正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

共用最終版文件

Google Workspace 企業教學課程
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 ""課程內容

如何與同事共用文件的最終版本,以及如何設定權限來防止最終版文件遭到變更。

需求條件:

延後 約 10 分鐘。
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教學課程內容

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共用最終版文件的事前操作 共用文件 共用文件的後續操作

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1 共用最終版文件的事前操作


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1.1 使用 Cloud Search 尋找同事

決定您要共用檔案的對象,並使用 Cloud Search 尋找同事。

  1. 請前往 cloudsearch.google.com 登入 Cloud Search。

    如果不能登入,表示您的帳戶無法使用 Cloud Search。瞭解詳情

  2. 搜尋使用者姓名。
  3. 如要傳送電子郵件,請在搜尋結果資訊卡中按一下對方的電子郵件地址。
  4. 如要取得其他聯絡選項或更多回報關係資訊,請按一下使用者的姓名,開啟對方的個人資料頁面。
  5. 在個人資料頁面中,按一下您想與對方聯絡的方式:
    • 如要傳送電子郵件,請按一下「電子郵件」圖示 "" 或對方的電子郵件地址。
    • 如要安排會議,請按一下「時間表」圖示 ""
    • 如要進行即時通訊,請按一下「Hangouts」圖示 ""
    • 如要發起視訊通話,請按一下「視訊通話」圖示 攝影機
  6. 如要開啟對方的個人資料頁面以便與對方的主管或直屬部屬聯絡,請按一下該主管或直屬部屬的姓名。
1.2 決定共用文件的位置

如果您要與特定使用者共用文件,可以將文件新增到自己的雲端硬碟中,然後透過雲端硬碟共用。

如果貴機構使用共用雲端硬碟,您可以將文件新增至共用雲端硬碟,然後與所有可存取共用雲端硬碟的使用者共用。

如要將文件與您的整個機構共用或公開發布,可以將文件新增到 Google 協作平台。


在雲端硬碟中加入文件:

  1. 前往雲端硬碟
  2. 依序按一下 [Google+ 新增] 接下來 [檔案上傳] 或 [資料夾上傳],然後選擇您要上傳的檔案或資料夾。
  3. 按一下 [開啟]

將檔案上傳到雲端硬碟
 

在共用雲端硬碟中加入文件:

您至少要有協作者權限才能執行下列操作

您新增的所有檔案都由團隊成員共同擁有。即使您退出共用雲端硬碟,您的檔案仍會保留下來。

  1. 按一下左側的共用雲端硬碟。
  2. 將現有檔案 (也就是您擁有的檔案*) 從電腦或「我的雲端硬碟」拖曳到共用雲端硬碟中。或者,您也可以按一下雲端硬碟頂端的 [新增 ""],然後選擇下列其中一種做法:
    • 如要建立檔案,請選取您要建立的檔案類型 (例如 Google 文件)。
    • 如要上傳檔案,請按一下 [檔案上傳],然後前往檔案所在位置並開啟檔案。
  3. 只要在檔案上按兩下,即可開啟及編輯檔案。

*如果您不是檔案擁有者,但具有雲端硬碟的編輯者存取權,只要系統管理員允許,便可將檔案移至共用雲端硬碟。

注意:如要在電腦上儲存及存取檔案,請使用「Google 雲端硬碟電腦版」。詳情請參閱 雲端硬碟電腦版 提供哪些功能

新增共用的檔案
 

在協作平台中加入文件:

  1. 前往 Google 協作平台,然後開啟您要新增檔案的協作平台和頁面。
  2. 依序按一下 [插入] 接下來 [文件]、[簡報] 或 [試算表],即可選擇雲端硬碟中的檔案。

嵌入儲存在雲端硬碟中的任何檔案或資料夾內容。如果您雲端硬碟中的檔案有所異動,變更的內容也會自動顯示在協作平台中。

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2 共用文件

 
2.1 透過雲端硬碟共用文件

與特定使用者共用檔案或資料夾:

  1. 選取你要共用的檔案。
  2. 按一下「共用」或「共用」圖示 Share
  3. 輸入共用對象的電子郵件地址。
  4. 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色,指定使用者對檔案具有哪種存取權限。
  5. 選擇是否要通知共用對象。
    • 如要讓共用對象知道你已與他們共用項目,請勾選「通知邀請對象」旁邊的方塊。如果選擇通知共用對象,你輸入的所有電子郵件地址都會納入通知電子郵件中。
    • 如果不想通知共用對象,請取消勾選這個方塊。
  6. 按一下「傳送」或「共用」

在雲端硬碟中共用檔案

與其他人共用檔案或資料夾的連結:

  1. 選取你要共用的檔案。
  2. 按一下「共用」或「共用」圖示 Share
  3. 按一下「一般存取權」下方的向下箭頭 向下箭頭
  4. 選擇「知道連結的使用者」
  5. 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色,指定使用者具有哪種存取權限。
  6. 按一下「複製連結」
  7. 按一下「完成」
  8. 將連結貼到電子郵件內,或貼到你要分享連結的任何地方。

未登入 Google 帳戶的使用者會以匿名顯示的動物圖像出現在檔案中。請參閱這篇文章,進一步瞭解匿名顯示的動物圖像。

2.2 (選用) 設定文件到期限制
  1. Google 雲端硬碟Google 文件Google 試算表Google 簡報中開啟檔案。
  2. 按一下「共用」下一步 找出您要授予暫時權限的使用者。
    • 如果未曾與對方共用此檔案,請新增對方的電子郵件地址,然後按一下「傳送」或「共用」。再次按一下文件右上方的「共用」。
  3. 按一下該使用者名稱旁邊的向下箭頭 向下箭頭 下一步「授予暫時存取權」。
  4. 在「存取權有效期限」旁邊,按一下您要設為到期日的日期。請選擇自當天起一年內的日期。
  5. 按一下「儲存」。

2.3 禁止編輯者重新共用及變更存取權限

與他人共用檔案後,擁有者和具備編輯權限的任何使用者都可以變更權限設定及共用檔案。如要禁止他人共用你的檔案:

  1. Google 雲端硬碟Google 文件Google 試算表Google 簡報中開啟檔案。
  2. 按一下「共用」或「共用」圖示 Share
  3. 按一下頂端的「設定」圖示 設定
  4. 取消勾選「編輯者可共用內容及變更權限」

重要事項:如果你設定為不共用資料夾,這項設定只會套用到資料夾本身。如要禁止共用其中的檔案,你也必須變更這些檔案的設定。在雲端硬碟中共用檔案

2.4 禁止加註者和檢視者下載、列印或複製檔案

如要防止檢視者和加註者列印、複製或下載您的檔案,請依照下列步驟操作:

  1. Google 雲端硬碟Google 文件Google 試算表Google 簡報中尋找所需檔案或資料夾。
  2. 選取一或多個你要設定限制的檔案。
  3. 按一下「共用」或「共用」圖示 Share
  4. 按一下頂端的「設定」圖示 設定
  5. 取消勾選「檢視者和加註者可以下載、列印或複製這個檔案」

重要事項:您可以限制使用者共用、列印、下載及複製 Google 雲端硬碟、文件、試算表和簡報檔案的方式,但無法禁止使用者透過其他方式共用檔案內容。

限制共用

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3 共用文件的後續操作


 
3.1 將文件標示為最終版並設定為僅供檢視

您可以重新命名文件,將文件標示最終版,然後將權限變更為僅供檢視。使用者可以檢視文件內容,但無法再對文件進行變更。

在 Google 文件、試算表或簡報中重新命名文件,將其標示為最終版:

  1. 開啟所需檔案,然後按一下頂端的檔案名稱。
  2. 在檔案名稱前面輸入 [Final] (最終版本) 或 [Archived] (已封存)。
  3. 按下 Enter 鍵。

將文件權限變更為僅供檢視:

如果您是與特定使用者或群組共用檔案:

  1. 前往 Google 雲端硬碟,在該檔案上按一下滑鼠右鍵,然後選取 ["" 共用]。
  2. 在您要變更的使用者或群組右側依序點選向下箭頭 "" 接下來 [檢視者]
  3. 按一下 [儲存]

如果您是與所屬機構共用檔案:

  1. 前往雲端硬碟,在該檔案上按一下滑鼠右鍵,然後選取 ["" 共用]。
  2. 在「取得連結」之下,依序點選右側的向下箭頭 "" 接下來 [檢視者]
  3. 按一下 [完成]
為工作表命名
3.2 停止共用文件

使用雲端硬碟:

停止與他人共用您擁有的檔案或資料夾:

  1. Google 雲端硬碟Google 文件Google 試算表Google 簡報中尋找所需檔案或資料夾。
  2. 開啟或選取該檔案或資料夾。
  3. 按一下「共用」或「共用」圖示 Share
  4. 找出你要停止共用的對象。
  5. 依序按一下對方名稱右側的向下箭頭 向下箭頭 下一步「移除」
  6. 按一下「儲存」即可儲存變更。


針對您擁有的檔案或資料夾移除連結:

  1. Google 雲端硬碟Google 文件Google 試算表Google 簡報中尋找所需檔案或資料夾。
  2. 開啟或選取該檔案或資料夾。
  3. 依序按一下「共用」或「共用」圖示 Share 下一步「取得連結」
  4. 按一下「一般存取權」下方的向下箭頭 向下箭頭
  5. 選取「限制」
  6. 按一下「完成」

使用共用雲端硬碟:

取消與貴機構使用者共用檔案:

  1. Google 雲端硬碟Google 文件Google 試算表Google 簡報中尋找所需檔案或資料夾。
  2. 開啟或選取該檔案或資料夾。
  3. 依序按一下「共用」或「共用」圖示 Share 下一步「取得連結」
  4. 按一下「一般存取權」下方的向下箭頭 向下箭頭
  5. 選取「限制」
  6. 按一下「完成」

取消與個別使用者共用檔案:

  1. Google 雲端硬碟Google 文件Google 試算表Google 簡報中尋找所需檔案或資料夾。
  2. 開啟或選取該檔案或資料夾。
  3. 按一下「共用」或「共用」圖示 Share
  4. 找出你要停止共用的對象。
  5. 依序按一下對方名稱右側的向下箭頭 向下箭頭 下一步「移除」
  6. 按一下「儲存」即可儲存變更。

注意:群組設定可覆寫個人設定。因此,即使您嘗試取消與特定使用者共用檔案,只要對方所屬的機構或群組依然擁有檔案存取權,這位使用者仍可繼續存取該檔案。

3.3 處理新的存取要求

任何人都可以透過傳送電子郵件給您或點選文件連結來要求文件存取權。

如果對方還沒有存取權,系統會顯示「您必須擁有權限」訊息。他們可以點選 [要求存取權],接著您就會收到要求核准的電子郵件。如果您要與對方共用文件,請依照共用文件中的指示進行操作。

3.4 查看有誰檢視過文件

注意:這項功能僅適用於 G Suite Business 和企業版使用者 (如果 G Suite 管理員權限允許這項功能)。

  1. Google 文件試算表簡報中開啟檔案。

    注意:您必須擁有檔案編輯權限,才能查看「活動資訊主頁」資料。

  2. 依序按一下 [工具] 接下來 [活動資訊主頁]
  3. 您可以查看檔案的活動資訊,內容包括:
    • 共用對象分頁:顯示檔案目前的共用對象。您也可以傳送電子郵件給協作者。
    • 所有檢視者 (<機構>) 分頁:顯示貴機構中檢視過檔案的使用者。
    • 文件檢視趨勢分頁:顯示指定時間內的檢視者人數圖表。
  4. (選用) 如果您不希望自己的檢視記錄顯示在「活動資訊主頁」中,請點選 [隱私權設定],然後選擇下列其中一種選項:
    • 關閉所有檔案的檢視記錄:關閉「帳戶設定」下方的 [顯示我檢視所有文件、試算表和簡報檔案的記錄]
    • 關閉個別檔案的檢視記錄:關閉「文件設定」下方的 [顯示我檢視這份文件的記錄]
  5. 按一下 [儲存]

查看檔案活動

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