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Partager un document final

Tutoriel Google Workspace pour les entreprises
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 ""Points abordés

Comment partager la version finale d'un document avec des collègues Comment définir des autorisations pour éviter que des modifications soient apportées à un document final

Voici ce dont vous avez besoin

"" Environ 10 minutes
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Ce tutoriel vous guidera à travers les étapes suivantes

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Avant de partager le document final Partager le document Après avoir partagé le document

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1 Avant de partager le document final


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1.1 Rechercher des collaborateurs à l'aide de Cloud Search

Choisissez avec qui vous voulez partager le fichier et recherchez vos collaborateurs à l'aide de Cloud Search.

  1. Connectez-vous à Cloud Search à l'adresse suivante : cloudsearch.google.com.

    Si vous n'arrivez pas à vous connecter, cela signifie que Cloud Search n'est pas disponible avec votre compte. En savoir plus

  2. Saisissez le nom d'une personne dans le champ de recherche.
  3. Dans la fiche de résultats, cliquez sur son adresse e-mail pour lui envoyer un e-mail.
  4. Pour obtenir davantage d'options de contact ou d'informations sur ses relations hiérarchiques, cliquez sur le nom de la personne concernée afin d'ouvrir la page d'informations de son profil. 
  5. Sur cette page, cliquez sur le moyen de contact que vous voulez utiliser :
    • Pour envoyer un e-mail, cliquez sur E-mail "" ou sur l'adresse e-mail de la personne.
    • Pour organiser une réunion, cliquez sur Planifier "".
    • Pour démarrer une discussion, cliquez sur Hangout "".
    • Pour démarrer un appel vidéo, cliquez sur Appel vidéo Caméra.
  6. Pour ouvrir la page d'informations du profil du responsable ou des collaborateurs directs de la personne concernée et les contacter, cliquez sur leur nom.
1.2 Choisir comment partager le document

Si vous souhaitez partager votre document avec seulement quelques personnes spécifiques, ajoutez-le à votre Drive et partagez-le depuis ce dernier.

Si votre organisation utilise des Drive partagés, vous pouvez ajouter le document à votre Drive partagé et le partager avec toutes les personnes qui ont accès à ce Drive.

Pour partager le document avec l'ensemble de votre organisation ou pour le rendre public, ajoutez-le à Google Sites.


Pour ajouter le document à Drive :

  1. Accédez à Drive.
  2. Cliquez sur Plus Nouveau puis Importer un fichier ou Importer un dossier, puis sélectionnez le fichier ou le dossier que vous souhaitez importer.
  3. Cliquez sur Ouvrir.

Importer des fichiers dans Drive
 

Pour ajouter le document à un Drive partagé :

Exige au moins un accès Contributeur.

L'équipe devient propriétaire de tous les fichiers que vous ajoutez. Vos fichiers resteront dans le Drive partagé, même si vous le quittez.

  1. Sur la gauche, cliquez sur un Drive partagé.
  2. Faites glisser un fichier (dont vous êtes le propriétaire*) de votre ordinateur ou de Mon Drive vers un Drive partagé. Vous pouvez également cliquer sur Nouveau "" en haut de Drive, puis sélectionner l'une des options suivantes :
    • Pour créer un fichier, sélectionnez le type de fichier à créer (Google Docs, par exemple).
    • Pour importer un fichier, cliquez sur Importer un fichier, puis accédez au fichier et ouvrez-le.
  3. Double-cliquez sur un fichier pour l'ouvrir et le modifier.

* Si vous n'êtes pas le propriétaire du fichier, mais que vous disposez d'un accès Éditeur dans Drive, vous pouvez le déplacer vers un dossier partagé si votre administrateur a activé cette option.

Remarque : Pour stocker et accéder à des fichiers sur votre ordinateur de bureau, utilisez Google Drive pour ordinateur. Pour en savoir plus, consultez Que pouvez-vous faire avec Drive pour ordinateur ?

Ajouter des fichiers partagés
 

Ajouter le document à Sites :

  1. Accédez à Google Sites, puis ouvrez le site et la page sur lesquels vous souhaitez ajouter le fichier.
  2. Cliquez sur Insérer puis Docs, Présentations ou Feuilles de calcul pour sélectionner un fichier de votre Drive.

Intégrez les contenus d'un dossier stocké dans Drive ou n'importe quel fichier à partir de Drive. Les modifications que vous apportez à vos fichiers dans Drive sont automatiquement répercutées dans Sites.

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2 Partager le document

 
2.1 Partager le document à partir de Drive

Pour partager un fichier ou un dossier avec des personnes spécifiques :

  1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Partager ou sur Partager "".
  3. Sous Partager avec des personnes et des groupes, saisissez l'adresse e-mail de la personne concernée par le partage.

    Remarque : Si le partage avec des visiteurs est activé pour votre organisation, vous pouvez inviter une personne qui ne possède pas de compte Google à collaborer sur vos fichiers et dossiers Google Drive. Consultez Partager des documents avec des visiteurs.

  4. Pour modifier ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec votre fichier, cliquez sur la flèche vers le bas ""puisLecteur, Commentateur ou Éditeur.
  5. Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
    • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un fichier avec eux, cochez l'option Envoyer une notification. Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
    • Si vous ne souhaitez pas avertir les utilisateurs, décochez l'option Envoyer une notification.
  6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.

Partager des fichiers dans Drive


Pour partager un lien vers un fichier ou un dossier :

  1. Dans Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou sur le dossier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Partager Partager.

    Dans Docs, Sheets ou Slides, cliquez sur Partager en haut de la page.

    Remarque : Vous ne pouvez partager que les fichiers dont vous êtes le propriétaire ou que vous êtes autorisé à modifier.

  2. (Facultatif) Pour définir les actions autorisées lorsque vous partagez votre fichier, cliquez sur Modifier :
    • Pour modifier l'autorisation, cliquez sur la flèche vers le bas ""  à droite et sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
    • Pour autoriser le partage du lien en dehors de votre organisation, à côté du nom de votre organisation, cliquez sur la flèche vers le bas ""puisPublic.

      Remarque  : Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur.

  3. Cliquez sur Copier le lien.
  4. Cliquez sur OK.
  5. Collez le lien dans un e-mail, sur un site Web ou à l'emplacement où vous souhaitez le partager.
2.2 (Facultatif) Définir une date d'expiration pour votre document
  1. Ouvrez un fichier dans Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
  2. Cliquez sur Partager puis recherchez l'utilisateur auquel vous souhaitez accorder des autorisations temporaires.
    • Si vous n'avez pas encore partagé le fichier avec cette personne, ajoutez son adresse e-mail et cliquez sur Envoyer ou sur Partager. En haut à droite du document, cliquez à nouveau sur Partager.
  3. À côté du nom de la personne, cliquez sur la flèche vers le bas Vers le bas puis Accorder un accès temporaire.
  4. À côté de l'option "Expiration d'accès", cliquez sur la date d'expiration voulue (un an maximum à compter de la date actuelle).
  5. Cliquez sur Enregistrer.

2.3 Empêcher les éditeurs de repartager un fichier et de modifier les autorisations d'accès

Si vous partagez un fichier, le propriétaire et toutes les personnes autorisées à le modifier peuvent modifier ses paramètres de partage. Pour être la seule personne autorisée à partager ce fichier :

  1. Ouvrez l'écran d'accueil de Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
  2. Cliquez sur Partager ou sur Partager Share.
  3. En haut, cliquez sur "Paramètres" Paramètres.
  4. Décochez la case Les éditeurs peuvent modifier les autorisations et partager des documents.
  5. Cliquez sur OK.

Partager des fichiers dans Drive

2.4 Empêcher les commentateurs et les lecteurs de télécharger, d'imprimer et de copier des fichiers

Pour empêcher les lecteurs et les commentateurs d'imprimer, de copier ou de télécharger votre fichier :

  1. Ouvrez l'écran d'accueil de Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
  2. Sélectionnez le ou les fichiers dont vous souhaitez restreindre le partage.
  3. Cliquez sur Partager ou sur Partager Share.
  4. En haut, cliquez sur "Paramètres" Paramètres.
  5. Décochez la case Les lecteurs et les commentateurs peuvent voir apparaître l'option permettant de télécharger, d'imprimer et de copier du contenu.
  6. Cliquez sur Enregistrer puis OK.

Limiter le partage

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3 Après avoir partagé le document


 
3.1 Indiquer qu'un document est en version finale et le passer en lecture seule

Vous pouvez renommer un document afin d'indiquer qu'il s'agit de la version finale, puis définir son accès en lecture seule. Les utilisateurs peuvent consulter le document, mais pas le modifier.

Pour renommer votre document dans Docs, Sheets ou Slides afin d'indiquer qu'il s'agit de la version finale :

  1. Ouvrez le fichier, puis cliquez sur son nom en haut.
  2. Faites précéder le nom du fichier de la mention [Final] ou [Archivé].
  3. Appuyez sur la touche Entrée.

Pour passer le document en lecture seule :

Si vous avez partagé le fichier avec certaines personnes ou un groupe :

  1. Dans Google Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis sélectionnez Partager "".
  2. À droite du nom de la personne ou du groupe que vous souhaitez modifier, cliquez sur la flèche vers le bas "" puis Lecteur.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous avez partagé le fichier avec votre organisation :

  1. Dans Drive, cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis sélectionnez Partager "".
  2. Sous Obtenir le lien, cliquez sur la flèche vers le bas affichée à droite "" puis Lecteur.
  3. Cliquez sur OK.
Nommer une feuille
3.2 Désactiver le partage du document

Dans Drive :

Pour annuler le partage d'un fichier ou d'un dossier qui vous appartient :

  1. Ouvrez l'écran d'accueil de Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
  2. Sélectionnez un fichier ou un dossier.
  3. Cliquez sur Partager ou sur Partager Share.
  4. Recherchez la personne avec laquelle vous ne souhaitez plus partager le fichier ou le dossier.
  5. À côté de son nom, cliquez sur la flèche vers le bas Vers le bas puis Supprimer.
  6. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur Enregistrer.


Pour supprimer un lien vers un fichier ou un dossier qui vous appartient, procédez comme suit :

  1. Ouvrez l'écran d'accueil de Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou Google Slides.
  2. Ouvrez ou sélectionnez un fichier ou un dossier.
  3. Cliquez sur Partager ou Partager Share puis Obtenir le lien.
  4. Sous "Obtenir le lien", cliquez sur la flèche vers le bas Vers le bas.
  5. Sélectionnez Limité.
  6. Cliquez sur OK.

Depuis un Drive partagé :

Pour annuler le partage de fichiers avec votre organisation :

  1. Dans un Drive partagé, choisissez une option :
    • Sélectionnez un fichier ou dossier à partager.
    • Appuyez de manière prolongée sur la touche Maj et sélectionnez plusieurs fichiers ou dossiers à partager.
  2. Cliquez sur Partager Partager.
  3. Sous Obtenir le lien, cliquez sur Modifier.
  4. À côté du nom de votre organisation, cliquez sur la flèche vers le bas ""puisLimité.
  5. Cliquez sur OK.

Pour annuler le partage de fichiers avec des personnes :

  1. Dans un Drive partagé, cliquez sur le fichier ou dossier dont vous souhaitez annuler le partage.
    Pour annuler le partage de plusieurs fichiers ou dossiers, appuyez de manière prolongée sur la touche Maj du clavier, puis sélectionnez les fichiers ou dossiers souhaités.
  2. Cliquez sur Partager Partager.
  3. À côté de la personne concernée, cliquez sur la flèche vers le bas ""puisSupprimer.
  4. Cliquez sur OK.

Remarque : Des paramètres de groupe peuvent ignorer les paramètres individuels. Ainsi, lorsque vous tentez d'annuler le partage d'un fichier avec une personne appartenant à une organisation ou à un groupe ayant accès à ce fichier, cette personne peut encore accéder à celui-ci.

Dans Sites :

Pour mettre fin au partage d'un site :

  1. Ouvrez un site puis, en haut de la page, cliquez sur Partager "".
  2. Sous Qui a accès, recherchez le nom de la personne que vous souhaitez retirer.
  3. À côté du nom de la personne, cliquez sur Supprimer "" puis Enregistrer les modifications puis OK.

 

3.3 Gérer les nouvelles demandes d'accès

Tous les utilisateurs peuvent demander à accéder à votre document en vous envoyant un e-mail ou en cliquant sur le lien vers le document.

Si une personne n'est pas autorisée à accéder au document, elle reçoit le message "Autorisation nécessaire". Elle peut alors cliquer sur Demander l'accès, et vous recevrez un e-mail vous invitant à lui accorder cet accès. Si vous souhaitez partager le document avec cet utilisateur, suivez les instructions de la section Partager le document.

3.4 Savoir qui a consulté le document
  1. Ouvrez le fichier dans Docs, Sheets ou Slides.

    Remarque : Vous devez disposer du niveau d'accès "modification autorisée" au niveau du fichier pour afficher les données du tableau de bord des activités.

  2. Cliquez sur Outils puis Tableau de bord des activités.
  3. La fenêtre affiche les informations suivantes concernant les activités associées à votre fichier :
    • Onglet Partagé avec : affiche les contacts avec lesquels vous avez partagé le fichier. Il permet également de leur envoyer des e-mails.
    • Onglet Tous les lecteurs (organisation) : affiche les contacts appartenant à votre organisation qui ont consulté le fichier.
    • Onglet Tendance du nombre de vues : affiche un graphique du nombre de vues dans le temps.
  4. (Facultatif) Si vous ne souhaitez pas que votre historique de consultation s'affiche dans le tableau de bord des activités, cliquez sur Paramètres de confidentialité, puis sélectionnez une option :
    • Désactiver l'historique de consultation pour tous les fichiers : dans Paramètres du compte, désactivez l'option Afficher mon historique de consultation pour tous les fichiers Docs, Sheets et Slides.
    • Désactiver l'historique de consultation pour un seul document : dans Paramètre du document, désactivez l'option Afficher mon historique de consultation pour ce document.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

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