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Dicas para otimizar a caixa de entrada do Gmail

Guia de produtividade do Google Workspace

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Dicas de filtragem e classificação

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Aplicar marcadores e classificar mensagens automaticamente 

Gerencie automaticamente as mensagens de e-mail recebidas com os filtros e marcadores do Gmail

  • Aplique marcadores automaticamente em mensagens relacionadas a projetos ou feedback de clientes.
  • Arquive e aplique marcadores automaticamente nas mensagens que você quer ler depois, como newsletters.
  • Sinalizar e-mails importantes
  • Arquivar notificações

 

 

Arquivar automaticamente uma mensagem que você está enviando

Se você estiver enviando uma mensagem no Gmail e não quiser receber uma resposta, é possível enviar e arquivar tudo com apenas um clique. Primeiro, você precisa ativar o botão Enviar e arquivar nas configurações do Gmail.

 

 

Ignore conversas de e-mail irrelevantes

Se estiver em uma conversa do Gmail que não é mais relevante para você, é possível ignorar a conversa. As futuras mensagens da conversa não vão aparecer na sua Caixa de entrada, e você vai poder se concentrar nas mensagens importantes.

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

 

 

Adiar um e-mail para depois

Adie e-mails de confirmação com datas e horas para quando você precisar deles. Seu e-mail voltará para o topo da caixa de entrada quando você quiser, seja amanhã, na próxima semana ou hoje à noite. 

  • Encontre o e-mail de confirmação do hotel antes de fazer check-in.
  • Receba um lembrete de evento do Google Agenda na véspera do evento.

 

 

Filtrar convites do Google Agenda na caixa de entrada

Você está recebendo respostas do Google Agenda que não quer incluir na sua Caixa de entrada? Deixe o Gmail filtrá-las automaticamente para manter a caixa de entrada organizada.

 

 

Usar filtros avançados do Gmail no trabalho ou na escola 

O Gmail oferece vários filtros que são úteis para organizações.

  • Marque e-mails de pessoas de fora da sua organização. 
  • Adicione marcadores aos e-mails do seu gerente.
  • Filtre e-mails promocionais na sua caixa de entrada.

Saiba como e veja mais exemplos em: Filtros do Gmail para o trabalho ou a escola

Organizar e-mails em categorias

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Mover e-mails promocionais ou sociais para guias

A caixa de entrada com guias é ótima para quem quer mover e-mails menos relevantes da caixa de entrada principal, como atualizações em redes sociais e promoções. Uma caixa de entrada principal organizada ajuda você a se concentrar no que é importante. As guias são exibidas na parte de cima da caixa de entrada para você alternar rapidamente entre elas. 

 

 

Dividir e-mails em seções usando a Caixa prioritária 

Quando você escolhe a configuração "Caixa prioritária", seus e-mails são divididos automaticamente em três seções: "Importantes e não lidas", "Com estrela" e "Todas as demais".  

 

 

Adicionar uma seção de marcador à Caixa prioritária

Se escolher a configuração "Caixa prioritária", você vai poder criar outra seção com base em um dos seus marcadores, como Do meu gerente

 

 

Criar uma caixa de entrada separada para um marcador

Você pode criar uma caixa de entrada separada com base em um marcador e adicionar o marcador correto na hora de escrever ou ler um e-mail. Assim, seu e-mail e a resposta vão automaticamente para a Caixa de entrada certa.

Para criar um ambiente mais organizado, crie uma caixa de entrada para cada um destes marcadores:

  • Ação: problemas que precisam de atenção imediata
  • Acompanhamento: problemas que precisam de mais colaboração
  • Mais tarde: problemas que não precisam de atenção imediata

Dedique 30 minutos da manhã para fazer uma triagem na sua caixa de entrada. Responda a qualquer e-mail que leve menos de cinco minutos e aplique o marcador Ação. Para as outras mensagens, aplique o marcador Acompanhamento ou Mais tarde se quiser mover esse conteúdo para a caixa de entrada apropriada e resolver depois.

Gerenciar várias contas

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Alternar facilmente entre contas do Gmail

Se você tem mais de uma conta de e-mail, como uma pessoal e uma de trabalho, pode alternar facilmente entre elas sem precisar sair. Adicione todas as suas contas como perfis no seu computador e alterne rapidamente entre eles.

 

 

Gerencie várias contas em uma caixa de entrada.

Se você tem várias contas de e-mail, também pode configurar o Gmail para enviar mensagens de qualquer conta sem alternar entre as caixas de entrada.

As pessoas que receberem seu e-mail verão o endereço que você escolheu como o remetente.

  • Responda a e-mails de clientes com o alias de um setor específico (exemplo: vendas@solarmora.com) em vez do seu e-mail comercial (exemplo: cassia@solarmora.com).
  • Responda aos e-mails de trabalho com seu endereço comercial, mas na caixa de entrada pessoal.
  • Gerencie várias contas em uma caixa de entrada. 

Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.

 

 

Criar uma caixa de entrada separada para outra conta

Se você tem várias contas de e-mail que gostaria de gerenciar separadamente, pode criar uma caixa de entrada para cada endereço.

 

 

Gerencie várias assinaturas

Precisa usar assinaturas diferentes em e-mails dentro ou fora da empresa? No Gmail, você pode criar várias assinaturas diferentes. Na próxima vez que você escrever um e-mail, basta escolher o modelo com a assinatura que gostaria de usar.

 

 

 Criar variações do seu endereço de e-mail

É possível criar variações do seu endereço de e-mail, em que todas as mensagens chegam na caixa de entrada atual. Basta adicionar um sinal de adição (+) e qualquer palavra antes de @ no seu endereço. As mensagens enviadas para seu endereço ou qualquer variação com o sinal de adição serão exibidas na caixa de entrada atual. Depois, é possível configurar filtros para encaminhar ou processar as mensagens com base no endereço. 

Se o endereço de e-mail do Google Workspace for cassia@solarmora.com, você poderá fazer o seguinte:

  • Inscrever-se em newsletters com cassia+novidades@solarmora.com
  • Permitir que clientes em potencial entrem em contato com cassia+perguntas@solarmora.com
  • Permitir que membros da equipe encontrem problemas urgentes na sua Caixa de entrada entrando em contato com cassia+urgente@solarmora.com

Assim, fica fácil encontrar ou aplicar marcadores nas mensagens enviadas para cada endereço.

 

 

Delegar acesso ao e-mail

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Gerenciar uma conta de e-mail compartilhada com um grupo

Se quiser que várias pessoas colaborem em uma conta de e-mail compartilhada, crie um Grupo do Google, e os membros poderão gerenciar a conta.

  • Atribua a responsabilidade de uma conversa a si mesmo ou a outro participante do grupo
  • Pesquise conversas com base na pessoa à qual elas foram atribuídas
  • Marque conversas como concluídas

Saiba como: Usar um grupo como Caixa de entrada colaborativa

 

 

Permitir que alguém acesse sua caixa de entrada

Para permitir que uma ou mais pessoas leiam, enviem ou excluam seus e-mails, permita o acesso delegado. Você pode usar o nome do delegado como remetente ou seu próprio nome.


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