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正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

視覺設計的訣竅

本頁面提供下列問題解決方法:


               

想讓貴公司使用進階 Google Workspace 功能嗎?

立即試用 Google Workspace!

 

 

全部展開  |  全部收合

將所有作品儲存在線上作品集

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如果您想向潛在客戶展示您的作品,或需要保存設計檔案的位置,可以建立協作平台網站,分享品牌宣傳指南、相片、設計圖案和範本。任何您對檔案所做的變更都會在網站中自動更新。

透過 Google 協作平台或 Google 雲端硬碟建立協作平台。

操作說明

建立協作平台

  1. 在電腦上開啟 Google 協作平台
  2. 在頂端的「開始建立新網站」底下選取您要的範本
  3. 在左上方輸入網站名稱,然後按下 Enter 鍵。
  4. 在網站中新增內容。
  5. 按一下右上方的 [發布]

詳情請造訪 Google 協作平台說明中心

 

 

建立吸引人的提案簡報

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想對團隊成員展示您的構想嗎?需要獲得外部客戶的認同嗎?您可以使用 Google 簡報製作簡潔清楚的簡報內容,呈現您要說明的資訊。此外,您也可以在其中加入圖形、圖片、影片和其他素材資源,強化簡報的說服力,還能快速分享您的構想並取得具體意見。

點選 [共用] 後即可在新開啟的視窗中新增使用者,然後按一下 [傳送]。

操作說明

在簡報中新增圖片

  1. 在電腦上使用 Google 文件開啟文件,或使用 Google 簡報開啟簡報。
  2. 依序按一下「插入」下一步「圖片」
  3. 選擇圖片來源。
    • 上傳電腦中的圖片:插入儲存在裝置上的圖片。
    • 搜尋網路:搜尋網路上的圖片。
    • GIF 和貼圖:在投影片中插入 GIF 或貼圖。
    • 雲端硬碟:使用儲存在 Google 雲端硬碟中的圖片。
    • 相簿:使用 Google 相簿相片庫中的圖片。
    • 使用網址上傳:插入圖片連結或插入 .gif 檔案。
  4. 按一下 [插入] 或 [開啟]

瞭解如何在試算表中新增圖片

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

 

 

取得新設計概念的意見回饋

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您有新構想想徵詢同事的看法嗎?不妨透過 Google 表單,獲得品牌廣告活動、設計簡介及其他內容的意見回饋。您也可以使用表單快速進行意見調查,取得其他人對提案的想法,並從討論中快速瞭解自己的構想是否適宜。

以圖表形式查看摘要或個別回應
操作說明

建立表單

  1. 前往 forms.google.com
  2. 按一下「空白」圖示 Plus
  3. 為未命名的表單命名。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

 

 

協力處理設計工作

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處理大型設計專案時,可以使用 Google 試算表建立專案計畫,以便迅速指派工作。同事可以直接在試算表中更新自己的進度。在審核階段時,即使有多位協作者,依然可以輕鬆追蹤檔案的變更內容。在雲端硬碟和共用雲端硬碟中,活動訊息串會顯示各種資訊,例如加註、編輯、移動或共用檔案的對象。您可以在 Google 文件、試算表和簡報中查看版本記錄,找出做出變更的使用者和檔案變更時間。還可以共同即時編輯檔案、在檔案中進行即時通訊,並使用註解和建議取得確切的意見回饋。

操作說明

建立專案計畫

  1. Google 雲端硬碟中,依序點選 [ 新增] 接下來 [Google 試算表] 接下來 [空白試算表]
  2. 按一下 [無標題的試算表],然後為專案計畫輸入新標題。
  3. 新增欄標題。舉例來說,如果您要追蹤專案的各項工作,可以在其中加入工作負責人、到期日、狀態和註解的資料欄。
  4. 在工作表中新增內容,用來追蹤專案計畫。在您與他人共用工作表之後,其他使用者也可以在其中新增內容。

查看雲端硬碟中的活動

  1. 在電腦上前往 drive.google.com
  2. 按一下左側的 [我的雲端硬碟]。
  3. 按一下右上方的「資訊」圖示 資訊
  4. 如要查看近期異動,請點選「活動」
  5. 如要查看特定檔案或資料夾的活動,請點選該檔案或資料夾。
  6. 如要查看近期異動,請在畫面右側向下捲動。

查看 Google 文件、試算表和簡報檔案,或將檔案還原為先前版本

注意:您必須具備擁有者編輯者權限才能查看版本記錄。

  1. 開啟雲端硬碟中的檔案。
  2. 依序按一下 [檔案] 接下來 [版本記錄] 接下來 [查看版本記錄]
  3. 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示:
    • 編輯文件的使用者名稱。
    • 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色,系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
  4. (選用) 如要還原成這個版本,請點選 [還原這個版本]

注意:您必須具備「擁有者」或「可以編輯」權限才能查看版本記錄。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

 

 

在會議前為團隊成員提供準備資料

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會議開始或進行討論前,可以先讓團隊成員預覽相關檔案。您可以在 Google 日曆中傳送會議邀請,同時附上文件、簡報、待辦事項和其他素材資源,讓所有團隊成員都能事先掌握討論內容,準備好提出自己的意見。

操作說明

在 Google 日曆中附加檔案

  1. 在電腦上開啟 Google 日曆
  2. 建立新活動或開啟現有活動。
  3. 如果要建立新活動,請按一下 [更多選項]
  4. 按一下說明方塊底部的「新增附件」圖示 附加
  5. 選擇 Google 雲端硬碟中的現有檔案。如要附加電腦中的檔案,請按一下 [上傳]
  6. 完成後,按一下 [選取] 或 [上傳]

詳情請造訪 Google 日曆說明中心

 

 

讓設計檔案井然有序

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如果您需要集中保存素材資源,可以將作品檔案和資料夾儲存在雲端硬碟或共用雲端硬碟中,方便立即與同事或外部客戶共用。只要有人加入意見回饋和核准內容,雲端硬碟就會顯示哪個檔案出現異動。

操作說明

將檔案新增至雲端硬碟

如果您是使用最新版的 Chrome 瀏覽器或 Firefox,可以將電腦上的檔案或資料夾拖曳到雲端硬碟資料夾中。或者,您也可以依序按一下「新增」接下來「檔案上傳」或「資料夾上傳」,然後選擇要上傳的檔案或資料夾。

在共用雲端硬碟中新增檔案:

您至少必須具備協作者權限才能執行下列操作。

  1. 在電腦上前往 drive.google.com
  2. 按一下左側的「共用雲端硬碟」,然後在其中一個共用雲端硬碟上按兩下。
  3. 按一下左上角的「新增」
  4. 按一下你要建立的檔案類型或資料夾,或從你的電腦上傳。

您新增的所有檔案都由小組成員共同擁有,即使您退出共用雲端硬碟,您的檔案仍會保留下來。

 

 

確保共用的檔案安全無虞

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與外部客戶共用含機密內容的檔案時,可以禁止對方、下載、列印或複製檔案您也可為檔案設定到期日,如此一來,外部客戶及代理商就無法在專案結束後存取這些檔案。在您下載外部檔案時,雲端硬碟會對大部分的檔案進行病毒掃描。如果偵測到病毒,系統就不會下載檔案。

操作說明

禁止使用者下載、列印或複製你的檔案

擁有檔案編輯權限的使用者可以執行以下操作:

  • 與他人共用檔案。
  • 新增或移除檔案共用對象。
  • 變更檔案的存取權限。
  • 複製、列印或下載檔案。

重要事項這項設定無法套用至資料夾,只能套用至資料夾中的個別檔案。

如要防止檢視者和加註者列印、複製或下載您的檔案,請依照下列步驟操作:

  1. Google 雲端硬碟Google 文件Google 試算表Google 簡報中尋找所需檔案或資料夾。
  2. 選取一或多個你要設定限制的檔案。
  3. 按一下「共用」或「共用」圖示 Share
  4. 按一下頂端的「設定」圖示 設定
  5. 取消勾選「檢視者和加註者可以下載、列印或複製這個檔案」
重要事項:您可以限制使用者共用、列印、下載及複製 Google 雲端硬碟、文件、試算表和簡報檔案的方式,但無法禁止使用者透過其他方式共用檔案內容。

詳情請造訪 Google 雲端硬碟說明中心

 

 

讓所有人隨時掌握最新動態

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如要與團隊成員分享設計雛形和狀態更新,可以使用 Google 網路論壇建立電子郵件名單。這樣一來,您就可以透過單一電子郵件地址與所有成員保持聯繫。您也可以使用網路論壇共用日曆、協作平台和廣告素材資源。群組中的每個人都能存取與群組共用的所有檔案,您可以輕鬆將貴機構的內部或外部人員加入群組及從群組中移除。

Create a group.

操作說明

建立群組

  1. 登入 Google 網路論壇
  2. 按一下頂端的「建立群組」
  3. 輸入群組的相關資訊並選擇設定。
    設定參考資料
  4. 按一下 [建立群組]
  5. 如果你要向新群組傳送郵件,請先稍候片刻,等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件,可能會收到無法傳送郵件的通知。
  6. (選用) 後續步驟:選擇群組的進階設定

如需瞭解詳情,請前往 Google 網路論壇說明中心

 

 

透過視訊會議分享想法及進行討論

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想要與遠端的團隊成員即時討論,一起集思廣益並立即取得意見回饋嗎?發起 Google Meet 視訊會議首先在會議大綱中一併分享設計簡介。接著在會議中分享螢幕畫面以展示構想。透過 Google Chat,您可以傳送檔案和其他線上資源給會議中的所有人。

操作說明

發起視訊會議

  1. 前往 Google Meet
  2. 按一下 [新建會議]
  3. 選擇下列任一做法:
    • 建立日後的會議
      • 如要提供日後會議的詳細資料,請複製會議連結並分享給參與者。
      • 如要直接透過此連結發起會議,只需在瀏覽器中貼上連結,或在「輸入代碼或連結」欄位中輸入連結 下一步 按一下 [加入] 即可。
    • 發起即時會議:建立新會議並直接加入。
    • 在 Google 日曆中安排會議:如果選擇安排會議,系統會將你導向 Google 日曆

提示:Google Workspace Essentials 使用者無法在 Google 日曆中安排會議。

在即時通訊訊息中傳送檔案

  1. 在電腦上開啟 Google ChatGmail
    • 在 Gmail 中:按一下左側的「即時通訊」
  2. 開啟所需對話。
  3. 輸入訊息內容,並選擇以下其中一個選項:
    • 如要新增表情符號,請按一下 [表情符號] 圖示
    • 如要傳送 GIF,請按一下 [GIF] 圖示
      • 如果透過公司或學校帳戶使用 Google Chat,你可能無法傳送 GIF。
    • 如要附加電腦中的檔案,請按一下 [上傳檔案] 圖示
      • 上傳的檔案不會新增至雲端硬碟,其他使用者可以直接從訊息接收檔案。
    • 如要新增視訊會議連結,請按一下 [新增視訊會議] 圖示
    • 如要附加雲端硬碟檔案,請依序按一下「整合選單」圖示 下一步「雲端硬碟」圖示
      • 傳送檔案時,如果有人要求存取檔案,你會收到通知。
      • 如果你擁有編輯權限,就可以選擇授予存取權。
      • 如果將存取權授予聊天室,日後加入聊天室的使用者也會取得這項存取權。
      • 如果使用者離開聊天室,除非你另行個別授予或透過群組授予存取權,否則對方將無法繼續存取檔案。
    • 如要建立 Google 日曆邀請,請依序按一下「整合選單」圖示 下一步「日曆邀請」圖示
  4. 按一下「傳送」圖示

如需瞭解詳情,請前往 Google Meet 說明中心

 

 

共用大型檔案

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處理設計專案時,有時電子郵件無法傳送大型檔案。這時請改用雲端硬碟共用檔案。當共用對象點選電子郵件中的連結時,就會在網路上開啟檔案,即使對方未使用 Google Workspace 或沒有 Google 帳戶也沒問題。

操作說明

在 Gmail 郵件中插入雲端硬碟檔案

傳送 Google 雲端硬碟附件

  1. 在電腦上開啟 Gmail
  2. 按一下左上方的 [撰寫郵件]
  3. 按一下郵件底部的「使用雲端硬碟插入檔案」圖示
  4. 選取您要附加的檔案。
  5. 在頁面底部選取檔案傳送方式:
    • 雲端硬碟連結:如果您的檔案儲存在雲端硬碟中,包括透過 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報或 Google 表單建立而成的檔案,您可以使用這個選項。
    • 附件:這個選項僅適用於不是透過 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報或 Google 表單所建立的檔案。
  6. 按一下「插入」

詳情請造訪 Gmail 說明中心


Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。

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