Tips om uw Gmail-inbox te optimaliseren

Op deze pagina

• Tips voor filteren en e-mails sorteren
• E-mails indelen in categorieën
• Meerdere accounts beheren
• Gemachtigde toegang tot e-mails

               

Wilt u geavanceerde Google Workspace-functies voor uw bedrijf?

Probeer Google Workspace vandaag nog.

 

 

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwen

Tips voor filteren en sorteren

Berichten automatisch labelen en sorteren

Beheer binnenkomende e-mailberichten automatisch met de filters en labels van Gmail.

• Feedback van klanten of projectgerelateerde berichten automatisch labelen
• Berichten die u later wilt lezen, zoals nieuwsbrieven, archiveren en labelen
• E-mails van belangrijke personen markeren
• Meldingen archiveren

Meer informatie

Stap 1: Een label maken

1. Ga op je computer naar Gmail.
2. Scroll aan de linkerkant naar beneden en klik vervolgens op Meer.
3. Klik op Nieuw label maken.
4. Geef je label een naam.
5. Klik op Maken.

Meer informatie in het Helpcentrum voor Gmail

Stap 2: Een filter maken waarmee e-mails automatisch worden gelabeld

1. Klik in het zoekvak bovenaan op de pijl-omlaag .
2. Voer termen in waarmee specifieke berichten moeten overeenkomen. Als u bijvoorbeeld e-mails van een bepaald account wilt filteren en labelen, voert u het e-mailadres in het veld Van: in.
3. Klik onderaan het zoekvak op Filter maken.
4. Scroll naar Het label toepassen: en kies een label.
5. Klik op Filter maken.

Meer informatie in het Helpcentrum voor Gmail

 

 

Een bericht dat u verstuurt, automatisch archiveren

Als u een bericht in Gmail stuurt waarop u niet per se een antwoord wilt, kunt u het bericht met één klik sturen en meteen archiveren. U moet daarvoor eerst de knop Verzenden en archiveren aanzetten in de Gmail-instellingen.

Meer informatie

Verzenden en archiveren aanzetten

1. Open Gmail.
2. Klik rechtsboven op Instellingen Alle instellingen bekijken.
3. Ga naar het gedeelte Verzenden en archiveren en selecteer Knop 'Verzenden en archiveren' weergeven in antwoord.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.
5. Open een e-mail waarop u wilt reageren en klik op Beantwoorden.
6. Stel het bericht op en klik op Verzenden+.

 

 

Negeer irrelevante e-mailgesprekken

Als u deelneemt aan een gesprek in Gmail dat niet meer relevant is voor u, kunt u het gesprek negeren. Wanneer u een gesprek negeert, verschijnen toekomstige e-mails uit dat gesprek niet in uw inbox, zodat u uw aandacht kunt richten op de belangrijke berichten.

U vindt meer informatie in het Helpcentrum voor Gmail.

 

 

Een e-mail snoozen tot later

Bevestigingsmails met datums en tijden kunt u snoozen totdat u ze echt nodig heeft. De e-mail komt weer boven in uw inbox te staan wanneer u dat wilt: morgen, volgende week of vanavond. 

• De bevestigingsmail van een hotel bekijken vlak voordat u incheckt
• Een dag van tevoren een herinnering krijgen voor een Google Agenda-afspraak

Meer informatie

1. Ga op je computer naar Gmail.
2. Wijs de e-mail aan.
3. Klik aan de rechterkant op Snoozen .
4. Kies een latere datum of tijd om deze e-mail te ontvangen.

Tip: Zo snooze je meerdere berichten:

1. Selecteer de berichten.
2. Klik bovenaan op Snoozen .
   • Als je Snoozen niet kunt vinden, klik je op Meer Snoozen.

Meer informatie in het Helpcentrum voor Gmail

 

 

Agenda-uitnodigingen filteren vanuit uw inbox

Krijgt u Google Agenda-reacties die u niet in uw inbox wilt? Laat Gmail ze automatisch filteren, zodat uw inbox overzichtelijk blijft.

Meer informatie

Een filter instellen voor Google Agenda-reacties

1. Open Gmail.
2. Klik in het zoekvak bovenaan op Zoekopties weergeven .
3. Vul in het veld Aan uw e-mailadres in.
4. Voer uitnodiging.ics OR uitnodiging.vcs in naast Bevat de woorden.
5. Vink het vakje aan voor Bevat bijlage.
6. Klik op Filter maken.
7. Vink het vakje aan voor Het label toepassen en kies een label om binnenkomende reacties op afspraakuitnodigingen automatisch te sorteren.
8. Vink het vakje aan voor Inbox overslaan (Archiveren) om te zorgen dat antwoorden niet in uw inbox terechtkomen. Geen zorgen, u kunt ze later gewoon bekijken, indien nodig.
9. Klik op Filter maken.

 

 

Geavanceerde Gmail-filters gebruiken voor werk of school

Er zijn verschillende nuttige filters die u kunt inzetten als u Gmail gebruikt in een organisatie.

• E-mails van mensen buiten uw organisatie labelen
• E-mails van uw manager labelen
• Reclamemails uit uw inbox filteren

Meer informatie en voorbeelden: Gmail-filters voor werk of school

E-mails indelen in categorieën

Reclamemails of e-mails van social media verplaatsen naar tabbladen

Een inbox met tabbladen is ideaal voor mensen die minder belangrijke e-mails (zoals updates van social media en reclame) niet in hun primaire inbox willen. Met een schone primaire inbox kunt u zich richten op de belangrijke berichten. Tabbladen staan bovenaan uw inbox, zodat u snel van het ene tabblad naar het andere kunt gaan.

Meer informatie

Standaardtabbladen aanzetten

Schakel tabbladen in voor e-mails die u wilt verplaatsen uit uw primaire inbox. Als u bijvoorbeeld het tabblad Reclame aanzet, verplaatst Gmail alle bestaande reclamemails van uw inbox naar het tabblad Reclame. Nieuwe reclameberichten worden automatisch naar het tabblad Reclame verplaatst.

1. Open Gmail op je computer.
2. Klik rechtsboven op Instellingen Alle instellingen bekijken.
3. Klik bovenaan op Inbox.
4. Selecteer in het gedeelte Inboxtype de optie Standaard.
5. Vink in het gedeelte Categorieën het vakje aan naast een categorie.
   • Als je berichten met ster wilt tonen in de categorie Primair, vink je op tabblad Primair het vakje aan naast Berichten met ster opnemen.
   • Als je topreclames wilt tonen in de categorie Reclames, vink je het vakje aan naast Bundelen van top-promotiemails in Reclame aanzetten.
6. Klik onder aan de pagina op Wijzigingen opslaan.

Uw tabbladen trainen

If an email ends up in the wrong tab, you can move it. Drag an email to the tab you want.

Tip: To remember to follow up on an email in another tab, mark it with a Star  so that it appears in your Primary tab, too.

Meer informatie in het Helpcentrum voor Gmail

 

 

E-mails opsplitsen in gedeelten via Prioriteitsinbox

Als u de instelling Prioriteitsinbox kiest, worden e-mails automatisch verdeeld in 3 gedeelten: belangrijk en ongelezen, met ster en de rest.

Meer informatie

Prioriteitsinbox aanzetten

1. Ga op je computer naar Gmail.
2. Klik in de rechterbovenhoek op Instellingen om je inbox te configureren.
3. Selecteer in het gedeelte Inboxtype de optie Prioriteitsinbox.
4. Klik op Aanpassen om de instelling voor de Priotiteitsinbox aan te passen.
5. Kies de inboxgedeelten die je wilt weergeven Wijzigingen opslaan.

De volgorde van bestaande gedeelten aanpassen

1. Ga op uw computer naar Gmail.
2.  Klik rechtsboven op Instellingen Alle instellingen bekijken.
3. Klik bovenaan op Inbox.
4. Ga naar Inbox-secties en klik naast de sectie die u wilt wijzigen op Opties.
5. Selecteer de nieuwe sectie die u wilt gebruiken.
   Opmerking: Het gedeelte 'Alle overige' staat altijd als laatste.
6. Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.

Prioriteitsinbox trainen

Gmail gebruikt verschillende signalen om te bepalen welke berichten automatisch worden gemarkeerd als belangrijk, waaronder:

• wie je e-mailt en hoe vaak je deze mensen e-mailt
• welke e-mails je opent
• op welke e-mails je reageert
• zoekwoorden in e-mails die je meestal leest
• welke e-mails je een ster geeft, archiveert of verwijdert

Als je wilt bekijken waarom een e-mail is gemarkeerd als belangrijk, plaats je de muisaanwijzer boven de belangrijkheidsmarkering .

Opmerking: Als een e-mail is gemarkeerd als belangrijk, maar je niet wilt dat deze als zodanig wordt gemarkeerd, klik je op de belangrijkheidsmarkering om deze aan te passen. Zo kan Gmail bovendien leren welke e-mails je belangrijk vindt.

Meer informatie in het Helpcentrum voor Gmail

 

 

Een gedeelte met labels toevoegen aan Prioriteitsinbox

Als u de instelling Prioriteitsinbox kiest, kunt u een extra gedeelte maken op basis van een van uw labels, zoals Van mijn manager.

Meer informatie

Stap 1: Prioriteitsinbox aanzetten

1. Ga op je computer naar Gmail.
2. Klik in de rechterbovenhoek op Instellingen om je inbox te configureren.
3. Selecteer in het gedeelte Inboxtype de optie Prioriteitsinbox.
4. Klik op Aanpassen om de instelling voor de Priotiteitsinbox aan te passen.
5. Kies de inboxgedeelten die je wilt weergeven Wijzigingen opslaan.

Stap 2: Een gedeelte maken op basis van een label

Voordat u begint: Maak het label.

1. Ga op uw computer naar Gmail.
2. Klik rechtsboven op Instellingen Alle instellingen bekijken.
3. Klik bovenaan op Inbox.
4. Klik naast het inboxgedeelte dat u wilt labelen op Opties of Sectie toevoegen.
5. Klik op Meer opties.
6. Klik op het label dat u wilt gebruiken. U kunt zoeken om een labelnaam te vinden.
7. Klik op Wijzigingen opslaan.

 

 

Een aparte inbox voor een label maken

U kunt een aparte inbox maken op basis van een label en dan het juiste label toevoegen als u een e-mail opstelt of leest. Op die manier worden uw e-mail en het antwoord automatisch aan de juiste inbox gekoppeld.

Als u de zero-inboxmethode wilt oefenen, maakt u een inbox voor elk van deze labels:

• Actie: problemen die meteen aandacht nodig hebben
• Opvolgen: problemen waaraan u met iemand moet samenwerken
• Later: problemen die niet meteen aandacht nodig hebben

Reserveer 's morgens 30 minuten om de e-mails in uw inbox in de juiste categorie te plaatsen. Reageer meteen op e-mails waar u minder dan 5 minuten voor nodig heeft en pas het label Actie toe. Gebruik voor alle andere e-mails het label Opvolgen of Later om die naar de betreffende inbox te verplaatsen en later aan te pakken.

Meer informatie

Stap 1: Het label maken waarvoor u een inbox wilt

1. Ga op je computer naar Gmail.
2. Scroll aan de linkerkant naar beneden en klik vervolgens op Meer.
3. Klik op Nieuw label maken.
4. Geef je label een naam.
5. Klik op Maken.

Stap 2: Een inbox maken voor het label

Volg de stappen in het Helpcentrum van Gmail om de inbox te maken. Vul bij de zoekcriteria label:naam van het label in.

Als u een zero-inbox wilt implementeren, maakt u een aparte inbox met elk van deze zoekcriteria:

• label:actie
• label:opvolgen
• label:later

Stap 3: Labels toepassen als u e-mails leest

Zo past u de labels toe die u heeft gemaakt voor een zero-inbox:

1. Ga op uw computer naar Gmail.
2. Klik als u een bericht heeft gelezen bovenaan op Labels .
3. Selecteer een van deze labels: actie, opvolgen of later.

Beantwoord de e-mails met actie meteen en bekijk de andere inboxen later als u meer tijd heeft.

Meerdere accounts beheren

Makkelijk schakelen tussen Gmail-accounts

Als u meerdere e-mailaccounts heeft, zoals een werk- en persoonlijk account, kunt u makkelijk schakelen tussen deze accounts zonder uit te loggen. Voeg al uw accounts toe als profielen op uw computer en schakel snel tussen profielen.

Meer informatie

Accounts toevoegen en ertussen schakelen op het web (Chrome-browser)

1. Open Chrome op je computer.
2. Selecteer rechtsboven Profiel   Nieuw profiel toevoegen.
3. Als je ervoor kiest om te synchroniseren met je Google-account, wordt je profielnaam automatisch de naam van je account.
4. Kies een naam, foto en kleurenschema.

Als je synchronisatie in Chrome aanzet met een Google-account voor het nieuwe profiel, worden je bookmarks, geschiedenis, wachtwoorden en andere instellingen automatisch gesynchroniseerd.

Opmerking: Als u niet zeker weet welk account u momenteel gebruikt, klikt u op uw naam en kijkt u welk profiel er bovenaan staat.

Accounts toevoegen en ertussen schakelen vanuit Gmail

1. Open Gmail.
2. In the top corner, click your profile photo and then click Add account.
3. Sign in to your other account.
4. In the upper-right corner, click your name and select a different profile to switch accounts.

 

 

Meerdere accounts beheren vanuit één inbox

Als u meerdere e-mailaccounts heeft, kunt u Gmail ook instellen om berichten te sturen vanuit elk account zonder te hoeven schakelen tussen de accountinboxen.

Mensen die u een e-mail stuurt, krijgen het adres te zien dat u kiest als afzender.

• E-mails van klanten beantwoorde met een klantgerichte alias ([e-mail]) in plaats van uw normale werkadres ([e-mail])
• Reageren op werkmails met uw werkadres, maar vanuit uw persoonlijke inbox
• Meerdere accounts beheren in één inbox

U vindt meer informatie in het Helpcentrum voor Gmail.

 

 

Een aparte inbox maken voor een ander account

Als u meerdere e-mailaccounts heeft die u apart wilt beheren, kunt u voor elk adres een inbox maken.

Meer informatie

Volg de stappen in het Helpcentrum van Gmail om het volgende te doen:

1. E-mails sturen vanaf een ander adres of een alias.
2. Nog een inbox maken voor dat adres of die alias. Voer bij de zoekcriteria to:[e-mail] in.

E-mails die naar dat adres worden gestuurd, worden in uw aangepaste inbox geplaatst.

 

 

Beheer meerdere handtekeningen

Wilt u verschillende handtekeningen gebruiken voor interne en externe bedrijfsmails? Met Gmail kunt u meerdere verschillende handtekeningen maken. De volgende keer dat u een e-mail opstelt, kiest u de template met de handtekening die u wilt gebruiken.

Meer informatie

1. Open Gmail.
2. Klik rechtsboven op Instellingen Alle instellingen bekijken.
3. Ga op het tabblad Algemeen naar Handtekening en klik op Nieuwe maken.
4. Geef de handtekening een naam en klik op Maken.
   Deze naam is niet uw handtekening, maar de naam van de handtekeningtemplate.
5. Voeg in het tekstvak rechts de tekst van de handtekening toe.
6. Gebruik de opmaakbalk om tekstkleuren, links en afbeeldingen toe te voegen.
7. Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.

Een handtekening voor een bericht kiezen

Tip: Als je je handtekening wilt wijzigen terwijl je een e-mail schrijft, klik je onderaan het venster op Handtekening invoegen .

Uw logo en handtekening naast elkaar weergeven

Uw handtekening en logo toevoegen in Google Documenten:

1. Open een Google-document op je computer.
2. Klik op Invoegen Tabel en maak een tabel van 2x1.
3. (Optioneel) Als u het formaat van de tabelkolommen wilt wijzigen zodat de kolom met de naam kleiner is dan de kolom met het logo, sleept u de rand van de tabel naar rechts.
4. Klik in de linkercel op Invoegen Afbeelding en voeg uw logo in.
5. Voer in de rechtercel uw handtekening in.
6. Klik op Opmaak Tabel Tabeleigenschappen.
7. Klik op Kleur en wijzig de rand van de tabel in wit.
8. Klik op Bewerken Alles selecteren.
9. Klik op Bewerken Kopiëren.

 

Uw handtekening en logo uploaden in Gmail:

1. Open Gmail en volg stap 2 t/m 4 in Een handtekening maken.
2. Klik in het tekstvak aan de rechterkant met de rechtermuisknop op Plakken.
3. Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.

Meer informatie in het Helpcentrum voor Gmail

 

 

 Varianten maken van uw e-mailadres

U kunt varianten maken van uw e-mailadres waarbij alle berichten in uw huidige inbox binnenkomen. Voeg een plusteken (+) en een woord toe vóór het @-teken in uw adres. Berichten die naar uw huidige adres of een variant met het plusteken worden gestuurd, worden allemaal bezorgd in uw huidige inbox. U kunt dan filters instellen om berichten te routeren of te verwerken op basis van het adres.

Als uw e-mailadres van Google Workspace [e-mail] is, kunt u het volgende doen:

• U aanmelden voor nieuwsbrieven met [e-mail]
• Potentiële klanten contact laten opnemen met [e-mail]
• Teamleden de mogelijkheid geven urgente problemen naar uw inbox te sturen door contact op te nemen met [e-mail]

Daarna kunt u berichten die naar elk adres zijn gestuurd, makkelijk vinden of labelen.

Meer informatie

Stap 1: Een variant maken van uw adres

Just add a plus sign (+) and any word before the @ sign in your address.

For example, if your email address is [e-mail], use [e-mail] or [e-mail].

Stap 2: Binnenkomende berichten automatisch sorteren op basis van het adres

Stel een filter in zodat berichten automatisch worden gelabeld en gesorteerd op basis van het adres.

Zo kan een filter automatisch binnenkomende nieuwsbrieven die naar [e-mail] zijn gestuurd archiveren en er het label Nieuws aan toevoegen. Als u de e-mails wilt lezen, klikt u op Nieuws in de lijst met labels.

1. Open Gmail.
2. Klik in het zoekvak bovenaan op Zoekopties weergeven .
3. Voer onder Aan uw taakspecifieke e-mailadres in, zoals [e-mail].
4. Klik op Filter maken.
5. Kies wat Gmail moet doen met deze berichten, zoals archiveren, labels toepassen en markeren als belangrijk.
6. Klik op Filter maken.

 

 

Gemachtigde toegang tot e-mail

Een gedeeld e-mailaccount beheren met een groep

Als u wilt dat meerdere mensen kunnen samenwerken in een gedeeld e-mailaccount, kunt u een Google-groep maken waarvan de leden het account kunnen beheren.

• Verantwoordelijkheid voor een gesprek toewijzen aan uzelf of een ander groepslid
• Zoeken naar gesprekken gebaseerd op aan wie ze zijn toegewezen
• Gesprekken markeren als afgerond

Meer informatie: Een groep gebruiken als gezamenlijke inbox

 

 

Iemand toegang geven tot uw inbox

Als u wilt dat een of meer mensen uw e-mails kunnen lezen, sturen of verwijderen, kunt u ze gemachtigde toegang geven. U kunt de naam van de gemachtigde gebruiken als afzender of uw eigen naam gebruiken.

Meer informatie

1. Klik rechtsboven op Instellingen Alle instellingen bekijken.
2. Click Accounts and Import.
3. In the Grant access to your account section, click Add another account.
   Note: Your organization may restrict email delegation. If you don’t see this setting, contact your administrator.
4. Enter the email address of the person you want to add and click Next Step.
5. Click Send email to grant access.

Meer informatie in het Helpcentrum voor Gmail

_{Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.}