Consejos para optimizar la bandeja de entrada de Gmail

Secciones de esta página

• Consejos para filtrar y ordenar correos
• Organizar correos por categorías
• Gestionar varias cuentas
• Delegar el acceso al correo

               

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Consejos para filtrar y ordenar correos

Etiquetar y ordenar mensajes automáticamente 

Gestiona tus mensajes de correo entrantes automáticamente con los filtros y etiquetas de Gmail. 

• Etiqueta automáticamente los comentarios de los clientes o los mensajes relacionados con proyectos
• Archiva y etiqueta automáticamente los mensajes que quieras leer más adelante, como las newsletters
• Marca los correos de personas importantes
• Archiva las notificaciones

Más información

Paso 1: Crear una etiqueta

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Desplázate hacia abajo por el lateral izquierdo y haz clic en Más.
3. Haz clic en Nueva etiqueta.
4. Ponle un nombre.
5. Haz clic en Crear.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

Paso 2: Crear un filtro que etiquete automáticamente los correos

1. En el cuadro de búsqueda de la parte superior, haz clic en la flecha hacia abajo .
2. Introduce términos para buscar mensajes concretos. Por ejemplo, para filtrar y etiquetar los mensajes de una cuenta, introduce la dirección de correo electrónico en el campo De:.
3. En la parte inferior de la ventana de búsqueda, haz clic en Crear filtro.
4. Desplázate hasta Aplicar la etiqueta: y selecciona una etiqueta.
5. Haz clic en Crear filtro.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

 

Archivar automáticamente un mensaje que vas a enviar

Si envías un mensaje en Gmail al que no pretendes que se responda, puedes enviarlo y archivarlo con un solo clic. Primero, tienes que habilitar el botón Enviar y archivar en la configuración de Gmail.

Más información

Habilitar "Enviar y archivar"

1. Abre Gmail. 
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración   Ver todos los ajustes.
3. Desplázate hasta la sección Enviar y archivar y selecciona Mostrar el botón Enviar y archivar en la respuesta.
4. Haz clic en Guardar cambios.
5. Abre un correo electrónico al que quieras responder y haz clic en Responder.
6. Escribe el mensaje y haz clic en Enviar+ .

 

 

Silenciar las conversaciones de correo irrelevantes

Si formas parte de una conversación de Gmail que ya no te interesa, silénciala. Al hacerlo, dejarás de recibir respuestas a esa conversación en tu bandeja de entrada y podrás concentrarte en los mensajes importantes.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

 

Posponer un correo

Puedes posponer los correos de confirmación con fechas y horas para cuando los necesites. El correo volverá al principio de tu bandeja de entrada cuando tú decidas: mañana, la semana que viene, esta tarde, etc. 

• Ten a mano el correo de confirmación de la reserva de un hotel cuando vayas a registrarte en él
• Recibe un recordatorio de Google Calendar el día antes de un evento

Más información

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Coloca el cursor sobre el correo.
3. A la derecha, haz clic en Posponer .
4. Elige una fecha y una hora posteriores en las que quieras recibir el correo.

Si quieres posponer varios mensajes a la vez, selecciónalos y haz clic en Posponer en la parte superior.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

 

Filtrar las invitaciones de Calendar desde la bandeja de entrada

¿Recibes respuestas de Google Calendar que no quieres tener en la bandeja de entrada? Deja que Gmail las filtre automáticamente para mantenerla despejada.

Más información

Crear un filtro para las respuestas de Calendar

1. Abre Gmail.
2. En el cuadro de búsqueda de la parte superior, haz clic en Mostrar opciones de búsqueda .
3. En el campo Para, escribe tu dirección de correo.
4. En Contiene las palabras, escribe invite.ics OR invite.vcs.
5. Marca la casilla Contiene archivos adjuntos.
6. Haz clic en Crear filtro.
7. Marca la casilla Aplicar la etiqueta y selecciona una etiqueta para ordenar automáticamente los mensajes entrantes de respuesta a eventos.
8. Marca la casilla Saltar Recibidos (Archivarlo) para que los mensajes de respuesta no se muestren en la bandeja de entrada. Aunque no se envíen a la bandeja de entrada, puedes consultarlos más adelante si lo necesitas.
9. Haz clic en Crear filtro.

 

 

Usar filtros de Gmail avanzados en el trabajo o en centros educativos 

Hay varios filtros útiles de Gmail que puedes usar en una organización.

• Etiqueta los correos de personas ajenas a tu organización 
• Etiqueta los correos de tu jefe
• Filtra los correos promocionales en la bandeja de entrada

Consulta más información y ejemplos en el artículo Filtros de Gmail avanzados en el trabajo o centros educativos

Organizar los correos por categorías

Mover correos promocionales o de redes sociales a distintas pestañas

Configurar una bandeja de entrada con pestañas es una gran opción para los usuarios que quieren sacar de su bandeja de entrada principal los correos menos relevantes, como las promociones o las novedades de las redes sociales. De este modo, podrás centrarte en lo que de verdad importa. Las pestañas aparecen en la parte superior de la bandeja, lo que te permite pasar de una a otra rápidamente. 

Más información

Activar las pestañas predeterminadas

Activa las pestañas para clasificar los correos que no quieras que se muestren en tu bandeja de entrada principal. Por ejemplo, si activas Promociones, Gmail moverá a esta pestaña todos los correos electrónicos publicitarios que haya actualmente en la bandeja de entrada. Los mensajes promocionales que recibas a partir de ahora irán directamente a ella.

1. Abre Gmail en el ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración   Ver todos los ajustes.
3. Haz clic en la pestaña Recibidos.
4. En la sección "Tipo de bandeja de entrada", elige Predeterminada. Nota: Para ocultar todas las pestañas, selecciona otro tipo de bandeja de entrada.
5. En la sección "Categorías", marca las casillas de las pestañas que quieras mostrar. Nota: No puedes crear pestañas; solo mostrar u ocultar las que ya hay.
6. Baja hasta el final de la página y haz clic en Guardar cambios.

Mejorar el sistema de clasificación por pestañas

Si un correo electrónico se clasifica en la pestaña incorrecta, puedes cambiarlo de lugar arrastrándolo a la pestaña que quieras.

Consejo: Si quieres hacer un seguimiento de un correo electrónico que está en otra pestaña, márcalo con una estrella  para que también aparezca en la pestaña Principal.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

 

Dividir los correos en secciones con Prioritarios 

Si seleccionas la opción "Prioritarios", tus correos se separan automáticamente en tres secciones: "Importantes y no leídos", "Destacados" y "Todo lo demás".  

Más información

Activar Prioritarios

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Para configurar tu bandeja de entrada, haz clic en Configuración , arriba a la derecha.
3. En la sección "Tipo de bandeja de entrada", selecciona Prioritarios.
4. Para personalizar la configuración de la bandeja de entrada de prioridad, haz clic en Personalizar. 
5. Selecciona las secciones de la bandeja de entrada que quieras mostrar Guardar cambios.

Reorganizar las secciones disponibles

1. Ve a Gmail en un ordenador.
2.  Arriba a la derecha, haz clic en Configuración   Ver todos los ajustes.
3. En la parte superior, haz clic en Recibidos.
4. Junto a cada una de las secciones de Recibidos que quieras cambiar, haz clic en Opciones.
5. Selecciona la nueva sección que quieras usar.
   Nota: La sección "Todo lo demás" siempre aparece al final.
6. Haz clic en el botón Guardar cambios, situado en la parte inferior de la página.

Mejorar el sistema de clasificación de la función Prioritarios

Gmail utiliza varias señales para decidir qué correos marcar automáticamente como importantes, incluidas las siguientes:

• A quién escribes y con qué frecuencia.
• Qué correos abres.
• A qué correos respondes.
• Las palabras clave de los correos electrónicos que sueles leer.
• Qué correos electrónicos destacas con una estrella, archivas o eliminas.

Para ver por qué se ha marcado un correo electrónico como importante, mueve el cursor sobre el marcador de importancia .

Nota: Si un correo está marcado como importante pero no quieres que lo esté, haz clic en el marcador de importancia  para cambiarlo. De esta manera, Gmail también aprenderá qué correos consideras importantes.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

 

Añadir una sección de etiquetas a Prioritarios

Si eliges la opción "Prioritarios", puedes crear otra sección basada en una de tus etiquetas, como De mi jefe. 

Más información

Paso 1: Activar Prioritarios

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Para configurar tu bandeja de entrada, haz clic en Configuración , arriba a la derecha.
3. En la sección "Tipo de bandeja de entrada", selecciona Prioritarios.
4. Para personalizar la configuración de la bandeja de entrada de prioridad, haz clic en Personalizar. 
5. Selecciona las secciones de la bandeja de entrada que quieras mostrar Guardar cambios.

Paso 2: Crear una sección basada en etiquetas

Antes de empezar: crea la etiqueta. 

1. Ve a Gmail en un ordenador.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración   Ver todos los ajustes.
3. En la parte superior, haz clic en Recibidos.
4. Junto a la sección de recibidos que quieras etiquetar, haz clic en Opciones o en Añadir sección.
5. Haz clic en Más opciones.
6. Haz clic en la etiqueta que quieras usar. Puedes buscar etiquetas por su nombre.
7. Haz clic en Guardar cambios.

 

 

Crear una bandeja de entrada independiente para una etiqueta

Puedes crear una bandeja de entrada independiente a partir de una etiqueta y añadir la etiqueta correcta cuando redactes o leas un correo. De esta forma, tanto tu correo como la respuesta se guardarán automáticamente en la bandeja de entrada adecuada.

Para tener la bandeja de entrada despejada siempre, crea una bandeja de entrada para cada una de estas etiquetas:

• Acción: asuntos que requieren atención inmediata
• Seguimiento: asuntos que requieren más colaboración
• Más tarde: asuntos que no requieren atención inmediata

Reserva 30 minutos por la mañana para ordenar tu bandeja de entrada. Responde inmediatamente a los correos que te lleven menos de 5 minutos y utiliza la etiqueta Acción. Para todo lo demás, usa las etiquetas Seguimiento o Más tarde para que vayan a la bandeja de entrada adecuada y puedas prestarles atención en otro momento.

Más información

Paso 1: Crear la etiqueta que se corresponda con la bandeja de entrada que quieras

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Desplázate hacia abajo por el lateral izquierdo y haz clic en Más.
3. Haz clic en Nueva etiqueta.
4. Ponle un nombre.
5. Haz clic en Crear.

Paso 2: Crear una bandeja de entrada para la etiqueta

Sigue los pasos que se indican en el Centro de Ayuda de Gmail para crear tu bandeja de entrada. Para los criterios de búsqueda, indica label:nombre de la etiqueta.

Para tener la bandeja de entrada despejada siempre, crea una bandeja de entrada independiente para cada uno de estos criterios de búsqueda:

• label:acción
• label:seguimiento
• label:más tarde

Paso 3: Asignar etiquetas a medida que vas leyendo el correo

Para aplicar las etiquetas que has creado para tener la bandeja de entrada despejada, sigue estos pasos:

1. Ve a Gmail en un ordenador.
2. A medida que vayas leyendo los mensajes, haz clic en Etiquetas en la parte superior.
3. Selecciona una de estas etiquetas: acción, seguimiento o más tarde.

Responde a los correos de acción ya y consulta tus otras bandejas de entrada cuando tengas tiempo. 

Gestionar varias cuentas

Cambiar fácilmente de una cuenta de Gmail a otra

Si tienes más de una cuenta de correo (por ejemplo, una personal y otra profesional) puedes cambiar de una a otra fácilmente sin tener que cerrar sesión. Añade todas tus cuentas como perfiles en tu ordenador y cambia de perfil rápidamente.

Más información

 Añadir y cambiar de cuenta en la Web (navegador Chrome)

1. En tu ordenador, abre Chrome.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Perfil .
3. Haz clic en Añadir.
4. Si eliges la opción de sincronizar con tu cuenta de Google, tu nombre de perfil será automáticamente el nombre de tu cuenta.

5. Elige un nombre, una foto y un esquema de colores.

Si activas la sincronización en Chrome del nuevo perfil con una cuenta de Google, tus marcadores, tu historial, tus contraseñas y otros ajustes se sincronizarán automáticamente.

Nota: Si no recuerdas en qué cuenta has iniciado sesión, haz clic en tu nombre y comprueba qué perfil aparece en la parte superior.

Añadir cuentas de Gmail y cambiar de una a otra

1. En Gmail, haz clic en tu foto de perfil, situada en la esquina superior y, a continuación, haz clic en Añadir cuenta.
2. Inicia sesión en tu otra cuenta.
3. En la esquina superior derecha, haz clic en tu nombre y selecciona otro perfil para cambiar de cuenta.

 

 

Gestionar varias cuentas desde una sola bandeja de entrada

Si tienes varias cuentas de correo, puedes configurar Gmail para que envíe mensajes desde cualquier cuenta sin tener que cambiar de la bandeja de entrada de una cuenta a la de otra.

Los usuarios a los que envíes un correo verán la dirección que hayas elegido como remitente.

• Responde a los correos de los clientes con un alias ([e-mail]), en lugar de con la dirección de tu cuenta profesional de siempre ([e-mail])
• Responde a los correos profesionales con la dirección correspondiente, pero desde tu bandeja de entrada personal
• Gestiona varias cuentas en una sola bandeja de entrada 

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

 

Crear una bandeja de entrada independiente para otra cuenta

Si tienes varias cuentas de correo que quieras gestionar por separado, puedes crear una bandeja de entrada para cada dirección.

Más información

Sigue estos pasos en el Centro de Ayuda de Gmail para hacer lo siguiente:

1. Enviar correos desde un alias u otra dirección.
2. Crear otra bandeja de entrada para esa dirección o alias. Para los criterios de búsqueda, indica to:[e-mail].

Los mensajes que se envíen a esa dirección irán a tu bandeja de entrada personalizada.

 

 

Gestiona varias firmas

¿Necesitas utilizar diferentes firmas en los correos enviados a direcciones de la empresa o ajenas a ella? Con Gmail, puedes crear varias firmas diferentes. La próxima vez que redactes un correo, solo tendrás que elegir la plantilla de la firma que quieras utilizar.

Más información

Crear cada firma

1. Abre Gmail.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración   Ver todos los ajustes.
3. En la pestaña General, desplázate hasta Firma y haz clic en Crear.
4. Asigna un nombre a la firma y haz clic en Crear.
   Este nombre es el de la plantilla de la firma, no lo que aparece en la firma en sí.
5. En el cuadro de texto de la derecha, añade el texto de la firma.
6. Utiliza la barra de formato para dar color al texto y para incluir enlaces o imágenes.
7. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

Elegir la firma de un mensaje

Nota: Si quieres cambiar tu firma mientras escribes un mensaje de correo electrónico, haz clic en Insertar firma  en la parte inferior de la ventana.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

 

 Crea variaciones de tu dirección de correo

Puedes crear variantes de tu dirección de correo para que todos los mensajes lleguen a tu bandeja de entrada actual. Solo tienes que añadir el signo más (+) y cualquier palabra antes del símbolo arroba (@) de tu dirección actual. Los mensajes que se envían a tu dirección actual o a cualquier variante con el signo más llegan a tu bandeja de entrada actual. Luego, puedes configurar filtros para enrutar o gestionar los mensajes en función de la dirección. 

Si tu dirección de correo de Google Workspace es [e-mail], puedes hacer lo siguiente:

• Registrarte para recibir newsletters con la dirección [e-mail]
• Permitir que tus clientes actuales o potenciales se pongan en contacto contigo a través de [e-mail]
• Pedir a los miembros de tu equipo que te comuniquen asuntos urgentes por correo escribiendo a [e-mail]

Así podrás encontrar o etiquetar fácilmente los mensajes enviados a cada dirección

Más información

Paso 1: Crear una variante de tu dirección

Solo tienes que añadir un signo más (+) y cualquier palabra antes del signo de arroba (@) de tu dirección actual.

Por ejemplo, si tu dirección de correo electrónico es [e-mail], usa [e-mail] o [e-mail].

Paso 2: Ordenar automáticamente los mensajes entrantes según la dirección

Configura un filtro para etiquetar y ordenar mensajes de forma automática según la dirección.

Por ejemplo, con los filtros puedes archivar y aplicar automáticamente la etiqueta Novedades a todas las newsletters recibidas en la dirección [e-mail]. Cuando quieras leerlas, en la lista de etiquetas, haz clic en Novedades para localizarlas.

1. Abre Gmail.
2. En el cuadro de búsqueda de la parte superior, haz clic en Mostrar opciones de búsqueda .
3. En Para, escribe la dirección de correo de una tarea concreta; por ejemplo, [e-mail].
4. Haz clic en Crear filtro.
5. Elige cómo quieres que se procesen los mensajes en Gmail; por ejemplo, puedes hacer que se archiven, que se les apliquen etiquetas o que se marquen como importantes.
6. Haz clic en Crear filtro.

 

 

Delegar el acceso al correo

Gestionar una cuenta de correo compartida con un grupo

Si quieres que varias personas colaboren en una cuenta de correo compartida, puedes crear un grupo de Google para que los miembros la gestionen.

• Asume la responsabilidad de una conversación o asígnala a otro miembro del grupo
• Busca conversaciones en función de a quién están asignadas
• Marca conversaciones como completadas

Consulta el artículo Utilizar grupos con las funciones de Bandeja de entrada colaborativa

 

 

Permitir que un usuario acceda a tu bandeja de entrada

Si quieres que una o varias personas puedan leer, enviar o eliminar tus correos, puedes darles acceso delegado. Puedes usar tu nombre o el del delegado como remitente.

Más información

1. En la parte superior derecha, haz clic en Configuración   Configuración.
2. Haz clic en Cuentas e importación.
3. En la sección Conceder acceso a tu cuenta, haz clic en Añadir otra cuenta.

   
   Nota: Es posible que la delegación de correos electrónicos esté restringida en tu organización. Si esta opción no aparece, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

4. Escribe la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieras añadir y haz clic en Siguiente paso.
5. Haz clic en Enviar correo para conceder el acceso.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

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