Tipps zum Bearbeiten und gemeinsamen Bearbeiten von Dateien

Auf dieser Seite

Tipps zum Autorisieren und Bearbeiten

• Neue Dateien per URL-Verknüpfung erstellen
• Spracheingabe
• Links zu Ihren Dateien mit der Option „Kopie erstellen“ freigeben
• E-Mails an Mitbearbeiter senden
• Smartchips und Bausteine einfügen

Dateiaktualisierungen und Kommentare im Blick behalten

• Wer hat was geändert?
• Vorherige Versionen aufrufen oder wiederherstellen
• Benachrichtigungen zu Dateiaktivitäten in Google Chat oder Gmail erhalten
• Benachrichtigungen bei Änderungen an Tabellen einrichten
• Kommentare suchen und bearbeiten
• Geklärte Kommentare (nicht Google-Dateien) anzeigen

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Tipps zum Autorisieren und Bearbeiten

Neue Dateien per URL-Verknüpfung erstellen

Sie erstellen regelmäßig neue Dateien, um mit Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Formulare Änderungen vorzunehmen? Hierbei können Sie sich einige Klicks sparen, indem Sie eine URL-Verknüpfung verwenden.

Weitere Informationen

Eine neue Google-Datei im Browser öffnen

Geben Sie im Browser eine der folgenden URLs ein:

• docs.new
• sheets.new
• slides.new .
• forms.new

Daraufhin öffnet sich eine leere Datei und Sie können sofort mit dem Bearbeiten beginnen.

Eine leere Datei wird geöffnet und Sie können mit dem Hinzufügen von Inhalten beginnen.

 

 

Spracheingabe

Nur Chrome-Browser, Mikrofone erforderlich

Sie können in Google Docs oder in Vortragsnotizen von Google Präsentationen per Spracheingabe Texte erstellen und bearbeiten. Alles, was Sie einsprechen, wird in Text umgewandelt.

• Unterwegs? Diktieren Sie einfach Notizen, Änderungen und Feedback, um Dokumente zu aktualisieren.
• Mit Sprachbefehlen ändern Sie Schriftstile, fügen Tabellen und Links hinzu und vieles mehr.

Weitere Informationen

Spracheingabe in einem Dokument beginnen

1. Überprüfen Sie, ob Ihr Mikrofon funktioniert.
2. Öffnen Sie in Chrome ein Dokument in Google Docs.
3. Klicken Sie auf Tools  Spracheingabe. Daraufhin wird eine Schaltfläche mit einem Mikrofonsymbol angezeigt.
4. Wenn Sie bereit für die Spracheingabe sind, klicken Sie auf das Mikrofonsymbol.
5. Sprechen Sie Ihren Text deutlich und in normaler Lautstärke und Geschwindigkeit. Wie Sie Satzzeichen eingeben können, erfahren Sie weiter unten.
6. Wenn Sie Ihren Text fertig eingesprochen haben, klicken Sie noch einmal auf das Mikrofonsymbol.

Spracheingabe in Vortragsnotizen von Google Präsentationen beginnen

1. Überprüfen Sie, ob Ihr Mikrofon funktioniert.
2. Öffnen Sie in Chrome eine Präsentation in Google Präsentationen.
3. Klicken Sie auf Tools  Spracheingabe für Vortragsnotizen. Daraufhin werden die Vortragsnotizen geöffnet und es wird eine Schaltfläche mit einem Mikrofonsymbol angezeigt.
4. Wenn Sie bereit für die Spracheingabe sind, klicken Sie auf das Mikrofonsymbol.
5. Sprechen Sie Ihren Text deutlich und in normaler Lautstärke und Geschwindigkeit. Wie Sie Satzzeichen eingeben können, erfahren Sie weiter unten.
6. Wenn Sie Ihren Text fertig eingesprochen haben, klicken Sie noch einmal auf das Mikrofonsymbol.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Google Docs-Editoren.

 

 

Links zu Ihren Dateien mit der Option „Kopie erstellen“ freigeben

Sie möchten anderen Personen gestatten, mit nur einem Klick Kopien Ihrer Dateien in Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare zu erstellen? Dazu müssen Sie nur eine einfache Änderung in Ihrem Link vornehmen.

• Sie erstellen Vorlagen für Dateien, z. B. Angebote in Google Docs, Projektpläne in Google Tabellen und Vortragsfolien in Google Präsentationen. Ihre Teamkollegen können diese Vorlagen dann ganz einfach kopieren, sodass ein einheitliches Auftreten Ihrer Organisation gewährleistet ist.
• Sie gestatten Ihren Kollegen, personalisierte Kopien Ihrer Dateien zu erstellen, z. B. Präsentationen, Berichte oder Designs, die sie dann jeweils an ihre Zwecke anpassen können.

Weitere Informationen

Personen einladen, eine Datei in Docs, Tabellen, Präsentationen oder Formulare zu kopieren

1. Öffnen Sie auf dem Computer den Startbildschirm von Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Formulare.
2. Öffnen Sie die Datei, die Sie kopieren möchten.
3. Klicken Sie im Menü auf Datei Kopie erstellen.
4. Geben Sie einen Namen ein und legen Sie fest, wo die Kopie gespeichert werden soll.
   • Wenn Sie Kommentare aus einem Dokument, einer Tabelle oder einer Präsentation kopieren möchten, klicken Sie auf Kommentare und Vorschläge kopieren. Sie können festlegen, dass geklärte Kommentare und Vorschläge in Ihre neue Kopie aufgenommen werden sollen.
5. Klicken Sie auf OK.

 

 

E-Mails an Mitbearbeiter senden

Nicht verfügbar, wenn Sie Bearbeitung von Office-Dateien für Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen verwenden

Sie haben die Möglichkeit, Mitbearbeitern direkt von einer Datei in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen aus eine E-Mail zu senden. Wenn Sie an einer freigegebenen Datei aus einer geteilten Ablage arbeiten, können Sie allen Mitgliedern dieser geteilten Ablage gleichzeitig schreiben.

• Sie möchten Fragen zu einer Datei stellen.
• Sie haben noch Klärungsbedarf in Bezug auf eine Unterhaltung, der für Kommentare zu umfangreich ist.
• Sie hängen eine Kopie einer Datei direkt an eine E-Mail an.

Weitere Informationen

1. Öffnen Sie die Datei in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
2. Klicken Sie auf DateiE-Mail sendenE-Mail an Mitbearbeiter senden.
3. Optional, nur für Dateien in geteilten Ablagen: Klicken Sie auf das Kästchen neben Mitglieder, um eine E-Mail an alle Mitglieder einer Ablage zu senden.
4. Optional: Ändern Sie die Empfänger der E-Mail oder geben Sie einen Betreff ein.
5. Geben Sie eine Nachricht ein.
6. Optional: Klicken Sie auf das Kästchen neben Kopie an mich senden, um eine Kopie der E-Mail an sich selbst zu senden.
7. Klicken Sie auf Senden.

 

 

Smartchips und Bausteine einfügen

Sie können in Ihren Google-Dokumenten Smartchips mit Informationen zu Folgendem einfügen:

• Anderen Nutzern mit Gmail- oder Workspace-E-Mail-Adressen
• Anderen Google-Dokumenten, ‑Tabellen oder ‑Präsentationen
• Daten oder Google Kalender-Terminen
• Orten und Routenplanern

Wenn Ihr Dokument einen Smartchip enthält, können Sie und andere Nutzer den Mauszeiger darauf bewegen oder darauf klicken, um weitere Informationen zu erhalten.

Sie können auch Platzhalter-Chips, Zeittracker und Drop-down-Menüs einfügen und Bausteine verwenden, um Projekte, Dateien und mehr zu verfolgen.

Transforming collaboration in Google Workspace with smart canvas

Weitere Informationen

Smartchips für Personen, Dateien, Datumsangaben und Termine hinzufügen

1. Öffnen Sie auf dem Computer ein Dokument in Google Docs.
2. Geben Sie an einer beliebigen Stelle im Dokument „@“ ein oder klicken Sie auf die Schaltfläche „@“ in einer leeren Zeile.
3. Sie können die Vorschläge eingrenzen, indem Sie einen Eintrag in der Liste auswählen oder Buchstaben, Zahlen oder Symbole eingeben.
   • Tipp: Wenn Sie einen Smartchip für Personen hinzufügen möchten, geben Sie die ersten Buchstaben des Namens oder der E-Mail-Adresse der gewünschten Person ein. Sie können auch @me eingeben, um sich selbst hinzuzufügen.
   • Tipp: Wenn Sie einen Smartchip für Dateien hinzufügen möchten, geben Sie den Dateinamen oder die entsprechenden Suchbegriffe ein.
4. Wenn Sie einen Smartchip hinzufügen möchten, den ein Mitbearbeiter ausfüllen kann, wählen Sie „Platzhalterchip“ aus. Wählen Sie dann die Art von Informationen aus, die der Mitbearbeiter beim Ausfüllen des Smartchips hinzufügen soll.
5. Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Smartchip, um die entsprechenden Informationen zu sehen.

Wichtig: Wenn Sie einen anderen Nutzer in einem Smartchip erwähnen, erhält er nicht automatisch Zugriff auf Ihr Dokument. Damit andere darauf zugreifen können, müssen Sie das Dokument freigeben.

Mit Google Docs können Sie Chips für Drop-down-Menüs hinzufügen und anpassen, mit denen mehrere Optionen angezeigt werden. Außerdem können Sie Bausteine verwenden, um Tabellenvorlagen einzufügen, mit denen sich beispielsweise Projekte und Dateien verfolgen lassen.

Weitere Informationen finden Sie in der Google Docs-Hilfe.

Dateiaktualisierungen und Kommentare im Blick behalten

Sehen, wer was geändert hat

Nicht verfügbar, wenn Sie Bearbeitung von Office-Dateien für Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen verwenden

Wenn mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten, ist es manchmal schwierig nachzuvollziehen, wer wann bestimmte Änderungen vorgenommen hat. Sie können sämtliche Änderungen an freigegeben Dateien im Blick behalten und sehen, wer sie vorgenommen hat. 

Weitere Informationen

Ansehen, wer Ihre Datei aufgerufen hat oder für wen Sie sie freigegeben haben

Die Verfügbarkeit dieser Funktion hängt von Ihrer Google Workspace-Version und den vom Administrator eingerichteten Berechtigungen ab.Wer ist mein Administrator?

1. Öffnen Sie eine Datei in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.

   Hinweis: Damit Sie die Daten im Aktivitätsdashboard sehen können, benötigen Sie Bearbeitungszugriff für die Datei.

2. Klicken Sie auf Tools  Aktivitätsdashboard.
3. Sie sehen unter anderem folgende Informationen zu der Datei:

   • Tab Freigabeverlauf: zeigt die Personen, für die Sie die Datei freigegeben haben. Sie können auch eine E-Mail an Mitbearbeiter senden.
   • Tab Betrachter: zeigt die Personen in Ihrer Organisation, die die Datei aufgerufen haben.
   • Tab Trend – Betrachter: zeigt ein Diagramm der Betrachter im Zeitverlauf.

4. Optional: Wenn Sie nicht möchten, dass der Aufrufverlauf im Aktivitätsdashboard angezeigt wird, klicken Sie auf Datenschutzeinstellungen und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

   • Aufrufverlauf für alle Dateien deaktivieren: Stellen Sie unter Kontoeinstellung den Schieberegler neben Meinen Aufrufverlauf für alle Google Docs-, Google Tabellen- und Google Präsentationen-Dateien anzeigen auf "Aus".
   • Aufrufverlauf für eine Datei deaktivieren: Stellen Sie unter Dokumenteinstellung den Schieberegler neben Meinen Aufrufverlauf für dieses Dokument anzeigen auf "Aus".

5. Klicken Sie auf Speichern.

Ansehen, wer eine Datei kommentiert, bearbeitet, verschoben oder freigegeben hat

Sie können die Aktivitäten für Dateien in „Meine Ablage“ oder in einer geteilten Ablage sehen.

1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
2. Klicken Sie links auf Meine Ablage.
3. Klicken Sie rechts oben auf „Info“ .
4. Klicken Sie auf Aktivität, um die letzten Änderungen aufzurufen.
5. Wenn Sie die Aktivitäten für eine bestimmte Datei oder einen bestimmten Ordner ansehen möchten, klicken Sie auf die Datei oder den Ordner.
6. Wenn Sie sich aktuelle Änderungen ansehen möchten, scrollen Sie rechts nach unten.

 

 

Vorherige Versionen aufrufen oder wiederherstellen

Bisher mussten Sie Dateiversionen einzeln speichern, falls Sie später darauf zugreifen oder eine frühere Version wiederherstellen wollten. In Google Drive werden alle Entwürfe in einer Datei gespeichert. Ältere Versionen lassen sich ganz einfach aufrufen oder wiederherstellen.

• Sie können sich jederzeit ältere Versionen ansehen, sie löschen, herunterladen und wiederherstellen.
• Sie haben immer und von jedem Gerät aus Zugriff auf beliebige Versionen einer Datei.
• Vorhandene Kommentare in einer früheren Version lassen sich aufrufen.
• Es ist nicht mehr notwendig, verschiedene Versionen ein und derselben Datei zu speichern.

Weitere Informationen

So rufen Sie ältere Versionen einer Google Docs-, Google Tabellen- oder Google Präsentationen-Datei auf oder stellen sie wieder her:

Hinweis: Sie benötigen Zugriff als Inhaber oder Bearbeiter, um den Versionsverlauf anzusehen.

1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive.
2. Klicken Sie auf Datei  Versionsverlauf Versionsverlauf ansehen.
3. Wenn Sie eine frühere Version der Datei öffnen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Zeitstempel. Unterhalb des Zeitstempels sehen Sie Folgendes:
   • Namen der Personen, die das Dokument bearbeitet haben
   • Eine Farbe neben dem Namen jeder Person. Die einzelnen Überarbeitungen werden in der Farbe der Person dargestellt, die sie vorgenommen hat.
4. Optional: Klicken Sie auf Diese Version wiederherstellen, um das aktuelle Dokument auf den angezeigten Stand zurückzusetzen.

Neue Version einer Datei in Google Drive hochladen

1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
2. Klicken Sie auf die Datei, die Sie ersetzen möchten.
3. Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü  Versionen verwalten Neue Version hochladen.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

 

 

Benachrichtigungen zu Dateiaktivitäten in Google Chat oder Gmail erhalten

In Google Chat und Gmail können Sie Apps verwenden, um eine Verbindung zu Diensten herzustellen. Wenn Sie in Google Chat Benachrichtigungen über Aktivitäten in Ihrer Ablage erhalten möchten, verwenden Sie die Google Drive App.

Weitere Informationen

Google Drive-Benachrichtigungen in Google Chat oder Gmail aktivieren

Normalerweise sind App-Benachrichtigungen aktiviert. Wenn Sie sie zuvor deaktiviert haben:

1. Rufen Sie Google Chat oder Gmail auf.
2. Senden Sie eine Direktnachricht (z. B. „Hallo“) an die Google Drive App.
3. Klicken Sie in der Antwort auf Benachrichtigungen aktivieren.

Nachdem Sie Benachrichtigungen aktiviert haben, erhalten Sie Direktnachrichten über Google Drive-Ereignisse, z. B.:

• Eine neue Datei oder ein neuer Ordner wurde für Sie freigegeben.
• Sie wurden in einem neuen Kommentar oder einer neuen Aufgabe erwähnt oder eines von beiden wurde Ihnen zugewiesen.
• Jemand hat Zugriff auf eine Ihrer Dateien angefordert.
• Sie haben fast keinen freien Speicherplatz mehr.

Hinweis: Wenn Sie eine Nachricht in der App löschen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger in der Unterhaltung darauf und klicken Sie auf „Löschen“ .

Google Drive-Benachrichtigungen in Google Chat oder Gmail deaktivieren

1. Senden Sie eine Direktnachricht (z. B. „Hallo“) an die Google Drive App.
2. Klicken oder tippen Sie dann in der Antwort auf Benachrichtigungen deaktivieren.

Wenn Sie die Benachrichtigungen wieder aktivieren möchten, senden Sie eine weitere Direktnachricht an die Google Drive App.

 

 

Benachrichtigungen bei Änderungen an Tabellen einrichten

Wenn Sie sofort wissen möchten, wenn jemand Ihre Tabelle ändert, können Sie hierfür eine E-Mail-Benachrichtigung einrichten.

So sind Sie immer genau über Änderungen im Bilde und wissen, wen Sie nach Details fragen können.

Weitere Informationen

E-Mail-Benachrichtigungen einrichten

1.  Öffnen Sie auf dem Computer eine Tabelle in Google Tabellen.
2. Klicken Sie oben auf Tools Benachrichtigungseinstellungen  Benachrichtigungen bearbeiten.
3. Wählen Sie im eingeblendeten Fenster aus, in welchen Fällen Sie Benachrichtigungen erhalten möchten. Sie können Benachrichtigungen für folgende Fälle festlegen:
   • Änderungen vorgenommen wurden: Benachrichtigungen werden gesendet, wenn jemand eine Änderung in einer Tabelle vornimmt.
   • ein Nutzer ein Formular einreicht: Benachrichtigungen werden gesendet, wenn jemand ein Formular ausfüllt.
4. Wählen Sie im daraufhin eingeblendeten Fenster aus, „wie oft“ Sie Benachrichtigungen erhalten möchten. Sie können Benachrichtigungen erhalten per:
   • E-Mail – tägliche Zusammenfassung: Es wird täglich eine Übersicht aller Änderungen gesendet.
   • E-Mail als direkte Info: Es wird bei jeder Änderung direkt eine E-Mail gesendet.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Google Docs-Editoren.

 

 

Kommentare suchen und bearbeiten

Sie können in Google Drive nach nicht geklärten Kommentaren suchen, die Ihnen zugewiesen wurden, und diese bearbeiten.

Weitere Informationen

1. Öffnen Sie drive.google.com auf Ihrem Computer.
2. Klicken Sie links auf Aktivitäten.
3. Klicken Sie neben einem Kommentar auf Kommentar öffnen. 

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Google Docs-Editoren.

 

 

Geklärte Kommentare (nicht Google-Dateien) anzeigen

In Google Drive können Sie geklärte Kommentare zu Microsoft Office- und Adobe PDF-Dateien, Bildern und anderen Dateien direkt in der Google Drive-Vorschau ein- oder ausblenden. 

Weitere Informationen

Geklärte Kommentare (nicht Google-Dateien) ein- oder ausblenden

Hinweis: Zum Ein- oder Ausblenden von Kommentaren muss mindestens ein aktiver Kommentar und ein geklärter oder nicht verankerter Kommentar vorhanden sein.

1. Öffnen Sie Google Drive und melden Sie sich mit Ihrem Nutzernamen und Passwort an.
2. Klicken Sie doppelt auf eine Microsoft Office-, PDF-, Bild- oder eine andere Nicht-Google-Datei. 
3. Klicken Sie im Vorschaufenster rechts oben auf das Dreipunkt-Menü Kommentarspalte anzeigen.
4. Optional: Wenn Sie die Kommentare wieder ausblenden möchten, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Kommentarspalte ausblenden.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

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