Woche 1: Mobilgeräte einrichten und Gmail und Google Kalender anpassen

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Willkommen bei Google Workspace. Die Anleitungen in diesem Artikel helfen Ihnen bei den ersten Schritten.

1. Google Workspace auf Ihren Mobilgeräten hinzufügen

2. Gmail anpassen

3. Google Kalender anpassen

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1. Google Workspace auf Ihren Mobilgeräten hinzufügen

Mobilgeräte

Mit Google Workspace-Apps auf Ihren Mobilgeräten können Sie flexibel und sicher von überall aus mit Ihrem Smartphone, Tablet oder Laptop arbeiten.

Bevor Sie weitermachen, prüfen Sie, ob der Akku Ihres Smartphones geladen und Ihr Betriebssystem auf dem neuesten Stand ist.

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PIN erstellen

Sie können Ihr Android-Smartphone oder -Tablet mit einer Displaysperre schützen. Jedes Mal, wenn Sie Ihr Gerät einschalten oder das Display aktivieren, werden Sie aufgefordert, das Gerät zu entsperren. Sie können eine PIN, ein Muster oder ein Passwort festlegen.

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Google Workspace-Apps herunterladen

	Gmail: Geschäftliche E-Mail-Adressen und Funktionen für Unternehmen Beispiel:  Lesen und senden Sie E-Mails, wenn Sie nicht am Schreibtisch sind. Gmail für Android Gmail für iOS Gmail im Webbrowser (mail.google.com)
	Google Kalender: Onlinekalender für die Arbeit im Team  Beispiel:  Sie sind spät dran? Mit Google Kalender können Sie den Termin verlegen oder die Teilnehmer über Ihre Verspätung informieren.  Google Kalender für Android   Google Kalender für iOS  Google Kalender im Webbrowser (calendar.google.com)
	Cloud Search: In allen Google-Produkten nach Inhalten Ihres Unternehmens suchen  Beispiel:  Mit diesem Dienst lassen sich die Kontaktdaten von Kollegen ganz einfach finden.  Cloud Search für Android   Cloud Search für iOS  Cloud Search im Webbrowser (cloudsearch.google.com)
	Google Kontakte: Online-Adressbuch  Beispiel:  Sie können Nachrichten und Kalendereinladungen rasch an häufig kontaktierte Personengruppen senden, ohne E-Mail-Adressen einzeln eingeben zu müssen.  Google Kontakte für Android  Gmail im Webbrowser (mail.google.com)
	Google Chat: Mit Kollegen chatten oder mit dem gesamten Team kommunizieren Beispiel:  Sie können sich in Chatrooms mit dem Team treffen und Ideen austauschen.  Google Chat für Android   Google Chat für iOS  Google Chat im Webbrowser (chat.google.com)
	Google Meet: Videokonferenzen mit Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation  Beispiel:  Nehmen Sie ganz einfach an einer Besprechung teil. Klicken Sie dazu nur auf die freigegebene URL.  Google Meet für Android   Google Meet für iOS  Google Meet im Webbrowser (meet.google.com)
	Google Drive: Online-Dateispeicher   Beispiel:  Sie haben einen Termin vor Ort beim Kunden und benötigen dafür eine PDF-Datei oder ein Video? Speichern Sie die Datei einfach in Google Drive. Anschließend können Sie sie jederzeit auf Ihrem Mobilgerät aufrufen.  Google Drive für Android   Google Drive für iOS  Google Drive im Webbrowser (drive.google.com)
	Google Docs: Dokumente im Browser erstellen und gemeinsam mit anderen bearbeiten  Beispiel:  Die wichtigsten Argumente für die nächste Besprechung notieren. Sie machen sich Notizen, wenn Sie unterwegs sind. Sie können Notizen und Erinnerungen auch einfach diktieren.  Google Docs für Android   Google Docs für iOS  Google Docs im Webbrowser (docs.google.com)
	Google Formulare: Umfragen und Quizze im Browser erstellen Beispiel:  Sie können Anmeldungen für Veranstaltungen verwalten, Quizze erstellen, Antworten analysieren und vieles mehr.  Google Formulare im Webbrowser (forms.google.com)
	Currents: Online-Communities für Unternehmen  Beispiel:  Erstellen Sie Communities für Projektteams oder für Kollegen mit gemeinsamen Interessen.  Currents für Android   Currents für iOS  Currents im Webbrowser (current.google.com)
	Google Groups: Onlinediskussionen verwalten und daran teilnehmen Beispiel:  Mit Google Groups können Sie unter anderem Mailinglisten und Foren erstellen und Dateien über eine einzige E-Mail-Adresse für alle Teammitglieder freigeben.  Google Groups im Webbrowser (groups.google.com)
	Google Notizen: Notizen und Listen erstellen, freigeben und gemeinsam bearbeiten   Beispiel:  Mit To-do-Listen und Erinnerungen haben Sie immer alles Wichtige im Blick.  Google Notizen für Android   Google Notizen für iOS  Google Notizen im Webbrowser (keep.google.com)
	Google Tabellen: Tabellen im Browser erstellen und gemeinsam mit anderen bearbeiten   Beispiel:  Kurz vor einer Besprechung mit Investoren hat sich ein wichtiger Termin oder eine Ressource geändert? Ändern Sie den freigegebenen Projektplan einfach über Ihr Mobilgerät.  Google Tabellen für Android   Google Tabellen für iOS  Google Tabellen im Webbrowser (sheets.google.com)
	Google Sites: Wirkungsvolle Websites erstellen und zur Zusammenarbeit nutzen Beispiel:  Ob interne Projektwebsite oder öffentliche Onlinepräsenz – mit Google Sites klappt das auch ohne Hilfe der IT-Abteilung.  Google Sites im Webbrowser (sites.google.com)
	Google Präsentationen: Präsentationen im Browser erstellen und gemeinsam mit anderen bearbeiten  Beispiel:  Sie können Ihre Projektpräsentation auch dann kurzfristig ändern, wenn Sie gerade nicht am Computer sind.  Google Präsentationen für Android   Google Präsentationen für iOS  Google Präsentationen im Webbrowser (slides.google.com)
	Google Voice: Eine Nummer für Anrufe, SMS und Mailbox – in einer App, die auf allen Ihren Geräten synchronisiert wird Beispiel:  Mit Ihrer kostenlosen Nummer können Sie telefonieren, SMS schreiben und die Mailbox abhören sowie alle Ihre Unterhaltungen über eine App verwalten und organisieren.  Google Voice für Android   Google Voice für iOS  Google Voice im Webbrowser (voice.google.com)

Weitere Informationen

Auf Mobilgeräten Benachrichtigungen für Google Workspace-Apps einrichten

So erhalten Sie Gmail-Benachrichtigungen auf Ihrem Android-Gerät:

1. Öffnen Sie die Gmail App.
2. Tippen Sie oben auf das Dreistrich-Menü   Einstellungen .
3. Wählen Sie Ihr Konto aus und klicken Sie das Kästchen neben Benachrichtigungen an.
4. Tippen Sie auf Ton und Vibration für Posteingang und wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus.
5. Sie können auch die Benachrichtigungseinstellungen für bestimmte Labels im Posteingang ändern. Das geht so:

   1. Tippen Sie auf Labels verwalten und anschließend auf ein Label.
   2. Tippen Sie auf Nachrichten synchronisieren  Letzte 30 Tage oder Alle. Wenn Sie die Nachrichten nicht synchronisieren, können Sie keine Benachrichtigungen für das Label aktivieren.
   3. Wählen Sie die Benachrichtigungseinstellungen für das Label aus.
   4. Wiederholen Sie die Schritte für alle Labels, für die Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.

Hinweis: Sie haben auf Ihrem Android-Gerät weitere Benachrichtigungseinstellungen, die von der Gmail App unabhängig sind.

So erhalten Sie Gmail-Benachrichtigungen auf Ihrem iOS-Gerät:

1. Öffnen Sie die Gmail App.
2. Tippen Sie oben auf das Dreistrich-Menü   Einstellungen.
3. Tippen Sie auf Ihr Konto.
4. Tippen Sie im Abschnitt Benachrichtigungen auf Alle neuen E-Mails.
5. Wenn Sie eine Benachrichtigung auf Ihrem Gerät sehen, wischen Sie zum Antworten oder Archivieren nach links.

So erhalten Sie Google Chat-Benachrichtigungen:

1. Tippen Sie in der Hangouts Chat App auf das Dreistrich-Menü   Einstellungen.
2. Tippen Sie auf Mobile Benachrichtigungen und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

• Alle Nachrichten
• Neue Konversationen, Konversationen, denen ich folge, und Direktnachrichten
• Konversationen, denen ich folge, und Direktnachrichten
• Nur @Erwähnungen und Direktnachrichten
• Aus

So erhalten Sie Google Drive-Benachrichtigungen auf Ihrem Android-Gerät:

1. Öffnen Sie die Google Drive App.
2. Tippen Sie links oben auf das Dreistrich-Menü   Einstellungen.
3. Tippen Sie auf Benachrichtigungseinstellungen.
4. Wählen Sie die Einstellungen aus, die Sie ändern möchten.

Hinweis: Wenn Sie diese Einstellungen in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen ändern, wirken sich die Änderungen auch auf Google Drive aus.

So erhalten Sie Google Drive-Benachrichtigungen auf Ihrem iOS-Gerät:

1. Öffnen Sie die Google Drive App.
2. Tippen Sie links oben auf das Dreistrich-Menü .
3. Tippen Sie auf "Einstellungen" .
4. Tippen Sie auf Benachrichtigungen.
5. Tippen Sie auf Benachrichtigungen aktiviert, um die Option ein- oder auszuschalten.

So erhalten Sie Google Kalender-Benachrichtigungen auf Ihren Android- und iOS-Geräten:

Benachrichtigungseinstellungen lassen sich für einen einzelnen Termin oder für alle ändern. Weitere Informationen zum Einrichten von Benachrichtigungen auf Ihren Mobilgeräten finden Sie im Hilfeartikel Kalenderbenachrichtigungen ändern oder deaktivieren.

2. Gmail anpassen

Anzeigedichte von E-Mails im Posteingang ändern

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"   Kompaktheitsgrad.
3. Wählen Sie eine Option aus:
   • Standard
   • Übersichtlich
   • Kompakt

   Hinweis: Wenn Sie "Standard" auswählen, wird für Anhänge im Posteingang eine Vorschau angezeigt.

4. Klicken Sie auf OK.

Weitere Informationen

Designs für den Posteingang hinzufügen

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen" .
3. Scrollen Sie zu Designs und wählen Sie ein Design aus.
4. Optional: Wenn Sie das Design ändern möchten, klicken Sie auf Alle ansehen und wählen Sie ein Design aus.
5. Optional: Um ein Hintergrundbild als Design hinzuzufügen, klicken Sie auf Meine Fotosdas gewünschte BildSpeichern.

Weitere Informationen

Abwesenheitseinstellungen in Gmail festlegen

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"   Alle Einstellungen anzeigen.
3. Scrollen Sie nach unten zu Abwesenheitsnotiz und klicken Sie auf Abwesenheitsnotiz aktiviert oder auf Abwesenheitsnotiz deaktiviert.
4. Geben Sie ggf. einen Zeitraum, einen Betreff und eine Nachricht ein. Wählen Sie dann aus, wer die Notiz erhalten soll.
5. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Weitere Informationen

Senden von E-Mails anpassen

So lassen Sie E-Mails direkt nach dem Senden archivieren:

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"   Alle Einstellungen anzeigen.
3. Scrollen Sie zu Senden und archivieren und klicken Sie die Option "Senden und archivieren" in Antworten anzeigen an.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
5. Öffnen Sie eine E-Mail, die Sie beantworten möchten, und klicken Sie auf Antworten.
6. Verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf Senden+ .

So legen Sie einen Zeitpunkt für das Senden einer E-Mail fest:

Hinweis: Sie können bis zu 100 E-Mails zeitverzögert senden.

1. Öffnen Sie Gmail, klicken Sie auf Schreiben und geben Sie eine Nachricht ein.
2. Klicken Sie neben Senden auf den Abwärtspfeil   Senden planen.
3. Wählen Sie eine der Standardoptionen oder ein anderes Datum und eine andere Uhrzeit aus.

Optional: Offline-E-Mail aktivieren

In Gmail können Sie Nachrichten auch dann suchen, lesen und beantworten, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Sobald Sie wieder online sind, werden Ihre Nachrichten versendet.

1. Klicken Sie auf "Einstellungen"   Einstellungen.
2. Gehen Sie zum Tab "Offline" und klicken Sie das Kästchen Offline-E-Mail aktivieren an.
3. Optional: Wählen Sie neben Synchronisierungseinstellungen aus, aus welchem Zeitraum in Tagen die E-Mails offline gespeichert werden sollen. Sie können auch festlegen, dass Anhänge heruntergeladen werden sollen.
4. Legen Sie fest, ob Offlinedaten auf Ihrem Gerät gespeichert werden sollen.
5. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Weitere Informationen

Mit Antwortvorlagen mehrere Signaturen und E-Mail-Vorlagen erstellen

Sie erhalten häufig von unterschiedlichen Absendern dieselben Fragen und möchten nicht jedes Mal die gleiche Antwort neu eingeben? Kein Problem – Sie schreiben einfach Ihre Antwort und speichern die E-Mail als Vorlage. Bei Bedarf öffnen Sie die Vorlage und senden die E-Mail.

1. Klicken Sie in Gmail auf Schreiben.
2. Geben Sie im Fenster Neue Nachricht Ihre Signatur ein und formatieren Sie sie wie gewünscht.
3. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü   Antwortvorlagen  Entwurf als Vorlage speichern  Als neue Vorlage speichern.
4. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Speichern.
5. Sie können nun die Nachricht fertigstellen und senden oder Sie schließen das Fenster Neue Nachricht und verwenden die Signatur ein andermal.

Weitere Informationen

Wichtige E-Mails mit dem Sternsymbol versehen und mit Wichtigkeitsmarkierungen hervorheben

So markieren Sie wichtige E-Mails mit dem Sternsymbol:

In Gmail können Sie neben einer E-Mail im Posteingang oder einer E-Mail innerhalb einer Konversation auf das Sternsymbol  klicken. Alle so markierten E-Mails finden Sie dann in der linken Seitenleiste unter Markiert.

Sternsymbole mit unterschiedlichen Farben hinzufügen:

1. Klicken Sie auf "Einstellungen"   Einstellungen.
2. Scrollen Sie nach unten zu Sterne.
3. Ziehen Sie die Sterne wie gewünscht nach In Verwendung oder nach Nicht in Verwendung.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Wichtigkeitsmarkierungen verwenden:

Wenn Sie wichtige Nachrichten hervorheben möchten, können Sie im Posteingang neben einer E-Mail auf "Wichtig"  klicken.

Alle so markierten E-Mails finden Sie dann in der linken Seitenleiste unter "Wichtig" .

Weitere Informationen

Chatfenster in Gmail verschieben

1. Öffnen Sie Gmail.
2. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen"   Alle Einstellungen anzeigen.
3. Klicken Sie auf Chat.
4. Wählen Sie im Abschnitt Position die Option Rechte Seite des Posteingangs aus.
5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Weitere Informationen

Gmail als Standard-E-Mail-Client festlegen

1. Öffnen Sie Chrome und klicken Sie auf „Mehr“   Einstellungen.
2. Gehen Sie zum Abschnitt Datenschutz und Sicherheit.
3. Klicken Sie neben Website-Einstellungen auf den Rechtspfeil .
4. Scrollen Sie nach unten zu Zusätzliche Berechtigungen und klicken Sie auf „Maximieren“ .
5. Klicken Sie neben Handler auf den Rechtspfeil .
6. Oben muss die Option Registrierung von Websites als Standard-Handler für Protokolle zulassen (empfohlen) aktiviert sein.

   Hinweis: Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Blockiert und achten Sie darauf, dass mail.google.com nicht in der Liste aufgeführt ist.

7. Geben Sie in die Adressleiste des Chrome-Browsers „mail.google.com“ ein.
8. Klicken Sie auf „Dienst-Handler“ .
9. Klicken Sie auf ZulassenFertig.

Weitere Informationen

Betreff in einer E-Mail-Antwort bearbeiten

1. Klicken Sie neben "Art der Antwort"  auf den Abwärtspfeil   Betreff bearbeiten.
2. Geben Sie einen neuen Betreff ein.

Weitere Informationen

3. Google Kalender anpassen

Kalenderansicht anpassen

1. Klicken Sie rechts oben in der Kalenderansicht auf den Abwärtspfeil  und wählen Sie eine Option aus:

   • Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresansicht
   • Terminübersicht ansehen
   • Wochenenden anzeigen oder ausblenden
   • Abgelehnte Termine anzeigen oder ausblenden

2. Mehrere Kalender nebeneinander in der Tagesansicht ansehen: Wählen Sie die Option Tag aus und klicken Sie auf die Kästchen neben den gewünschten Kalendern.
3. Nächsten oder vorherigen Tag im Kalender ansehen: Klicken Sie neben Heute auf "Weiter"  bzw. auf "Zurück" .

Weitere Informationen

Relevante Kalender hinzufügen, die z. B. Feiertage, Geburtstage oder Sportveranstaltungen enthalten

1. Öffnen Sie Google Kalender.
2. Klicken Sie links über Meine Kalender auf "Hinzufügen"   Relevante Kalender ansehen.
3. Suchen Sie nach dem gewünschten Feiertagskalender und klicken Sie auf das Kästchen daneben, um ein Häkchen zu setzen bzw. zu entfernen.

Weitere Informationen

Kalendertermine farblich hervorheben

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Termin.
2. Wählen Sie eine neue Farbe aus.

Hinweis: Wenn Sie die Farbe eines Termins ändern, wird die ursprüngliche Farbe als vertikale Linie auf der linken Seite des Termins angezeigt.

Weitere Informationen

Termine in verschiedenen Zeitzonen planen

So fügen Sie eine Weltuhr in Google Kalender hinzu:

1. Klicken Sie in Google Kalender auf "Einstellungen"   Einstellungen.
2. Scrollen Sie zu Weltuhr und klicken Sie das Kästchen Weltuhr anzeigen an.
3. Klicken Sie auf Zeitzone hinzufügen, um Ihre aktuelle Zeitzone anzeigen zu lassen.
4. Klicken Sie noch einmal auf Zeitzone hinzufügen, um weitere Zeitzonen hinzuzufügen.

So fügen Sie Zeitzonen in Google Kalender hinzu:

1. Klicken Sie oben auf "Einstellungen"   Einstellungen.
2. Klicken Sie links auf Zeitzone und dann auf das Kästchen Sekundäre Zeitzone anzeigen. Die primäre Zeitzone entspricht der Zeitzone Ihres Wohnorts.
3. Klicken Sie auf Sekundäre Zeitzone und wählen Sie eine andere Zeitzone aus.
4. Optional: Fügen Sie ein Label hinzu, z. B. Europa.

Weitere Informationen

Abwesenheitseinstellungen in Google Kalender festlegen

1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den ersten Tag Ihrer Abwesenheit.
2. Klicken Sie auf Außer Haus und wählen Sie einen Zeitraum aus.
3. Optional: Geben Sie unter Nachricht abgelehnt eine Mitteilung ein.
4. Wählen Sie eine Option für die Sichtbarkeit aus:

   • Öffentlich
   • Standardsichtbarkeit
   • Vertraulich

5. Klicken Sie auf Speichern. Neue und bestehende Besprechungsanfragen in diesem Zeitraum werden automatisch abgelehnt.

Weitere Informationen

Benachrichtigungen in Google Kalender anpassen

So verwalten Sie Terminbenachrichtigungen:

1. Klicken Sie in Google Kalender auf "Einstellungen"   Einstellungen.
2. Klicken Sie links unter Allgemein auf Termineinstellungen.
3. Klicken Sie auf Benachrichtigungen und wählen Sie eine Option aus:

   • Aus
   • Desktopbenachrichtigungen
   • Benachrichtigungen

4. Optional: Wenn Sie durch einen Ton auf eingehende Benachrichtigungen aufmerksam gemacht werden möchten, klicken Sie das Kästchen Benachrichtigungstöne abspielen an.
5. Optional: Um Ihre Benachrichtigungen zu verwalten, klicken Sie links auf Ihren Kalender  Allgemeine Benachrichtigungen.
6. Klicken Sie neben den einzelnen Optionen auf den Abwärtspfeil  und wählen Sie Keine oder E-Mail aus.

So richten Sie terminspezifische Benachrichtigungen ein:

1. Wechseln Sie zum Abschnitt Benachrichtigungen und wählen Sie E-Mail oder Benachrichtigung aus.
2. Wählen Sie einen Zeitraum aus.
3. Optional: Klicken Sie für weitere Benachrichtigungen auf Benachrichtigung hinzufügen und wiederholen Sie die Schritte 1 und 2.

Weitere Informationen

Tipp

Sie möchten produktiv mit Google Workspace arbeiten? Dann sehen Sie sich die Checkliste für Woche 2 an.