通知

在宅で働く社員とオフィスで働く社員が共同で作業する場合は、ハイブリッドな作業環境に対応するための方法をご覧ください。

Gmail の受信トレイを最適化するためのヒント

Google Workspace 生産性向上ガイド

目次


ビジネス向けの Google Workspace の高度な機能をご希望ですか？

Google Workspace をぜひお試しください。

すべて開く  |  すべて閉じる

フィルタリングと並べ替えに関するヒント

赤色の線

メールのラベル付けと並べ替えを自動で行う

Gmail のフィルタとラベルを使用すると、受信したメールを自動的に管理できます。

  • お客様のフィードバックやプロジェクト関連のメールに自動的にラベルを付ける
  • 後で読むメール（ニュースレターなど）を自動的にアーカイブしてラベルを付ける
  • 重要なメールにフラグを付けます。
  • お知らせをアーカイブします。

 

 

送信するメールを自動的にアーカイブする

Gmail で送信したメールに返信する必要がない場合は、ワンクリックで送信、アーカイブできます。まず Gmail の設定で [送信＆アーカイブ] ボタンを有効にします。

 

 

自分に関係のないメールのスレッドをミュートする

Gmail の会話が関係なくなった場合は、その会話をミュートします。メールスレッドをミュートすると、それ以降、スレッドへの返信が受信トレイに表示されなくなるため、他の重要なメールに集中できるようになります。

Gmail ヘルプセンターで方法を確認する

 

 

後で確認するようメールをスヌーズする

日時が記載されている確認メールは、後で必要になるまでスヌーズします。明日、来週、今日の夕方など、指定したタイミングになるとメールが受信トレイの最上部にもう一度表示されます。

  • ホテルにチェックインする直前に確認メールを見つける
  • Google カレンダーの予定のリマインダーを前日に確認する

 

 

受信トレイでカレンダーの招待状をフィルタする

Google カレンダーの出欠連絡を受信トレイに表示したくない場合、それらのメールを自動的にフィルタして、受信トレイをすっきりと保つことができます。

 

 

職場や学校で Gmail の高度なフィルタを使用する

組織で Gmail を使用する場合は、いくつかの便利なフィルタがあります。

  • 組織外のユーザーからのメールにラベルを付ける
  • 上司からのメールにラベルを付ける
  • 受信トレイからプロモーション メールをフィルタする

詳細とその他の例: 職場や学校用の Gmail のフィルタについての記事

トップへ戻る

メールをカテゴリに分類する

赤色の線

プロモーション メールやソーシャル メールをタブに移動する

タブ形式の受信トレイを設定すると、関連性の低いメール（ソーシャル アップデートやプロモーションなど）をメインの受信トレイから移動したい場合に便利です。受信トレイをすっきりと整理して、重要な業務に集中できます。受信トレイの上部に表示されるタブを使用すれば、タブ間を簡単に移動できます。

 

 

優先トレイを使用してメールをセクション分けする

受信トレイの種類として [優先トレイ] を選択すると、重要な未読メール、スター付き、その他のメールの 3 つのセクションにメールが自動で分類されます。

 

 

優先トレイにラベル セクションを追加する

[優先トレイ] 設定を選択すると、必要に応じて、ラベルに基づく別のセクションを作成できます（[上司から] など）。

 

 

ラベル用に個別の受信トレイを作成する

ラベルに基づいて個別の受信トレイを作成しておくと、メールを作成、閲覧する際に正しいラベルを追加できます。そうすれば、そのメールと返信は正しい受信トレイに自動的に振り分けられます。

受信トレイを使わない方法を取るには、次のラベルごとに受信トレイを作成します。

  • 要対応 - 早急に対応する必要があるタスク
  • フォローアップ - フォローアップが必要なタスク
  • 後で - 後まわしにできるタスク

朝、時間を 30 分設けて受信トレイに優先順位を付けます。5 分以内に対応できるメールには今すぐ返信し、[要対応] ラベルを適用します。それ以外の場合は、[フォローアップ] または [後で] のいずれかのラベルを適用して、後で対応するために適切な受信トレイに移動します。

トップへ戻る

複数のアカウントを管理する

赤色の線

Gmail アカウントを簡単に切り替える

仕事用アカウントと個人用アカウントなど、複数のメール アカウントを所有している場合、ログアウトせずにアカウントを簡単に切り替えることができます。パソコンですべてのアカウントをプロフィールとして追加すれば、プロフィール間をすばやく切り替えられます。

 

 

1 つの受信トレイから複数のアカウントを管理する

複数のメール アカウントを持っている場合は、アカウントの受信トレイを切り替えなくても、好きなアカウントからメールを送信するように設定できます。

メールを送信した相手には、あなたが送信者として表示するよう選択したアドレスが表示されます。

  • 顧客からのメールに返信する際に、通常の仕事用メールアドレス（cassy@solarmora.com）ではなく顧客向けに別途用意したエイリアス（sales@solarmora.com）を使用する
  • 個人用の受信トレイから、仕事用メールアドレスを使用して仕事のメールに返信する
  • 1 つの受信トレイで複数のアカウントを管理する

Gmail ヘルプセンターで方法を確認する

 

 

別のアカウント用に個別の受信トレイを作成する

複数のメール アカウントを持っており、個別に管理する場合は、アドレスごとに受信トレイを作成できます。

 

 

複数の署名を管理する

社内メールと社外メールで、複数の署名を使い分ける必要がある場合は、Gmail で複数の異なる署名を作成できます。次回メールを新規作成するときは、使用したい署名が含まれているテンプレートを選択します。

 

 

 さまざまなメールアドレスを作成する

すべてのメールが現在の受信トレイに届く、さまざまなメールアドレスを作成できます。現在のアドレスの @ 記号の前に、プラス記号（+）と任意の文字列を追加します。現在のアドレス、またはプラス記号が付いたアドレスに送信されたメールは、すべて現在の受信トレイに届きます。アドレスに基づいてメールを転送または処理するようにフィルタを設定します。

Google Workspace のメールアドレスが cassy@solarmora.com の場合:

  • cassy+news@solarmora.com でニュースレターに登録する
  • cassy+questions@solarmora.com を見込み顧客や既存の顧客の問い合わせ先にする
  • チームメンバーからの緊急連絡には cassy+urgent@solarmora.com を使用して、受信トレイで目立つようにする

こうすることで、各アドレスに送信されたメールを簡単に検索したり、ラベルを付けたりすることができます。

 

 

メールへのアクセスを委任する

赤色の線

グループで共有メール アカウントを管理する

複数のユーザーが共有メール アカウントで共同作業を行う場合は、Google グループを作成してグループ メンバーがアカウントを管理できるようにします。

  • 会話の割り当て先に自分または他のグループ メンバーを指定する
  • 割り当て先に基づいて会話を検索する
  • 会話に完了マークを付ける

詳細: グループを共同トレイとして使用する

 

 

他のユーザーに受信トレイへのアクセスを許可する

1 人または複数のユーザーにメールの閲覧、送信、削除を許可する場合は、アクセス権を委任できます。送信者として代理人の名前を使用することも、自分の名前を使用することもできます。

トップへ戻る


Google、Google Workspace、および関連するマークとロゴは、Google LLC の商標です。その他すべての企業名および商品名は、関連各社の商標または登録商標です。

この情報は役に立ちましたか？

改善できる点がありましたらお聞かせください。
true
ラーニング センターのガイドを印刷、保存、カスタマイズする

ラーニング センターのガイドを印刷、PDF 形式で保存、組織向けにカスタマイズする方法をご確認ください。

9577993652892637221
true
ヘルプセンターを検索
true
true
true
false
false
検索
検索をクリア
検索を終了
メインメニュー
false