Dicas para otimizar a caixa de entrada do Gmail

Nesta página

• Dicas para filtrar e classificar e-mails
• Organizar e-mails em categorias
• Gerenciar várias contas
• Delegar acesso ao e-mail

               

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Dicas de filtragem e classificação

Aplicar marcadores e classificar mensagens automaticamente 

Gerencie automaticamente as mensagens de e-mail recebidas com os filtros e marcadores do Gmail. 

• Aplique marcadores automaticamente em mensagens relacionadas a projetos ou feedback de clientes.
• Arquive e aplique marcadores automaticamente nas mensagens que você quer ler depois, como newsletters.
• Sinalizar e-mails importantes
• Arquivar notificações

Saiba como

Etapa 1: criar um marcador

1. No computador, acesse o Gmail.
2. À esquerda, role para baixo e clique em Mais.
3. Clique em Criar novo marcador.
4. Nomeie o marcador.
5. Clique em Criar.

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

Etapa 2: criar um filtro que aplique marcadores nos e-mails automaticamente

1. Na caixa de pesquisa na parte superior, clique na seta para baixo .
2. Digite termos que correspondam a mensagens específicas. Por exemplo, para filtrar e atribuir marcadores aos e-mails de uma conta, digite o endereço de e-mail no campo De:.
3. Na parte inferior da janela de pesquisa, clique em Criar filtro.
4. Role até Aplicar o marcador: e escolha um marcador.
5. Clique em Criar filtro.

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

 

 

Arquivar automaticamente uma mensagem que você está enviando

Se você estiver enviando uma mensagem no Gmail e não quiser receber uma resposta, é possível enviar e arquivar tudo com apenas um clique. Primeiro, você precisa ativar o botão Enviar e arquivar nas configurações do Gmail.

Saiba como

Ativar "Enviar e arquivar"

1. Abra o Gmail.
2. No canto superior direito, clique em Configurações Ver todas as configurações.
3. Role até a seção Enviar e arquivar e selecione Mostrar o botão "Enviar e arquivar" na resposta.
4. Clique em Salvar alterações.
5. Abra um e-mail que você queira responder e clique em Responder.
6. Escreva sua mensagem e clique em Enviar+.

 

 

Ignore conversas de e-mail irrelevantes

Se estiver em uma conversa do Gmail que não é mais relevante para você, é possível ignorar a conversa. As futuras mensagens da conversa não vão aparecer na sua Caixa de entrada, e você vai poder se concentrar nas mensagens importantes.

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

 

 

Adiar um e-mail para depois

Adie e-mails de confirmação com datas e horas para quando você precisar deles. Seu e-mail voltará para o topo da caixa de entrada quando você quiser, seja amanhã, na próxima semana ou hoje à noite. 

• Encontre o e-mail de confirmação do hotel antes de fazer check-in.
• Receba um lembrete de evento do Google Agenda na véspera do evento.

Saiba como

1. No computador, acesse o Gmail.
2. Aponte para o e-mail.
3. À direita, clique em Suspender .
4. Escolha um dia e horário para receber o e-mail.

Dica: para adiar várias mensagens, faça o seguinte:

1. Selecione as mensagens.
2. Na parte de cima, clique em Suspender .
   • Se você não encontrar a opção "Adiar", clique em Mais Adiar.

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

 

 

Filtrar convites do Google Agenda na caixa de entrada

Você está recebendo respostas do Google Agenda que não quer incluir na sua Caixa de entrada? Deixe o Gmail filtrá-las automaticamente para manter a caixa de entrada organizada.

Saiba como

Criar um filtro para as respostas do Agenda

1. Abra o Gmail.
2. Na caixa de pesquisa na parte de cima, clique em Mostrar opções de pesquisa .
3. No campo Para, digite seu endereço de e-mail.
4. Ao lado de Contém as palavras, digite invite.ics OU invite.vcs.
5. Marque a caixa Com anexo.
6. Clique em Criar filtro.
7. Marque a caixa Aplicar o marcador e escolha um marcador para classificar automaticamente as mensagens de resposta do evento recebidas.
8. Marque a caixa Ignorar a caixa de entrada (Arquivar) para remover as respostas da sua Caixa de entrada. Não se preocupe, você ainda poderá vê-las mais tarde.
9. Clique em Criar filtro.

 

 

Usar filtros avançados do Gmail no trabalho ou na escola 

O Gmail oferece vários filtros que são úteis para organizações.

• Marque e-mails de pessoas de fora da sua organização. 
• Adicione marcadores aos e-mails do seu gerente.
• Filtre e-mails promocionais na sua caixa de entrada.

Saiba como e veja mais exemplos em: Filtros do Gmail para o trabalho ou a escola

Organizar e-mails em categorias

Mover e-mails promocionais ou sociais para guias

A caixa de entrada com guias é ótima para quem quer mover e-mails menos relevantes da caixa de entrada principal, como atualizações em redes sociais e promoções. Uma caixa de entrada principal organizada ajuda você a se concentrar no que é importante. As guias são exibidas na parte de cima da caixa de entrada para você alternar rapidamente entre elas. 

Saiba como

Ativar as guias padrão

Ative as guias para os e-mails que você quer remover da Caixa de entrada principal. Por exemplo, quando você ativa a guia "Promoções", o Gmail transfere qualquer e-mail promocional da sua caixa de entrada para essa guia. Todas as novas mensagens promocionais vão diretamente para a guia "Promoções".

1. Abra o Gmail no computador.
2. Na parte de cima à direita, clique em Configurações Ver todas as configurações.
3. Na parte de cima, clique em Caixa de entrada.
4. Na seção "Tipo de Caixa de entrada", selecione Padrão.
5. Na seção "Categorias", marque a caixa ao lado de uma categoria.
   • Para mostrar as mensagens marcadas com estrela na categoria "Principal", marque a caixa ao lado de "Incluir e-mails com estrela na categoria principal".
   • Para permitir as principais ofertas na categoria "Promoções", marque a caixa ao lado de "Ativar o agrupamento dos e-mails mais importantes na categoria de promoções".
6. Na parte de baixo da página, clique em Salvar alterações.

Treinar as guias

Se um e-mail for para a guia errada, basta movê-lo. Arraste o e-mail até a guia que você quer usar.

Dica: para lembrar de acompanhar um e-mail em outra guia, marque-o com uma estrela para que ele também seja exibido na guia "Principal".

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

 

 

Dividir e-mails em seções usando a Caixa prioritária 

Quando você escolhe a configuração "Caixa prioritária", seus e-mails são divididos automaticamente em três seções: "Importantes e não lidas", "Com estrela" e "Todas as demais".  

Saiba como

Ativar a Caixa prioritária

1. No computador, acesse o Gmail.
2. Para configurar sua caixa de entrada, no canto superior direito, clique em Configurações.
3. Na seção "Tipo de Caixa de entrada", selecione Caixa prioritária.
4. Para personalizar a configuração da Caixa prioritária, clique em Personalizar. 
5. Escolha as seções da caixa de entrada que você quer que apareçam  Salvar alterações.

Reorganizar as seções existentes

1. No computador, acesse o Gmail.
2.  No canto superior direito, clique em Configurações Ver todas as configurações.
3. Na parte superior, clique em Caixa de entrada.
4. Acesse Seções da caixa de entrada e clique em Opções ao lado da seção que você quer alterar.
5. Selecione a nova seção que você quer usar.
   Observação: "Todas as demais" é exibida sempre por último.
6. Na parte inferior da página, clique em Salvar alterações.

Treinar a Caixa prioritária

O Gmail usa vários fatores para decidir as mensagens que serão marcadas automaticamente como importantes, incluindo:

• a pessoa para quem você envia e-mails e quantas vezes você envia e-mails a ela;
• os e-mails que você abre;
• os e-mails aos quais você responde;
• palavras-chave incluídas nos e-mails que você costuma ler;
• os e-mails que são marcados com estrela, arquivados ou excluídos.

Para ver por que um e-mail foi marcado como importante, passe o cursor sobre o marcador de importância .

Observação: se um e-mail foi marcado como importante, mas você não quiser que ele seja, clique no marcador de importância  para alterá-lo. Isso também ajudará o Gmail a saber quais e-mails você considera importantes.

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

 

 

Adicionar uma seção de marcador à Caixa prioritária

Se escolher a configuração "Caixa prioritária", você vai poder criar outra seção com base em um dos seus marcadores, como Do meu gerente. 

Saiba como

Etapa 1: ativar a Caixa prioritária

1. No computador, acesse o Gmail.
2. Para configurar sua caixa de entrada, no canto superior direito, clique em Configurações.
3. Na seção "Tipo de Caixa de entrada", selecione Caixa prioritária.
4. Para personalizar a configuração da Caixa prioritária, clique em Personalizar. 
5. Escolha as seções da caixa de entrada que você quer que apareçam  Salvar alterações.

Etapa 2: criar uma seção com base em marcadores

Antes de começar: crie o marcador. 

1. No computador, acesse o Gmail.
2. No canto superior direito, clique em Configurações Ver todas as configurações.
3. Na parte superior, clique em Caixa de entrada.
4. Ao lado da seção da Caixa de entrada que você quer alterar, clique em Opções ou Adicionar seção.
5. Clique em Mais opções.
6. Clique no marcador que você quer usar. Você pode pesquisar para encontrar o nome de um marcador.
7. Clique em Salvar alterações.

 

 

Criar uma caixa de entrada separada para um marcador

Você pode criar uma caixa de entrada separada com base em um marcador e adicionar o marcador correto na hora de escrever ou ler um e-mail. Assim, seu e-mail e a resposta vão automaticamente para a Caixa de entrada certa.

Para criar um ambiente mais organizado, crie uma caixa de entrada para cada um destes marcadores:

• Ação: problemas que precisam de atenção imediata
• Acompanhamento: problemas que precisam de mais colaboração
• Mais tarde: problemas que não precisam de atenção imediata

Dedique 30 minutos da manhã para fazer uma triagem na sua caixa de entrada. Responda a qualquer e-mail que leve menos de cinco minutos e aplique o marcador Ação. Para as outras mensagens, aplique o marcador Acompanhamento ou Mais tarde se quiser mover esse conteúdo para a caixa de entrada apropriada e resolver depois.

Saiba como

Etapa 1: criar o marcador para a caixa separada

1. No computador, acesse o Gmail.
2. À esquerda, role para baixo e clique em Mais.
3. Clique em Criar novo marcador.
4. Nomeie o marcador.
5. Clique em Criar.

Etapa 2: criar uma caixa de entrada para o marcador

Siga as etapas na Central de Ajuda do Gmail para criar sua caixa de entrada. Nos critérios de pesquisa, digite label:nome do marcador.

Para zerar a caixa de entrada, crie uma caixa separada usando cada um destes critérios de pesquisa:

• label:ação
• label:acompanhamento
• label:mais tarde

Etapa 3: aplicar marcadores ao ler seu e-mail

Aplique os marcadores criados para zerar a caixa de entrada da seguinte maneira:

1. No computador, acesse o Gmail.
2. À medida que você lê cada mensagem, na parte de cima, clique em Marcadores .
3. Selecione um dos marcadores: ação, acompanhamento ou mais tarde.

Responda aos e-mails de ação agora e confira as outras caixas depois, quando tiver tempo. 

Gerenciar várias contas

Alternar facilmente entre contas do Gmail

Se você tem mais de uma conta de e-mail, como uma pessoal e uma de trabalho, pode alternar facilmente entre elas sem precisar sair. Adicione todas as suas contas como perfis no seu computador e alterne rapidamente entre eles.

Saiba como

 Adicionar e trocar de conta na Web (navegador Chrome)

1. No computador, abra o Chrome.
2. No canto superior direito, selecione Perfil   Adicionar novo perfil.
3. Se você escolher sincronizar com sua Conta do Google, o nome do perfil será automaticamente igual ao da conta.
4. Escolha um nome, uma foto e um esquema de cores.

Se você ativar a sincronização do Chrome com uma Conta do Google para o novo perfil, seus favoritos, histórico, senhas e outras configurações serão sincronizados automaticamente.

Observação: se você não souber qual conta está usando, clique no seu nome e veja o perfil que aparece na parte superior.

Adicionar e trocar de conta no Gmail

1. No canto superior do Gmail, clique na foto do perfil e em Adicionar conta.
2. Faça login na sua outra conta.
3. No canto superior direito, clique no seu nome e selecione outro perfil para alternar entre contas.

 

 

Gerencie várias contas em uma caixa de entrada.

Se você tem várias contas de e-mail, também pode configurar o Gmail para enviar mensagens de qualquer conta sem alternar entre as caixas de entrada.

As pessoas que receberem seu e-mail verão o endereço que você escolheu como o remetente.

• Responda a e-mails de clientes com o alias de um setor específico (exemplo: [e-mail]) em vez do seu e-mail comercial (exemplo: [e-mail]).
• Responda aos e-mails de trabalho com seu endereço comercial, mas na caixa de entrada pessoal.
• Gerencie várias contas em uma caixa de entrada. 

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

 

 

Criar uma caixa de entrada separada para outra conta

Se você tem várias contas de e-mail que gostaria de gerenciar separadamente, pode criar uma caixa de entrada para cada endereço.

Saiba como

Siga as etapas na Central de Ajuda do Gmail para:

1. enviar e-mails de um endereço ou alias diferente;
2. criar outra caixa de entrada para esse endereço ou alias. Nos critérios de pesquisa, insira to:[e-mail].

Os e-mails enviados para esse endereço vão para a caixa personalizada.

 

 

Gerencie várias assinaturas

Precisa usar assinaturas diferentes em e-mails dentro ou fora da empresa? No Gmail, você pode criar várias assinaturas diferentes. Na próxima vez que você escrever um e-mail, basta escolher o modelo com a assinatura que gostaria de usar.

Saiba como

1. Abra o Gmail.
2. No canto superior direito, clique em Configurações Ver todas as configurações.
3. Na guia Geral, role até Assinatura e clique em Criar nova.
4. Dê um nome para a nova assinatura e clique em Criar.
   Esse nome não é sua assinatura. Ele é um nome para o modelo de assinatura.
5. Na caixa de texto à direita, adicione o texto da assinatura.
6. Use a barra de formatação para adicionar texto colorido, links e imagens.
7. Na parte inferior, clique em Salvar alterações.

Escolher uma assinatura para uma mensagem

Dica: se você quiser mudar sua assinatura quando estiver escrevendo um e-mail, clique em Inserir assinatura na parte inferior da janela.

Fazer com que o logotipo e a assinatura apareçam lado a lado

Adicione sua assinatura e seu logotipo nos Documentos Google:

1. No computador, abra um arquivo do app Documentos Google.
2. Clique em InserirTabela e crie uma tabela de 2 x 1.
3. (Opcional) Para redimensionar as colunas da tabela de modo que a coluna com o nome seja menor que a coluna com o logotipo, arraste a borda da tabela para a direita.
4. Na célula à esquerda, clique em InserirImagem e insira seu logotipo.
5. Na célula à direita, digite sua assinatura.
6. Clique em FormatarTabelaPropriedades da tabela.
7. Clique em Cor e altere a borda da tabela para branca.
8. Clique em EditarSelecionar tudo.
9. Clique em EditarCopiar.

 

Faça upload da sua assinatura e do seu logotipo no Gmail:

1. Abra o Gmail e siga as etapas de 2 a 4 em Criar uma assinatura.
2. Na caixa de texto à direita, clique com o botão direito do mouse em Colar.
3. Na parte inferior, clique em Salvar alterações.

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

 

 

 Criar variações do seu endereço de e-mail

É possível criar variações do seu endereço de e-mail, em que todas as mensagens chegam na caixa de entrada atual. Basta adicionar um sinal de adição (+) e qualquer palavra antes de @ no seu endereço. As mensagens enviadas para seu endereço ou qualquer variação com o sinal de adição serão exibidas na caixa de entrada atual. Depois, é possível configurar filtros para encaminhar ou processar as mensagens com base no endereço. 

Se o endereço de e-mail do Google Workspace for [e-mail], você poderá fazer o seguinte:

• Inscrever-se em newsletters com [e-mail]
• Permitir que clientes em potencial entrem em contato com [e-mail]
• Permitir que membros da equipe encontrem problemas urgentes na sua Caixa de entrada entrando em contato com [e-mail]

Assim, fica fácil encontrar ou aplicar marcadores nas mensagens enviadas para cada endereço.

Saiba como

Etapa 1: criar uma variação do seu endereço

Basta adicionar um sinal de adição (+) e qualquer palavra antes de @ no seu endereço.

Por exemplo, se seu endereço de e-mail for [e-mail], use [e-mail] ou [e-mail].

Etapa 2: classificar automaticamente as mensagens recebidas com base no endereço

Configure um filtro para aplicar marcadores e classificar mensagens automaticamente com base no endereço.

Por exemplo, os filtros podem arquivar e aplicar automaticamente o marcador Notícias a todas as newsletters enviadas para [e-mail]. Quando quiser ler essas mensagens, clique em Notícias na lista de marcadores.

1. Abra o Gmail.
2. Na caixa de pesquisa na parte de cima, clique em Mostrar opções de pesquisa .
3. Em Para, digite o endereço de e-mail específico da tarefa, como [e-mail].
4. Clique em Criar filtro.
5. Escolha o que você quer que o Gmail faça com essas mensagens, como arquivar, aplicar marcadores e marcar como importante.
6. Clique em Criar filtro.

 

 

Delegar acesso ao e-mail

Gerenciar uma conta de e-mail compartilhada com um grupo

Se quiser que várias pessoas colaborem em uma conta de e-mail compartilhada, crie um Grupo do Google, e os membros poderão gerenciar a conta.

• Atribua a responsabilidade de uma conversa a si mesmo ou a outro participante do grupo
• Pesquise conversas com base na pessoa à qual elas foram atribuídas
• Marque conversas como concluídas

Saiba como: Usar um grupo como Caixa de entrada colaborativa

 

 

Permitir que alguém acesse sua caixa de entrada

Para permitir que uma ou mais pessoas leiam, enviem ou excluam seus e-mails, permita o acesso delegado. Você pode usar o nome do delegado como remetente ou seu próprio nome.

Saiba como

1. No canto superior direito, clique em Configurações Configurações.
2. Clique em Contas e importação.
3. Na seção "Conceder acesso à sua conta", clique em Adicionar outra conta.

   
   Observação: sua organização pode restringir a delegação de e-mails. Se você não vir essa opção, entre em contato com o administrador do G Suite.

4. Digite o endereço de e-mail da pessoa que você quer adicionar e clique em Próxima etapa.
5. Clique em Enviar e-mail para conceder acesso.

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

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