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Sie arbeiten mit Kollegen vor Ort und an anderen Standorten zusammen? Dann empfehlen wir Ihnen den Artikel Erfolgreiches Arbeiten in hybriden Arbeitsumgebungen.

Fertige Dokumente freigeben

Tutorial für Google Workspace

 Lerninhalte

Wir zeigen Ihnen, wie Sie die endgültige Version eines Dokuments für Kollegen freigeben. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen festlegen, um Änderungen am endgültigen Dokument zu verhindern. 

Voraussetzungen

10 Minuten

Konto Google Workspace-Konto – Sie haben noch keines? Starten Sie noch heute mit Ihrem 14-tägigen Testzeitraum.

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In dieser Anleitung

Vor der Dokumentfreigabe Dokument freigeben Nach der Dokumentfreigabe

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1. Vor der Dokumentfreigabe


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1.1 Kollegen mit Cloud Search ganz leicht finden

Mit Cloud Search können Sie Kollegen finden und entscheiden, für wen Sie die Datei freigeben möchten.

  1. Melden Sie sich unter cloudsearch.google.com in Cloud Search an.

    Wenn die Anmeldung fehlschlägt, ist Cloud Search für Ihr Konto nicht verfügbar. Weitere Informationen

  2. Suchen Sie nach dem Namen einer Person.
  3. Klicken Sie in der Ergebniskarte auf ihre E-Mail-Adresse, um eine E-Mail zu senden.
  4. Wenn Sie andere Kontaktoptionen oder weitere Berichtsdetails abrufen möchten, klicken Sie auf den Namen der Person, um die Seite mit ihren Profilinformationen aufzurufen. 
  5. Klicken Sie auf der Seite "Profilinformationen" auf eine der Optionen, um auszuwählen, wie Sie die Person kontaktieren möchten:
    • Wenn Sie eine E-Mail senden möchten, klicken Sie auf "E-Mail"  oder auf die E-Mail-Adresse der Person.
    • Wenn Sie eine Besprechung einrichten möchten, klicken Sie auf "Planen" .
    • Wenn Sie chatten möchten, klicken Sie auf "Hangout" .
    • Wenn Sie einen Videoanruf starten möchten, klicken Sie auf "Videoanruf" Videokamera.
  6. Um die Seite "Profilinformationen" zu öffnen und den Vorgesetzten der Person oder die ihr unterstellten Mitarbeiter zu kontaktieren, klicken Sie auf den gewünschten Namen.
1.2 Passenden Speicherort für das freizugebende Dokument auswählen

Wenn Sie es für bestimmte Personen freigeben möchten, können Sie es Ihrer eigenen Ablage hinzufügen und von dort aus freigeben.

Wenn Ihre Organisation geteilte Ablagen verwendet, können Sie es der geteilten Ablage hinzufügen und für alle freigeben, die Zugriff auf die geteilte Ablage haben. Weitere Informationen

Wenn Sie das Dokument für die gesamte Organisation oder öffentlich freigeben möchten, fügen Sie es in Google Sites hinzu.


So fügen Sie das Dokument in Google Drive hinzu:

Auf dem Computer können Sie Dateien über drive.google.com oder direkt vom Desktop in private oder freigegebene Ordner hochladen.

  1. Öffnen Sie drive.google.com auf dem Computer.
  2. Klicken Sie links oben auf Neu und dann Dateien hochladen oder Ordner hochladen.
  3. Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, die bzw. den Sie hochladen möchten.

Dateien auf Google Drive hochladen
 

So fügen Sie das Dokument einer geteilten Ablage hinzu:

Berechtigung Beitragender oder höher erforderlich

Dateien, die Sie hinzufügen, gehören dem gesamten Team. Wenn Sie die geteilte Ablage verlassen, bleiben Ihre Dateien dort gespeichert.

  1. Klicken Sie links auf eine geteilte Ablage.
  2. Ziehen Sie eine Ihrer eigenen* Dateien vom Computer oder aus "Meine Ablage" in die geteilte Ablage. Alternativ können Sie oben in Google Drive auf "Neu"  klicken und eine Option auswählen:
    • Wenn Sie eine Datei erstellen möchten, wählen Sie den gewünschten Dateityp aus, z. B. ein Google Docs-Dokument.
    • Möchten Sie eine Datei hochladen, klicken Sie auf Datei hochladen und gehen Sie zu der gewünschten Datei.
  3. Klicken Sie doppelt auf eine Datei, um sie zu öffnen und zu bearbeiten.

* Wenn Sie nicht der Eigentümer sind, aber die Zugriffsberechtigung als Bearbeiter in Drive haben, können Sie die Datei in eine geteilte Ablage verschieben, sofern Ihr Administrator es zugelassen hat.

Hinweis: Verwenden Sie Google Drive für den Desktop, um Dateien auf Ihrem Computer zu speichern und aufzurufen. Weitere Informationen: Was kann ich mit Drive for Desktop alles tun?

Freigegebene Dateien hinzufügen
 

So fügen Sie das Dokument in Google Sites hinzu:

  1. Rufen Sie Google Sites auf und öffnen Sie die Website und die Seite, auf der Sie die Datei hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf Einfügen und dann Dokumente/Präsentationen/Tabellen, um eine Datei in Google Drive auszuwählen.

Sie können beliebige Dateien aus Drive oder aus einem in Drive gespeicherten Ordner einbetten. Wenn Sie Dateien in Google Drive ändern, werden die Änderungen automatisch in Google Sites übernommen.

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2. Dokument freigeben

 
2.1 Dokument aus Google Drive heraus freigeben

So geben Sie Dateien und Ordner für bestimmte Personen frei:

  1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf das Symbol „Freigeben“ Share.
  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse oder Google-Gruppe ein, für die Sie die Datei freigeben möchten.
  4. Um die Rolle der Nutzer für Ihre Datei festzulegen, wählen Sie Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter aus.
  5. Wenn Ihr Konto die Voraussetzungen erfüllt, können Sie ein Ablaufdatum für den Zugriff hinzufügen.
  6. Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
    • Wenn andere Personen benachrichtigt werden sollen, dass Sie ein Element für sie freigegeben haben, setzen Sie das Häkchen für „Personen benachrichtigen“. Wenn die Option aktiviert ist, wird jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse in die E-Mail aufgenommen.
    • Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen.
  7. Klicken Sie auf Senden oder Freigeben.

Dateien in Google Drive freigeben

So geben Sie Links zu Dateien und Ordnern frei:

  1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“ Share.
  3. Klicken Sie unter „Allgemeiner Zugriff“ auf den Abwärtspfeil Nach unten.
  4. Wählen Sie Jeder, der über den Link verfügt aus.
  5. Um die Rolle der Nutzer für Ihre Datei festzulegen, wählen Sie Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter aus.
  6. Klicken Sie auf Link kopieren.
  7. Tippen Sie auf Fertig.
  8. Fügen Sie den Link in eine E-Mail oder an einer anderen Stelle ein, an der Sie die Datei freigeben möchten.

Personen, die nicht in einem Google-Konto angemeldet sind, werden in Ihrer Datei als anonym (mit einem Tiersymbol) angezeigt. Weitere Informationen zu anonymen oder unbekannten Nutzern

2.2 Optional: Ablaufdatum für ein Dokument festlegen
  1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
  2. Klicken Sie auf Freigebenund dann suchen Sie den Nutzer, dem Sie temporäre Berechtigungen erteilen möchten.
    • Wenn Sie die Datei noch nicht für die betreffende Person freigegeben haben, fügen Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers hinzu und klicken Sie auf Senden oder Freigeben. Klicken Sie rechts oben im Dokument noch einmal auf Freigeben.
  3. Klicken Sie neben dem Namen der gewünschten Person auf den Abwärtspfeil Nach unten und dann Ablaufdatum hinzufügen.
  4. Klicken Sie neben „Zugriff befristet bis:“ auf das Datum, das als Ablaufdatum festgelegt werden soll. Das ausgewählte Ablaufdatum darf maximal ein Jahr in der Zukunft liegen.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

2.3 Verhindern, dass Bearbeiter die Datei selbst freigeben und die Zugriffsberechtigungen ändern

Wenn Sie eine Datei freigeben, können der Eigentümer und alle Nutzer mit Bearbeitungszugriff die Berechtigungen ändern und die Datei freigeben. So verhindern Sie, dass andere Ihre Datei freigeben:

  1. Öffnen Sie die Datei in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
  2. Klicken Sie auf Freigeben oder auf „Freigeben“ Share.
  3. Klicken Sie oben auf „Einstellungen“ Einstellungen.
  4. Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Bearbeiter dürfen Berechtigungen ändern und freigeben.

Wichtig: Wenn Sie festlegen, dass ein Ordner nicht freigegeben werden kann, gilt diese Einschränkung nicht für dessen Inhalt. Wenn Sie die Freigabe der darin enthaltenen Dateien unterbinden möchten, müssen Sie die jeweilige Einstellung für die darin enthaltenen Dateien ändern.Dateien in Google Drive freigeben

2.4 Verhindern, dass Kommentatoren und Betrachter Dateien herunterladen, drucken oder kopieren

So verhindern Sie, dass Betrachter und Kommentatoren Ihre Datei drucken, kopieren oder herunterladen:

  1. Suchen Sie die Datei oder den Ordner in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
  2. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, für die Einschränkungen gelten sollen.
  3. Klicken Sie auf Freigeben oder auf Share.
  4. Klicken Sie oben auf „Einstellungen“ Einstellungen.
  5. Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Betrachter und Kommentatoren sehen die Option zum Herunterladen, Drucken und Kopieren.

Hinweis: Sie können zwar festlegen, wie andere Nutzer Ihre Dateien in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen freigeben, drucken, herunterladen und kopieren dürfen, Sie können sie aber nicht davon abhalten, die Dateiinhalte auf andere Weise weiterzugeben.

Freigabe einschränken

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3. Nach der Dokumentfreigabe


 
3.1 Dokument als finale Version kennzeichnen und den Lesemodus aktivieren

Wenn Sie das tun möchten, können Sie das Dokument umbenennen und anschließend die Berechtigungen so anpassen, dass andere Personen zwar weiterhin auf die Datei zugreifen, aber keine Änderungen mehr vornehmen können.

So geben Sie einem Dokument in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen einen anderen Namen, um es als finale Version zu kennzeichnen:

  1. Öffnen Sie die Datei und klicken Sie oben auf den Namen.
  2. Geben Sie vor dem Namen [Abgeschlossen] oder [Archiviert] ein.
  3. Drücken Sie die Eingabetaste.

So aktivieren Sie den Lesemodus für das Dokument:

Wenn Sie die Datei für bestimmte Personen oder eine Gruppe freigegeben haben:

  1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie "Freigeben"  aus.
  2. Klicken Sie rechts neben der Person oder Gruppe, die Sie ändern möchten, auf den Abwärtspfeil und dannBetrachter.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie die Datei für die gesamte Organisation freigegeben haben:

  1. Klicken Sie in Google Drive mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie "Freigeben"  aus.
  2. Klicken Sie unter Link abrufen rechts auf den Abwärtspfeil und dannBetrachter.
  3. Klicken Sie auf Fertig.
Tabellenblatt benennen.
3.2 Freigabe des Dokuments beenden

In Google Drive:

So heben Sie die Freigabe von Dateien oder Ordnern auf, deren Eigentümer Sie sind:

  1. Suchen Sie die Datei oder den Ordner in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
  2. Öffnen Sie die Datei oder wählen Sie den Ordner aus.
  3. Klicken Sie auf Freigeben oder auf Share.
  4. Suchen Sie die Person, für die Sie keine Inhalte mehr freigeben möchten.
  5. Klicken Sie rechts neben dem entsprechenden Namen auf den Abwärtspfeil Nach unten und dann Zugriff entfernen.
  6. Klicken Sie auf Speichern.


So entfernen Sie einen Link zu Dateien oder Ordnern, deren Eigentümer Sie sind:

  1. Suchen Sie die Datei oder den Ordner in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
  2. Öffnen Sie die Datei oder wählen Sie den Ordner aus.
  3. Klicken Sie auf Freigeben Share oder Freigeben Share und dann Link kopieren .
  4. Klicken Sie unter „Allgemeiner Zugriff“ auf den Drop-down-Pfeil Nach unten.
  5. Wählen Sie Eingeschränkt aus.
  6. Klicken Sie auf Fertig.

Über eine geteilte Ablage:

So heben Sie die Dateifreigabe innerhalb der Organisation auf:

  1. Suchen Sie die Datei oder den Ordner in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
  2. Öffnen Sie die Datei oder wählen Sie den Ordner aus.
  3. Klicken Sie auf Freigeben Share oder Freigeben Share und dann Link kopieren .
  4. Klicken Sie unter „Allgemeiner Zugriff“ auf den Drop-down-Pfeil Nach unten.
  5. Wählen Sie Eingeschränkt aus.
  6. Klicken Sie auf Fertig.

So heben Sie die Dateifreigabe für Einzelpersonen auf:

  1. Suchen Sie die Datei oder den Ordner in Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.
  2. Öffnen Sie die Datei oder wählen Sie den Ordner aus.
  3. Klicken Sie auf Freigeben oder auf Share.
  4. Suchen Sie die Person, für die Sie keine Inhalte mehr freigeben möchten.
  5. Klicken Sie rechts neben dem entsprechenden Namen auf den Abwärtspfeil Nach unten und dann Zugriff entfernen.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Einstellungen für Gruppen haben Vorrang vor Einstellungen für Einzelpersonen. Wenn die Datei also für eine Organisation oder Gruppe freigegeben ist, der die betroffene Person angehört, kann sie weiterhin darauf zugreifen.

3.3 Neue Zugriffsanfragen bearbeiten

Wenn andere Nutzer keinen Zugriff auf Ihr Dokument haben, wird ihnen die Meldung „Erforderliche Berechtigung fehlt“ angezeigt. Er kann auf Zugriff anfordern klicken. Dann werden Sie per E-Mail um Genehmigung gebeten. Wenn Sie das Dokument für diese Person freigeben möchten, folgen Sie der Anleitung im Abschnitt Dokument freigeben.

Sie können Zugriffsanfragen in Google Drive unter Aktivitäten ansehen und verwalten.

3.4 Aufrufverlauf für ein Dokument ansehen
  1. Öffnen Sie eine Datei in Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen.

    Hinweis: Damit Sie die Daten im Aktivitätsdashboard sehen können, benötigen Sie Bearbeitungszugriff für die Datei.

  2. Klicken Sie auf Tools und dann Aktivitätsdashboard.
  3. Sie sehen unter anderem folgende Informationen zu der Datei:
    • Tab Freigabeverlauf: zeigt die Personen, für die Sie die Datei freigegeben haben. Sie können auch eine E-Mail an Mitbearbeiter senden.
    • Tab Betrachter: zeigt die Personen in Ihrer Organisation, die die Datei aufgerufen haben.
    • Tab Trend – Betrachter: zeigt ein Diagramm der Betrachter im Zeitverlauf.
  4. Optional: Wenn Sie nicht möchten, dass der Aufrufverlauf im Aktivitätsdashboard angezeigt wird, klicken Sie auf Datenschutzeinstellungen und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
    • Aufrufverlauf für alle Dateien deaktivieren: Stellen Sie unter Kontoeinstellung den Schieberegler neben Meinen Aufrufverlauf für alle Google Docs-, Google Tabellen- und Google Präsentationen-Dateien anzeigen auf "Aus".
    • Aufrufverlauf für eine Datei deaktivieren: Stellen Sie unter Dokumenteinstellung den Schieberegler neben Meinen Aufrufverlauf für dieses Dokument anzeigen auf "Aus".
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Aktivitäten einer Datei aufrufen

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