曆活動，或是新增自己有空的時段。收件者可以回覆您的活動，或選擇適合的時段。對方選擇時段後，您跟收件者都會收到電子郵件邀請。
注意：目前只有主要日曆中的一對一會議才能提出會議時間建議。
在 Gmail 中自動新增航班和其他活動
在 Google 日曆中查看 Gmail 收件匣中已同步處理的活動，追蹤訂位、會議或旅行的日期。
您收到活動 (例如航班、演唱會/音樂會或餐廳訂位) 相關的電子郵件時，系統會自動將該活動新增到您的日曆中。您可以在日曆中選擇哪些人可以看到這些活動。
如果您不希望 Gmail 中的活動出現在日曆上，可以刪除單一活動或變更設定，讓系統不要自動新增活動資訊。
操作說明
重要事項：自 2021 年 1 月 25 日起，如果您位於歐洲，就必須指明要讓 Google 以何種方式使用您的 Gmail、Google Chat 和 Google Meet 資料。舉例來說，您可以設定 Gmail，決定是否要與其他 Google 產品共用您的資料。這些設定預設為關閉；如未開啟這類設定，會造成許多 Google 產品功能無法使用 (例如 Gmail 內的特定功能)。詳情請參閱 Gmail、Chat、Meet 和其他 Google 服務的智慧功能和個人化控制項。
步驟 1：開啟智慧個人化設定
Gmail、Chat 和 Meet：
- 前往 Gmail。
- 依序按一下「設定」圖示
「查看所有設定」。
- 在「一般設定」分頁中，捲動至「智慧功能和個人化設定」。
- 勾選或取消勾選相應方塊，以開啟或關閉智慧功能。
「查看所有設定」。其他 Google 產品：
- 前往 Gmail。
- 依序按一下「設定」圖示
- 在「一般設定」分頁中，捲動至「其他 Google 產品中的智慧功能和個人化設定」。
- 勾選或取消勾選相應方塊，以開啟或關閉其他產品的資料共用功能。
- 向下捲動畫面並按一下「儲存變更」。
步驟 2：在 Google 日曆中顯示自動建立的活動
- 開啟日曆，然後依序點選「設定」圖示
「設定」。
- 捲動至「Gmail 中的活動」部分。
- 勾選「在日曆中顯示 Gmail 自動建立的活動」旁邊的方塊。
- 在「Gmail 活動的隱私權設定」欄位中，選擇下列其中一個選項：
- 日曆預設值：任何使用者只要有權檢視您日曆的活動詳細資料，就能夠看到您 Gmail 活動的名稱和時間。不過，只有對您的活動擁有變更權限的使用者可以查看您電子郵件中的其他詳細資訊，例如確認編號、航班狀態或電話號碼。
注意：如果您將日曆設為公開，選擇這個選項後，您的 Gmail 活動也會開放給所有人檢視。 - 私人：只有對您的日曆擁有變更權限的使用者可以查看您的活動詳細資料。針對其他能夠檢視您的日曆，但無法對日曆內容進行更動的使用者，系統會將活動顯示為「忙碌」。
- 我自己：只有您自己能夠存取您日曆上的活動。
- 日曆預設值：任何使用者只要有權檢視您日曆的活動詳細資料，就能夠看到您 Gmail 活動的名稱和時間。不過，只有對您的活動擁有變更權限的使用者可以查看您電子郵件中的其他詳細資訊，例如確認編號、航班狀態或電話號碼。
取得 Gmail 中的每日待辦事項
根據 Google 日曆中的時間表，透過 Gmail 收件匣中的每日待辦事項展開一天生活。 您甚至可以將自己的每日待辦事項分享給所屬團隊或助理，讓他們知道最適合與您聯絡的時間。
操作說明
- 在 Google 日曆中依序點選「設定」圖示
- 在左側「我的日曆的設定」下方，按一下您的名稱，然後前往 [其他通知]。
- 在 [每日待辦事項] 欄位中，按一下 [無] 旁邊的向下箭頭
，然後選取 [電子郵件]。
篩選 Gmail 收件匣中的日曆回覆
不想在收件匣中看到 Google 日曆回覆嗎？Gmail 可為您自動篩選這類郵件，讓您的收件匣井然有序。
操作說明
- 開啟 Gmail。
- 在頂端的搜尋框中，按一下「顯示搜尋選項」圖示
。
- 在「收件人」欄位中輸入您的電子郵件地址。
- 在 [包含字詞] 旁邊的欄位輸入「invite.ics OR invite.vcs」。
- 勾選 [有附件] 方塊。
- 按一下 [建立篩選器]。
- 勾選 [套用標籤] 方塊，然後選擇標籤，即可自動排序收到的活動回應訊息。
- 勾選 [略過收件匣 (將其封存)] 方塊，即可將回應訊息移出您的收件匣。請放心，之後您還是可以視需要查看這些郵件。
- 按一下 [建立篩選器]。
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