Содержание
- Советы по фильтрации и сортировке писем
- Систематизация писем по категориям
- Управление несколькими аккаунтами
- Делегирование доступа к почте
Вашему бизнесу требуются расширенные функции Google Workspace?
Советы по фильтрации и сортировке писем
Как автоматически сортировать и отмечать ярлыками письма
В Gmail можно автоматически упорядочивать входящую почту с помощью фильтров и ярлыков.
- Настройте автоматическое применение ярлыков, например к письмам, которые содержат отзывы клиентов или имеют отношение к конкретному проекту.
- Автоматически архивируйте письма, которые можно посмотреть позже, например новостные рассылки, и добавляйте к ним ярлыки.
- Помечайте все электронные письма от важных контактов.
- Отправляйте уведомления в архив.
Как автоматически поместить отправляемое письмо в архив
При отправке в Gmail письма, на которое вам не требуется ответ, вы можете отправить его и поместить в архив одним нажатием. Однако сначала вам нужно включить кнопку Отправить и архивировать в настройках Gmail.
Как скрыть ненужные цепочки писем
Если вы не хотите участвовать в переписке в Gmail, вы можете ее игнорировать. Все новые сообщения в этой цепочке не будут добавляться в папку "Входящие" и отвлекать вас.
Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.
Как отложить письмо на потом
Письма с подтверждением, в которых указана определенная дата и время, можно отложить до нужного момента. Письмо появится вверху списка входящих писем в назначенный вами срок.
- Вы можете получить письмо с подтверждением бронирования непосредственно перед заселением в гостиницу.
- Вы можете получить напоминание на электронную почту накануне мероприятия из Google Календаря.
Отложить.
Как отфильтровать приглашения Календаря из папки "Входящие"
Если вам в почту поступает слишком много ответов на приглашения Google Календаря, вы можете настроить автоматическую фильтрацию таких писем для поддержания порядка во входящих.
Как использовать расширенные фильтры Gmail для работы и учебы
При работе с Gmail в организации вы можете воспользоваться рядом полезных фильтров.
- Отмечайте письма от пользователей за пределами организации.
- Помечайте письма от руководителя.
- Отфильтровывайте рекламные письма.
Сведения об использовании фильтров и другие примеры можно найти в статье о фильтрах Gmail для работы и учебы.
Систематизация писем по категориям
Как перемещать уведомления из соцсетей и рекламные рассылки на отдельные вкладки
Папка "Входящие" с вкладками отлично подойдет тем, кто хочет переместить менее важные письма (уведомления из соцсетей и рекламные рассылки) из основной папки. Порядок в папке "Входящие" помогает сосредоточиться на важном. Вкладки показываются вверху страницы, и вы можете быстро переключаться между ними.
Все настройки.
Как распределять письма по разделам, используя функцию "Приоритетные"
Если включить в Gmail вид "Приоритетные", письма будут распределяться по трем разделам: "Важные и непрочитанные", "Помеченные" и "Прочие".
Как добавить раздел на основе ярлыка в вид "Приоритетные"
Если вы включите функцию "Приоритетные", вы можете создать дополнительный раздел на основе одного из своих ярлыков, например От руководителя.
Как создать отдельную папку для ярлыка
Вы можете создать отдельную папку на основе ярлыка, а затем добавить нужный ярлык, когда будете составлять или читать письмо, чтобы ваши письма и ответы на них автоматически попадали в правильные папки.
Чтобы применить принцип пустой папки "Входящие", создайте папку для каждого из следующих ярлыков:
- Срочно: задачи, которыми необходимо срочно заняться.
- Обсудить: дела, требующие дальнейшего обсуждения.
- Несрочно: несрочные дела и задачи.
Каждое утро уделяйте 30 минут работе с входящими письмами. Если вы можете ответить на письмо быстрее, чем за пять минут, сразу это сделайте и примените ярлык Срочно. В остальных случаях примените к письму ярлык Обсудить или Несрочно, чтобы переместить его в соответствующую папку и заняться им позже.
.
Управление несколькими аккаунтами
Как легко переключаться между аккаунтами Gmail
Если вы используете несколько аккаунтов электронной почты, например рабочий и личный, вы можете легко переключаться между ними, не выходя из них. Добавьте все аккаунты в качестве профилей на компьютере, а затем быстро переключайтесь между профилями.
Как управлять несколькими аккаунтами в одном почтовом ящике
Если у вас есть несколько адресов электронной почты, вы можете настроить Gmail, чтобы отправлять письма из любого аккаунта без переключения между ними.
Получатели письма увидят выбранный вами адрес отправителя.
- Отправляйте ответы на запросы клиентов со специального адреса электронной почты (sales@solarmora.com) вместо вашего обычного рабочего адреса (cassy@solarmora.com).
- Используйте рабочий адрес электронной почты в личном почтовом ящике, отвечая на деловые письма.
- Управляйте несколькими аккаунтами в одном почтовом ящике.
Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.
Как создать отдельную папку "Входящие" для другого аккаунта
Если у вас есть несколько адресов электронной почты, с которыми вы хотите работать отдельно, вы можете создать папку "Входящие" для каждого из них.
Как использовать несколько разных подписей
Если вам нужно использовать разные подписи для внутренней и внешней переписки, с помощью Gmail можно создать несколько подписей. При написании письма просто выберите шаблон с нужной подписью.
в нижней части окна.
Как создавать разные варианты адреса электронной почты
Вы можете использовать несколько вариантов адреса электронной почты и при этом получать все отправленные на них письма в одну папку "Входящие". Добавьте в текущий адрес перед знаком @ знак плюса (+) и любое слово. Письма, отправленные на ваш текущий адрес или на любой его вариант со знаком плюса, поступят в вашу текущую папку "Входящие". Затем вы можете настроить фильтры, чтобы выполнять маршрутизацию или обработку писем в зависимости от адреса.
Предположим, ваш адрес Google Workspace такой: cassy@solarmora.com. Вы можете:
- подписаться на новостные рассылки с помощью адреса cassy+news@solarmora.com;
- предложить клиентам задавать вам вопросы по адресу cassy+questions@solarmora.com;
- попросить коллег направлять срочные запросы на адрес cassy+urgent@solarmora.com.
Затем вы сможете легко находить или отмечать письма, отправленные на каждый из адресов.
Делегирование доступа к почте
Как управлять общим аккаунтом электронной почты вместе с группой
Если вы хотите, чтобы несколько человек совместно использовали аккаунт электронной почты, вы можете создать группу Google, а ее участники смогут им управлять.
- Назначьте ответственным за обсуждение себя или другого участника группы.
- Выполняйте поиск обсуждений в зависимости от того, кому они назначены.
- Помечайте обсуждения как завершенные.
Подробнее о том, как использовать группу в качестве общего почтового ящика…
Как предоставить доступ к почтовому ящику другому пользователю
Чтобы разрешить одному или нескольким пользователям читать, отправлять или удалять письма, вы можете делегировать им доступ. Вы можете указывать в качестве отправителя себя или своего представителя.
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.